Sorulariniz ve cevaplari

E-DEFTERDE HER ŞUBE İÇİN AYRI YEVMİYE NUMARASI OLMASI

Soru 73- Şube bazında e-defter kullanıldığında, her şube için yevmiye madde numarası ayrı mı olacak?

E-defter’ e geçiş tarihinden itibaren her işyeri için yevmiye madde numarası işyeri bazında 1' den mi başlayacak? Ya da yevmiye numarası işyerine bakılmaksızın mı yapılacak?
Cevap 73- E-defter için belirlenen kurallar, şube bazlı defter tutulması halinde de geçerlidir. Her şube kendi içerisinde e-defter standardına uygun oluşturulmalıdır.

Şube bazlı defter tutulması durumunda bir şube için oluşturulan defterlerde kullanılan “şube no” hesap dönemi (Özel hesap dönemi dahil) boyunca aynı olmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmemelidir. Hesap döneminde bir şube hangi numara ile başladıysa, hesap döneminin sonuna kadar aynı numarayla devam etmelidir.

Şube bazında defter tutmanız gerekiyorsa, bu durumda her şube kendi içinde bir firma gibi düşünülerek, her birinde yevmiye madde numarası (xbrl karşılığı entrynumbercounter), satır numarası(xbrl karşılığı linenumber), defter kontrol numarası (xbrl karşılığı uniqueid) 1'den başlatılarak hesap dönemi sonuna kadar müteselsil devam ettirilir.

Ayrıca elektronik deftere ilk geçiş tarihinizde (ister hesap dönemi başı, ister hesap dönemi içi olsun) oluşturacağınız defterlerin her birinde yevmiye madde numarası, satır numarası ve defter kontrol numarası yine 1'den başlatılmalıdır.

YAZILIM FİRMASI DEĞİŞMESİ VE YEVMİYE MADDE NUMARASININ MÜTESELSİLLİĞİ

Soru 74- E-defter uygulamasına geçtiğimizde, yazılım firmasını değiştirirsek yevmiye madde numarası nasıl oluşturulacak?

Cevap 74- Elektronik deftere geçiş yapılıp, Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir aya ait berat gönderildikten sonra uyumlu yazılım firmasının bir sonraki ay için değiştirmeye karar verilmesi durumunda, en son GİB’ portalına beratları gönderilen defterler hangi yevmiye maddesinde kaldılarsa, yeni defterlerinizde de müteselsil olarak kaldığı yerden devam ettirilmelidir.

Önemli olan hangi yazılımın kullanıldığı değil, bir hesap dönemi içerisinde, şube veya merkez defterlerinin kendi içinde müteselsilinkilerinin korunmasıdır.

YEVMİYE KAYDINA İLİŞKİN AÇIKLAMA YAZMANIN ZORUNLULUĞU VAR MI?

Soru 75- E-Defter Uygulaması XBRL GL Yevmiye Defteri 1.3 kılavuzunda yer alan "3.4 entry comment" ve "3.10.13 detail comment" kısımlarının doldurulması zorunlu mudur? Yani yevmiye kaydına ilişkin açıklama yapmak mecburi mi?

Cevap 75- Elektronik defter projesinde muhasebesel usul ve esasların nasıl yapılacağı belirlenmemektedir. Sadece teknik olarak verilerin belli bir düzende ve önceden tanımlanmış biçimlerde oluşturulmasını amaçlayan kurallar seti belirlenmektedir.

Muhasebe kayıt açıklaması (entrycomment) yevmiye maddesine ilişkin açıklamadır. Satır açıklaması (detailcomment) ise yevmiyedeki her bir satır için açıklama alanı olarak kullanılmaktadır. Entrycomment alanı yevmiye defterlerinde görüntülenmekte, Detailcomment alanı Büyük Defterlerde görüntülenmektedir.

Elektronik defterlerde kayıt açıklaması yapılmaması durumunda, bu alana Gelir İdaresi Başkanlığı’nın vermiş olduğu şema kuralları kapsamında otomatik olarak muhasebe fiş numarasının bilgisi aktarılmalıdır. Türk Ticaret Kanununa göre kayıtlarınızın net ve anlaşılır olması sorumluluğu e-Defter kullanıcılarına aittir.
DEFTER-İ KEBİR BÖLÜNMESİ

Soru 76 - E-defterlerde yevmiye ile ilgili bölünme gayet açık bir şekilde anlatılmış fakat kebir bölünmesi net açıklanmamış.

Örneğin Ocak ayında toplam 250mb(200mb + 50mb) bir yevmiye defteri kaydım var. Şubat ayında ise 100mb’ lık bir kayıt tutulduğunu farz edersek, Kebir defteri senede bir kere oluşacağı için bölünme sırası şu şekilde mi olmalı?

=> 200mb(ocak ayı)+200mb(ocak ayı devamı ve şubat ayı)+...

yoksa

=> 200mb(ocak ayı) + 50mb(ocak ayı devamı) + 100mb(şubat ayı) + ...

mi olmalı?

Cevap76 - Kebir defteri de yevmiye defteri gibi aylık dönemler itibariyle oluşturulup beratları yüklenir.

Kebir defterinin senede bir kez oluşturulacağı bilgisi yanlıştır. Bölme mantığında, yevmiye defteri hangi yevmiye maddesinde bölündü ise kebir defterinde de bölünen parçada bulunan yevmiye maddesindeki hesaplar yer almalıdır.

E-DEFTER KULLANILAN ŞUBE KODUNUN NUMERİK OLMASI

Soru 77- Şube bazında e-defter üretirken kullanılan 4 haneli şube kodu nümerik olmak zorunda mı? Alfa numerik olabilir mi?

Cevap 77-Şube bazında e-defter üretirken kullandığımız şube kodları nümerik olmalı, yani birbirini takip etmelidir.

Şube bazlı defter tutulması durumunda bir şube için oluşturulan defterlerde kullanılan “şube no” hesap dönemi (Özel hesap dönemi dahil) boyunca aynı olmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmemelidir. Hesap döneminde bir şube hangi numara ile başladıysa, hesap döneminin sonuna kadar aynı numarayla devam etmelidir.

BİRDEN FAZLA FATURA İÇİN TEK YEVMİYE KAYDI YAPMA İMKÂNI

Soru 78 - E-Defterde her faturanın tek bir yevmiye kaydı ile gösterilmesi yerine, tek yevmiye kaydında istenen ayrıntıları ayrı satırda göstermek suretiyle tek bir yevmiye kaydı ile girişi yapabilir miyiz?

Örneğin günlük ortalama 1500 fatura kesen bir şirkette, yevmiye kayıtları tek tek yapılması yerine tek yevmiye kaydı yapmak mümkün mü?

Cevap 78- E-defter uygulamasında böyle bir imkân yok, fatura sayılan belge türlerinden biri olduğundan, her fatura için ayrı yevmiye kaydı yapılması zorunludur.
PERSONEL MASRAF BELGELERİNİN E-DEFTER KAYDI

Soru 79- E- defter mevzuatı gereği her bir fiş için ayrı bir yevmiye numarası ve tarihi verilmesi zorunlu mu?

Aylık gelen personel masraf formları içinde birden fazla ve farklı tarihlerde belge, yazarkasa fişi, vb. evrak bulunmaktadır. Bu evrakların kaydı yapılırken tek tarih, tek yevmiye numarası ile kayıt yapabilir miyiz? Yoksa her bir belgeyi ayrı yevmiye tarih ve numarasıyla mı kayıt yapmalıyız? Gelen masraf formlarındaki evrak tarihleri ayın 1 - 31 arasında değişiklik göstermektedir. Bu durumda masraf formlarını hangi tarihle e-deftere kayıt yapmalıyız?
Cevap 79 - Yevmiye madde numarası, yevmiye defterinde olması gereken ve hesap dönemi başında 1’den başlatılan ve hesap döneminin sonuna kadar müteselsil devam eden bir sıra numarasıdır. Bu numara her yevmiye defteri parçasında müteselsil ilerlemelidir.

Bir defter parçası içerisindeki yevmiye madde numaralarının müteselsil bir şekilde ilerleyip ilerlemediği kontrol edilmektedir. Yazılımcıların dikkat etmesi gereken husus ise yevmiye madde numaralarının hesap dönemi içerisinde oluşturulan defter parçaları arasında da müteselsil bir şekilde ilerleyip ilerlemediğinin kontrolünün yapılmasıdır. Yevmiye madde numaralarının müteselsil bir şekilde ilerlemediği tespit edilirse kullanıcıya hata mesajı verilerek hatanın düzeltilmesi sağlanmalıdır.

Örneğin, 1 Ocak- 31 Aralık hesap dönemini kullanan bir mükellefin Ocak ayına ait en son defter parçasında yevmiye madde numarası 100 de bittiyse, Şubat ayının ilk parçası 101 yevmiye madde numarasından başlatılmalıdır.

Hesap dönem içerisinde e-defter uygulamasına yapılan geçişlerde de geçiş tarihinden itibaren 1 aylık süre içerisinde kâğıt defterin kapanış tasdikinin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla kapanış tasdiki yapılan kâğıt defterin yevmiye maddesi devam etmeyeceğinden, hesap dönemi içerisinde oluşturulacak ilk elektronik defterde yevmiye madde numarası 1’den başlatılmalıdır.

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan 7 tür belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.

Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.

Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur..

AYNI BANKADAN FARKLI FİRMALARA YAPILAN ÖDEMELERİN TEK BELGEYLE TEK YEVMİYE KAYDI

Soru 80 - Aynı bankadan, aynı tarihte, tek talimatla (tek belgeyle), farklı firmalara yapılan ödemelerin, her firmaya yapılan ödeme miktarı ve firma cari hesapları görünecek şekilde, bir(tek) yevmiye madde numarasıyla muhasebe kayıtlarına alabilir miyim?

Kasadan ödenen faturaları tahakkuk ettirmeden (320 çalıştırmadan) doğrudan ödeme şeklinde; belge detayına belge türü ve tarihini yazarak muhasebeleştirebilir miyim?
Cevap 80- Elektronik defter projesinde muhasebeye istinaden usul ve esasların nasıl yapılacağı belirlenmemektedir. Sadece teknik olarak verilerin belli bir düzende ve önceden tanımlanmış biçimlerde oluşturulmasını amaçlayan kurallar seti belirlenmektedir. Bu kurallar belge bilgisinin, ödeme bilgisinin vb. alanların belirlenen XBRL standardında nasıl kullanılacağını anlatan kılavuzlarla GİB İdaresi tarafından sizlere ulaştırılmaktadır.

E-defter uygulamasında faturalar, “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı talep üzerine GİB İdaresince uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler, e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv fatura icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.

Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.

E-DEFTERE GEÇEN E-FATURAYA GEÇMEK ZORUNDA MI?

Soru 81- E-defter uygulamasına geçmek isteyen mükellef, e-fatura kullanmak zorunda mı?

Cevap 81- 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-defter uygulamasının ön koşullarından olan e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani zorunlu e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan da e-defter uygulamasından yararlanılabilir.

Ancak;

421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak aşağıda sayılan mükelleflere elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.
a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.
c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.
(a) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, (b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır.

Görüldüğü gibi 1.1.2016 tarihinden itibaren e-fatura ve e-defter uygulamasında aynı şartlar getirildiğinden, zorunlu e-defter kullanıcısı olan mükellef, dolayısıyla e-fatura kullanıcısı da olmak zorundadır.

Ancak kendi isteğiyle e-fatura mükellefi olanların veya e-arşiv uygulamasına zorunlu geçiş nedeniyle e-faturaya geçenlerin e-defter tutma zorunluluğu bulunmayacaktır.

AYNI YEVMİYE MADDESİNİN FARKLI SATIRLARINDA FARKLI ÖDEME TİPLERİ KAYDEDİLMESİ

Soru 82- E-defterde aynı yevmiye maddesinin farklı satırlarında paymentMethod alanında farklı ödeme tipleri gönderilebilir mi? Örneğin bir yevmiye maddesinin bir satırında paymentMethod değeri "Banka" iken, aynı yevmiye maddesinin diğer satırında paymentMethod değeri "Nakit" olabilir mi?
Cevap 82- Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlemlerin ödeme yöntemlerinin farklı olması halinde, her işlemin farklı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi gerekmektedir.


PERSONELİN YAPTIĞI HARCAMALARA İLİŞKİN MASRAF BELGELERİNİN TEK YEVMİYE KAYDI

Soru 83 - Şirket personeli yurtiçinde harcama yaptıktan sonra ilgili fişleri (yemek, taksi, otel,...vs) ibraz ederek ödeme almaktadır. Mevcut durumda (kağıt defter) bu masraf fişleri yevmiye defterine işlenirken aynı yevmiye maddesine eklenmektedir.

E-Defter'e geçildiğinde bir belgenin bir maddede gösterilmesi zorunlu olduğundan fişlerin teker teker işlenmesi operasyonel açıdan imkânsız hale gelmektedir. Bu sebeple doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması mevzuat açısından uygun mudur?
Cevap 83- Masraf belgeleri 7 doküman belge türünden birisi değilse, Doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması koşulu ile aynı yevmiye maddesine kayıt yapılabilir.

Ancak masraf belgeleri arasında 7 belge türünden herhangi birisi varsa, örneğin bu belge fatura ise belgenin ayrı yevmiye maddesi ile girilmesi zorunludur.

TÜM ÇEKLERİN ÇEK BORDROSU İLE TEK YEVMİYE KAYDI YAPILMASI

Soru 84- Birden çok çekin portföye alınması işleminde, bütün çekleri ayrı ayrı yevmiye maddesinde girmek yerine, tüm çekleri "çek alındı bordrosu" diye bir belge tipi belirleyip "other" tipinde tek bir belge (bu belgeye de bir belge tarihi ve belge numarası vererek imzalı ve mühürlü şekilde saklamak kaydıyla) olarak kayıt yapılabilir mi?

Cevap 84- e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır.

Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
YURT DIŞI BAĞLANTILI ŞİRKETLERİN MUHASEBE SİSTEMİNDE İNGİLİZCE DEĞERLER ÜRETMESİ

Soru 85 - Özellikle yurt dışı bağlantılı firmaların kayıt açıklaması (entryComment) , satır açıklaması (detailComment), alt hesap adı (accountSubDescription) ve ödeme yöntemi (paymentMethod) için Muhasebe sistemlerinde İngilizce değerler ürettiklerini görüyoruz.

entryComment : AP EXPENSES

detailComment : EXP/ Overtime

accountSubDescription : Taxi Expenses

paymentMethod : APEXP

E-Defter üretilirken tamamı serbest metin olarak doldurulacak bu 4 alana İngilizce değerler girilmesinin bir sakıncası var mı?
Cevap 85- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından 19 Aralık 2012 Tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ in 19. maddesinde;

"Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Kanun ve bu Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır" hükmü bulunmaktadır.

Ancak Türkçe değerler yazılmak şartıyla yanına İngilizce değerlerin yazılması mümkündür.
E-DEFER UYGULAMASINA GEÇİŞ DURUMUNDA KÂĞIT DEFTERİN KAPANIŞ TASDİKİ

Soru 86- E-defter uygulamasına başlanılması durumunda, kâğıt ortamındaki defter kapanışını ne zamana kadar yapmalıyız? Hangi tarihe kadar olan defterlerin kapanışını vermemiz gerekir?

Cevap 86- Eğer Hesap dönemi başlangıcında e-defter uygulamasına başlandıysa, önceki hesap dönemine ait kâğıt defterlerin kapanış tasdiki, Türk Ticaret Kanununa göre belirtilen yasal süreler içerisinde yapılmalıdır. Bu süre Türk Ticaret Kanununda “izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar” şeklinde belirtilmiştir.

Eğer Hesap dönemi içerisinde e-defter uygulamasına başlandıysa, e-deftere başlanmadan önceki döneme ait kâğıt defterlerin kapanış tasdikinin hangi süreler içerisinde yapılacağı 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde aşağıdaki şekilde belirtilmiştir:

Tebliğde yapılan açıklamaya göre, aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
E-DEFTER’E ENTEGRATÖR ARACILIĞIYLA GEÇİLMESİ

Soru 87 - E-defter’e entegratör aracılığı ile geçmeyi düşünüyoruz. Kayıtlarımızı hali hazırda belli bir formatta kendi sistemimizde tutmaktayız.

01.01.201X ten itibaren e-deftere entegratör aracılığıyla geçmeyi düşünüyoruz. Kayıtlarımızı bu şekilde tutmaya devam edip, dışarıdan entegratör aracılığıyla bu kayıtlarımızı E-DEFTER ile uyumlu hale getirip GİB e yollar ise, bizim sistemimizdeki kayıtlarımız ile defterdekiler farklı olacaktır. Bu sorun teşkil eder mi?

Cevap 87- Muhasebe kayıtlarınızda asıl olan resmi defterlerinizdir. Eğer oluşturacağınız elektronik defterler GİB’in istediği formatta ise bir sorun bulunmamaktadır.
YEVMİYE VE DEFTER-İ KEBİRİN DOSYALARA BÖLÜNMESİ

Soru 88- Yevmiye ve kebir defterleri periyodlara bölünerek birden fazla dosyaya bölündüğü zaman yevmiye ve Kebir’in aynı periyodlara mı bölünmeli?

Örneğin bir aylık yevmiye defterini 200'er MB'lar halinde 5 parçaya böldük, fakat aynı ayın kebiri 200MB'lık 3 parçaya sığabiliyor olabilir. Aşağıdaki gibi (yevmiye ve kebir birbirinden farklı periyodlarda) oluşturulabilir mi?

“Yevmiye 1.parça (1-6 Eylül)

Yevmiye 2.parça (7-12 Eylül)

Yevmiye 3.parça (13-18 Eylül)

Yevmiye 4.parça (19-24 Eylül)

Yevmiye 5.parça (25-30 Eylül)
Kebir 1.parça (1-10 Eylül)

Kebir 2.parça (11-20 Eylül)

Kebir 3.parça (21-30 Eylül)”
Cevap 88- Yevmiye defteri ve büyük defter sorunuzda belirttiğiniz şekilde oluşturulamaz. Yevmiye defteri ve büyük defter birebir aynı olmak zorundadır.

Yani Kebir defterinin de;

Kebir 2.parça (7-12 Eylül)

Kebir 3.parça (13-18 Eylül)

Kebir 4.parça (19-24 Eylül)

Kebir 5.parça (25-30 Eylül)

Şeklinde dosyalar bölünmesi gerekir.
BELGE TÜRLERİ ARASINDA İRSALİYENİN YERİ

Soru 89- İrsaliye belgesinin hangi e-defter belge türünde (shipment / other) gösterilmesi gerekir?

Cevap 89- GİB Başkanlığı tarafından yayınlanan e-defter uygulama kılavuzunda sayılan 7 belge türü arasında irsaliye yer almadığından other belge türü arasında gösterilecek.
PERSONELE NAKİT VERİLEN İŞ AVANSI İÇİN ÖDEME YÖNTEMİ ALANINA YAZILACAK İFADE

Soru 90 - Kasadan vermiş olduğumuz iş avansına istinaden, personelimiz, iş avansı tutarında fatura getirmiştir. İş avansını tedarikçi hesabı ile çalıştırıp kapattığımızda (320 (B) - 195 (A)), bu kayıt için bir ödeme türü girilmesi gerekir mi? Yoksa bu işlemi hesaplar arası virman gibi düşünüp ödemeye konu teşkil etmeyeceği şeklinde mi düşünmek gerekir?

Cevap 90- İşletmenize düzenlenen faturanın ödemesi nakit olduğu için faturanın kaydedildiği yevmiye maddesinde ödeme yöntemi "nakit" olarak yer almalıdır.
İRSALİYE BİLGİLERİNİN E-DEFTERE KAYIT EDİLMESİ

Soru 91 - İrsaliye ve devamında kesilen fatura senaryosunda, irsaliye hareketi ile oluşan muhasebe belgelerinde irsaliye matbu numaraları e-defter’e kaydedilecek mi?

Virman, düzeltme, amortisman ve bu gibi kayıtlarda belge tip tanımlaması ne olmalıdır?

Cevap 91- E-defter uygulamasında (teknik olarak) irsaliyenin kayıt edileceğine ilişkin bir zorunluluk yok.

Ama irsaliye bilgilerini kayıt etmek istiyorsanız belge türü "other" seçerek belge açıklaması alanına "irsaliye" yazarak tarih ve numara belirterek e-deftere kayıt edebilirsiniz.

Virman, düzeltme, amortistman gibi kayıtlar belgesi olmayan kayıtlardır. Bu gibi kayıtlarda (belgesi olamayan işlemler) belge türü belirtilmeden kayıt yapılabilir.

KASA FİŞLERİNİN E-DEFTERE TEK YEVMİYE MADDESİYLE TOPLU KAYDEDİLMESİ

Soru 92 - Kasa fişlerini detay bilgileri gösteren bir icmal hazırlayıp referans numarası vermek suretiyle bu icmale ekleyerek tek satırda (örn:50 adet aynı güne ait fişi) tek yevmiye fişinde gerekli kayıt işlemlerini yaptığımızda gerek mevzuat gerekse teknik açıdan sıkıntı yaşar mıyız?

Cevap 92 Sizin düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız gün sonu alınan "Z Raporunu" belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına da "Z Raporu" yazılarak, ayrıca bu raporun tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz.

Size düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntılı göstermek ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartı ile belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "İcmal Listesi" yazılarak bu listenin tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz.

Bu konuda Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan açıklama şöyledir.

Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

Eğer ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması yapılamıyorsa, Z raporunda yer alan satış ve KDV tutarının hepsi tercih edilen ara bir hesaba (örneğin 120 Alıcılar) ödeme yöntemi belirtilmeden bir yevmiye maddesinde yazılıp, bu yevmiye maddesinde belge tipi “other” ve belge açıklaması “ Z raporu” olarak kaydı yapılır.

Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de bu yevmiye maddesinde olması zorunludur. Daha sonra Z raporunda yer alan ödeme yöntemlerine göre, yapılacak diğer yevmiye kayıtlarında ara hesapta yer alan tutarın içinde ödeme yöntemlerine isabet eden tutarlar, ilgili hesaplara kaydedilir.

Bu kayıtlarda aynı Z raporunun belge tipi “other” ve belge açıklaması “ Z raporu” olarak kaydı yapılmalıdır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ödeme şekli olarak da nakit ise nakit, kredi kartı ise kredi kartı olarak belirtilir. Dikkat edilmesi gereken, Z raporunda var olan ödeme yöntemlerinin hepsi ayrı birer yevmiye maddesi olarak kaydedilmelidir.

Görüldüğü gibi, İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri (Z) Raporu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu bilgi elektronik defter uygulamasında da verilecek bilgi olmasından ötürü önem arz etmektedir.

Tablodan görüldüğü üzere yapılan işlemler günlük satışlara göre yapılan KDV oranları ve tutarları da (Z) Raporu icmalinde olmalıdır. Dolayısıyla elektronik defterlerde KDV oranlarına göre ayrıştırma yapılmalı ve kayda esas belge Z raporu icmali olmalıdır. İcmal kapsamında bulunan Z raporlarının muhasebe kaydının Vergi Usul Kanunu ile belirlenen sürelerde yapılmasını temin edecek şekilde, icmalin oluşturulması ve muhasebe kaydına konu edilmesi gereği tabiidir.