r) Bilişim Sistemi güvenliğinin sağlanması için çeşitli çevresel kontroller bulunmaktadır. Yangın alarmı genel Belediye binasına göre yapılmıştır. Bu birime özgü daha hassas bir sistem mevcut değildir. Dolayısı ile buna bağlı söndürme sistemi de mevcut değildir. Ancak bu tür bir duruma karşı manuel çözüm olan 3 adet büyük tüp bulunmaktadır. Su baskınına yönelik bir çalışma bulunmamaktadır. Belediyenin tüm bilgisayar sistemini besleyen 40 kWA gücünde kesintisiz güç kaynağı mevcuttur ve sistemi tam kapasite ile 15 dk. çalıştırabilmektedir. Bilgi işlem biriminin ayrıca sistemini besleyen 10 kWA bir güç kaynağı bulunmakta olup yaklaşık 2 saat server sistemini beslemektedir.(Jeneratörün devreye girmemesi halinde) Söz konusu kesintide bu cihazlar devreye girmekte ve 8 saniye bir zamanda ise otomatik jeneratör çalışmakta ve bu kesintinin tüm yükünü bu jeneratör üstlenmektedir. Her iki kesintisiz güç kaynağı odasında 24 saat çalışan klima mevcuttur. Jeneratörde ise klasik fan soğutma sistemi vardır. Bilgi işlem odası veya server odasında anti statik döşeme mevcut değildir.
s) Kritik olarak görülen faaliyetlere ilişkin yedekleme ve kapasite dolum oranları gözden geçirilmektedir. Yedekleme günlük olarak kasetlere alınmakta ve tahsilat odasında çelik kasalarda tutulmaktadır. Kurum dışı saklama mevcut değildir. Deprem ve yangınlar için şu an için her hangi bir acil eylem planı bulunmamakla birlikte 2012 yılı için serverların Belediye dışında sağlam bir yapı içine ana sistemin taşınması ve bilgi işlem biriminde mevcut makinaların yedek sistem olarak çalıştırılması planlanmaktadır.
ş) Kurum, bilişim sistemlerini etkin şekilde koruyacak sürekli güncellenen virüs koruma yazılımları kullanmaktadır. Mevcut e-belediye yazılımları Redhat Linux üzerine kuruludur. Bunun dışında tüm Windows sistemlerinde Kurumsal lisanslı Kaspersky Antivirüs sistemi bulunmaktadır. Sistemde Juniper 5 ngt ve Ücretsiz bir yazılım olan Endian Linux firewall sistemleri kullanılmaktadır. Veri güvenliğinden sorumlu herhangi bir üçüncü kişi veya kişiler bulunmamaktadır.
t) Verilerin transferinde klasik bilgisayar ağ paylaşımı dışında bir işlem yer almamaktadır.
u) Bir diğer husus olan Mantıksal Erişim Kontrollerinin amacı; bilişim sistemlerinin her türlü yetkisiz erişime ve bilginin değiştirilmesine, açığa çıkartılmasına ve kaybına karşı korunmasıdır. Kurumun bu konuda herhangi bir politikası bulunmamaktadır.
ü) Kullanıcılara verilen şifreler açısından; Mevcut işletim sistemlerinde şifreleme mevcuttur ve kullanıcılar yetkileri dahilinde değişiklik yapabilmektedir. E-belediye sisteminde kullanıcılara ilk şifre admin tarafından verilmekte ve değişiklik hakkı kullanıcılarda olup girilen şifre MD5 standardında kodlanmaktadır. Şifreler ekranda görünmemekte ve Database serverda saklanmaktadır.
ü) Kullanıcılara verilen şifreler açısından; Mevcut işletim sistemlerinde şifreleme mevcuttur ve kullanıcılar yetkileri dahilinde değişiklik yapabilmektedir. E-belediye sisteminde kullanıcılara ilk şifre admin tarafından verilmekte ve değişiklik hakkı kullanıcılarda olup girilen şifre MD5 standardında kodlanmaktadır. Şifreler ekranda görünmemekte ve Database serverda saklanmaktadır.
v) Sisteme erişmek için Güvenli oturum açma (SSL) belediyede kullanılmamaktadır. Fakat bu, sertifikanın alınması ve sisteme tanıtılmasına müteakip devreye alınabilir.Sisteme başarısız şifre girişleri sınırlandırılmamıştır.
y) Kurumdan ayrılan personelin sisteme erişim yetkilerinin kaldırılması derhal yapılmamaktadır. Belediyede çalışan personel mevcut kadrolu memur-işçi ve şirket elemanlarından oluşmaktadır. Herhangi bir ayrılışın onayı birime gelmemekte olup zaman zaman yapılan kontrollerde böyle bir kullanıcının bulunmadığı tespit edilirse yetkiler kaldırılmaktadır.
z) Sistem yöneticilerinin ayrıcalıklı yetkilerini nasıl kullandıkları takip edilmemektedir. Sistem yöneticisi mevcut iki personele tanımlıdır. Böyle bir kontrol bulunmamaktadır.
ÖNERİ VE SONUÇ: Konuya ilişkin önerilerimiz şu şekildedir:
a) Sistem aynı şifre ile aynı anda birden fazla giriş yapılmasına izin vermektedir. Belirli sayıda başarısız şifre denemesinden sonra sistem o şifrenin kullanımını devre dışı bırakmamaktadır. Bunu önlemek adına yazılım eklenmelidir.
b) Bütün sistemler eğer uzun süre kullanılmıyorsa zaman aşımına uğramalı, kullanıcılar ekran koruyucu kullanmanın gereğinin farkında olmalı, eğer çalışmaya devam etmiyorlarsa program kendiliğinden sonlanmalıdır.
c) E-belediye içinde bulunan taşınmaz programının hiç kullanılmadığı, bu programın ne kadar kullanışlı olduğunun ve ne kadar ihtiyacı karşıladığının birimlerce bilinmediği,
d) İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’nün Net Cad, Kent Bilgi Sistemi servisinin Map İnfo programlarını kullandığı, bu iki programın aynı veri tabanını kullanma olanağı bulunmadığından, birbirlerine veri aktarımının gerektiği, bu iki program yerine tek program kullanması gerektiği,
e) Bilgi işlem biriminin gerek personel yapısı gerekse teşkilat yapısı itibari ile Kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ve müdürlük şeklinde örgütlenmesinin gerekli olduğu; Kuruma etkili ve yeterli hizmet verebilmesi için organizasyon yapısının güçlendirilmesine ihtiyaç duyulduğu, dolayısıyla Kent Bilgi Sisteminden sorumlu bir kişi, webten sorumlu bir kişi, arıza ve donanımlardan sorumlu bir kişi, e-belediyeden sorumlu bir kişi ile birim yöneticisi bir kişinin olması etkili,ekonomik ve verimli çalışma açısından gerekmektedir.
f) Kent Bilgi Sistemi biriminin Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesine dahil edilmesi yararlı olacaktır.
X BELEDİYESİ
İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi için son derece önemli bir yere sahip olan iç kontrol eylem planı hazırlanmış ancak hayata geçirilmemiştir.
Muhasebe yetkilisinin göreve atanma tarihinde sertifikası bulunmamaktadır. Dolayısıyla muhasebe yetkilisi sertifikası almaya hak kazanmak üzere tesis edilen sınava girmeden yapılan görevlendirme mevzuattaki düzenlemelere uygun düşmemektedir.
Mali hizmetler biriminde kalifiye personel sıkıntısı yaşanmasına rağmen mali hizmetler uzmanı ve uzman yardımcısı istihdam edilmemektedir.
Mali hizmetler biriminde ön mali kontrol görevine ait yapılan devir işlemi yazılı olarak gerçekleştirilmemiştir.
Gerçekleştirme görevlisi olarak görevlendirilmemesi gereken bir durum bulunmaktadır. İşçi olarak istihdam edilen personelin “Gerçekleştirme Görevlisi” olarak görevlendirildiği tespit edilmiştir.
Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için iki milyon Türk Lirasını aşanlar için yapılan kontrollerde yazılı görüş eklenmemiştir.
İdare faaliyet raporu ve birim faaliyet raporlarına eklenmesi gereken iç kontrol güvence beyanları tüm harcama yetkililerince yerine getirilmemiştir.
Birim iş akış şemaları hazırlanmış ancak üst yönetici onayı alınmadan başvurulmaksızın yürürlüğe konulmuştur.
Faaliyetlerin yerine getirilmesi sırasında birimler arasında koordinasyon eksikliği bulunmaktadır.
Etik değerler ve dürüstlük kurallarının personel tarafından bilinmesini sağlamaya yönelik olarak oluşturulan etik sözleşmesi tüm personel tarafından imzalanmamıştır.
Belediyedeki iç denetçi kadrosu 3 olmasına rağmen halihazırda çalışmakta olan denetçinin bir adet olduğu tespit edilmiştir.
Belediyedeki iç denetçi kadrosu 3 olmasına rağmen halihazırda çalışmakta olan denetçinin bir adet olduğu tespit edilmiştir.
İç denetime tabi tutulacak konular risk odaklı olarak belirlenmemektedir.
İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından hazırlanan “Kamu İç Denetim Planı Ve Programı Hazırlama Rehberi”nde ve ……..Belediyesi İç Denetim Yönergesi’nde yer alan iç denetim faaliyeti yürütme aşamalarına göre ………. Belediyesi İç Denetim faaliyetleri ele alındığında; hazırlık aşamasından, yürütülmesinde yada raporlanmasına kadar tüm süreçlerde sorunlar bulunmaktadır.
Belediye bilişim sistemlerinin incelenmesi sonucunda sistemin yönetilmesi ile ilgili sorunlar bulunduğu tespit edilmiştir.
Belediye Muhasebe İşletim Sistemi üzerinde riskli işlemler için onay mekanizmasının olmadığı tespit edilmiştir.
………Belediyesinin İç Denetim Birimi’nce hazırlanan 2009/1, 2009/3, 2009/4, 2010/1 ve 2010/2 rapor numaralı İç Denetim Raporlarının, konuyla ilgili mevzuatın İncelenmesi ve İç Denetçi ile yapılan görüşme neticesinde tespit edilen temel hususlar aşağıda yer almaktadır.
Y BELEDİYESİ
Y BELEDİYESİ
—İç Denetim Birimi çalışmalarının yetersiz olması
—Kurumsal risk analizinin yapılmaması
—Sözleşmeli personelin harcama birimi müdürü olması
—Muhasebe yetkilisinin bazı ödeme emirlerine imza atmaması
—İç kontrol eylem planında yapılması planlanan faaliyetlerin yapılmaması
—Tahakkuklarda sonradan yapılan düzeltmelerin birim yetkililerinin onayına sunulmaması
Z BELEDİYESİ
Z BELEDİYESİ
İç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmediği ve bunlara ilişkin eylem planının hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
Stratejik plan ve buna ilişkin performans programlarının amacına uygun hazırlanmamış olduğu tespit edilmiştir.
Mevcut personel yapısının, faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmesinde engel teşkil edebilecek nitelikte olduğu tespit edilmiştir.
İç denetim biriminin yetersiz kaldığı tespit edilmiştir.
Bilişim sisteminin yetersizliklerinin bulunduğu tespit edilmiştir.
Aşağıdaki yapım işinde idareden kaynaklanan sebeplerle süre uzatımı verildiği tespit edilmiştir.
Aşağıdaki yapım işinde süre uzatımı, hak ediş düzenlenmesi ve keşif artışı uygulamalarında mevzuata aykırılıklar tespit edilmiştir.
Aşağıdaki yapım işi ihalelerinin parçalara ayrılmasından dolayı aynı nitelikteki işin maliyetinin arttığı tespit edilmiştir.
Aşağıdaki yapım işlerinde iş artışları ve iş programları uygulamalarında mevzuata aykırılıklar tespit edilmiştir.
A BELEDİYESİ
……… Büyükşehir Belediye Başkanlığı birimlerinde görevlendirilmek üzere, belediye meclisinin 14.01.2011 tarihli oturumunda, 01.01.2011 tarihinden itibaren 2011 yılında çalıştırılacak mimar, mühendis ve veteriner gibi teknik personelin, tam zamanlı sözleşmeli personel olarak alınması kararlaştırıldığı halde (Karar No:14.01.2011/3), 4734 Sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre, yılbaşında ihaleye çıkılarak hizmet alımı yolu ile işe başlatılan kişilerin, 15.04.2011 tarihinden itibaren sözleşmeli personel olarak görevlendirildiği tespit edilmiştir.
……. Büyükşehir Belediyesi Başkanlığında danışman olarak çalışan öğretim üyesinin mevzuata aykırı olarak görevlendirildiği tespit edilmiştir.
…….. Büyükşehir Belediye Başkanlığında çalışan personelden yöneticilik sıfatını taşımayanların belediye şirketlerinin yönetim ve denetim kurullarında görevlendirildikleri tespit edilmiştir.
Yapılan incelemede harcamacı birimlerin düzenlemiş olduğu ve sorumlular tarafından imzalanarak Sayıştay’a gönderilmek üzere hazırlanan ödeme emri belgelerinde, ödemeye ilişkin ekonomik kodlama ile, muhasebe birimi tarafından bilgisayar otomasyon sistemine nihai olarak yapılan ve mali tablolara dayanak teşkil eden yevmiye kayıtlarındaki ekonomik kodlama arasında tutarsızlıklar tespit edilmiştir.
Hak ediş ödemelerinden mali mevzuat gereği yapılacak kesintiler konusunda, harcama birimlerinde yer alan sorumluların, yeterince bilgi sahibi olmadıkları, söz konusu kontrollerin yalnızca mali hizmetler birimi tarafından yapıldığı tespit edilmiştir.
Belediye bütçesi hazırlanırken, ödenekler arası aktarmalarda kolaylık sağlamak amacıyla, bütçe ödeneklerinin gerçek tahminlerin yaklaşık iki katı tutarında belirlendiği tespit edilmiştir.
Mali hizmetler biriminde nitelikli eleman sıkıntısı yaşanırken herhangi bir Mali Hizmetler Uzmanı atamasının yapılmadığı görülmüştür.
Mali hizmetler biriminde muhasebe kayıtları yapma konusunda yalnızca bir personelin görevli ve bilgili olduğu, bu konuda görevli personelin olmadığı durumlarda ve uzun vadede kurum ihtiyacına cevap verecek nitelikte ve yeter sayıda personel yetiştirilmesine yönelik çalışmalar yapılmadığı görülmüştür.
Belediye taşınmazlarının kiraya verilmesiyle ilgili olarak yapılan incelemede, sözleşme süresinin dolduktan sonra genellikle kiracıların taşınmazları tahliye etmedikleri, kira bedelinin ise bu tarihten itibaren ecrimisil adı altında tahsil edilmeye devam ettiği, ancak kiralamalarda kira artışı her yıl en az Toptan Eşya Fiyat Endeksi oranında yapılırken, ecrimisil dönemlerinde bu orandan daha düşük oranda artışlar yapıldığı tespit edilmiştir.
Elektrik alım işinde ihale mevzuatında düzenlenen usullere uyulmadan doğrudan alım yapıldığı görülmüştür.
Taşınır hesaplarının takip ve kontrolü için harcama yetkileri tarafından görevlendirilmesi gereken taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlendirilmediği görülmüştür.
İç Denetçiler tarafından hazırlanmış bir iç denetim plan ve programı olmadığı aynı zamanda düzenlenerek İç Denetim Koordinasyon Kurulu’na sunulmuş herhangi bir rapor bulunmadığı görülmüştür.
İç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaları gösteren, yönetimin görev ve sorumluluklarını düzenleyen, iç kontrol sistemini izleme, değerlendirme ve geliştirme amacıyla hazırlanması gereken iç kontrol eylem planının hazırlanmadığı görülmüştür.
B BELEDİYESİ
İş Yeri Açma Ruhsatı Olmayan İşyerleri Hafta Tatilinde Çalışma Ruhsatı Olmayan İşyerleri 1319 sayılı Emlak Vergisi Kanunu’ndaki Muafiyetlere İlişkin Gerekli Sistematik İç kontrollerin Bulunmaması
Belediye Stratejik Planının (2010-2014) Hazırlanmasında Dış Paydaş Katılımının Sağlanmaması, Stratejik Planda, Ülkenin Makro Planları İle İlişki Kurulmaması, Yıllar İtibarıyla Amaç ve Hedefler Bazında Kaynak Dağılım Tahmininde Bulunulmaması, Amaç ve Hedefler Seviyesinde faaliyetlendirme ve Bunlara İlişkin Kaynak Tablolarının Yer Almaması ve Uygulamanın İzlenmesi ve Değerlendirilmesine Yönelik Sistem Tasarımı Yapılmaması
……… Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği Uyarınca İlgili Yönerge İçin Öngörülen Süre Geçmesi Rağmen, Söz konusu Yönergenin Hazırlanmaması
Belediye Faaliyet Raporunda (2010), İç ve Dış Denetim Raporlarında Yer Alan Tespit Ve Değerlendirmelere, Bütçe Hedef ve Gerçekleşmeleri İle Meydana Gelen Sapmaların Nedenleri İle Öneri ve Tedbirlere Yer Verilmemesi
Belediye Performans Programında (2010), Performans Programı Hazırlama Rehberinde Öngörülen Hususlara Yer Verilmemesi
Belediye İç Kontrol Eylem Planında (2009-2011), 26.12.2007 tarihli 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde Yer Alan Standartların Gereği Olan Eylemlerin Belirlenerek Kararlaştırılmaması ve Belirlenen Eylemlerin Uygulamaya Geçirilmemesi
C BELEDİYESİ
İç kontrol mevzuatında belirtilen iç kontrol sisteminin kurulmasına ilişkin çalışmaların tamamlanmamış olması
Ruhsat Şube Müdürlüğünce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmamış olması nedeniyle bu birimde iç kontrol mekanizmasının etkin olarak işlememesi
Emlak şube Müdürlüğü tarafından, ihtiyaç sahiplerine tahsis edilen sosyal konutlara ilişkin bir takip mekanizmasının oluşturulmaması
Belediye taşınmazları ile ilgili olarak Kamu idarelerine Ait Taşınmazların Kaydına ilişkin Yönetmelikte belirtilen işlem ve kayıtların yapılmaması.
Alacak izleme Dosyası ve Alacak Bilgi Fişi tutulmaması
Sözleşme ve Teknik şartnameye göre eksik iş yapılması
Mezbaha Şube Müdürlüğü tahakkuk biriminin tahakkuk ettirdiği tutarla Gelir Şube Müdürlüğünün mezbaha işlemlerine ilişkin tahsil ettirdiği tutar arasında farklılıklar olması, Mezbaha Şube Müdürlüğü ile Gelir Şube Müdürlüğü arasında koordinasyonun bulunmaması
Özel Kalem Müdürlüğü kadrosunun amacına aykırı kullanılması
Özel Kalem Müdürlüğü kadrosunun amacına aykırı kullanılması
İdarenin Teşkilat şemasında yer almayan bir birimin faaliyet göstermesi
Muhasebe Yetkilisi ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı Görevlerinin aynı kişide birleşmesi
Görevde Yükselme Sınavının açılmaması
Vekâleten görevlendirmelerin rutin bir hale getirilmesi
