Raport anual de activitate

I.2. INFRASTRUCTURA ŞI CAPACITATEA INSTITUŢIONALĂ A INSTANŢEI

Referitor la condiţiile materiale ale desfăşurării activităţii Judecătoriei Sectorului 4 Bucureşti în anul 2015, instanţa a funcţionat şi în acest an în clădirea situată în Bucureşti, str. Gheorghe Danielopol nr. 2 - 4, sector 4, spaţiu ocupat împreună cu Judecătoria Sectorului 1 Bucureşti şi care devenit neîncăpător, în condiţiile majorării schemei de personal, dar şi în raport de intrarea în vigoare la data de 15.02.2013 a Noului Cod de procedură civilă şi a Noului Cod penal şi a Noului Cod de procedură penală, la data de 01.02.2014.

Judecătoria Sectorului 4 Bucureşti a avut la dispoziţie un număr de 4 săli de şedinţă, trei destinate şedinţelor civile şi una şedinţelor penale, în care, în cursul anului 2015, au funcţionat 36 de complete de judecată, 29 specializate în judecarea cauzelor civile şi 7 complete de judecată specializate în judecarea cauzelor penale, la care se adaugă completele specializate în soluţionarea propunerilor de luare a măsurilor preventive şi cele de învestire cu formulă executorie/încuviinţare a executării silite.

Datorită spaţiului insuficient, au fost situaţii în care şedinţe civile s-au desfăşurat în camera de consiliu a instanţei, după cum şedinţe privind propuneri de luare a măsurilor preventive s-au desfăşurat în birourile grefierilor de şedinţă din Secţia penală.

Pentru desfăşurarea activităţii de către judecătorii instanţei există 8 birouri, care, deşi în suprafaţă destul de redusă, sunt ocupate de 4 sau chiar 5 judecători. La acestea se adaugă biroul ocupat de preşedinţii Secţiilor civilă şi penală, biroul preşedintelui instanţei şi cel al vicepreşedintelui.

Pentru desfăşurarea activităţii personalului auxiliar există 7 birouri de grefieri de şedinţă, un birou pentru Serviciul Registratură, un birou pentru compartimentul Executări Penale, un birou pentru compartimentul Executări civile şi Persoane juridice, un birou pentru Biroul de Informare şi Relaţii cu Publicul, în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea şi grefierul desemnat cu expedierea citaţiilor, a comunicărilor şi a altor acte de procedură, un birou pentru grefierul-şef al instanţei, un birou pentru grefierii-şefi de secţie, un birou pentru aprozi şi agenţi procedurali şi patru încăperi destinate arhivei.

În ce priveşte birourile grefierilor de şedinţă, există inconvenientul că 5 dintre acestea sunt situate la mezaninul clădirii, ce găzduieşte instanţa, unde lumina naturală este insuficientă desfăşurării activităţii acestora, care constă în cea mai mare parte în muncă la calculator.

În plus, toate birourile grefierilor de şedinţă sunt ocupate de 4 - 6 grefieri, spaţiul existent dovedindu-se insuficient faţă de numărul acestora şi de necesitatea păstrării temporare de către fiecare grefier a dosarelor aflate în lucru, în număr mare, mai ales în materie civilă, unde, dosarelor din şedinţa de judecată, li se adaugă cele aflate în procedura prealabilă conform Noului Cod de procedură civilă.

În ciuda lipsei de spaţiu de care s-a făcut vorbire mai sus, colectivul Judecătoriei Sectorului 4 Bucureşti la nivelul anului 2015 a fost extrem de eficient, rezultatele obţinute fiind foarte bune.

În condiţiile în care, conform Noului Cod de procedură civilă, cercetarea judecătorească se va desfăşura în camera de consiliu şi numai dezbaterile în şedinţă publică, se impune suplimentarea numărului de săli de şedinţă.

De asemenea, intrarea în vigoare la data de 01.02.2014 a dispoziţiilor din Noul Cod penal şi Noul Cod de procedură penală solicită nu numai săli de judecată suplimentare, ci, în raport de mărirea schemei de personal a instanţei, implică şi alocarea de birouri suplimentare pentru ca desfăşurarea activității instanţei să se realizeze în condiţii de normalitate.

Astfel, majorarea numărului de judecători a fost necesară având în vedere noile competenţe stabilite în sarcina judecătorului de drepturi şi libertăţi, numărul de cereri date în competenţa acestuia în faza de urmărire penală fiind cu mult mai mare decât numărul de cereri care erau soluţionate sub imperiul vechiului Cod în această fază procesuală. Uzual, sub imperiul vechiului Cod se întâlneau în această fază 3-4 tipuri de cereri, în timp ce în sub imperiul noului Cod numărul acestor cereri este de peste 20.

Pe de altă parte, în ceea ce priveşte competenţa judecătorului de cameră preliminară, aceasta a fost lărgită cu noi tipuri de cauze, iar incompatibilitatea stabilită pentru judecătorul de drepturi şi libertăţi care a soluţionat o cerere pe parcursul urmăririi penale, în soluţionarea fondului cauzei, poate genera probleme în repartizarea aleatorie a cauzelor prin jocul incompatibilităţilor care impun excluderea din repartizare a completurilor prezidate de aceşti judecători.

De asemenea, în ceea ce priveşte faza de executare a pedepselor, se poate observa că Legea nr. 253/2013 şi Legea nr. 254/2013, privind executarea pedepselor privative şi neprivative de libertate, aduc în activitatea instanţelor tipuri noi de cauze (peste 40 obiecte noi care nu au existat până în prezent), ceea ce impune desemnarea a unu sau doi judecători cu activitate exclusivă în această etapă procesuală.

Sub acest aspect se impune a se avea în vedere şi faptul că deşi activitatea judecătorului delegat la Penitenciarul Jilava şi la Spitalul Penitenciar Jilava a cunoscut o uşoară diminuare în cursul anului 2015, totuşi volumul de activitate al acestuia este extrem de mare, iar noile competenţe aduse de Legea nr. 254/2013 şi modificările aduse de Legea nr. 300/2013 privind Legea nr. 302/2004 vor genera o creştere în continuare a numărului de cauze.

Precizăm că în prezent la Secţia Penală funcţionează un număr de 7 judecători, care prezidează 7 complete de judecată, iar un judecător este desemnat delegat pentru supravegherea executării pedepselor privative de libertate în ceea ce priveşte persoanele aflate în stare de detenţie în Penitenciarul Jilava şi Spitalul Penitenciar Jilava.

Având în vedere noile atribuţii extinse ale judecătorului de drepturi şi libertăţi, apreciem că este necesară alocarea unei săli separate pentru desfăşurarea acestor şedinţe, tipul acesta de cauze fiind imprevizibil şi necesar a se soluţiona de urgenţă în cele mai multe cazuri, ceea ce determină alocarea unei săli separate pentru desfăşurarea activităţii care s-ar putea suprapune cu şedinţele normale de judecată deja programate.

Precizăm că sub imperiul vechiului Cod de procedură penală, un număr mai mic de cauze în faza de urmărire penală se desfăşurau în prezenţa părţilor, astfel încât activitatea se desfăşura în şedinţă secretă, în camera de consiliu a instanţei, sau nu necesitau o sală de judecată pentru luarea unor măsuri, însă Noul Cod de procedură penală reglementează mai multe instituţii (cauze) în care este necesară citarea părţilor, ceea ce necesită alocarea unei săli de şedinţă.

În prezent Secţia Penală dispune de 1 birou pentru judecători, 2 birouri ale grefierilor de şedinţă şi o cameră pentru Biroul Executări Penale.

Având în vedere creşterea volumului de activitate, apreciem că s-ar impune alocarea a două noi încăperi destinate activităţii Secţiei Penale, dat fiind faptul că în prezent în fiecare birou îşi desfăşoară activitatea un număr de 4 persoane, spaţiul util fiind de aproximativ 10-12 mp, evident aceste birouri fiind supraaglomerate.

În ceea ce priveşte arhiva, în prezent nu există o arhivă separată a Secţiei Penale, dosarele penale fiind gestionate de un grefier arhivar care are atribuţii privind asigurarea consultării dosarelor de către public, dar şi ataşarea actelor şi a comunicărilor la dosar. Întrucât se estimează o creştere a numărului de cauze, astfel cum s-a arătat mai sus, apreciem ca fiind utilă majorarea numărului de grefieri arhivari cu un post.

În prezent, Secţia Penală dispune de 2 linii telefonice directe, din care una la grefierul-şef de Secţie Penală şi o linie telefonică directă la Biroul Executări Penale, care funcţionează şi ca fax.

Toate birourile instanţei sunt echipate cu tehnică de calcul, calculatoare şi imprimante şi unele dintre ele şi cu aer condiţionat. Întrucât în timpul verii, birourile se supraîncălzesc, activitatea în aceste condiţii fiind greu de desfăşurat, unii dintre judecători au optat pentru achiziţionarea pe cont propriu de aparate de aer condiţionat.

Dotarea cu aparate de aer condiţionat nu lipseşte în nici una din cele 4 săli de şedinţă ale instanţei.

Întrucât, conform Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 23/2012, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 303/2004 privind statutul judecătorilor şi procurorilor, pentru modificarea art. 54 din Legea nr. 317/2004 privind Consiliul Superior al Magistraturii, precum şi pentru prorogarea termenului prevăzut la art. III din titlul XVI al Legii nr. 247/2005 privind reforma în domeniul proprietăţii şi justiţiei, precum şi unele măsuri adiacente, începând cu data de 01.07.2013 se înregistrează şi şedinţele de judecată civile, sălile de judecată destinate desfăşurării acestor şedinţe au fost echipate cu aparatură de înregistrare audio, iar personalul instanţei instruit pentru utilizarea acesteia.

În colaborare cu Tribunalul Bucureşti, în calitate de ordonator de credite, s-a asigurat permanent aprovizionarea instanţei cu materialele necesare desfăşurării activităţii acesteia, respectiv tonere, papetărie, hârtie xerox, coperte de dosare şi alte materiale utile.

În cursul anului 2014, instanţa a fost dotată cu 4 calculatoare destinate transcrierii şedinţelor de judecată şi foarte important cu 64 de calculatoare destinate personalului instanţei (staţii de lucru), extrem de aşteptate în condiţiile în care, schema de personal mărindu-se, nu existau calculatoare suficiente pentru tot personalul, iar calculatoarele existente, fiind dotate cu procesoare vechi şi cu capacitate de stocare mică, nu mai corespundeau necesităţilor actuale ale instanţei.

Se impune a fi menţionat faptul că, în prezent instanţa se confruntă cu probleme grave în ceea ce priveşte tipărirea actelor emise de instanţă, datorită faptului că imprimantele aflate în dotare sunt depăşite tehnic, fiind imposibilă repararea acestora, fapt ce afectează activitatea instanţei.

Aşa cum s-a arătat mai sus, Serviciul Arhivă al instanţei beneficiază în clădirea din str. Gheorghe Danielopol de patru încăperi principale, dintre care două camere la mezaninul clădirii destinate arhivei curente, o cameră la mezaninul clădirii destinată păstrării sentenţierelor, a mapelor de hotărâri provenind din dosarele defrişate şi a registrelor instanţei şi o cameră la parterul clădirii destinată conservării dosarelor soluţionate.

Având în vedere numărul mare de dosare înregistrate pe rolul instanţei în ultimii ani, 197.269 dosare doar în perioada 2009 - 2015, această ultimă cameră nu are capacitatea de a stoca decât dosarele din perioada 2012 (parţial) - la zi.

O altă parte a dosarelor soluţionate se află într-o încăpere pusă la dispoziţia instanţei de Curtea de Apel Bucureşti, unde sunt arhivate dosarele din anii 2010 şi 2011 (parţial) şi 2012.

De asemenea, în clădirea anexă sediului instanţei (fosta contabilitate) sunt depozitate în două camere dosarele soluţionate aferente anului 2011 parțial, însă datorită lipsei de spaţiu cea mai mare parte a arhivei se află în comuna Tunari, judeţul Ilfov, în cadrul depozitelor asigurate de U.M. 02384, unde există depozitate în 3 încăperi, în condiţii destul de precare, dosarele arhivate pentru perioada 1965-2009, aproximativ 1.600 ml.

Numărul cererilor care privesc dosare înregistrate anterior anului 2010 este de aproximativ 100 dosare/săptămână, acest lucru îngreunând desfăşurarea programului de lucru cu publicul, grefierii-arhivari fiind nevoiţi să se deplaseze în comuna Tunari cel puţin o dată pe săptămână pentru a asigura selecţia şi transportul la sediul instanţei a dosarelor cu privire la care s-au formulat cereri de consultare, de eliberare de acte sau de copii, de legalizare, etc.

În mod separat, sunt ţinute arhiva dosarelor privind persoane juridice, păstrată în cadrul compartimentului Persoane Juridice, într-o cameră aflată la parterul clădirii judecătoriei, arhiva dosarelor de încuviinţare a executării silite, păstrată în cadrul compartimentului Executări Civile, într-o cameră comună cu serviciul menţionat anterior, în fişete închise aflate în sediul instanţei, la acestea se adaugă şi arhiva dosarelor a căror judecată a fost suspendată, păstrată în fişete aflate la etajul 1 al clădirii instanţei.

Pe lângă faptul că spaţiul destinat arhivei este, aşa cum se poate observa, foarte disipat, acesta se dovedeşte în continuare insuficient pentru conservarea dosarelor, înregistrate pe rolul instanţei în continuare într-un număr foarte mare, impunând găsirea unor soluţii rapide pentru procurarea de noi spaţii de depozitare.

Pentru a veni în sprijinul instanţelor, prin proiectul demarat în colaborare cu S.C. Archivit S.R.L., în anul 2014, Tribunalul Bucureşti a început procedura de externalizare a arhivei instanţelor judecătoreşti din Bucureşti.

Conform acestei proceduri, S.C. Archivit S.R.L. preia spre păstrare dosare ale instanţelor judecătoreşti, depozitate în cutii pregătite, sigilate şi contorizate de acestea, punându-le la dispoziţia instanţelor ori de câte ori sunt solicitate de acestea.

Judecătoria Sectorului 4 Bucureşti s-a raliat soluţiei găsite de Tribunalul Bucureşti şi a predat în anul 2014 către S.C. Archivit S.R.L. dosare având ca obiect societăţi comerciale, datând din anii 1991-1997 şi toate dosarele înregistrate între anii 1995 – 2000, în cutii sigilate, cu cod de bare şi cu opis de dosare.

În aceeaşi manieră s-au predat şi dosare de încuviinţare a executării silite, respectiv circa 11.110 dosare din anul 2010, circa 5.300 de dosare din anul 2011 şi circa 15.000 de dosare din anul 2012.

De asemenea, în cursul anului 2015 au fost predate un număr de 322 de cutii, aproximativ 10.000 dosare sau alte lucrări.

Întrucât dosarele din anii recenţi sunt solicitate foarte des de către părţi, acestea nu pot fi predate către S.C. Archivit S.R.L., dat fiind că această societate nu are acces la interiorul cutiilor în care sunt păstrate dosarele, astfel că atunci când este solicitat un dosar, se înaintează instanţei întreaga cutie în care acesta se află. Or, dacă s-ar preda dosare din anii recenţi, ar însemna ca, în urma solicitărilor părţilor, arhiva instanţei, şi aşa foarte aglomerată, să se supraaglomereze prin aducerea cutiilor cu dosare.

În paralel, Judecătoria sectorului 4 Bucureşti a continuat, prin intermediul personalului de la arhiva instanţei, activitatea de selecţie a dosarelor al căror termen de păstrare a expirat, în vederea predării acestora către Arhivele Naţionale.

Astfel, în prezent, procedura de selecţie vizează dosarele din anul 1994, fiind defrişate un număr de 7.000 de dosare din aproximativ 10.000 câte s-au înregistrat în acel an.

Pentru a asigura buna desfăşurare a activităţii instanţei şi eficientizarea acesteia, propunerile Judecătoriei Sectorului 4 Bucureşti cu privire la dotările materiale minimale pentru perioada imediat următoare se referă la: dotarea compartimentului arhivă cu cel puţin două camere de dimensiuni mari (peste 50 mp. fiecare) pentru a avea posibilitatea unificării arhivelor instanţei în acelaşi sediu sau achiziţionarea de echipamente care să permită utilizarea la maxim a spaţiului existent, dotarea cu scanere manuale pentru grefierii de şedinţă şi având în vedere temperaturile foarte ridicate din ultimii ani, este absolut necesar ca fiecare birou să fie dotat cu aparat de aer condiţionat.

În ce priveşte compartimentul Registratură, acesta beneficiază de o singură încăpere, la parterul clădirii, unde au funcţionat în anul 2015 un număr de 3 grefieri, al patrulea grefier registrator, însărcinat cu eliberarea de certificate de grefă şi cu legalizarea hotărârilor judecătoreşti, desfăşurându-şi activitatea în arhiva dosarelor soluţionate aflată tot la parterul clădirii.

De asemenea, se impune dotarea clădirii cu un grup generator propriu sau, dacă acesta există, se impune repunerea sa în funcţiune cu prioritate, întrucât pe parcursul anilor anteriori au existat situaţii de cădere a reţelei de furnizare a energiei electrice, situaţie ce ar elimina întreruperea activităţii instanţei şi pierderea de documente şi de înregistrări ale şedinţelor de judecată.

În acest sens, un pas înainte a fost realizat prin dotarea instanţei cu generatoare tip UPS, echipamente concepute pentru a proteja calculatoarele, echipamentele de telecomunicaţii sau alte echipamente electrice atunci când o eventuală cădere de tensiune s-ar putea produce.

Cu toate acestea, problema nu este rezolvată în întregime, echipamentele permiţând doar pentru un timp limitat funcţionarea în continuare a staţiilor de lucru şi a serverelor, timpul mediu de funcţionare fiind sub o oră şi făcând posibilă doar salvarea datelor.

Totodată, considerăm că se impune montarea unui generator de curent alternativ (grup electrogen pe motorină), care să ofere alimentare 220V c.a. pe un circuit electric separat pentru camera tehnică, în cazul întreruperii de tensiune electrică de la furnizorul extern, precum şi redimensionarea instalaţiei electrice a clădirii pentru a furniza suficientă energie electrică în condiţiile creşterii în ultimii 3 ani a numărului de echipamente IT.

Având în vedere dispoziţiile legale privind paza contra incendiilor, se impune achiziţionarea unui stingător pentru fiecare încăpere din cadrul instanţei, precum şi dotarea suplimentară la nivelul instanţei cu panouri P.S.I, utilate cu aparatura necesară.

De asemenea, apreciem că este necesară achiziţionarea de fişete metalice cu casă de valori pentru securizarea documentelor clasificate, a corpurilor delicte, a dosarelor de interceptări, a recipiselor de consemnare, precum şi a tuturor documentelor ce nu sunt destinate publicităţii şi achiziţionarea de birouri şi scaune pentru înlocuirea mobilierului uzat.

Din perspectiva asigurării pazei imobilului, considerăm necesare: extensia sistemului de alarmă (de prezenţă şi de fum) existent pentru a cuprinde ambele camere tehnice (212-213), în prezent sistemul de alarmă fiind prevăzut doar pentru camera 213, precum şi pentru celelalte încăperi, în special pentru spaţiul destinat arhivei; montarea unui sistem de stingere incendii cu gaz în camera tehnică; dotarea cu aparate de distrus documente, pentru ciornele unor înscrisuri confidenţiale emise de către instanţă.