Sağlik kurumlarinda muhasebe sistemi

Tedarik süresi, siparişin verildiği günden, teslim alınan güne kadar olan süredir.

Karşılaşılan diğer bir problem ise maliyetleri en düşük düzeyde tutacak ve sağlık hizmetlerinde aksama yaşatmayacak şekilde sipariş verme zamanını (En Uygun Stok Miktarı) belirlemektir. Stoktaki madde ve malzeme bitmeden ve siparişin teslim edileceği güne kadar sağlık hizmetlerini aksatmayacak bir miktarda stoka (En Az Stok Miktarı) sahip iken sipariş verilmelidir.

olağanüstü durumlardan kaynaklanacak gecikmelere karşı sağlık kurumu “Emniyet Stoku” bulunduracaktır.

EMS = TGS x GK

ENS = TS x GK

EUS = EMS + ENS

Formüllerde;

EMS = Emniyet stoku,

TGS = Tahmini gecikme süresi,

GK = Günlük kullanılacak miktar,

ENS = En az stok miktarı,

TS = Tedarik süresi,

EUS = En uygun stok miktarını göstermektedir.

•A Sağlık Hizmetleri A.Ş.'nin OSM 810 adet, günlük Standart İmmünglobulin Serum ihtiyacı 30 adet, tedarik süresi 15 gün ve olağanüstü durumlarda tedarik süresinde 4 günlük bir aksama yaşanmaktadır.

•Bu verilere göre A Sağlık Hizmetleri A.Ş.'nin Standart İmmünglobulin Serum için en uygun stok miktarı ne kadar olacaktır?

EMS = 4 gün x 30 adet = 120 adet

ENS = 15 gün x 30 adet = 450 adet

EUS = 120 adet + 450 adet = 570 adet

Ata Sağlık Hizmetleri A.Ş. stoklarında 570 adet Standart İmmünglobulin Serum kaldığında yeni sipariş vermelidir. Bu durumda stok akışı Grafik 2’deki gibi olacaktır. Grafikte de görüleceği üzere kurumun emniyet stokuyla birlikte (810+120) deposunda 930 adet serumu olacak, serumlar 12 gün kullanıldıktan sonra, miktarı 570 adede geldiğinde, 810 adet yeni serum siparişi verilecek, serumlar 15 gün sonra, depoda emniyet stoku kadar serum kaldığında (120 adet) teslim alınacaktır. Teslim alındığında depoda tekrar 930 adet (120 adet + 810 adet) serum olacaktır.

SİPARİŞ VERME İŞLEMLERİ

Satın alma servisi, sağlık kurumunun ihtiyaç duyduğu madde ve malzemeyi en uygun fiyatlarla ve şartlarla almayı planlayan birimdir.

Sağlık kurumlarında satın alma işlemi, kurum içindeki sağlık hizmeti birimlerince yapılabileceği gibi merkezi olarak da gerçekleştirilebilir. Merkezi şekilde gerçekleştirmenin;

 Standartlaşma sağlaması,

 Fiyat indirimlerinden (iskontolu alım) faydalanmak,

 Zaman ve işgücünden tasarruf etmek ve

 Diğer hastanelerle ortak satın alımlar yapabilmek gibi bir takım avantajları vardır

Satın alma servisi, tedarikçi firmayı belirledikten sonra “Sipariş Emri” düzenleyerek satın alma faaliyetini başlatır.

Madde ve Malzemelerin Sağlık Kurumuna Ulaşması

Madde ve malzemeler faturaları ile birlikte teslim alındıktan sonra, sağlık kurumunca belirlenmiş olan şartlara uygun olup olmadığının belirlenebilmesi için belirli bir kişi veya komisyon tarafından muayene ve kontrol sürecine tabi tutulur. Eczane ve depolara alınan madde ve malzemeler için “Depo Giriş Fişi” düzenlenerek giriş işlemleri yapılır. Eczane ve depolara girişi yapılan madde ve malzemeler, sağlık hizmetini veren birimlerden “İstek Fişi” ile gelen talepler, sağlık hizmeti birimine veya doğrudan ilgili sağlık hizmeti alan hastaya çıkış yapılır. Gerek depo giriş fişi ile teslim alınan madde ve malzemeler gerekse istek fişi ile ilgili birim veya hastaya gönderilen madde ve malzemeler, her bir madde ve malzeme için oluşturulmuş “Stok Takip Kartları” ile kayıt altına alınır ve böylelikle stok miktarlarının ve fiyatlarının takipleri gerçekleştirilir. Madde ve malzeme alımları 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında takip edilir.

Değerleme Yöntemleri

Stoklara farklı tarihlerde, farklı partilerle giren bir madde veya malzemenin alış maliyeti birim fiyatlarında farklılıklar söz konusu olduğunda, bu madde ve malzemenin, hangi partinin maliyet fiyatı ile çıkış kaydının yapılacağı sorunu ile karşılaşılır. Bu sorunu ortadan kaldırmak için kullanılan temel değerleme yöntemleri, FIFO, LİFO ve Hareketli Ortalama maliyet yöntemleridir.

FIFO (First In - First Out): farklı partilerle depoya giren ilk madde ve malzemelerin depodan çıkış işlemleri yine depoya giriş sıralarına göre gerçekleştirilir ve ilk giren madde ve malzemenin maliyeti, ilk çıkan madde ve malzemenin maliyeti olarak kabul edilir.

Depoya giren madde ve malzemelerin, depodan çıkış sırası mantıki ve sistematiktir. Özellikle son kullanım tarihi kısa olan madde ve malzemeler için uygun bir yöntemdir.

 Depoya giren ve depodan çıkan madde ve malzemelerin birim sayısı ve fiyatları tam bir eşitlik sağlayacaktır.

LIFO ( Last In – First Out): farklı partilerle depoya giren ilk madde ve malzemelerin depodan çıkış işlemleri, depoya giriş sıralarının tam tersi şeklinde gerçekleştirilir ve depoya son giren madde ve malzemenin maliyeti, ilk çıkan madde ve malzemenin maliyeti olarak kabul edilir.

Lifo yönteminin sağlayacağı temel yararlar şunlardır;

 Satın alma maliyetlerinin sürekli yükseldiği dönemlerde, sunulan sağlık hizmeti maliyetleri de yükselecektir. Dolayısıyla gerçekte olmayan fiktif kârların meydana gelmesi önlenmiş olacaktır.

 Satın alınan madde ve malzemelerin fiyatlarının düşmesi durumunda, hizmet maliyetleri de düşeceğinden, kurum kârları artacaktır.

 Depoya giren ve depodan çıkan madde ve malzemelerin birim sayısı ve fiyatları tam bir eşitlik sağlayacaktır.

Hareketli ortalama yöntemi

Hareketli ortalama yöntemi depoya her yeni partiyle stok girişi gerçekleştiğinde, mevcut depoda bulunan madde ve malzeme ile yeni satın alınan madde ve malzeme için ortalama bir fiyat belirlenmesi esasına dayanmaktadır Yöntemin temel faydaları ise şunlardır;

 Fiyatları sıklıkla değişen ve küçük birim fiyatlara sahip mallar için fiyat belirlemede büyük kolaylık sağlar.

 Depoya alınan madde ve malzemenin fiyatlarında farklı partilerde meydana gelecek fiyat dalgalanmalarını dengeleyici bir özelliğe sahiptir.

Ortalama Fiyat =���������������� �������������������� ������������+���������� ������������ �������������������� ���������������������������� �������������������� ��������������+���������� ������������ �������������������� ��������������

Not: uygulama kolaylığı açısından en uygun yöntemin Hareketli Ortalama yöntemi olduğu görülmektedir.

Maliyetlerin doğru ve adil bir şekilde belirlenmesi açısından ise en uygun yöntem Lifo yöntemidir.

Bu üç yöntem dışında “Standart Maliyet Yöntemi” ve “Piyasa Fiyatı Yöntemi ’de” kullanılmaktadır. Standart maliyet yönteminde, stok çıkışı yapımında kullanılacak fiyat önceden standart olarak belirlenmiştir. Hangi fiyattan madde ve malzeme alınırsa alınsın, depodan madde ve malzeme çıkışında önceden belirlenen standart fiyat kullanılır. Piyasa fiyatı yönteminde ise stok çıkışında kullanılacak birim fiyatı olarak, en son alınan partinin birim fiyatı esas alınmaktadır.

MADDE VE MALZEMELERİN MUHASEBE İŞLEMLERİ

• 
  tedarikçi firmaya sipariş avansı olarak bir ön ödeme yapılması durumunda avans tutarı “159 Verilen Sipariş Avansları” hesabına borç kaydedilecektir. Sipariş teslim alındığında ise hesap alacaklı kaydedilerek kapatılacaktır.
  
• 
  Satın alınan madde ve malzemelerin depoya giriş ve çıkışları “150 İlk Madde ve Malzeme” hesabında takip edilmektedir.
  
• 
  Sağlık hizmeti birimine veya hastaya gönderilen ilk madde ve malzemeler ise “740 Hizmet Üretim Maliyeti” hesabında takip edilecektir.
  

4. Ünite bitti
SAĞLIK KURUMLARINDA İŞÇİLİK MALİYETLERİ VE GENEL HİZMET MALİYETLERİ

Sağlık kurumlarının, sağlık hizmetleri için katlandıkları maliyetler, sağlık hizmetlerini değerlendirmede önemli bir faktördür.

Sağlık kurumunda çalışanlara yapılan ücret ödemeleri maliyet yönetimi açısından direkt işçilik ve endirekt işçilik olarak iki unsura ayrılmaktadır. Direkt işçilik, sunulan sağlık hizmetinde doğrudan çalışan doktor, hemşire, hasta bakıcı gibi çalışanların ücretlerini kapsamaktadır. Bunun dışında kalan temizlik, yemek, yardımcı personel, büro elemanları gibi çalışanların ücretleri ise endirekt işçilik olarak isimlendirilmektedir.

İŞÇİLİK MALİYETLERİ

işçilik (ücret) 4857 sayılı İş Kanunu’nda “bir kimseye bir iş karşılığında işveren veya üçüncü kişiler tarafından sağlanan ve para ile ödenen tutar” olarak tanımlanmaktadır. Tanımda geçen iş kavramı ise “başkasının yararına bedenini, kafa gücünü veya el becerisini kullanarak ücretle çalışan kimse” olarak tanımlanmaktadır. Sağlık kurumlarında çalışan iş görenlerin, kurumda çalışması karşılığında aldıkları ve toplu sözleşme veya kanunlarla belirlenen ücretler kök veya ekonomik ücret olarak isimlendirilmektedir. İş görenlerin kök ücretlerine ek olarak ödenen, toplu sözleşmeler veya kanunlarla belirlenmiş ücretler ise ek ücretler veya sosyal ücretler olarak tanımlanmaktadır. Fazla mesai zamları, hafta tatili ücreti, yıllık izin ücretleri, ikramiyeler, randıman primleri gibi ilave ödemeler ek ücretlere örnek verilebilir.

İşçilik Maliyetlerinin Özellikleri

• 
  İşçilik, madde ve malzemeler gibi stok yapılamayan bir maliyet unsurudur.
  
• 
  İşçilik maliyetleri, sunulan sağlık hizmetleri ile doğrudan orantılı saf bir maliyet türü değildir.
  
• 
  İşçilik maliyetleri sağlık kurumunca kontrol edilebilen ve kurum etkisinin olduğu bir maliyet türüdür.
  
• 
  İşçilik maliyetleri, sağlık kurumu açısından bir maliyet olması yanında ücretlerle ilgili mali ve sosyal mevzuat gereği, sağlık kurumuna çeşitli idari ve mali sorumluluklar yüklemektedir.
  
• 
  Sağlık kurumunda çalışan iş görenlerin işletmede bulundukları zamanların belirlenmesi, iş görenin çalıştığı sağlık birimi tarafından puantajlarla sağlanmaktadır.
  
• 
  İş görenlerin sundukları fiziksel veya zihinsel hizmetleri karşılığında alacakları ücretlerin tahakkuk ettirilmesi ve kendisine ödenmesi personel servisi tarafından gerçekleştirilmektedir.
  
• 
  Son olarak iş görenlere tahakkuk ettirilen ücretlerin, sunulan sağlık hizmetlerinin maliyetlerine yüklenmesi ise maliyet muhasebesi birimi tarafından yapılmaktadır.
  

İşçilik Türleri

• 
  Direkt (doğrudan) işçilik, bir sağlık kurumunun temel faaliyet konusu olan sağlık hizmetlerini yerine getirmek için fiziksel, zihinsel veya el becerisi ile gerçekleştirilen ve sunulan hizmete doğrudan yüklenebilen işçilik türüdür. Doktor, hemşire, hasta bakıcı, röntgen teknisyeni vb. ücretleri sağlık kurumlarında direkt işçilik için örnek verilebilir.
  
• 
  Endirekt (dolaylı) işçilik, genellikle sağlık hizmeti ile doğrudan ilgili olmayan, sağlık hizmetiyle ilgisi olsa da sunulan hizmetlere bir takım dağıtım anahtarları kullanılarak yüklenebilen fiziksel veya el becerisi ile ilgili olan işçilik türüdür. Bakım-onarım, temizlik, çamaşırhane, aşçılar poliklinik veya klinik büro elemanları vb. ücretleri ile sağlık kurumu yönetim birimlerinde çalışan hastane müdürleri, tedarik veya muhasebe birimi vb.
  

Fazla mesai ücretleri endirekt işçilik olarak kabul edilmesine rağmen, acil bir vaka durumunda gerçekleşmişse yapılan fazla mesai acil vakanın maliyetlerine direkt işçilik olarak dâhil edilecektir.

Sağlık Kurumlarında Uygulanan Başlıca Ücret Sistemleri

1. 
   Zaman esasına göre ücret sistemi: Sağlık hizmetleri üretiminde randımana bakılmaksızın, her bir zaman birimi için çalışanlara ücret ödenmesi esasına dayanan ücret sistemidir. Bu sistemde çalışanın verimliliğine bakılmadığından, çalışanın verimliliğindeki değişmeye göre sunulan sağlık hizmetinin birim maliyeti içindeki işçilik maliyeti de değişecektir. Düşük verimle çalışan bir işçinin birim başına işçilik maliyeti artarken, yüksek verimle çalışan bir işçinin birim başına işçilik maliyeti düşecektir.
   

   Ü = w * t

   Formülde;

   Ü = Ücret toplamı,

   w = Belirli bir zamanda ödenecek ücret,

   t = Ücrete esas çalışılan zamandır.

2. 
   Parçabaşı (Akord) ücret sistemi: Parçabaşı ücret sisteminde, sağlık kurumunda sunulan sağlık hizmetinde direkt işçilik kapsamında (doktor, hemşire, teknisyen vb.) çalışanlara gerçekleştirdikleri hizmete istinaden birim başına ücret ödenmektedir. Çalışan belirli bir dönemde gerçekleştirdiği hasta başına sağlık hizmeti sayısını artırırsa o kadar fazla ücret alacaktır. Sunulan hizmet birimi düştükçe ücreti de düşecektir.
   
3. 
   Primli ücret sistemleri: Primli ücret sisteminde çalışanlara zaman esasına göre sabit bir kök ücrete ilaveten, sunduğu hizmetler karşılığında parçabaşı ücret sistemine benzer şekillerde ek ücret ödenmektedir. Böylece çalışana normal çalışma zamanında ortaya çıkan boş zamanları değerlendirerek, hem kendine hem de sağlık kurumuna kazanç sağlayacaktır.
   

Primli ücret sistemi olarak geliştirilmiş zamana dayalı yöntemler; Halsey Yöntemi, Rowan Yöntemi, Gantt Yöntemidir.

• 
  Halsey Yöntemi: Zaman tasarrufu karşılığı pirim vermeye dayanan bu sistemde, çalışana belirli bir işi tamamlaması için belirli bir zaman verilir. Çalışanın belirlenen işi belirlenen zamandan daha az zamanda gerçekleştirmesi durumunda, tasarruf ettiği zamanın ücretinin 1/3’ü kendisine prim olarak ödenir.
  
• 
  Rowan Yöntemi: Halsey yönteminde olduğu gibi çalışana belirli bir işi tamamlaması için belirli bir zaman verilir. Çalışanın belirlenen işi belirlenen zamandan daha az zamanda gerçekleştirmesi durumunda, tasarruf ettiği zaman çalışma zamanına oranlanarak kendisine prim ödenir.
  
• 
  Gantt Yöntemi: Sabit prim sistemi de denilen bu yöntemde, çalışan kendisine verilen işi belirlenen zamanda veya daha geç tamamlaması durumunda sabit bir kök ücret almaktadır. Belirtilen işi, belirlenen zamandan önce tamamlayıp tasarruf sağlarsa, ücreti üzerinden %35 prim alır.
  

Primli ücret sisteminin üretim veya hizmet miktarına dayalı yöntemleri ise Taylor’un Parçabaşı Ücret Yöntemi ve Bedaux Yöntemidir.

• 
  Taylor’un Parçabaşı Ücret Yöntemi: Belirli bir zamanda, belirli bir işin gerçekleştirilmesi durumunda, çalışanın belirlenen sürede, belirlenenden daha fazla mamul veya hizmet üretmesi durumunda, fazladan üretilen mamul ve hizmete oranla artan prim ücreti ödenmesi esasına dayanan yöntemdir.
  
• 
  Bedaux Yöntemi: Ülkemizde sıkça kullanılan primli sistem yöntemi olan bu Bedaux yönteminde “1B” simgesi bir iş birimini temsil etmektedir. 1 saatte yapılan iş ise 60B olarak gösterilir. Bir çalışanın 1 saatte yani 60B’de üreteceği mamul veya hizmet standart olarak belirlenir. Standart birim bir çalışanın normal çalışma temposuyla gerçekleştireceği üretim miktarını göstermektedir. 60B’de daha fazla mamul veya hizmet üretmesi durumunda çalışana aşan bölümün %75 prim verilir.
  

İşçi Ücretlerinin Muhasebeleştirilmesi: Sağlık kurumunun çalışanlarına ödeyeceği ücretler Tek Düzen Hesap Planında 740 Hizmet Üretim Maliyeti hesabında takip edilmektedir.

GENEL HİZMET MALİYETLERİ

Genel hizmet maliyetleri, direkt madde ve malzeme ve direkt işçilik dışında kalıp, sağlık hizmetlerine yardımcı olan endirekt malzeme ve endirekt işçiliklerle sağlık hizmetlerinin sunulması için dolaylı olarak katlanılan tüm harcamaları kapsamaktadır. Temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri, yakıt, çarşaf, sabit varlık amortismanları, endirekt işçilikler bu maliyet türüne örnek verilebilir.

Genel hizmet maliyetlerinin temel özellikleri şunlardır;

 Sağlık hizmetleri için gerekli olmasına rağmen bu hizmetlerle doğrudan ilişkisi yoktur.

 Birbirinden çok farklı maliyetlerdir. Bu maliyetlerin bir kısmı sabit maliyetlerken, bir kısmı değişken maliyetlerdir.

 Dönem içerisinde harcama tutarları düzensizlik gösterir.

 Genel hizmet maliyetlerinin bazı türlerinin tutarları, ancak yıl sonunda belli olur.

 Sağlık hizmetlerinin maliyetlerine doğrudan yüklenememektedir. Bu maliyetlerin mamul maliyetlerine yüklenmesi yardımcı anahtarlar aracılığıyla belirli yöntemlerle gerçekleştirilir.

 Sağlık kurumu tarafından kontrol ve denetimlerinin yapılması zordur.

• 
  Endirekt madde ve malzemeler, sağlık hizmetleri için gerekli olmasına rağmen temel unsuru oluşturmayan madde ve malzemeler ve sağlık kurumlarının faaliyetleri için gerekli fakat sağlık hizmetleriyle ilgisi olmayan madde ve malzemelerdir. Pamuk, iğneler, şırıngalar, çarşaflar, örtüler vb. madde ve malzemeler endirekt madde ve malzemelere örnek verilebilir.
  
• 
  Endirekt işçilik sağlık hizmetlerinin sunulmasıyla doğrudan ilişkili olan çalışanlar (doktor, hemşire vb.) dışındaki çalışanlara ödenen ücretlerdir. Temizlik personeli, bakım onarım personeli, aşçı, sekreter, büro personeli ücretleri endirekt işçiliğe örnek verilebilir.
  
• 
  Diğer sağlık hizmetleri maliyetleri ise endirekt madde ve malzeme ve endirekt işçilik dışında kalan sağlık kurumu faaliyetlerinin yerine getirilmesi için gerekli olan genel hizmet maliyetleridir. Hastane araçlarında kullanılan yakıtlar, büro malzemeleri harcamaları, kırtasiye harcamaları, sabit varlık amortismanları diğer sağlık hizmetleri maliyetlerine örnek verilebilir.
  

5. ünite sonu
SAĞLIK KURUMLARINDA MALİYET GİDERLERİNİN DAĞITIMI

GİDER DAĞITIM YÖNTEMLERİ:

Sağlık kuruluşlarında da giderler birinci gider dağıtımı, ikinci gider dağıtımı ve üçüncü gider dağıtımı yöntemlerine tabi tutularak üretilen mal ve hizmetlere yüklenmelidir. İkinci gider dağıtımı da kendi içinde bazı yöntemlere göre dağıtılır. Bu yöntemler aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

İkinci dağıtım yapılırken kullanılabilecek yöntemler şunlardır:

Basit Dağıtım

Her hizmet gider merkezinin toplam maliyetinin doğrudan doğruya işlem gider merkezlerine dağıtıldığı ve hizmet gider merkezlerinin aralarındaki ilişkiyi gözardı eden yönteme basit dağıtım yöntemi denmektedir.

Matematiksel Dağıtım Matematiksel dağıtım yönteminde, hizmet gider merkezlerinin birbirine sağladıkları hizmetlerin yüzdesi hesaplanır ve bu yüzdeler göz önünde bulundurularak hizmet gider merkezleri arasındaki gider ilişkileri, doğrusal denklemler ile temsil edilir.

Planlı Dağıtım

Hizmet gider merkezinin maliyetlerinin tek yönlü olarak dağıtılmayıp, her hizmet merkezinin maliyetlerinin önceden tahmin edildiği ve tahmin edilen bu maliyetlerin hizmet ve esas üretim gider merkezlerinin tamamına belirli kriterlere göre dağıtılmasına planlı dağıtım denmektedir.

Kademeli Dağıtım

Kademeli dağıtım yöntemi, hizmet gider merkezleri tarafından diğer gider merkezlerine sağlanan hizmetleri de göz önünde bulundurur ve maliyetleri ilk önce dağıtıma tabi tutulacak hizmet gider merkezinin belirlenmesini gerektirir.