Raportul auditului performanței

3.2. Cheltuielile întreprinderii au fost efectuate eficient și bazate pe necesitățile evidente ale acesteia?

În cadrul întreprinderii nu a fost efectuată planificarea adecvată a necesităților în corelare cu nivelul cheltuielilor implicate, ceea ce nu a contribuit la obținerea echilibrului financiar și a unei performanțe economice pozitive. Cele relatate, sunt consecințe ale unor acțiuni ineficiente de gestionare a fondurilor publice deținute.

3.2.1. Contractarea creditelor bancare de către întreprindere nu a contribuit la obținerea unui rezultat pozitiv, bazat pe o eficiență economică.

Î.S. ,,CFM” a înregistrat în perioada auditată rezultate negative, acumulând datorii de mai mult timp, inclusiv din cauza neachitării creditelor interne şi externe contractate, ceea ce afectează independența sa financiară și transformă întreprinderea în una consumatoare de capital propriu.

În perioada 2015-2016, întreprinderea a efectuat 3 operațiuni de creditare, în sumă de 6,0 mil.euro și 30,0 mil.lei, în scopul finanțării activității operaționale curente și majorării capitalului circulant. Dobânzile aferente creditelor angajate²⁵ în perioada 2015-2016 au constituit suma totală de 47,3 mil.lei, înregistrând o creștere cu 6,9% față de anul precedent, iar pentru gestionarea mijloacelor în valută străină, întreprinderea a suportat cheltuieli din diferența de curs valutar în sumă totală de 28,2 mil.lei, date ce se prezintă în Figura nr.3.1.

Figura nr.3.1.

(mil.lei)

Sursă: Documente aferente creditelor contractate de către Î.S. ,,CFM” în perioada 2015-2016.

Se relevă că împrumuturile contractate au fost utilizate în felul următor: 78,0 mil.lei – pentru plata salariilor angajaților, și 6,1 mil.lei – pentru achitarea serviciilor comunale, ceea ce denotă insuficiența mijloacelor financiare proprii și afectează semnificativ activitatea economico-financiară, în contextul în care întreprinderea, pe parcursul mai multor ani, a înregistrat pierderi nete. Deși coeficientul de atragere a surselor împrumutate în anul 2016 s-a redus la 0,19 puncte în comparație cu anul precedent și reflectă micșorarea nivelului de îndatorare a acesteia, întreprinderea rămâne consumatoare de capital propriu.

3.2.2. În procesul de realizare a achizițiilor, întreprinderea nu a asigurat respectarea principiilor aferente domeniului dat, precum și corelarea necesităților cu stocurile existente.

Modul de efectuare a achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii pentru întreprinderile de stat este prevăzut doar în cadrul legal aferent acestora²⁶, care stabilește că Consiliul de administrație ia decizii privind asigurarea transparenței procedurilor de achiziție a bunurilor, lucrărilor și serviciilor destinate atât acoperirii necesităților, cât și asigurării bazei tehnico-materiale și formării programului de producție al întreprinderii.

În cadrul întreprinderii auditate, procedurile de achiziții se desfășoară conform Regulamentului aprobat în anul 2011²⁷, care însă nu reglementează: etapele procesului de planificare; responsabilitatea managerială a persoanelor implicate în proces; riscurile ce pot influența eficiența și eficacitatea eventualelor achiziții; măsurile de ameliorare a riscurilor identificate; precum și evaluarea necesităților identificate. Pentru implementarea unui mecanism eficient de efectuare a achizițiilor, în anul 2017 au fost elaborate ,,Normele Procedurale Interne de Achiziții”, cu suportul unui expert angajat în cadrul proiectului finanțat de BERD.

În anii 2015-2016, întreprinderea a efectuat 594 de procurări, în valoare totală de circa 731,6 mil.lei, dintre care la 374 (63%) de contracte a fost aplicată procedura dintr-o singură sursă. În baza tranzacțiilor specificate, au fost achiziționate următoarele tipuri de bunuri și servicii, care se prezintă în Figura nr.3.2.

Figura nr.3.2.

Informație cu privire la tipul achizițiilor efectuate de către

Î.S. ,,CFM” în perioada 2015-2016

(mil.lei)

Sursă: Informație generalizată de către echipa de audit în baza contractelor de achiziție pentru anii 2015-2016.

Analiza achizițiilor efectuate sub aspect structural relevă că, în perioada de referință, ponderea predominantă de 51,3% se atribuie procurării de motorină, fiind urmată cu 12,3% de piesele de schimb pentru vagoane și locomotive.

Lipsa reglementărilor normative precum și a verificărilor asupra modului de desfășurare a achizițiilor în perioada supusă auditării relevă următoarele deficiențe în procesul desfășurării acestora:

• 
  neasigurarea publicării integrale pe site-ul întreprinderii a planurilor anuale de achiziții, precum și lipsa unor cerințe concrete privind informațiile care trebuie publicate la atribuirea contractului;
  
• 
  efectuarea procurărilor în valoare totală de 56,8 mil.lei de la 9 agenți economici în lipsa relațiilor contractuale;
  
• 
  nepublicarea anunțului de intenție potrivit Regulamentului intern privind achiziția bunurilor, serviciilor sau lucrărilor cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea perioadei de recepționare a ofertelor (fiind identificată publicarea acestora cu 6, 5, 3 zile și chiar cu o zi înainte de expirarea termenului dat);
  
• 
  nepublicarea de către întreprindere a informației privind agentul economic declarat câștigător, valoarea și durata contractului;
  
• 
  nespecificarea expresă în procesele-verbale ale ședințelor grupului de lucru a procedurii de achiziție aplicată la alegerea ofertantului;
  
• 
  neefectuarea unor noi proceduri de achiziție precum și netransparența acestora au condus la contractarea ofertelor neavantajoase din punct de vedere economic, prin încheierea acordurilor adiționale sau prelungirea termenelor de valabilitate a contractelor. Ca exemplu, în anul 2014 a fost încheiat cu un agent economic un contract privind achiziționarea serviciilor de reparație a două generatoare în sumă de 88,5 mii lei. Ulterior, în perioada 2014-2016, întreprinderea a achiziționat aceleași servicii de reparații, în valoare totală de 16,5 mil.lei, dintre care 16,2 mil.lei – în lipsa relațiilor contractuale, iar 268,4 mii lei – în baza acordurilor adiționale.
  

Potrivit cadrului intern al întreprinderii, reparațiile se efectuează în regie proprie, prin urmare cheltuielile menționate nu sunt argumentate. Totodată, prețul achiziționat pentru reparația unui utilaj electric de tracțiune de la agentul economic a constituit 65,4 mii lei, pe când reparația cu sursele proprii ale Depoului de locomotive Chișinău, costul a fost de 24,6 mii lei. Astfel, au fost utilizate ineficient mijloace financiare în mărime de 5,6 mil.lei la reparația a 137 de motoare. Totodată, informația din facturile aferente achitărilor este reflectată eronat, fiind indicat tipul motoarelor și prețul de reparație al cărora este mai scump;

• 
  dosarele de achiziție nu conțin caietele de sarcini, cu caracteristicele tehnice necesare;
  
• 
  achiziționarea motorinei de la 2 agenți economici a avut un caracter neuniform, condiționat de înregistrarea datoriilor constante către agenții economici. Astfel, cu unul din agenții economici întreprinderea a avut relații contractuale, care s-au manifestat prin încheierea a 11 contracte în sumă totală de 43,4 mil.lei, într-o perioadă de patru luni ale anului 2015, iar pe parcursul anului 2016 au fost semnate alte 30 de contracte, în sumă totală de 119,0 mil.lei;
  
• 
  s-au constatat 4 situații în care întreprinderea a achiziționat piese de schimb pentru materialul rulant de pe piața internă la prețuri mult mai mari decât cele care pot fi găsite pe piețele externe, care variază de la 270 dolari SUA/bucata până la 720 dolari SUA/bucata față de prețurile din țările vecine (Ucraina și Federația Rusă) care oscilează între 25 și 200 dolari SUA/bucata pentru produsele similare, inclusiv cu suportarea cheltuielilor de transport.
  

Cele menționate sunt condiționate de exercitarea necorespunzătoare a funcțiilor delegate persoanelor responsabile de acest domeniu, ceea ce condiționează utilizarea neeconomă și neeficientă a mijloacelor financiare publice.

3.2.2.1. Întreprinderea nu a asigurat planificarea adecvată a necesităților sale, ceea ce a cauzat formarea stocurilor depășite și utilizarea ineficientă a mijloacelor financiare publice.

Î.S. ,,CFM” dispune de un sistem centralizat de asigurare a filialelor cu bunurile necesare pentru activitatea operațională. La evaluarea procesului de formare a necesităților, efectuare a achizițiilor și repartizare a bunurilor filialelor au fost constatate următoarele deficiențe:

• 
  lipsa unei conexiuni dintre procesele de planificare a necesităților și cele de achiziție a bunurilor, fapt ce a determinat procurarea altor bunuri decât cele planificate. Astfel, au fost achiziționate mărfuri și servicii care nu au fost incluse în lista necesităților, în sumă de 3,0 mil.lei și, respectiv, de 1,1 mil.lei;
  
• 
  planificarea necesităților și efectuarea achizițiilor de bunuri necesare se efectuează în lipsa unei analize a stocurilor existente și fără o prioritizare a bunurilor ce necesită a fi procurate, ceea ce a condiționat sporirea stocurilor neutilizate și depășite. Prin urmare, deși întreprinderea dispunea în stocurile sale de 4410 piese de schimb, aceasta a procurat aceleași bunuri fără o necesitate justificată în număr de 631 de unități, sporind volumul stocurilor neutilizate și cheltuielile aferente cu 772,1 mii lei.
  

Întreprinderea deține stocuri de mărfuri și materiale procurate încă din anii 1980, în sumă de 17,1 mil.lei, care sunt depășite, atât ca durată de utilizare/exploatare, cât și ca utilitate. Din stocurile deținute la sfârșitul anului 2016 în valoare totală de 286,0 mil.lei, 42,2 mil.lei se află în stânga Nistrului, asupra cărora întreprinderea nu deține controlul.

Prin urmare, sistemul actual de formare a necesităților, planificarea și procurarea bunurilor, a generat formări de stocuri inutile/depășite, precum și a condiționat cheltuieli nejustificate ce au sporit creșterea costurilor serviciilor de transport.

Totodată, în Raportul de audit anterior privind gestionarea patrimoniului public de către Î.S. ,,CFM”²⁸, a fost subliniat faptul că în cadrul întreprinderii au fost admise solduri de active materiale neutilizate în procesul tehnologic, în cantități semnificative și pe o perioadă îndelungată (piese de schimb de 11,5 mil.lei), precum și au fost atestate lucrări nejustificate de instalare a pieselor de schimb la locomotive executate în valoare semnificativă, ceea ce a cauzat detectarea neconformității operațiunilor și neutilizării reale a acestora.