Préparer un dossier (enveloppe A4) par organe prélevé contenant les documents « anonymés » suivants
(Cf. « S:\COMMUN\Documentation, référentiels ABM, médias\REFERENTIELS ABM\Guide conditionnement organes 2007 »)
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Impression du dossier informatique « Cristal Donneur » de l'Agence de la Biomédecine
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Photocopie des sérologies + HLA
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Photocopie du groupe sanguin
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Fiches de renseignements spécifiques à chaque organe (imagerie…)
Cœur : rajouter l’ECG, le compte-rendu de coronarographie.
Poumons : rajouter la radio pulmonaire anonymée, +/- le compte-rendu de fibroscopie.
Pancréas pour extraction des îlots de Langerhans : même conditionnement que pour un pancréas organe et :
- 1 tube sec
- 6 tubes décoagulés (ACD ou héparine)
- rate et ganglions
- Documents pour la douane :
(Cf. « S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO\Gragil\Gragil Genève\GRAGIL-Douanes »)
- 1 tube sec
- 1 tube EDTA
- rate et ganglions
(Cf. « procédure : S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO\Gragil\Gragil Grenoble\ organisation prélèvement »)
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Communication au SRA en temps réel :
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Téléphonique
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Heure d’entrée au bloc
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Signaler clampage
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évènement particulier (brèche…)
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envoi du « bordereau reins ».
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Télécopie
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Le bordereau des reins est rempli dès la fin du bloc et est transmis par télécopie au SRA
(Cf. « S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO\CROP »)
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Personnel du Bloc opératoire
Infirmières : IBODE ASD
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Le tour de garde du personnel d’astreinte de bloc de prélèvement (pour le bloc de P) est mise en ligne sur le serveur Y (Serveur Y:\Astreinte greffe RP). Cette liste comprend le personnel IBODE et ASD, ainsi que les chirurgiens urologues d’HEH et du CHLS. Toute modification est notée dès que possible et, en dernière minute, est signalée par le cadre supérieur responsable des blocs d’HEH ou le cadre supérieur d’astreinte. La liste prévoit la présence de deux IBODE et d’un ASD.
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Hors HEH : personnel présent au bloc ou d’astreinte. L’organisation du bloc est anticipée avec le médecin réanimateur en charge du donneur.
Chirurgiens : sont appelés dans tous les cas par la coordination.
Les listes des chirurgiens préleveurs des HCL sont tenues à jour par la coordination.
Ces listes sont disponibles dans les deux classeurs d’astreinte (néphrologie adulte et pédiatrique, cœur, poumons).
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Urologues
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La liste des urologues et perfuseurs (machine à perfusion rénale) est mise en ligne sur le serveur Y (Serveur Y:\Astreinte greffe RP). Cette liste comprend les chirurgiens urologues d’HEH et du CHLS.
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L’équipe d’urologie de garde des HCL est celle qui se déplace sur ces différents sites, si prélèvement de reins, et qui effectue la suture de la paroi abdominale en fin d’intervention.
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Autres chirurgiens HCL : Les astreintes sont transmises à la coordination par mail sur l’adresse hcl.coordination-des-prelevements@chu-lyon.fr.
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Les listes d’astreinte chirurgicales thoraciques sont envoyées par mail à la coordination
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Le médecin qui accepte l’organe confirme le nom du chirurgien
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L’astreinte hépatique est gérée par la coordination de greffe hépatique qui nous transmet le nom des préleveurs, elle prévient la coordination de l’acceptation d’un foie.
Jour : 04 72 07 19 93 (37 19 93)
Garde : 07 86 49 49 53
En fonction de l’origine des équipes de prélèvement, prévoir éventuellement les transports en ambulance pour le retour.
Le matériel de prélèvement du bloc de P est géré par l’équipe de V bloc. En cas de manque d’IGL 1 la coordination peut se dépanner auprès de la pharmacie d’HEH, pavillon X, en heure ouvrable comme en garde. Le stock de la pharmacie est complété lors de toute commande.
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Examens complémentaires
Anatomopathologie Anatomopathologie heures ouvrables pour viabilité d'organes - Extemporanée de lésions suspectes Reins : biopsie à la demande du néphrologue selon le profil du donneur pour une évaluation de la qualité des organes. De préférence : Dr Mac Grégor (médecin anatomopathologiste d’HEH) Poste 31 02 49 Foie = pour lésion suspecte ou à la demande du chirurgien Pr Scoazec poste 31 07 50 Autres organes : site de référence Anatomopathologie en heures non ouvrables : -
Concerne l’analyse de toute lésion suspecte.
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Appeler la personne concernée sur la liste d’astreinte des HCL.
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Remplir un bon de demande d’examen.
(Cf. « S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO\Anapath\demande anapath »)
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Faire acheminer l’échantillon sur le site d’origine de l’anatomopathologiste (Cf. Liste d’astreinte dans les classeurs de garde de la coordination).
Biopsie de foie au bloc si donneur de foie hépatite B ou C positif -
Evaluation du degré de fibrose :
Sera évalué dès que possible lors de la qualification des organes. Une fibrose modérée peut être acceptée (Métavir < F2). Une biopsie extemporanée pourra être effectuée en cours de prélèvement
(Cf. protocole VHC - MTH – V2 du 29 mars 2012 – ABM)
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Conservation pour analyses ultérieures : biopsie de foie au trocart pour tissuthèque.
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L’échantillon est placé dans un micro tube (type azote liquide), spécifique fourni par le laboratoire de virologie.
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Stockage très provisoire dans de la glace admis pour le transport
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Congélation le plus rapidement possible dans de l’azote liquide ou de la carboglace à - 80°C.
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Acheminement dès que possible au laboratoire de virologie du Centre de Biologie Nord pour conservation en tissuthèque.
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Transport :
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Les jours ouvrables l’échantillon est transporté par le CARE dans de la carboglace fournie par la banque de cornées et déposé directement au CBN.
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En dehors des heures ouvrables l’échantillon est conservé dans la carboglace et stocké dans le congélateur à -80°C de la banque de cornées du pavillon I d’HEH. Il est ensuite acheminé par le CARE comme indiqué précédemment.
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Un bon de demande/traçabilité est disponible dans communs
(Cf. « S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO »).
Texte de référence : Arrêté du 19 septembre 2011.
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Conditionnement des organes/tissus
Le coordinateur doit s’assurer du bon conditionnement des organes.
Conditionnement des reins / pancréas
(Cf. « Guide de conditionnement des reins et du matériel biologique destiné aux contrôles immunologiques ganglions à l’usage des coordinations hospitalières de prélèvement, des équipes chirurgicales de prélèvement et de greffe de rein et des laboratoires d’histocompatibilité HLA ». Référentiel ABM )
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Les organes sont conditionnés dans des containers stériles différents qui sont identifiés par
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le n° CRISTAL,
-
le type d'organe
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la latéralité (droit-gauche) pour les reins
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Un tube de sang (EDTA) accompagne chaque organe
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daté
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identifié par le n° CRISTAL
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le lieu de prélèvement
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placé dans le port tube dédié.
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matériel pour cross match placé dans le Vital Pack du rein correspondant
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Conditionnement de ganglions dans un poudrier anonymé et identifié par numéro Cristal rempli de sérum physiologique
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Conditionnement de rate dans un poudriers anonymé et identifié par numéro Cristal rempli de sérum physiologique
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Les deux poudriers sont placés ensuite dans la boîte plastique Biotainer dédiée à cet effet
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Le tout est placé dans l’emballage carton de transport, Biotainer avec Identification de la boite par l’autocollant orange « ganglions-rate » de l’ABM. Coller l’étiquette sur la face « expéditeur-destinataire ».
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matériel pour cross match supplémentaire
Le CIAR (Cadre Infirmier Animateur de Réseau) de garde informe la coordination dès que possible du nombre de boites supplémentaires à préparer.
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Du matériel supplémentaire est gardé par la coordination pour d’autres cross match éventuels (rate et ganglions)
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ces boites peuvent partir seules par route, train ou avion.
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Chaque boite comprend en plus un double anonymé du groupe ABO et de groupe HLA du donneur placés à l’intérieur.
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Un fiche de traçabilité pour le transport SNCF est ajoutée si besoin sur l’extérieur de la boite
(Cf. P 13 Procédure transports 04 2012)
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Conditionnement dans Vital Pack :
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Sécurisation par un scellé fourni par l’ABM
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Feuille de traçabilité de transport comportant le numéro unique de son scellé est placée sur le vital pack dans la pochette prévue à cet effet
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Placer la feuille orange autocollante intitulée « élément du corps humain » après l’avoir lisiblement remplie (destination et heure de départ dès que connus) dans la pochette
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Si un rein est attribué aux HCL,
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Il sera déposé à P Greffe.
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L’infirmière du service est avertie du dépôt
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Le CIAR de garde est averti du dépôt
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Les reins/boite de matériel non destinés aux HCL
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Déposés à l’antenne EFS d’Herriot (Pavillon I sous-sol) selon la convention EFS-HCL de 2011. Ils font l’objet d’une traçabilité interne à l’EFS.
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Le départ des organes et/ou boite de matériel pour cross match est organisé par le PNRG et fait l’objet d’un fax de confirmation.
(Cf.« S:\COMMUN\Procédures\Transport\Procédure logistique HCL-EFS v1»)
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Pancréas pour îlots : voir conditionnement 13. « organisation du temps opératoire ».
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Les autres organes
Sont conditionnés selon les pratiques de chaque équipe.
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Maintien à 4°
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Protection de l’organe et emballages stériles en plusieurs couches successives
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L’étiquette orange « élément du corps humain » est apposée sur le conteneur choisi par les équipes.
Conditionnement des tissus : Pour chaque banque de tissus une enveloppe contient les documents anonymés suivants : -
1 photocopie des sérologies,
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1 fiche de prélèvement concernant chaque tissu "données concernant les donneur décédés destinées aux banques de tissus".
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1 compte rendu opératoire pour le prélèvement de peau.
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1 fiche tissus Agence de la Biomédecine "fiche opérationnelle de prélèvement de tissus sur donneur décédé" (4 pages)
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Pour la banque EFS 1 enveloppe pour : peau, os, valves cardiaques, et artères
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Pour la banque de tissus : 1 enveloppes pour les cornées
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Pour BIOPROTEC : 1 enveloppe pour les veines
L’ensemble de documents pour les tissus se trouve dans le répertoire :
(Cf. « S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\TISSUS»)
Cf. procédure prélèvement de tissus (« T:\coordination BTC\procédures en vigueur »)
Cf. procédure prélèvements des veines (« S:\COMMUN\Procédures\Veines »)
Conservation des organes/tissus :
Afin d’empêcher ou de retarder la détérioration biologique ou physique des organes depuis leur obtention jusqu’à leur transplantation; -
Gestion pas l’anesthésiste réanimateur au bloc opératoire : les patients décédés bénéficient d’une oxygénation et d’un maintien de l’hémodynamique optimale jusqu’au clampage aortique
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Dès le clampage aortique les organes sont refroidis le plus rapidement possible avec de la glace stérile, une perfusion de liquide de conservation froid est immédiatement débutée (au HCL utilisation d’IGL)
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L’organe explanté est rapidement mis dans des container adaptés, choisis par les équipes chirurgicales, emballé dans des « poches à grêles » stériles puis délicatement posé sur un lit de glace pour le transport
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Le transport est organisé par la coordination du lieu d’activité habituel des chirurgiens, le plus rapidement possible afin de limiter la durée de l’ischémie
Conditionnement physique des tissus : voir procédure P 01 T:\COORDINATION BTC\PROCEDURES EN VIGUEUR\PR P 01-03 prélèvement de tissus du 22-09-10
Installation des reins sur machine à perfuser
La décision de mise sous machine est de la responsabilité du néphrologue et de l’urologue.
Le geste est effectué par un chirurgien d’astreinte dont le nom apparaît sur la liste d’astreinte du pavillon V urologie. La technique est assurée par l’équipe du bloc de V.
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Restitution et identification du corps
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En fin de prélèvement, vérifier que la fermeture du corps soit complète, hermétique et esthétique (fil à suture).
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Procéder à la toilette mortuaire avec le personnel du bloc opératoire en prenant soin de recouvrir toute cicatrice sous un pansement.
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Si prélèvement de peau, appliquer de la poudre d’alun sur les différentes zones de prélèvement.
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Fixer au poignet un bracelet d’identité avec l’étiquette informatique identifiant le défunt.
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Installer le corps dans une housse mortuaire (la nuit uniquement).
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Le coordinateur ou l’équipe de V fermera le bloc après le départ du corps pour le funérarium.
Pour HERRIOT :
- Le prélèvement a lieu entre 7 et 17 H
Prévenir le service funéraire si (week-end et jours fériés compris).
- En dehors de ces horaires appeler le Service Médical d’Accueil pour le transport du corps au funérarium. 31.60.80
Pour les autres sites :
Voir avec le personnel du bloc opératoire la procédure propre à chaque établissement
-
Le lendemain du prélèvement
Accueil de la famille
Si la famille a souhaité être accompagnée, le coordinateur l’accueille au bureau des décès ou au funérarium.
Avant toute présentation du corps du défunt à la famille, le coordinateur vérifie l’état de celui-ci.
Il procède, au besoin, au changement de pansements couvrant les cicatrices si ces derniers sont souillés.
Avant de quitter la famille, le coordinateur rappelle
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que la Coordination Hospitalière reste à sa disposition pour toutes demandes inhérentes au prélèvement (administratif, etc.) pouvant se présenter à la suite du décès.
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Qu’il est possible de demander des nouvelles des receveurs aussi souvent que la famille le désire.
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Lui donner à nouveau le numéro de la coordination
Ne pas oublier de rendre les vêtements et/ou autre effets personnels du défunt s’il y en a.
Remplir la fiche « Demande d’exonération de frais » et la faxer aux interlocuteurs concernés. Cette fiche précise les exonérations de frais concernant chaque PMOT
(Cf. S:\COMMUN\SYSTEME QUALITE\PMOT C\EN PMOT 02 Demande d'exonération de frais C)
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Vigilance et qualité
Biovigilance du donneur :
-
Dans les jours qui suivent le prélèvement, le coordinateur(trice) en charge du PMO, s’assurera de vérifier si tous les examens demandés ont bien été récupérés.
Sinon, il fera le nécessaire pour les recevoir.
Sont attendus :
-
résultats bactériologiques
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diagnostic génomique viral
-
fiche receveur de l’agence de biomédecine
-
fiche de traçabilité
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compte-rendus médicaux
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Transmission faxée à l’Agence de la biomédecine des résultats virologiques et bactériologiques
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Transmission aux banques de tissu concernées des résultats virologiques et bactériologiques
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Archivage du dossier donneur.
En cas d’événements indésirables ou posant questions :
Système de notification des évènements indésirables graves art 11 directive 2010/45/UE du parlement européen et du conseil
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Débriefing systématique de l’équipe paramédicale et médicale après chaque PMO, l’équipe de coordination reprend en équipe l’ensemble de la démarche afin de viser les difficultés rencontrées et d’améliorer la qualité de son travail.
-
Signalement à l’agence de biomédecine de tout dysfonctionnement qui a pu survenir au cours de la procédure
-
Nouvelles au service proposant le donneur
Chaque prélèvement fait l’objet de nouvelles transmises au service d’origine.
Elles concernent le déroulement du PMOT : nouvelles précoces par téléphone ou mail.
Puis, dès réception des nouvelles systématiques à 10 jours transmises par l’ABM, le coordinateur en charge du dossier écrit au médecin responsable du donneur, à l’équipe de réanimation, à l’équipe de bloc si le prélèvement à lieu en dehors du bloc de P.
Les nouvelles transmises par l’agence sont archivées dans le dossier donneur de la coordination.
-
Nouvelles des receveurs
Les proches du donneur ont le droit de connaître les organes et tissus prélevés et de demander des nouvelles des receveurs ayant bénéficié des organes.
La demande de nouvelles fait l’objet de l’envoi d’un fax au secrétariat du SRA 3 et/ou d’une recherche sur le serveur www .sipg.sante.fr// « Infoservice ».
Les proches sont invités à rappeler la coordination quelques jours après cette demande. Les nouvelles données sont archivées dans le dossier donneur.
-
Archivage du dossier donneur
Le dossier du donneur est sous la responsabilité du/des coordinateur(s) ayant assuré la prise en charge du donneur.
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Chaque dossier fait l’objet d’une inscription en informatique
(Cf . « Commun » / « Activité PMOT de la CH + année ».).
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Un dossier papier est archivé
-
placé dans l’armoire de la régulation pour l’année en cours,
-
aux archives de la coordination pour les autres années.
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Le dossier est mis à jour régulièrement lors de réception de résultats d’examens et/ou autres documents (CROP, prise en charge de frais, nouvelles données et reçues…), un système d’alerte à 3 semaines est en cours de mise en place
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Chaque dossier comprend un listing des documents archivés (S:\COMMUN\SYSTEME QUALITE\PMOT C\ EN PMOT 05 Listing dossier PMOT page de garde C)
Voir les documents en cours d’utilisation dans le « kit PMO » informatisé :
(S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO)
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Chemin informatique « PMOT »
Documents divers PMOT : S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS
Kit PMOT : S:\COMMUN\KITS PRELEVEMENT ORGANES TISSUS\KIT PMO
Référentiels de l’ABM : S:\COMMUN\Documentation référentiels ABM Médias\Référentiels ABM
Procédures de la coordination : S:\COMMUN\Procédures
Cadre légal :
S:\COMMUN\Procédures\Corpus réglementaire et/ou http://www.juridique- biomedecine.fr/
GED HCL: http://ged.chu-lyon.fr/silverpeas/admin/jsp/mainFrameIntranetHCL.jsp
P 01 PMOT Hospices Civils de Lyon
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