Yine ayrıca Bahçelievler Mahallesi Sağlık ve Sosyal Birimler Binası Yapım işine ilişkin ihale dosyasının incelenmesinde de, işlerin halen devam ettiği 13.07.2011 tarihine kadar üç hak ediş ödendiği ve hak ediş eklerinde yapılan işler listesinin bulunduğu, bu listenin yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından imzalandığı görülmüştür.
SONUÇ VE ÖNERİ: Ödemelerin yapılan işler olduğunu gösteren kontrollerin tam ve etkin çalışması için gerekli olan işlerin yapılması uygun olacaktır.
BULGU 93: Yatırımlar hesap alanında ilişkin ödemelerin gerçek ve doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesini temin eden kontrollerin kısmen etkili, kısmen etkisiz çalıştığı anlaşılmaktadır.
BULGU 93: Yatırımlar hesap alanında ilişkin ödemelerin gerçek ve doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesini temin eden kontrollerin kısmen etkili, kısmen etkisiz çalıştığı anlaşılmaktadır.
Muhasebe yetkilisi ………..ile yapılan görüşmede, muhasebe hesap kayıtlarının günlük olarak kontrol edildiği gibi aylık mizanında da detaylı olarak incelendiği ifade edilmiştir.
Bilgisayar yazılım programının ödeme (tahakkuk) emri ve muhasebe fişi düzenlemelerinde alacak-borç eşitsizliğini uyarı yazısı ile anında engellemektedir. Ek 1.16/2’de de görüldüğü üzere karşılıklı çalışan 600-800 ve 900 lü hesap kodlarındaki hataları yukarıda görüldüğü üzere rapor halinde sunmaktadır.
Rastgele seçilen 6038, 5019, 6939, 7430, 4297 ve 5275 numaralı ödeme emri belgeleri incelenmiştir. Hepsinin harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi ile ön mali kontrol yapan personel tarafından imzalandığı görülmüştür.
Muhasebe hesap kayıtları incelenmesi konusunda; Ödeme emirleri üzerinde muhasebe hesap kodlarının yer almadığı tespit edilmiştir. Muhasebeden alınan ikinci nüshalarında muhasebe hesap kayıtlarının doğru olduğu yapılan örneklem incelemesinde anlaşılmıştır. Muhasebe servisine ve müdürlüklere bu konuda gerekli bilgiler verilmiştir.
SONUÇ VE ÖNERİ:Yatırımlar hesap alanında ilişkin ödemelerin gerçek ve doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesini temin eden kontrollerin tam anlamıyla etkin çalıştırılması için gerekli çalışmaların yapılması uygun olacaktır.
BULGU 94: Yatırımlar hesabı alanında hayali kişilere yapılan ödemeleri (fiktif ödemeleri) engelleyecek veya tespit edecek kontrollerin kısmen etkili, kısmen etkisiz çalıştığı görülmüştür.
BULGU 94: Yatırımlar hesabı alanında hayali kişilere yapılan ödemeleri (fiktif ödemeleri) engelleyecek veya tespit edecek kontrollerin kısmen etkili, kısmen etkisiz çalıştığı görülmüştür.
Muhasebe yetkilisi ……………….yapılan görüşmede, hak sahipleriyle ilgili kişi tanımının yapıldığı ve sicil numarası verildiği ifade edilmiştir. Yapılan açıklamalara göre, banka hesapları hak sahibi tarafından adına istenmekte ve takip edilmektedir. Buna göre, ödeme yapılacak firma/kişiye ilişkin banka hesap/ıban numaralarının bazen faturada belirtildiği ve bu numaranın ödeme emri belgesi üzerine yazıldığı ve ödeme yapılmadan önce kontrol edilerek ödendiği ifade edilmiştir. Faturada hesap numarası bulunmadığı durumlarda ise harcama yetkilisi veya gerçekleştirme görevlisi tarafından ilgili firma ile irtibat kurularak banka hesap numarasının temin edildiği ve ödeme emri belgesi üzerine yazıldığı, ödeme yapılmadan önce de kontrol edilerek ödendiği ifade edilmiştir. 5019 numaralı ödeme emri belgesi üzerinde yapılan incelemede fatura ve ödeme emri belgesi üzerinde banka ıban numarası bulunduğu, ödeme emri belgesi üzerindeki ıban numarası ile faturada yer alan ıban numarasının kontrol edildiğine ilişkin fatura ve ödeme emri belgesi üzerinde işaretler bulunduğu görülmüştür. Buna mukabil bu uygulamanın bütün ödemelere teşmil etmediği görülmektedir. Zira yapılan incelemelerde, 4297 ve 5275 numaralı ödeme emirlerinde bu tür bir uyulamaya rastlanılmamıştır.
Harcama Yetkilisi Fen İşleri Müdürü ………………..gerçekleştirilen görüşmede, hak ediş ekinde yer alan yapılan işler listesi ve metraj cetvelleri ile ilgili olarak tutar ve miktar anlamında kontrollerin yapıldığı, bildirilen metrajlar üzerinde kısmen fiili kontrollerin yapıldığı, ama esas kontrollerin kontrol teşkilatı tarafından yapıldığı ifade edilmiştir.
Kültür ve Ticaret Merkezi yapımı işine ilişkin ihlae dosyasının incelenmesinde işlerin halen devam ettiği 26.09.2011 tarihine kadar üç hak ediş ödendiği ve hak ediş eklerinde yapılan işler listesinin bulunduğu, bu listenin yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından imzalandığı görülmüştür.
Yine ayrıca Bahçelievler Mahallesi Sağlık ve Sosyal Birimler Binası Yapım işine ilişkin ihale dosyasının incelenmesinde de, işlerin halen devam ettiği 13.07.2011 tarihine kadar üç hak ediş ödendiği ve hak ediş eklerinde yapılan işler listesinin bulunduğu, bu listenin yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından imzalandığı görülmüştür.
Hakedişler bilgisayar ve manuel ortamda hazırlanmakta ve hazırlayanlar her sayfanın altına imza koymaktadır. Hakedişte kazıntı, silinti vb. durumla kabul edilmez, yenisi istenmektedir.
İhale sürecindeki işlemler ile hak ediş hazırlama ve ödeme prosedürlerinin görevler ilkesine ayrılığı ilkesine uygun olarak farklı birimlerce yerine getirilmemektedir. Zira, söz konusu işlere ilişkin süreç tamamen ihale bürosunun bünyesinde cereyan etmektedir. Doğrudan temin ile yapılan alımlar ise yalnızca Satınalma Müdürlüğü bünyesinde olmaktadır.
Gerek manuel gerekse bilgisayar yardımı ile yapılan hak ediş hesaplamasında; Hakedişler ilgili daireler tarafından hazırlanmaktadır. Kontrolleri mali hizmetler birimi tarafından yapılmaktadır. Tespit edilen düzeltmeler ilgili daireye tekrar gönderilmektedir. Ancak dışarıdan müdahaleye ilişkin sistematik bir kontrol bulunmamaktadır.
