Grant Project Implementation Manual

6.220.000 Euro Veya Daha Düşük Bedelli Hizmet Alımı – “Doğrudan Temin Usulü”

1-20.000 Euro veya daha düşük değerdeki satınalımlar için doğrudan temin usulünde, sadece tek teklifle hizmet alımı yapılabilir.

Ancak, harcadığınız paranın karşılığını en iyi şekilde alabilmeniz için rekabeti sağlayacak şekilde birden fazla fiyat teklifi almanız tavsiye edilmektedir.

Satınalma sürecinin her adımı izlenebilirliği sağlamak için yeterli olarak kayıt altına alınmalı ve gelecekteki olası kontroller için dosyalarda saklanmalıdır.

6.3Hibe Faydalanıcıları için Önemli Notlar

• 
  İhalelerin (veya doğrudan alımların), kuruluşunuzun yetkili kişileri, Yönetim Kurulu Üyeleri ya da herhangi bir proje personelinin akraba/hısım/şirketlerine (sahibi veya ortağı olduğu) verilmesi uygun değildir.
  
• 
  Hibe Faydalanıcısının yetkili kişileri (MFİB ile Hibe Sözleşmesini imzalayan), sadece Değerlendirme Komitesi üyelerini tayin etmeli ve kazanan istekli ile sözleşmeyi imzalamalıdır. Yetkili kişi(ler), Başkan/Sekreter/Komite üyesi olamaz.
  
• 
  Değerlendirme hatalarını önlemek için PUB/TYE ve MFİB'ye gözlemci olarak katılım daveti gönderilebilir.
  
• 
  Tüm uzmanlar, uzman gerektiği durumlarda, İş Tanımı doğrultusunda değerlendirilmelidir ve İş Tanımında belirtilen uzman sayısına bağlı olarak değerlendirme tablosuna gerekli sayıda satır eklenmelidir.
  
• 
  Uzmanların değerlendirilmesi sırasında, “Toplam Puan”ın tüm kilit uzmanlar için ayrılmış puan toplamı olduğunu unutmayınız. Örneğin, eğer İş Tanımında 3 kilit uzman tanımlanmışsa ve puanlar Kilit Uzman 1 için 20, Kilit Uzman 2 için 15 ve Kilit Uzman 3 için 15 puan olarak belirlenmişse, bu durumda “Toplam Puan" 50 puan (20+15+15) olacaktır.
  
• 
  Teklif açılış tarihi, ancak tüm isteklilerin tekliflerini/yanıtlarını sunmaları ve tekliflerini değiştirmeyeceklerine dair beyan vermeleri daha erken bir güne çekilebilir.
  
• 
  Hizmet alımı ihalelerinde ihale dosyasında azami bütçe belirtilmelidir.
  
• 
  Kazanamayan tekliflerin elenme gerekçeleri, Değerlendirme Raporlarında açıkça belirtilmelidir:
  
• 
  Tüm Komite üyeleri (Başkan ve Sekreter dâhil) tarafından Değerlendirme Raporunun tüm sayfaları paraflanmalı ve son sayfası imzalanmalıdır.
  

7MAL ALIM SÜRECİ

Sözleşme bedeline bağlı olarak dört farklı mal alımı usulü mevcuttur:

• 
  300.000€ ve üzerindeki mal alımları uluslararası açık usul ile (Bu Rehber kapsamında değildir)
  
• 
  100.000€ ve 300.000€ arası mal alımları yerel açık usul ile (Bu Rehber kapsamında değildir)
  
• 
  100.000€ altındaki mal alımlarında rekabetçi pazarlık usulü ile
  

Hangi koşullar altında olursa olsun; Hibe Faydalanıcısı, ihale sözleşmesini paranın karşılığını en iyi veren istekliyle vermelidir, başka bir deyişle, yegane sözleşme verme kriteri fiyat olacaktır. Şeffaflık ve potansiyel yüklenicilere eşit muamele ilkeleri uyarınca, herhangi bir çıkar çatışmasından kaçınmaya özen gösterilmelidir.

Daha detaylı bilgi, örnekler ve mal alım ihale belgeleri için kullanılacak boş şablonlar, PUB/TYE’den ve http://www.sosyaldiyalog.org web-sitesinden elde edilebilir.

7.120.000 Euro - 100.000 Euro Arası Mal Alımları - Rekabetçi Pazarlık Usulü

20.000 Euro ile 100.000 Euro arası bedelllerde mal alım ihaleleri ilansız rekabetçi pazarlık usulüne göre aşağıdaki adımları izleyerek yapılmalıdır:

1. Adım: İş Tanımının kontrol edilmesi: mal alımını tanımladığınız ve ekipman/malzemelerin teknik özelliklerini belirttiğiniz.

2. Adım: Teknik Şartnameyi hazırlayın: İhtiyaç duyulan ekipman/malzemelerin (kalite, performans, kapasite gibi) özelliklerini tanımlanmalıdır (bakınız Ek-3d2-i). Malların üreticisi ya da ticari markalar teknik şartnamede belirtilmemelidir. Bu genel kurala dair istisnai duruma yalnızca malın başka şekilde tanımlanamaması durumunda izin verilmektedir (ve söz konusu durumlarda “veya muadili” ifadesi eklenmelidir). Ancak, tedarik edilecek mallara ilişkin gereklilikleri tanımlamanız gerekmektedir:

• 
  Ne istiyorsunuz?
  
• 
  İstediğiniz malların teknik özellikleri (kalite, performans ve kapasite gibi) nelerdir?
  
• 
  Satın alınacak ekipmanın operatörleri ve/veya kullanıcıları için eğitim istiyor musunuz?
  
• 
  Ürünlerin garanti ve teslimat sonrası servis koşulları, vb.
  

3. Adım: Basitleştirilmiş ihale dosyasının hazırlanması: İhale dosyası aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. 
   Teknik Şartname ve Koşullar (Ek-3d2-i)
   
2. 
   Mal Alım İhalesi Teklif Sunum Formu (Ek-3d2-ii)
   
3. 
   Mali Teklif (Ek-3d2-iii)
   
4. 
   Tüzel Kişilik Formu (Ek-3d2-iv)
   
5. 
   Mal Alım İhalesi için Değerlendirme Tablosu (Ek-3d2-v)
   
6. 
   Taslak Sözleşme (Ek-3d2-vi)
   
7. 
   Mali Kimlik Formu (Ek-3d2-vii)
   

4. Adım: İhaleye en az 3 isteklinin davet edilmesi: Muhtemel isteklilere ihale dosyasıyla birlikte birer davet mektubu (Ek-3d1) gönderiniz. Tedarikçilere cevap verebilmeleri için makul bir süre tanıyınız(genellikle 30 gün). Eğer tüm istekliler tekliflerini sunarlarsa Hibe Faydalanıcısı, teklif sahiplerinin “tekliflerini değiştirmeyeceklerine ve/veya o zamana kadar hiçbir teklif sunmayacaklarına” dair yazılı beyanlarını almak kaydıyla erken açılış yapabilir.

5. Adım: Tekliflerin yazılı olarak alınması: Satınalma sürecinin en küçük detaylara kadar her adımı kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.

6. Adım: Tekliflerin değerlendirilmesi: Teslim alınan her teklif, ihale dosyasında bulunan idari şartlara ve teknik şartnameye göre adil ve tarafsız bir şekilde değerlendirilmelidir. Sadece idari ve teknik açıdan uygun bulunan teklifler daha sonraki adımlarda değerlendirilmelidir. Mal alım ihaleleri için tek değerlendirme kriteri uygun teklifler arasından verilen en düşük fiyat olacaktır.

Değerlendirme sürecinin aşamaları:

1. 
   Tekliflerin alınması ve kaydedilmesi: Tekliflerin alınış tarihi ve zamanı kaydedilmelidir. Tüm zarflara alınış tarih ve zamanına göre birbirini takip eden numaralar verilmelidir.
   
2. 
   Teklif açılış oturumu: Resmi teklif sunma gerekliliklerine uygunluğu kontrol ediniz (zarfın kapalı olması vb.). Tüm zarflar aynı anda açılmalıdır.
   
3. 
   Tekliflerin değerlendirilmesi:
   

Bölüm A: Açılış ve İdari uygunluk Kontrolü (bkz “açılış ve idari uygunluk tablosu”).

Bölüm B: Teknik uygunluk (bkz “teknik değerlendirme tablosu”). Teknik teklifleri değerlendirirken her oy hakkına sahip üye teklif edilen ve Teknik Şartnamenin içerdiği malların teknik şartlarını kontrol eder. Teklifin istenen minimum koşullardan birisini sağlamaması durumunda teklif “uygun değil” olarak sınıflandırılır.

Bölüm C: Mali tekliflerin değerlendirilmesi. Teknik değerlendirme tamamlandığında Komite aritmetik hata içermeyen mali teklifleri kontrol eder. Eğer bir hata varsa aşağıdaki gibi düzeltilmelidir:

• 
  Rakamlarla ve harflerle yazılan tutarlar arasında çelişki varsa harflerle yazılı tutarlar geçerlidir.
  
• 
  Birim fiyat ile birim fiyat ve miktarın çarpımıyla elde edilen toplam tutar arasında çelişki olması durumunda teklif edilen birim fiyat geçerlidir. Ama istisna olarak; Değerlendirme komitesi birim fiyatta açık bir hata olduğunda anlaşırsa teklif edilen toplam tutar geçerli olur.
  

4. 
   Değerlendirme Komitesinin Sonucu:
   

Tek değerlendirme kriteri uygun teklifler arasından verilen en düşük fiyat olacaktır. Değerlendirme Komitesi Değerlendirme Raporunu hazırlayıp imzalamalıdır (Ek-3d3). Rapor değerlendirmeye ait tüm detayları içermelidir (açıklama istekleri, aritmetik hata düzeltimleri, vb.).

7. Adım: Sözleşmenin verilmesi/Kazanamayan isteklilerin bilgilendirilmesi: Seçilen istekliyi bilgilendiriniz ve sözleşmenin imzalanmasıyla sürece devam ediniz (Ek-3d4). Sözleşme imzalandıktan sonra, diğer isteklileri bilgilendiriniz (Ek-3d5).

8. Adım: Sözleşme yönetimi: Tedarikçinin işleri zamanında yaptığını, teslimatın kalitesinin Teknik Şartnameye uygun olduğunu ve özellikle de hibe projenizin diğer bölümleri buna bağlıysa, teslimin istenilen tarihte yapılacağını güvence altına alınız. Sözleşme Makamı olarak, herhangi bir ihalenizden kaynaklanan gecikmelerle siz ilgilenmek durumunda kalacaksınız.

	€20.000 < Sözleşme Bedeli < €100.000
Hazırlık Aşaması	Teknik Şartnameyi hazırlayınız. Malların farklı tedarikçilerden alınması gerekiyorsa Lotları belirleyiniz. Basitleştirilmiş ihale dokümanlarını hazırlayınız.
İlan Aşaması	Davet mektuplarını ve ekli ihale dosyasını kullanın, en az 3 adaydan teklif talep ediniz. İsteklilere yaptığınız bilgilendirme; şeffaflık, ölçülülük, eşit muamele, ayrım yapmama ve tam rekabet ilkelerine uygun olmalıdır. Değerlendirme Komitesini atayınız.
Teklif Açılışı	Tekliflerin sunulması için en az 30 gün süre tanıyınız (Teklif sahiplerinin “tekliflerini değiştirmeyeceklerine ve/veya o zamana kadar hiçbir teklif sunmayacaklarına” dair yazılı beyanlarını almak kaydıyla erken açılış yapabilirsiniz). Teklifleri kapalı zarflarda teslim alın. Mali teklifler de bu zarfların içinde olmalıdır (ayrı kapalı zarfta olmalarına gerek yoktur). Teslim alınan teklifler alınış sıralarına göre numaralandırılmalıdır.
Tekliflerin Değerlendirilmesi	İsteklilerin de katılabileceği ihale açılış oturumu düzenleyiniz. Zarfları açınız ve fiyatları ilan ediniz (eğer kamuya açık bir açılış oturumu düzenlendiyse) Zarfları açınız ve açılış ve idari uygunluk tablosunu doldurarak tekliflerin idari uygunluğunu değerlendiriniz İdari olarak uygun bulunan tekliflerin teknik uygunluğunu değerlendiriniz. Herbir üye teknik değerlendirme tablosunu ayrı ayrı doldurmalıdır. Mali tekliflerde aritmetik hata olup olmadığını kontrol ediniz. Değerlendirme raporunu hazırlayınız. Rapor yazılı olarak onaylandığında kazanan istekliyi yazılı olarak bilgilendiriniz ve sözleşme imzalayınız. Kazanamayan isteklileri yazılı olarak bilgilendiriniz.

Tablo-3: Mal alım ihalesi değerlendirme adımları

7.220.000 Euro veya Daha Düşük Bedelli Mal Alımı – “Doğrudan Alım”

20.000 Euro veya daha düşük değerdeki satınalımlar için doğrudan temin usulünde, sadece tek teklifle hizmet alımı yapılabilir.

Ancak, harcadığınız paranın karşılığını en iyi şekilde alabilmeniz için rekabeti sağlayacak şekilde birden fazla fiyat teklifi almanız tavsiye edilmektedir.

Satınalma sürecinin her adımı izlenebilirliği sağlamak için yeterli olarak kayıt altına alınmalı ve gelecekteki olası kontroller için dosyalarda saklanmalıdır.

7.3Important Notes to the Grant Beneficiaries

• 
  İhalelerin (veya doğrudan alımların), kuruluşunuzun yetkili kişileri, Yönetim Kurulu Üyeleri ya da herhangi bir proje personelinin akraba/hısım/şirketlerine (sahibi veya ortağı olduğu) verilmesi uygun değildir.
  

• 
  Hibe Faydalanıcısının yetkili kişileri (MFİB ile Hibe Sözleşmesini imzalayan), sadece Değerlendirme Komitesi üyelerini tayin etmeli ve kazanan istekli ile sözleşmeyi imzalamalıdır. Yetkili kişi(ler), Başkan/Sekreter/Komite üyesi olamaz.
  
• 
  Değerlendirme hatalarını önlemek için PUB/TYE ve MFİB'ye gözlemci olarak katılım daveti gönderilebilir.
  
• 
  Teklif açılış tarihi, ancak tüm isteklilerin tekliflerini/yanıtlarını sunmaları ve tekliflerini değiştirmeyeceklerine dair beyan vermeleri ile daha erken bir güne çekilebilir.
  
• 
  Mal alımı ihalelerinde bütçe belirtilmemelidir.
  
• 
  Zorunluluk olmadıkça Teknik Şartnamede marka belirtilmemelidir. Söz konusu durumlarda “veya muadili” ifadesi eklenmelidir.
  
• 
  Kazanamayan tekliflerin elenme gerekçeleri, Değerlendirme Raporlarında açıkça belirtilmelidir:
  
• 
  Tüm Komite üyeleri (Başkan ve Sekreter dâhil) tarafından Değerlendirme Raporunun tüm sayfaları paraflanmalı ve son sayfası imzalanmalıdır.
  

8EKLER

Ek-3a Değerlendirme Komitesi Tayini

Ek-3b Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı

Ek-3c Hizmet Alımı

Ek-3c1: İhaleye Davet Mektubu

Ek-3c2: Hizmet Alımı için Basitleştirilmiş İhale Dosyası

Ek-3c2-i: İş Tanımı

Ek-3c2-ii: Hizmet Alımı İhalesi Teklif Sunum Formu

Ek-3c2-iii: Teknik Teklif Taslağı

Ek-3c2-iv: Tüzel Kişilik Formu

Ek-3c2-v: Hizmet Alımı İhalesi için Değerlendirme Tablosu

Ek-3c2-vi: Taslak Sözleşme

Ek-3c2-vii: Mali Kimlik Formu

Ek-3c3: Basitleştirilmiş Değerlendirme Raporu

Ek-3c4: Kazanan İstekliye Mektup

Ek-3c5: Kazanamayan İsteklilere Mektup

Ek-3d Mal Alımı

Ek-3d1: İhaleye Davet Mektubu

Ek-3d2: Mal Alımı için Basitleştirilmiş İhale Dosyası

Ek-3d2-i: Teknik Şartname

Ek-3d2-ii: Mal Alımı İhalesi Teklif Sunum Formu

Ek-3d2-iii: Mali Teklif

Ek-3d2-iv: Tüzel Kişilik Formu

Ek-3d2-v: Mal Alımı İhalesi için Değerlendirme Tablosu

Ek-3d2-vi: Taslak Sözleşme

Ek-3d2-vii: Mali Kimlik Formu

Ek-3d3: Basitleştirilmiş Değerlendirme Raporu

Ek-3d4: Kazanan İstekliye Mektup

Ek-3d5: Kazanamayan İsteklilere Mektup

Ek-3e Pazar Araştırması Rehberi

Tüm ekler Proje websitesinde bulunmaktadır: http://www.sosyaldiyalog.org

Bu proje Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından ILO Türkiye Ofisi’nin teknik desteğiyle uygulanmaktadır.

Haziran-2017 /