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CAJA DE HERRAMIENTAS 2: INTEGRACIÓN DE INSTITUCIONES EN SISTEMAS y redes DE INFORMACIÓN
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CAJA DE HERRAMIENTAS 2: INTEGRACIÓN DE INSTITUCIONES EN SISTEMAS y redes DE INFORMACIÓNINTRODUCCIÓNEl sistema de información es un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones. Un sistema de información puede integrar distintos centros o nodos de información, constituyendo una red de integración tecnológica, institucional y humana, facilitando así el acceso, intercambio y distribución de la información a los usuarios finales. Para conseguir esta integración se hace necesario desarrollar protocolos, es decir, acuerdos entre las instituciones, que asignan compromisos para contribuir a la mejora de los sistemas de información de la cuenca. El protocolo se hace efectivo en la medida en que las instituciones que decidan adoptarlo sigan un proceso organizado como el mencionado en esta caja de herramientas (CdH), o más riguroso. En otras palabras, esta caja de herramientas brinda un mínimo de criterios, recomendaciones y acuerdos que deben ser adaptados por las diferentes instituciones para lograr la integración deseada. Cabe indicar que estos acuerdos podrán ser complementados con otras disposiciones particulares para hacer más efectivo el proceso aquí descrito. Concretamente, la presente CdH, tiene como objetivo apoyar a las organizaciones del sistema de información en:
Para ello se propone seguir los pasos indicados en la Figura 2: Figura : Pautas para la integración de instituciones en sistemas de información (Fuente: elaboración propia, 2015) La caja de herramientas aborda los acuerdos organizacionales (Paso 1), los acuerdos de contenido (Paso 2), los acuerdos técnicos (Paso 3) y el último paso brinda una mirada general a través de la interoperabilidad entre sistemas en el último paso. El paso 1 tiene como objetivo mejorar la organización interna del sistema de información mediante el establecimiento de tres puntos clave:
Una vez haya establecido qué instituciones forman parte del sistema, qué funciones y qué roles desempeñan, es momento para dar el paso 2. Este consiste en planificar qué información se requiere generar, optimizando la inversión de recursos, evitando de manera drástica las duplicidades, alineando la generación de información con los planes y prioridades nacionales y locales en general, y en general, dando respuesta adecuada a las necesidades específicas de información considerando la coexistencia de varias instituciones a lo largo de varios años. Para lograr esta respuesta se requiere conocer la información que genera cada institución, las responsabilidades, competencias, y en base a ello, las necesidades de información. El paso 3 especifica y caracteriza las publicaciones que serán producidas por los integrantes del sistema de información. Para ello partimos de la premisa que “información sobre ACC en cuencas” es cualquier información escrita, visual, virtual o informática, magnética u otro medio, creado o por crearse, que dispongan las entidades públicas y privadas que brindan servicios públicos del ámbito jurisdiccional de la zona de interés. Para elaborar las publicaciones es necesario definir qué temáticas se van a abordar, el tipo de publicación a realizar, la frecuencia y el formato del intercambio. El último paso muestra los criterios a adoptar para conseguir la interoperabilidad entre los sistemas de información. Para ello es necesario seguir los pasos anteriores minuciosamente habiéndose proyectado a este objetivo; porque requiere el cumplimiento de una serie de acuerdos, además de los expuestos en los pasos anteriores, y la adopción de estándares comunes. Paso 1: Establezca la ORGANIZACIÓN de las instituciones en el SISTEMA DE INFORMACIÓNEste paso consiste en identificar las instituciones que conforman el sistema y aquellas que pueden ser potenciales miembros, estableciendo las funciones que debe desempeñar cada una para conseguir una adecuada organización. Asimismo, se identifican los roles que pueden desempeñar en el interior del SI.
En primer lugar es necesario identificar las instituciones miembros del SI, indicando si son públicas o privadas y su escala de intervención, el Recuadro 1 muestra la forma de sistematizarlo. Es importante, listar potenciales miembros a ser incorporados (ver ejemplos de Perú y de Colombia). Recuadro . Matriz de Identificación de las instituciones que conforman el SI Unido a esto, se deben establecer los espacios de coordinación, direccionamiento y organización para lograr una operación armónica. Esto es indispensable para la buena marcha del sistema. Por su carácter inter-institucional, los espacios de interacción, los procesos y demás decisiones deben existir de manera independiente a las decisiones de las autoridades estatales vigentes.
Fuente: Elaboración propia, 2015 Ejemplo : Instituciones integrantes del SIAR Arequipa y potenciales instituciones miembros
Fuente: Ordenanza Regional GORE Arequipa, 2013 Ejemplo : Instituciones integrantes del SIAR Piura y potenciales instituciones miembros
Fuente: Reglamento SIAR Piura, 2012 Ejemplo : Instituciones propuestas para el Sistema de Alertas Tempranas para el Eje Cafetero en Colombia
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