Sorulariniz ve cevaplari

TÜM SATIŞ FATURALARININ TEK MUHASEBE FİŞİ İLE KAYDEDİLMESİ

Soru 93 - Her gün düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturaların bilgileri mevcuttur.

E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını (faturaların listesini ayrıca ibraz edebiliriz )tek bir yevmiye kaydı yaparak e-defterde gösterebilir miyiz?

Bankaya gelen veya gönderilen havalelerin yevmiye kayıtlarında banka dekont numarasının yazılması gerektiği belirtilmektedir. Bu durumda banka işlemlerini her gün için tek bir yevmiye maddesi olarak (gerektiğinde bu yevmiye maddesinin hangi işlemler için olduğunu liste olarak verebileceğiz) e-defterde gösterebilir miyiz?
Cevap 93- E-defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girerek kayıt etmek zorundasınız. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kayıt edemezsiniz.

Bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. E-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

BANKA DEKONDU E-DEFTER KAYDINDA BELGE NUMARASI

Soru 112- Banka dekont işlemleri e-defterde other - dekont olarak aktarılmaktadır. Bu durumda data kontrollerinde belge numarası alanı zorunlu. Bu alanda belirtilecek olan belge numarası, Bankanın dekont numarası mı, yoksa sistemin verdiği ilgili sistem numarası mı?

Cevap: Belge numarası belge üzerinde yazan numara olup, sistemin ürettiği numara değildir. Bu nedenle belge numarası alanına dekont numarası yazılmalı.
MÜŞTERİDEN ALINAN ÇEKLERİN TEK BORDRO KAYDI İLE KAYITLARA ALINMASI

Soru 94 - Müşteriden aldığımız 20 adet çek için bir çek giriş işlemi yapıyoruz. Dolayısıyla müşterinin cari hesabına bu işlem tek satır olarak geçiyor. 20 adet çekin toplamı, bu çeklerin ortalama vadesi ve çeki girdiğimiz bordro numarası bulunuyor. Bu belgenin numarasını bordro numarası olarak kullanabilir miyiz?

Bunu yapmazsak her bir çek için müşterinin hesabına bir satır olarak işlenmek zorunda kalınacağından, çok fazla çek tahsilatı ve buna bağlı olarak ödemesi olan firmalar için, ekstreler işin içinden çıkılmaz hal alıp, mutabakatlarda hep karşımıza sorun olarak çıkacak. Belge numarası için bordro numarasını yazdırmamız mevzuata uygun mu?

Çek kayıtlarda, belge numarası olarak bordronun numarasını veya çek aldığımızda bir tahsilat makbuzu kesip müşteriye veriyoruz. Satıcı da bize aynı şekilde verdiğimiz çekler için, çek tahsilat makbuzunun numarasını belge numarası olarak yazsak e-defter mevzuatına uygun olur mu?

Cevap 94- e-defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.


E-DEFTERDE ÜCRET BORDROSU, AMORTİSMAN, KDV, GELİR TAHAKKUKU KAYITLARI

Soru 95 - Ücret bordrosu, amortisman, KDV, gelir tahakkuku gibi amaçla oluşturulan muhasebe kayıtlarında DOCUMENTTYPE other olarak seçiliyor. Ancak DOCUMENT NUMBER ve DATE zorunlu alan olarak belirtilmiş.

Bu durumda ilgili alanlar nasıl doldurulacak?

Cevap 95- İşletmede, amortisman kaydı, virman işlemi gibi belgeye dayanmayan kayıtlar olabilmektedir.

e-defter uygulamasında belgeye dayanmayan bir işlem varsa belge türü alanını kullanmanıza gerek yok. Ancak belge olmakla birlikte bu belgeler fatura, çek, senet, makbuz, navlun, satıcı sipariş belgesi, müşteri sipariş belgesi gibi belge türü haricinde bir belge olması halinde, “documentType other “ seçilerek belge açıklaması alanına belgenin ismi yazıp belge tarihi ve numarası yazmanız zorunlu. Eğer belge üzerinde matbu bir tarih ve numara yoksa firma bu belgeye bir tarih numara vererek kayıt yapabilir.

Ücret Bordrosuna istinaden GİB tarafından yapılan açıklamalar şöyledir.

Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir.

Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır.

Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

MAL İADESİNDE GİDER PUSULASI KULLANILMASINDA BELGE TÜRÜ ALANINA YAZILACAK İFADE

Soru 96 - Parekende sektöründe mal iadesi gider pusulası ile yapılmaktadır. Ancak belge tipleri içinde gider pusulası bulunmuyor.

Bu nedenle belge tipi olarak “diğer” açıklamasıyla gider pusulasının yazılması doğru olur mu?

Cevap 96- Gider pusulasının kaydedilmesinde belge tipi olarak diğer seçilmeli ve açıklama kısmına gider pusulası olduğu belirtilmeli.

Ayrıca belge tipinin (DocumentType) “diğer (other)” yazılması durumunda belge açıklamasının yanı sıra; belge numarası (Document Number) ve belge tarihinin (Document Date) de yazılması gerekmektedir. Yani gider pusulasının tarihini ve numarasını yazmalısınız.

BANKAYA TAHSİLE VERİLEN ÇEKLERİN ve BANKADAN GELEN ÖDEME DEKONTUNUN AYRI AYRI E-DEFTER KAYDI

Soru 97 - E-defter için oluşturulan belgelerde her bir çek, portföye alınırken ayrı yevmiye kaydı oluşturulmaktadır. Aynı durum bu çeklerin bankaya tahsilata verilmesi durumunda da geçerli midir?

Çek ile ilgili her türlü işlemde çekin bir belge numarası olduğu için ayrı bir yevmiye kaydı oluşturmamız gerekli mi?

Ayrıca bankadan ödeme dekontu geldiğinde, bunu sisteme other tipinde mi gireceğiz? Senetler için de bordro yapıp belge türü olarak bunu yazabilir miyiz?

Cevap 97- Banka dekontunu belge türü “other” yazarak belge açıklamasına da dekont yazarak kayıt edebilirsiniz.

Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekir.

Senetler için yapılan bordro için ise işlem şöyle olacaktır.

E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur.

Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır.

Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

E-DEFTERDE AÇILIŞ KAYITLARI

Soru 98 - Açılış kayıtlarının bulunduğu Ocak ayı için e-defter oluşturma işlemi yaparken, açılış belgelerine ait kayıtların ilk başta olması, yani ilk yevmiye madde numaralarını alması gibi bir zorunluluk var mıdır?

Sistemimizde, 1 Ocak tarihi itibariyle aşağıdaki 5 muhasebe fişi bulunmaktadır.

A fişi: Açılış fişi değil,

B fişi: Açılış fişi değil,

C fişi: Açılış fişi,

D fişi: Açılış fişi

E fişi: Açılış fişi değil

Bu fişlere aşağıdaki yevmiye maddelerini verdik. Yaptığımız işlem doğru oldu mu?

A fişine: (Yevmiye Madde No: 1)

B fişine: (Yevmiye Madde No: 2)

C fişine: (Yevmiye Madde No: 3)

D fişine: (Yevmiye Madde No: 4)

E fişine (Yevmiye Madde No: 5)

Cevap 98- Açılış kayıtlarının bulunduğu Ocak ayı için e-defter oluşturma işlemi yaparken, açılış belgelerine ait kayıtların ilk başta olması e-defter uygulaması ile getirilen bir yenilik değildir. Kâğıt defterde nasıl yapıyorsanız o şekilde yapmalısınız. Uygulamada genelde açılış kayıtlarının, açılış dönemi defterinde ilk başta yer alması gerekiyor.

KENDİ İSTEĞİ İLE E-FATURA KULLANICISI E-DEFTER TUTMAK ZORUNDA MI?

Soru 99 - E-fatura zorunluluğunda değiliz. Ancak çalıştığımız firma bizi e-faturaya geçmemiz için kısa bir süre verdiğinden bende başvurumu yapmıştım. Bu durumda e-faturaya geçmemden dolayı;

1-) Otomatikman e-defter kullanmam gerekiyor mu? Yoksa normal noterden tasdik ettirdiğimiz deftere mi kayıt yapacağız?

2-) Aynı firma ile çalışan başka bir firmamız yeni işe başladığından İşletme Defteri tutmaktadır. Bu durumda yıl içerisinde Bilanço usulüne göre defter tasdik ettirmem mi gerekiyor?

Cevap 99- 1) Zorunlu olmamak şartıyla kendi isteğinizle e-faturaya başvuru yapmış olmanız, e-defter uygulamasına da başvurmak zorunda olmanızı gerektirmiyor. Ancak kendi isteğinizle e-defter uygulamasına geçmek istiyorsanız başvuru yapmanız gerekmektedir. Öte yandan alınan ve verilen e-faturaların kayıt usulünde eskiye göre bir değişiklik bulunmamaktadır.

2) E-defter uygulamasından sadece bilanço esasına göre defter tutan mükellefler yararlanıyor. Eğer işletme defteri tutuyorsanız e-defter uygulamasından yararlanamazsınız.

SERBEST BÖLGE ŞUBESİ İÇİN AYRI DEFTER TASDİK ETTİRME

Soru 100 - Serbest bölgede faaliyet gösteren şubemiz için ayrı defter tasdik ettirmiştik. E-Defter uygulamasına geçildikten sonra da aynı uygulamaya devam etmek zorunlu mu?

Cevap 100- E-Defter uygulamasında, şube bazında defter oluşturma imkânı vardır. Şubeniz için ayrı bir başvuru yapmanıza gerek yok. Sadece merkez için başvuru yapmanız yeterlidir. Uyumlu yazılıma sahip firmaya serbest bölgeniz için ayrı defter tutmak istediğinizi bildirin. Serbest bölgeniz için ayrı defter ve beratlar oluşturulur. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığından izin almanıza gerek yoktur.

PERSONEL MASRAF FİŞLERİNİN TEK YEVMİYE KAYDI

Soru 101 - E-defter kullanımında, firma personelimiz tarafından iş akış çerçevesi içerisinde oluşan masraflara ilişkin perakende satış fişlerinin tek bir yevmiye kaydıyla kayıtlara alınması mümkün mü?

Cevap101- Masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) belge türü other yazılarak kayıt yapılabilirsiniz.

TUBİTAK’DAN ALINMAYAN ZAMAN DAMGASININ GEÇERLİLİĞİ

Soru 102 - E-Defter Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda madde "kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edilecektir" ifadesi bulunmaktadır. Bu bir zorunluluk mudur? Zaman Damgasını, aynı hizmeti veren başka firmalardan alarak kullanamaz mıyız?

Cevap 102- Zaman damgasının TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi ’nden temin edilmesi zorunluluktur. Başka yerlerden temin edilecek zaman damgası geçersizdir.
E-DEFTERE GEÇİŞTE DEVİR BİLGİSİNE YER VERİLMEMESİ

Soru 103 - E-defter kullanmaya başladığımızda, defter-i kebiri e-defter olarak gönderirken, e-deftere geçiş tarihindeki kâğıt defter devir bilgisine e-defterde yer verilecek mi?

Cevap 103- E-defter uygulamasında önceki aylara ait kâğıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamaktadır.

E-defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta olup bir sonraki defter parçasına bu tutar devir olarak aktarılmaz.

E-DEFTERDE İLK YEVMİYE KAYDI NUMARASI

Soru 104 - 01.01.2016 tarihinden itibaren e-defter kullanmaya başladık. 01.01.2016 tarihi öncesindeki defterimizi döktürüp, kapanış onayını yaptırdık. E-defterdeki ilk yevmiye numaramızı da “ 1 “ olarak başladık. Yaptığımız işlem doğru mu?
Cevap 104- Hesap dönemi içinde e-deftere geçişlerde e-defterin ilk yevmiye madde numarası 1 den başlamalıdır. Önceki dönemlerin (kağıt defterin) kapanış tasdiki yapıldığı için kapanışı yapılan defterin numarası devam etmez. Bu nedenle yaptığınız işlem doğrudur.
HATALI YEVMİYE KAYDININ SİLİNMESİ

Soru 105- Ocak /2016 döneminde hatalı yevmiye kaydı yaptık. Bunun silinmesi için ne yapmalıyız?

Cevap 105- 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğine göre, durumunuzu değerlendirip dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığına başvurmanız gerekmektedir. Başkanlıkça yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp tarafınıza bilgi verilecektir.
ŞUBELERİN YEVMİYE KONTROL NUMARALARININ MÜTESELSİL OLMASI

Soru 106 - Şube için e-defter oluşturulması durumunda kontrol numarası şube bazında müteselsil mi olmalı?

Örneğin bir mükellefin İstanbul Merter’deki şubesi için oluşturulan yevmiye defterinin kontrol numarası YEVXXXX01 ile başlayarak müteselsil artarken, Ataşehir şubesi için oluşturulan yevmiye defterlerinin kontrol numarası da kendi içinde YEVXXX01 başlayarak müteselsil artar mı olmalıdır?
Cevap 106- Her şubenin defterinin tekil numarası kendi içinde müteselsil artmalıdır. Verdiğiniz örnekteki uygulama doğrudur.
FATURALARIN TEK YEVMİYE FİŞİNDE KAYDEDİLMESİ

Soru 107 -Şirketimizin kullandığı muhasebe programı, farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. E-defter uygulamasında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi zorunlu mu?

Cevap 107- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 6. maddesinde "Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları" yazılmalıdır denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge "belge türü" olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir faturanın ayrı bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekiyor.
E-FATURA İÇİN ALINAN MALİ MÜHÜRÜN E-DEFTER İÇİN KULLANILMASI

Soru 108 - E-deftere başvurabilmek için e-fatura için aldığımız mali mühür yeterli midir? Yoksa e-defter için ayrıca bir mali mühür almak gerekli mi?

Cevap 108- E-defter için ayrıca bir mali mühür alma zorunluluğu yoktur. E-faturada kullanılan mali mührü, e-defter için de kullanmak mümkündür.
HER ŞUBE İÇİN AYRI E-DEFTER PROGRAMI KULLANMA

Soru 109- Bir müşterimiz aynı vergi kimlik numarasına sahip 4 şubesinden 1 tanesi için farklı bir e-defter programı kullanıyor. Diğer 3 şubesi için bizim e-defter programını kullanmak istiyor. Bir şirketin birden çok e-defter programını şube bazında kullanması mümkün mü?

Cevap 109- Bir şirket şubeleri olsun ya da olmasın sadece bir tane uyumluluk onayı almış e-defter yazılımı kullanabilir. Bu nedenle aynı vergi kimlik numarasına sahip şubeler için ayrı ayrı yazılım programı kullanılması mümkün değildir.
HER BİR FATURA İÇİN AYRI YEVMİYE FİŞİ OLUŞTURULMASI

Soru 110- - Bir fatura için bir yevmiye fişi oluşturulup basıldığında, senede 5000 fatura düzenleyen bir firma sadece bu faturalar için 5000 sayfa sürekli form veya A4 kâğıda basım yapması gerekecek. Bu durum ciddi kâğıt ve yer israfına nden olacak bunu önlemenin yolu nedir?

Cevap 110- E-defter uygulamasında her bir belgenin ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi esastır. Buradaki kural sadece defter üzerinde uygulanması gereken bir kuraldır. Muhasebeleştirme sürecinde belgeler için oluşturulan muhasebe fişleri için GİB tarafından getirilmiş zorlayıcı bir kural bulunmamaktadır. Her belge için ayrı muhasebe fişi oluşturulması gibi bir zorunluluk da bulunmamaktadır.

Yani bir günde yapılmış olan alış ya da satış faturalarınızı bir muhasebe fişine bağlayıp daha sonra bu muhasebe fişinin altında yer alan belgeleri ayrı yevmiye maddelerinde kaydetmeniz gerekir.

Her belge için ayrı muhasebe fişi oluşturulması kullandığınız muhasebe programının işleyişinden kaynaklıdır. Muhasebe programı üreticisine başvurup istediğiniz gerekli güncellemeleri yaptırabilirsiniz.
SÜRE GEÇTİKTEN SONRA E-DEFTERE GEÇİŞ

Soru 111 – 2016 yılı Ocak başında e-deftere başvurmayı atlamış olan firma, başvurusunu ve mali mührünü Mayıs ayında tamamlamıştır. Bu firma ilk 4 ayın defterlerini yükleyebilir mi? Herhangi bir sorun olur mu? Herhangi bir cezası var mı?

Cevap 111 -Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I) adına “Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı / ANKARA” adresine e-deftere başvurunuzun gecikme nedenini açıklayan firma yetkililerince imzalanıp kaşelenmiş bir dilekçe göndermeniz gerekmektedir.

Dilekçeye e-deftere başvuru zorunluluğunuzun olup olmadığını belirterek, dilekçe ekine de uyumlu yazılım firmasıyla anlaştığınız tarihi gösterecek (sözleşme, fatura gibi) belgelerin bir örneğini eklemeniz gerekmektedir.

MALİ MÜHÜR ARIZASI NEDENİYLE BERATIN GEÇ YÜKLENMESİ

Soru 112 - 25.06.201X tarihinde kullanmış olduğumuz mali mührümüz arızalandı ve kullanılamaz hale geldi,

25/06/201X tarihinde yeni kart başvurusunda bulunup 26/06/201X tarihinde ödemesini gerçekleştirdik,

Yeni mali mührümüz TUBİTAK tarafından 30/06/201X tarihinde kuryeye verildi bu sebeple 201X/03 dönemine ait e-defterimizi süresinde gönderemedik. Bu durum sorun yaratır mı?
Cevap 112 -Berat yükleme dönemini geçirdiğiniz döneme ait beratları e-defter uygulamasına giriş yaparak yükleyebilmenizin önünde teknik olarak bir engel bulunmamaktadır. Beratları e-defter uygulamasına giriş yaparak göndermeniz gerekmektedir.
Soru 113 -E- defter’ i zamanında göndermedik cezai müeyyidesi nedir?

Cevap 113 -Vergi Usul Kanunundaki defter ile ilgili hükümlerde yer alan cezalar uygulanır.
E-DEFTERDE YIL İÇİNDE ŞUBELİ YAPIDAN ŞUBESİZ YAPIYA GEÇİLMESİ

Soru 114 -Mali Yıl İçinde Şubeli Bir firma şubesiz e-defter üretirken aynı mali yıl içinde şubeli e-defter üretimine geçebilir mi?

Cevap 114 -Hesap dönemi içerisinde şubeli yapıdan şubesiz yapıya, ya da şubesiz yapıdan şubeli yapıya geçiş yapılamaz. İzleyen hesap döneminde şubeli/şubesiz yapıya geçiş için değişiklik yapılabilir.
FİŞLERDE BELGE NUMARASI

Soru 115 -Belge numarası veremediğimiz fişlerde belge numarası kısmına yevmiye numarası vermekteyiz. Fakat aylık işlemler sonunda fiş sıralama yaptığımızda doğal olarak yevmiye numaraları değişmektedir. Bu nedenle sıralama sonrası belge no kısmındaki numara güncel yevmiye numarası ile uyuşmamaktadır. Bu durum e-defter kapsamında problem yaratır mı?

Cevap 115 - E-defterde yevmiye madde numaralandırması hesap dönemi başında 1 den başlamalı ve tarih sırasıyla müteselsil bir şekilde hesap dönemi sonuna kadar ilerlemelidir.

Muhasebe kaydı yapılan programlarda her kayıt kendine has bir numara almaktadır. Bu numara e-Defter uygulamasında “muhasebe fiş numarası (entrynumber)” etiketi ile tanımlanmaktadır.

Ayrıca yevmiye defterinde, yevmiye madde numarası yer almaktadır. Muhasebe fiş numarası ile yevmiye madde numarasının aynı olma zorunluluğu bulunmamaktadır.

Yazılımcılar tarafından dikkat edilmesi gereken husus: yevmiye xml yapısında entrynumber (muhasebe fiş numarası) alanı ile documentreference (Belge Referansı) alanı aynı olmalıdır.

HATALI E-DEFTER BERATININ DÜZELTİLMESİ

Soru 116- Mart ayı beratında e- defterimizde oluşan bir hata sebebiyle.01.03.-19.03.15 itibarı ile yükleme yapılabilmiş, 20.03.15-31.03.2015 itibarı ile gönderilememişti. Şu anda hatalarımızı giderdik defterimizin tamamını yoksa kalan bölümünü(20.03.2015-31.03.2015) mü yeniden göndermeliyiz?

Cevap 116 -Başarısız olan kısmını yüklemelisiniz. Başarılı olan kısmını zaten tekrar yükleyemezsiniz, hata alırsınız.
MART AYI DEFTERİ YÜKLENİRKEN SIRA NUMARASININ ATLANMASI

Soru 117 - Şubat ayı defterlerini oluştururken sehven aynı dosya iki kere oluşturulmuş, fakat tek dosya GİB'e gönderilmiştir. Dosya iki kere oluştuğu için Mart ayı defteri yükleme esnasında sıra numarası atlayarak 4 Nolu dosyayı oluşturmuştur. Bu durum kanuni açıdan sorun teşkil eder mi? Düzeltme yapmamız gerekir mi?

Cevap 117 – Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, oluşturulan defterler, beratlar ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in belirlediği dizin yapısında e-defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Uyumluluk onayı alan yazılım firmaları dizin yapısı konusuyla ilgili olarak e-defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur. Dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı.

Berat alınmayan dosyanın geçerliliği yoktur.

GİB’in uygulamasına beratlar yüklenmediği sürece, uyumlu yazılım programı üzerinden defter (yevmiye defteri-büyük defter ) ve berat (yevmiye defter beratı-büyük defter beratı) silinebilir. Ancak silinen defter ve beratlar yeniden oluşturulmalı ve sürecin sonunda muhakkak GİB uygulamasına yüklenerek, GİB’den imzalı berat alınmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.

GİB e-defter uygulaması aracılığıyla berat yüklenirken dikkat edilmesi gereken husus, eğer GİB’e berat gönderildiyse ve GİB imzalı berat alındıysa, kullanıcılar hiçbir şekilde oluşturulan defter ve beratları silmemelidir. Silinmesi durumunda defter yeniden oluşturulsa bile o deftere ait beratın GİB’e gönderilmesi mümkün değildir.