Caiet de sarcini

CONSORŢII

Procedura permite participarea la licitaţie a grupurilor de operatori economici. Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita ca grupul selectat să aibă o anumită formă juridică dacă acest lucru este necesar în vederea bunei executări a contractului. Autoritatea contractantă poate comunica această cerinţă în orice moment al procedurii de atribuire, însă, în orice caz, înainte de semnarea contractului.

Ofertanţii care sunt membri ai unui grup de agenţi economici vor prezenta în mod detaliat relaţiile contractuale sau acorduri existente între ei.
În cadrul ofertei depuse, grupul de operatori economici va face dovada formei sale juridice. Această formă juridică poate fi una dintre următoarele:
- o entitate care are personalitate juridică recunoscută de un stat membru;

- o entitate fără personalitate juridică, care oferă însă autorităţii contractante o protecţie suficientă în ceea ce priveşte interesele contractuale (în funcţie de statul membru în cauză, aceasta ar putea fi, de exemplu, un consorţiu sau o asociaţie temporară);

- semnarea de către toţi partenerii a unei procuri sau unui document echivalent care confirmă o formă de cooperare.
Documentul prezentat trebuie să facă dovada situaţiei reale a grupului.
Autoritatea contractantă poate accepta alte forme juridice care nu au fost prevăzute mai sus, cu condiţia ca acestea să asigure responsabilitatea solidară a părţilor şi să fie compatibile cu executarea contractului. Cu toate acestea, autoritatea contractantă face în mod expres referinţă la existenţa acestei responsabilităţi solidare în contractul ce urmează a fi semnat cu grupul de operatori economici. De asemenea, Parlamentul îşi rezervă dreptul de a solicita prin contract numirea unui mandatar comun care să aibă dreptul de a reprezenta membrii şi care să aibă, printre altele, dreptul de a emite facturi în numele celorlalţi membri.
Ofertele depuse de grupuri de agenţi economici trebuie să precizeze rolul, competenţele şi experienţa fiecărui membru al grupului. Agenţii economici depun oferta împreună şi îşi asumă în mod egal responsabilitatea solidară pentru această ofertă.
În cazul unui grup de operatori economici, fiecare membru al grupului trebuie să facă dovada faptului că au dreptul de acces la procedura de atribuire (eligibilitate), precum şi cea a respectării criteriilor de excludere şi de selecţie. În ceea ce priveşte criteriile de selecţie, autoritatea contractantă poate valoriza capacităţile celorlalţi membri ai grupului pentru a determina dacă ofertantul dispune de mijloacele necesare pentru executarea contractului. În acest caz, se solicită membrilor respectivi să se angajeze că vor pune la dispoziţie mijloacele necesare executării contractului.

6. 
   SUBCONTRACTAREA
   

Se acceptă subcontractarea. Oferta trebuie, în măsura în care acest lucru este posibil, să prezinte detaliat partea din contract pe care ofertantul intenţionează să o subcontracteze şi identitatea subcontractanţilor. În cursul procedurii de atribuire sau a executării contractului, autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita ofertanţilor informaţii privind capacităţile economice, financiare, tehnice şi profesionale ale subcontractantului/subcontractanţilor propus/propuşi, indicaţii legate de volumul de lucru pe care intenţionează să îl subcontracteze, o descriere a procedurilor de selectare a subcontractanţilor şi măsurile de control pe care le aplică pentru asigurarea calităţii serviciului furnizat. De asemenea, autoritatea contractantă poate solicita dovezile necesare pentru a determina dacă subcontractanţii satisfac criteriile de excludere impuse. Ofertanţii sunt informaţi cu privire la faptul că subcontractanţii propuşi nu pot să se afle într-una dintre situaţiile descrise la articolele 93, 94 şi 96 din Regulamentul financiar, care determină excluderea de la participarea la o procedură de atribuire a unui contract în cadrul Uniunii Europene.

Autoritatea contractantă are dreptul de a refuza orice subcontractant care nu îndeplineşte criteriile de excludere (a se vedea punctul 23) şi/sau de selecţie (a se vedea punctul 25).
Pe de altă parte, contractantul trebuie să informeze autoritatea contractantă cu privire la orice subcontractare ulterioară care nu este prevăzută în ofertă. Ordonatorul responsabil îşi rezervă dreptul de a accepta sau nu subcontractantul propus. În acest sens, acesta poate solicita dovezile necesare pentru a determina dacă subcontractantul/subcontractanţii îndeplineşte/îndeplinesc criteriile solicitate. Autoritatea contractantă îşi va da acordul întotdeauna în scris.
Atribuirea contractului unui ofertant care propune un subcontractant în cadrul ofertei sale echivalează cu acceptarea subcontractării.

7. 
   VARIANTE
   

Nu se acceptă variante.

8. 
   PREŢ
   

Preţurile sunt revizuite în condiţiile stipulate în contract (articolul I.7).

În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind privilegiile şi imunităţile Uniunii Europene, oferta de preţ se depune fără TVA şi alte taxe echivalente.
Oferta de preţ trebuie să fie forfetară, cu toate costurile incluse, şi exprimată în EUR, inclusiv pentru statele care nu fac parte din zona euro. Pentru ofertanţii din aceste state, valoarea ofertei nu poate fi revizuită în funcţie de evoluţia cursului de schimb. Alegerea cursului de schimb revine ofertantului, care îşi asumă riscurile sau câştigurile rezultate în urma variaţiei acestuia.

9. 
   ASPECTE PRIVIND MEDIUL
   

În cazul în care i se atribuie contractul, ofertantul se angajează să respecte cu stricteţe legislaţia de mediu în vigoare corespunzătoare domeniului de aplicare a contractului. În acest sens, trebuie subliniat faptul că Parlamentul European aplică sistemul de gestionare a mediului EMAS. Informaţiile privind acest subiect sunt furnizate de către autoritatea contractantă în anexa 6 la prezentul caiet de sarcini. Ofertantul căruia i s-a atribuit contractul trebuie să se asigure că întreg personalul său care va lucra pentru Parlamentul European cunoaşte informaţiile transmise de către acesta din urmă privind programul EMAS în general şi aplicarea concretă de măsuri de mediu, în special. La solicitarea Parlamentului European, ofertantul trebuie să demonstreze că toate persoanele implicate în lucrările contractuale au urmat o formare profesională necesară şi adecvată (din punct de vedere tehnic, al securităţii şi ecologic) privind respectarea regulilor de securitate, manipularea corectă a echipamentelor şi a produselor ce urmează a fi utilizate, inclusiv măsurile ce trebuie luate în caz de manipulare deficitară sau alte eventuale accidente.

10. 
    POLITICA DE PROMOVARE ŞI DE EGALITATE DE ŞANSE
    

În cazul în care i se atribuie contractul, ofertantul se angajează să respecte, în executarea contractului, o politică de promovare a egalităţii şi a diversităţii, prin garantarea aplicării depline şi integrale a principiilor de nediscriminare şi de egalitate prevăzute de Tratatul privind Uniunea Europeană. Mai exact, ofertantul căruia i s-a atribuit contractul se angajează să creeze, să menţină şi să promoveze un mediu de lucru deschis şi inclusiv, care respectă demnitatea umană şi principiile egalităţii de şanse, construit pe trei direcţii prioritare:

- egalitatea de gen;

- ocuparea forţei de muncă şi integrarea persoanelor cu handicap;

- eliminarea tuturor obstacolelor privind recrutarea şi a oricărei eventuale discriminări pe bază de sex, rasă, origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală.

11. 
    MODALITĂŢI DE EXECUTARE A CONTRACTELOR-CADRU
    

Contractul-cadru stabileşte condiţiile de bază pentru transmiterea de comenzi pentru servicii de traducere specifice. Aceste servicii de traducere specifice se execută pe baza unor bonuri de comandă, care sunt reglementate de termenii şi condiţiile contractului-cadru. Numai aplicarea contractului prin intermediul bonurilor de comandă va avea forţă juridică asupra instituţiilor/organismelor participante.

De îndată ce executarea prezentului contract a fost solicitată sau a început prin emiterea unui bon de comandă de către autorităţile de autorizare, contractantul răspunde şi execută sarcinile în conformitate cu toţii termenii şi condiţiile contractului-cadru.
Prin semnarea contractului, contractantul se angajează să îşi menţină oferta, inclusiv toţi termenii şi condiţiile, pe durata contractului (maximum patru ani) prevăzută de cererea de oferte, oferta de preţ fiind supusă revizuirii anuale menţionate la articolul I.7 din contract.
Orice lucrare oferită prin contract face obiectul unui bon de comandă specific emis de autorităţile de autorizare. Respectivul bon de comandă specifică volumul de muncă ce urmează a fi efectuat, termenul limită până la care trebuie finalizat şi suma datorată. Prin urmare, bonul de comandă constituie contractul specific.
Autorităţile de autorizare vor oferi contractantului lucrări specifice, în funcție de metoda de lucru a instituţiilor/organismelor participante în cauză. Autorităţile de autorizare vor emite bonuri de comandă pentru toate lucrările specifice, de îndată ce acestea au fost alocate, sau cel puţin o dată pe zi.
Contractantul principal trebuie să trimită o confirmare imediată de acceptare a comenzii potrivit modalităţii indicate de autorităţile de autorizare. Termenul maxim pentru confirmare este de două ore. În cazul în care confirmarea nu se realizează în acest interval, comanda se consideră refuzată. Pentru lucrările oferite contractanţilor care au semnat contracte-cadru secundare, conform articolului I.16 din contract, termenul limită pentru a răspunde la o ofertă de comandă va fi indicat de către autoritatea de autorizare în cauză.
Contractantul principal trebuie să accepte toate comenzile. În urma refuzării unei lucrări de către contractantul principal, instituţiile/organismele pot aplica penalităţi de 500 de euro pentru fiecare lucrare. După cinci refuzuri, instituţiile/organismele participante îşi rezervă dreptul de a rezilia contractul în orice moment, prin scrisoare recomandată. Această dispoziţie nu se aplică în cazul în care lucrarea este oferită contractanţilor care au semnat contracte-cadru secundare, conform articolului I.16 din contract.
Bonurile de comandă individuale, emise conform termenilor contractului, sunt însoţite, după caz, de instrucţiuni suplimentare privind executarea şi/sau livrarea traducerii.
În cazul în care contractul principal este suspendat în conformitate cu articolele I.14 şi I.15 din contract sau în cazul în care contractantul principal refuză o lucrare sau în cazul în care contractantul nu este în măsură să accepte lucrarea din orice alt motiv, lucrările vor fi oferite contractanţilor care au semnat contracte-cadru secundare conform principiului stabilit la articolul I.16 din contract.

În cazul în care, din orice motiv, contractul principal este reziliat, autoritatea contractantă invită contractantul cu contractul-cadru secundar cel mai bine plasat să semneze un contract principal, în conformitate cu articolul I.17. În acest caz, contractul-cadru secundar corespunzător al aceluiaşi contractant este dezactivat.

1. 
   Termenele limită de livrare
   

La acceptarea comenzii, termenul limită devine obligatoriu din punct de vedere juridic. Contractantul îşi asumă responsabilitatea livrării la timp a lucrării, în formatul solicitat. Data şi ora până la care trebuie trimisă lucrarea finalizată sunt indicate în bonul de comandă. Termenul depinde de dimensiunea documentului şi de gradul de urgenţă. Cu o singură excepţie, prezentată mai jos, cel mai scurt termen pentru un contractant principal va fi de 48 de ore, cu excepţia sfârşitului de săptămână şi a zilelor libere oficiale ale instituţiilor/organismelor participante, în conformitate cu informaţiile furnizate de către autoritatea contractantă înainte de începutul anului calendaristic.

Pe durata perioadelor de vârf, definite ca fiind joia între orele 12.00 - 18.00 şi vinerea între orele 9.00 - 15.00 din săptămânile de presesiune ale Parlamentului European şi marţea între orele 8.00 - 12.00 din săptămânile de sesiune ale Parlamentului European, textele mai scurte pot fi încredinţate contractantului principal cu un termen limită de 24 de ore. Dimensiunea maximă a documentelor pentru textele cu acest termen limită mai scurt este de 15 pagini, iar volumul maxim total pentru perioada de sesiune (săptămâna de presesiune şi săptămâna de sesiune luate împreună) este de 70 de pagini. Pentru ca acest termen limită să fie aplicabil, acesta trebuie atribuit de către autoritatea de autorizare pe durata perioadelor de vârf, după cum este menţionat mai sus. Textele sursă care urmează a fi traduse cu un termen limită de 24 de ore vor fi în limba engleză sau franceză.
În cazul în care lucrarea menționată în bonul de comandă trebuie întreruptă sau în cazul în care intervine orice alt eveniment, inclusiv forța majoră, care poate împiedica executarea acesteia, contractantul trebuie să informeze autorităţile de autorizare fără întârziere. Părţile cad apoi de acord asupra măsurilor care trebuie luate (fără a aduce atingere articolelor II.16 şi II.18 din contract). În astfel de cazuri, autorităţile de autorizare își rezervă dreptul de a anula lucrarea, integral sau parțial, informând în scris contractantul cu privire la acest fapt. Contractantul nu are dreptul la plată pentru partea din lucrare care a fost anulată.
În cazul în care autorităţile de autorizare anulează lucrarea înaintea livrării acesteia de către contractant, acesta din urmă va avea două ore la dispoziție, începând cu momentul expedierii notificării, pentru a livra paginile deja traduse. Suma datorată va fi calculată pe baza lucrării deja executate şi livrate în termen de două ore.

2. 
   Perioada de aprobare
   

Autorităţile de autorizare dispun de un termen de 45 de zile calendaristice de la data primirii traducerii pentru a o aproba sau refuza. Autoritatea contractantă poate suspenda termenul de aprobare pentru a efectua controale suplimentare ale calităţii, în conformitate cu punctele 11.4, 11.5 şi 11.6 din caietul de sarcini.

În absenţa unui răspuns din partea autorităţilor de autorizare în termenul prevăzut, traducerea se consideră aprobată. Aprobarea traducerii nu implică recunoaşterea faptului că aceasta este completă sau fidelă.
În cazul în care plata are loc înainte de expirarea perioadei de aprobare stabilite la paragraful 1 din prezentul punct, aceasta este considerată drept plată în avans.

3. 
   Penalităţi pentru nerespectarea termenului limită
   

1. 
   În cazul în care contractantul nu îşi îndeplineşte sarcinile care i-au fost atribuite în termenul prevăzut în comandă, fără a aduce atingere răspunderii efective sau potenţiale în legătură cu prezentul contract sau dreptului autorităţii contractante de a rezilia contractul, contractantul trebuie să plătească autorităţilor de autorizare o penalitate de până la 10% din valoarea totală a lucrării. În cazul în care această constatare se repetă pe durata de valabilitate a contractului, penalitatea respectivă poate fi majorată până la 20% din valoarea totală a lucrării.
   

2. 
   Penalităţile sunt deduse din plăţile datorate contractantului, fără a aduce atingere vreunei acţiuni în instanţă în cazul în care sumele datorate sunt insuficiente.
   

3. 
   Penalităţile nu pot depăşi în niciun caz valoarea comenzii.
   

4. 
   Condiţii de calitate
   

Calitatea traducerii (inclusiv formatarea, marcajele de formatare şi setările) trebuie să fie astfel încât aceasta să nu mai necesite alte corecturi din partea autorităţilor de autorizare. Textul din limba ţintă ar trebui să se prezinte sub forma unui text tradus de un vorbitor nativ şi ar trebui să aplice registrul corespunzător.

Fiecare lucrare este realizată respectându-se pe deplin instrucţiunile specifice date şi va fi completă şi corectă.
În cazul în care o lucrare este livrată incompletă, contractantul este obligat, la cerere, să corecteze orice omisiuni. În cazul în care calitatea este considerată nesatisfăcătoare, autorităţile de autorizare îşi rezervă dreptul de a solicita contractantului să remedieze această situaţie, fără o remuneraţie suplimentară. Această sarcină va fi realizată într-un termen stabilit de autorităţile de autorizare.
Contractantului i se poate solicita să furnizeze o versiune finală a unei lucrări care include corecturi făcute de autorităţile de autorizare. Această sarcină va fi realizată în termenul stabilit de autorităţile de autorizare ţinând seama de volumul de muncă implicat şi nu va conduce la o plată suplimentară pentru acest serviciu.
Contractantul este responsabil să efectueze o verificare detaliată a întregii traduceri (inclusiv formatare, marcaje de formatare şi setări). Se pune un accent deosebit pe revizuirea traducerilor. Este important ca revizuirea unei lucrări să fie efectuată de către o altă persoană decât traducătorul şi în conformitate cu cele mai înalte standarde posibile.
Contractantul trebuie să acorde o atenţie specială şi să garanteze că toate referirile la documente deja publicate au fost verificate şi utilizate corect, că toate materialele de referinţă citate au fost consultate şi că terminologia este consecventă în întregul text.
Contractantul transmite autorităţii contractante numele traducătorului(ilor) și al(e) revizorului(ilor) responsabili de fiecare lucrare efectuată, precum și, la cerere, curricula vitæ detaliat ale persoanei(lor) respective.
La livrarea unei lucrări, contractantul va trimite numele traducătorului(ilor) şi al(e) revizorului(ilor) care au efectuat lucrarea. Autoritatea contractantă va aloca, în acest scop, un cod fiecărui traducător/revizor.

5. 
   Standardul European (BS EN 15038:2006)
   

EN 15038:2006 este primul standard european care stabileşte condiţiile impuse furnizorilor de servicii de traducere pentru asigurarea unor servicii de calitate. EN 15038:2006 specifică cerinţele impuse furnizorilor de servicii de traducere în ceea ce priveşte resursele umane şi tehnice, managementul calităţii şi al proiectului, cadrul contractual şi procedurile pentru furnizarea de servicii.

Standardul va fi aplicat de către instituţiile/organismele participante dacă acest standard european nu este în contradicţie cu dispoziţiile contractului-cadru sau cu documentele anexate acestuia.

6. 
   Penalităţi pentru calitate nesatisfăcătoare
   

1. 
   Autorităţile de autorizare îşi rezervă dreptul de a efectua un control al calităţii asupra tuturor lucrărilor furnizate de contractant. Fişa standard de evaluare utilizată este reprodusă în anexă (anexa 7 la prezentul caiet de sarcini) şi face parte integrantă din contract. Semnarea contractului de către contractant implică acceptarea acestui sistem de evaluare.
   

2. 
   În cazul în care autorităţile contractante consideră că sunt necesare controale de calitate suplimentare, acestea informează în scris contractantul cu privire la acest fapt în termenul de 45 de zile al perioadei de aprobare, definită la articolele I.5.3 şi I.5.4 din contract. Acest fapt atrage suspendarea perioadei de aprobare. Absenţa unei astfel de comunicări scrise constituie o acceptare tacită a lucrării.
   

3. 
   O lucrare care necesită controale de calitate suplimentare va fi supusă unei evaluări ulterioare. În cazul în care în urma evaluării ulterioare se stabileşte că lucrarea nu este satisfăcătoare din punct de vedere calitativ, autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul, fără a aduce atingere aplicării altor penalităţi contractuale, inclusiv dreptului de a rezilia contractul, de a nu plăti suma datorată pentru comanda sau pentru partea de comandă în cauză. Contractantul este obligat să plătească autorităţilor de autorizare penalităţi de până la 10% din valoarea totală a lucrării. În cazul în care această constatare se repetă pe durata de valabilitate a contractului, penalitatea respectivă poate fi majorată până la 20% din valoarea totală a lucrării. Autoritatea contractantă va aduce dovezi că lucrarea este de o calitate nesatisfăcătoare.
   

4. 
   Penalităţile sunt deduse din plăţile datorate contractantului, fără a aduce atingere vreunei acţiuni în instanţă în cazul în care sumele datorate sunt insuficiente.
   

5. 
   Penalităţile nu pot depăşi în niciun caz valoarea comenzii.
   

6. 
   În cazul în care autorităţile de autorizare suportă cheltuieli suplimentare, de exemplu cu revizuirea lingvistică sau tehnică sau cu retraducerea textului, ca urmare a nerespectării de către contractant a condițiilor de calitate stabilite în contract și în prezentul caiet de sarcini, în special cele referitoare la integralitate, ortografie și conformitatea cu regulile și standardele autorităţilor de autorizare în ceea ce privește forma de prezentare a documentului (inclusiv formatare, marcaje de formatare şi setări) și nomenclatura, autorităţile de autorizare își rezervă dreptul de a recupera aceste cheltuieli.
   

7. 
   În condiţiile menţionate la punctul 11.6.3 şi fără a aduce atingere eventualelor sancţiuni administrative şi financiare impuse de autoritatea contractantă în conformitate cu articolul II.18 din contract, în urma unei somaţii adresate contractantului prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, care a rămas parţial sau integral fără răspuns în termen de 15 zile calendaristice de la trimiterea scrisorii, autoritatea contractantă poate rezilia de drept contractul, cu efect imediat, prin simpla înştiinţare prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire şi fără despăgubirea contractantului.
   

7. 
   Formatul fişierului
   

Lucrările vor fi trimise contractantului în format electronic fie prin intermediul unui portal dedicat, fie prin e-mail, în funcţie de autoritatea de autorizare. Fişierele trebuie utilizate respectându-se integral instrucţiunile date de instituţia participantă/organismul participant, astfel încât să nu mai fie nevoie de o reformatare realizată de către serviciile acesteia. Lucrarea terminată va fi apoi transmisă autorităţii de autorizare în format electronic fie prin intermediul unui portal dedicat, fie prin e-mail (conform instrucţiunilor). Pot fi solicitate alte tipuri de fişiere electronice, în afară de formatele standard de tehnoredactare, foaie de calcul şi prezentare: html, xml etc.

Ofertanţii declară, prin semnarea anexei 3, că echipamentele de telecomunicaţii şi computerele pe care le deţin îndeplinesc cerinţele tehnice minime ale instituţiilor/organismelor participante. Nerespectarea acestor cerinţe tehnice minime va conduce automat la respingerea ofertei. Trebuie ştiut faptul că toate instituţiile/organismele participante utilizează în prezent MS Word ca program principal şi tratează, în paralel, anumite documente în format XML, dar acest lucru se poate schimba în perioada de valabilitate a contractelor. Contractanţii trebuie să se adapteze la orice astfel de evoluţii în termen de şase luni de la momentul în care schimbarea a fost anunţată.

8.