Sorulariniz ve cevaplari
E-FATURADA ENTEGRATÖR DEĞİŞİKLİĞİ
Yüklə 3,18 Mb.
|
E-FATURADA ENTEGRATÖR DEĞİŞİKLİĞİ Soru 23- e-Fatura uygulamasındaki daha sonra entegratör değiştirebilir miyim? Özel entegratörümü değiştirdiğim takdirde bildirimde bulunmam gerekiyor mu? Cevap 23- 1. Kayıtlı Kullanıcılar arasında yer almakta ve e-Fatura sistemini kullanmaktaysanız mevcut yönteminizi aşağıdaki bilgiler doğrultusunda değiştirebilirsiniz. -GİB Portal Yönteminden Entegrasyon Yöntemine Geçiş İsteminde yapılacak İşlem: Entegrasyon testlerini olumlu tamamlamanız halinde geçebilirsiniz. - GİB Portal Yönteminden Özel Entegrasyon Yöntemine Geçiş İsteminde yapılacak İşlem: Özel entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız özel entegratörünüz sizi kendisine bağlayabilir. Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunmanıza gerek yoktur. - Entegrasyon yönteminden; GİB Portal Yöntemine geçmek İstiyorsanız: Entegrasyon sisteminden GİB-Portal yöntemine geçmek istiyorsanız talebinizin belirtildiği dilekçenizi kaşeli ve imzalı olarak GİB Başkanlığına göndermeniz gerekmektedir. Başkanlığın yapacağı işlemle birlikte entegrasyon yetkiniz kaldırılacak ve GİB-Portaliniz açılacaktır. Tekrar entegrasyon sistemine geçmek istemeniz halinde entegrasyon testlerini tekrarlamanız gerekecektir. - Entegrasyon Yönteminden, Özel entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız Talebinizin belirtildiği dilekçenizi kaşeli ve imzalı olarak Başkanlığımıza göndermeniz gerekmektedir. Ardından Özel entegratörünüz sizi kendisine bağlayabilir. Başkanlığın yapacağı işlemle birlikte entegrasyonla kurum bilgileriniz sistemden kaldırılacaktır. Tekrar entegrasyon sistemine geçmek istemeniz halinde entegrasyon testlerini tekrarlamanız gerekecektir. Dilekçenizi Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA)’na göndermelisiniz.
- GİB-Portal yöntemine geçmek istiyorsanız, özel entegratörünüz hesabınızı kapattıktan sonra birkaç saat içerisinde GİB-Portaliniz otomatik olarak açılacaktır. Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunmanıza gerek yoktur. -Özel Entegrasyon Yönteminden Entegrasyon yöntemine Geçmek istiyorsanız Entegrasyon testlerini tamamlamanız gerekmektedir. Testlerin tamamlanmasının ardından özel entegratörünüz hesabınızı kapatmalıdır. Sonrasında hemen canlı tanım formunu yüklemeniz gerekmektedir. (aradaki süre içerisinde GİB-Portalinin otomatik olarak açılması söz konusu olabileceğinden işlem çabuk bir şekilde tamamlanmalıdır. GİB-Portalinin açılması durumunda bu hesaba düşen faturalar teknik olarak geçerli olacağından, ilgili faturaların bilgisayara indirilerek diğer faturalarla birlikte arşivlenmesi gerekmektedir.) Özel entegratörünüzü değiştirmeniz halinde Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunmanıza gerek yoktur.
- Bilgisayarınızda faturaları arşivlerken dediğiniz şekilde ay ay ayrı dosyalarda arşivleyebilir siniz. -Ticari faturanın cevap verilmeden arşive kaldırılması teknik açıdan sorun olmaz. Mevzuat açısından 8 gün içinde cevap verilmeyen faturalar kabul edilmiş sayılır. (8 günden sonra cevap verilmemiş olsa da arşive alınabilmektedir.) - Arşive kaldırılan faturalar arşivden çıkarılamamaktadır. - Arşive kaldırılan faturalara cevap verilememektedir. GİB Portalında, tarafınıza gelen ticari fatura zarfının fatura cevaplanmadan arşive kaldırılması, zarfın tarafınıza ulaştığı andan itibaren 8 gün süreyle engellenmiştir. Faturayı, bu 8 günlük süreden önce arşive almaya çalıştığınızda, faturayla ilgili posta kutusu yanıtı oluşturulmamışsa (kabul/red işlemi tamamlanmamış demektir) şu uyarıyla karşılaşırsınız "XXX numaralı zarfın içerisindeki XXX numaralı ticari faturaya cevap vermediniz. Cevap verilmemiş faturaları içeren zarfların arşivlenmesine izin verilmemektedir." Bu süreden sonra faturalarınızı arşive almanızda bir sakınca bulunmamaktadır. GİB-Portali faturanızın size ulaşma zamanından (zarf tarihinden) 8 gün sonra cevap vermemiş olsanız da faturayı arşivinize almanıza izin vermektedir. Türk Ticaret kanununa göre 8 gün içerisinde cevap verilmemiş faturalar alıcısı tarafından kabul edilmiş sayılmaktadır. Alıcı ve gönderici mevzuat çerçevesinde muhasebelerine bu şekilde işleyebilir. Ancak alıcı sizden cevap bekliyor olabilir, alıcıyı faturayı kabul ettiğinize dair bilgilendiriniz. Faturayı kabul etmek istemediğiniz halde arşive aldıysanız, karşı taraf ile görüşerek mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına almanız ve mevzuat hükümlerine uygunsa iade faturası düzenlemeniz, ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz edebilirsiniz. Bu işlemlerin ardından faturanın göndericisi size ilgili faturayı tekrar düzenleyip göndermelidir. İade faturası kesilmeden ya da harici yollarla faturanın iptali yapılmadan tekrar aynı fatura kesilirse mükerrer fatura kesimi olacaktır. Gönderen taraf ticari faturalar için sizden cevap beklediği için cevap vermeniz, sonra arşive kaldırmanız tavsiye edilir. Faturanıza önce cevap vermeli, fatura ile işiniz bittikten sonra arşive kaldırmalısınız. ZARFA AİT EKLENEN NOT BİLGİSİ ALICI VE SATICI TARAFINDAN GÖRÜNTÜLENEMEZ Soru 26- Portal kullanıcısıyız. Faturayı sisteme yükledikten ve gönder butonuna bastıktan sonra açılan sayfada, firmanın tanımlı mail adresini seçiyoruz ve zarfın not kısmına açıklama yazıyoruz. Ancak yazdığımız bu notlar faturanın alt kısmında görünmüyor. Faturayı gönderdiğimiz müşteri faturanın altında not yazmadığını söylüyor. Gönderilen faturada yazdığımız halde faturada not neden görünmüyor? Cevap 26- Bahsettiğiniz alan ZARF ile ilgili not alanıdır. Bu not alanındaki bilgiler alıcı ya da gönderici tarafından görüntülenememektedir. Bu bilgi GİB'de tutulmakta ve veri tabanında ihtiyaç oldukça görüntülenmektedir. Faturanızın not alanına yazmak istediklerinizi faturayı oluştururken yazmanız gerekmektedir. Bu şekilde ilgili bilgiler gönderici ve alıcı tarafından görüntülenir. Ancak Zarfa ait not bilgisi görüntülenemez. POSTA KUTUSU YANITLARINA DÜŞEN FATURAYI GÖREMİYORUM Soru 27- Posta kutusu yanıtlarına düşen faturayı göremiyorum, onayla diyorum faturaya tıklayınca uygulama yanıtı çıkıyor. Fatura bazında listelemek istediğimde, bu faturaların hiç biri düşmedi indiremiyorum. Ne yapmam gerekir? Cevap 27- Posta kutusu yanıtlarında sizin tarafınıza gelen faturalara verdiğiniz kabul/red cevapları (uygulama yanıtları) bulunmaktadır. Bunlar ile tarafınıza gelen faturaları karıştırmayınız. Bunlar birbirinden bağımsızdır. Gelen faturalar ögesi ile tarafınıza gönderilen faturalar Zarf Bazında veya Fatura bazında listelenebilir. Zarf bazında listelemede zarfın içeriğini görüntüleyebilmek için ilgili zarf seçilerek üzerine çift tıklanır. Bu işlemin ardından ekranın alt tarafında Zarf İçeriği bölümü gelecektir. Bu bölümde zarf içerisinde yer alan belge veya belgelere ait bilgiler görüntülenebilmektedir. Bu bölüm Belge numarası ve türü sütunlarından oluşmaktadır. Tür sütunu altındaki belgeye tıklandığında belgenin görüntülenmesi mümkündür. Gelen faturaların fatura bazında da listelenebilmesi mümkündür. Ancak gönderilen veya alınan faturaların arşivleme işlemi tamamlanmış ise, bu işlem sonucunda faturalar ilgili bölümün Arşiv ögesi içerisine taşınmış olacaktır. Faturalar Arşiv ’de yer alacağından Zarf Bazında Listeleme ya da Fatura Bazında Listeleme ögeleri altında görüntülenemeyecektir. İMZA HATASI Soru 28- Entegrasyon yöntemi kullanan bir test firmasına fatura gönderiyoruz. 1230 HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI(1177:GEÇERSİZ İMZA) hatası alıyoruz. Aynı şekilde fatura gönderdiğimiz firma da bize fatura gönderemiyor. Canlı ortama geçtiğimizde bu sorunla karşılaşmamak için ne yapmalıyız. Cevap 28-. Faturayı doğru oluşturuyorsanız ve bu hata ile karşılaşıyorsanız alıcı ile görüşmeniz gerekir. GİB gönderen ile alıcı arasında aracıdır. Alıcıdan gelen yanıtı göndericiye olduğu gibi iletmektedir. Alıcının sistemini düzeltmesi gerekmektedir. İmza ile ilgili olarak getirilen ek kontroller yapılmıyor olabilir. Bunları kontrol ettikten sonra faturanızı tekrar göndermeyi denemelisiniz. Hatasız bir gönderim için faturaların oluşturduktan sonra zarflanıp, daha sonra zarftan çıkarılıp e-Fatura görüntüleyicide açıldıktan ve doğrulandıktan sonra gönderilmesi gerekmektedir. E-FATURA SAYISI 100’Ü AŞTIĞINDAN GÖNDERİM HATASI ALIYORUM Soru 29- Bir grup firmasına yüklediğim faturalarla ilgili aşağıdaki hata iletisini alıyorum. "ElementList elemanı içerisinde bulunan inv:Invoice elemanı sayısı 100’den fazla olamaz." Bu durumda karşı tarafın faturaları alamadığı anlaşılıyor. Tekrar gönderebilmek için ne yapmam lazım? Cevap 29- Bir zarf içerisinde 100'den fazla fatura gönderemezsiniz. Faturalarınızı güncel şematron kurallarına göre oluşturmanız gerekmektedir. Hata düzeltilerek, VUK' a uygun şekilde yeniden gönderim yapılmalıdır. İŞLETME HESABINA GÖRE DEFTER TUTAN MÜKELLEFLERDE E-FATURA Soru 30- İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükelleflerin isteğe bağlı olarak e-fatura uygulanmasından yararlanmaları mümkün mü? Cevap 30- E-fatura uygulamasından işletme esasına tabi mükelleflerin yararlanmasını engelleyen bir düzenleme bulunmuyor. Bu nedenle elektronik fatura uygulamasından isteğe bağlı olarak yararlanabilirsiniz. ENTEGRASYON FİRMASI DEĞİŞİMİ HALİNDE YENİDEN PERFORMANS TESTLERİNİN YAPILMA ZORUNLULUĞU Soru 31- “B” Firması e-fatura kullanıcısı olup özel entegrasyon yöntemini kullanmaktadır. (B) Firması entegrasyon firmasını değiştirerek şirketimize ait entegrasyon yazılımını kullanacaktır. Bu durumda, “B” firması için GİB ile entegrasyon performans testlerini yapmamız gerekiyor mu? Cevap 31- (B) Firması, şirketiniz yazılımını Özel entegrator olarak kullanacaksa bu entegratör GİB tarafından onaylandığından, testlere gerek yok. Ancak şirketiniz yazılımının (B) firmasınca entegratör olarak sisteminde kullanacaksa testlere gerek var. Entegrasyon yönteminde alt yapı değişikliği önemli bir konu olduğundan, yeni sisteminizde sorun yaşamanız durumunda entegrasyon yetkiniz iptal edilebileceğinden ve 1 yıl süreyle tekrar entegrasyon yöntemini kullanamayacağınızdan dolayı, testleri tekrarlamanız önemli bir konudur. Testleri sisteminizin durumunu görmeniz için yapınız. Ancak durumu GİB’e bildirmenize gerek bulunmamaktadır. Çünkü hali hazırda canlı ortamda bulunduğunuzdan tekrar test kullanıcınız açılıp durum kontrol edilemez. HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ HATASI Soru 32- e-Faturayı gönderdikten sonra “1230 Hedeften sistem yanıtı başarısız geldi” hatası aldım. Ne yapmalıyım? Cevap 32- Zarfın durumu HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI - Durum kodu 1230 ise alıcıya ulaşmış, ancak alıcı zarfta hata tespit etmiş anlamına gelmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı alıcı ile gönderici arasında sadece aracıdır. Alıcı zarfta bulduğu hatayı mesaj yanıtı olarak yazar, GİB alıcıdan gelen hata mesajını göndericiye olduğu gibi aktarmaktadır. Alıcının buraya hangi hatayı, neden yazdığını GİB bilememektedir. Bunun alıcıya sorulması gerekmektedir. Hata almış bir zarfın içerisindeki fatura ya da uygulama yanıtları (kabul/red yanıtı) geçersizdir. Hata almış bir zarfın içerisindeki faturaya verilen uygulama yanıtı (kabul/red yanıtı) da geçersizdir. 1230 HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI durumunda zarf GİB'den sorunsuzca geçtikten sonra alıcının sistemine gitmiş, ancak alıcının verdiği hata dolayısıyla geri dönmüş demektir. Zarf içerisindeki faturalar İptal faturası gibidir. GİB üzerinden geçen zarfın alıcı tarafından imza doğrulaması sorunsuzca yapılıyor ve zarfta uygulama yanıtı yer alıyorsa sorunsuz olan bu fatura alıcının sistemine kabul edilmesi gerekmektedir. GİB, imza ve mühür varlığının kontrolünü yapar, ancak PORTAL DIŞINDA doğrulamasını yapmaz. İmza doğrulaması ile ilgili hatalarda sorun göndericide olabilir. GİB Portal Yöntemini kullanan bir kullanıcının gönderdiği zarf imza hatası alıyorsa sorun alıcıdadır. Hatasız bir gönderim için faturalarınızı oluşturduktan sonra zarflayınız, daha sonra zarftan çıkarıp e-fatura görüntüleyicide açtıktan ve doğruladıktan sonra gönderiniz. Birçok hatada alıcının sisteminin GİB'den farklı şema/şematron kuralları kullandığı ya da GİB’in duyurduğu şema/şematron güncellemelerinin alıcının sistemine uyarlanması gerektiği halde uyarlanmadığı durumda ortaya çıktığı görülmektedir. Zarfın alıcısı zarfa henüz sistem yanıtı dönmediyse GİB bu zarfın durumu sorgulamaktadır. Bu durum neticesinde alıcıdan gelen 1220 HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI bilgisine istinaden fatura zarfının nihai durumu "1230 HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI(1220:HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI)" olabilmekte ve zarf başarısız hale düşebilmektedir. Tarafınıza gelen zarflara en geç iki gün içerisinde sistem yanıtı ile dönüş yaparsanız bu tür bir durumla karşılaşmazsınız. Sorun alıcıda ise alıcı ile irtibata geçip gelen hata mesajını kendisine bildirin ve sistemini düzeltmesini isteyin. Alıcı sistemini düzelttikten sonra gönderici faturayı tekrar göndermelidir. Ancak burada VUK ve ilgili yasal hükümler geçerli olduğundan, fatura düzenleme ve deftere kayıt süreleri aşılması halinde cezalı durum ortaya çıkabilecektir. Bu durum mükellefin sorumluluğundadır. Sorun göndericinin imza doğrulamasından kaynaklanıyorsa göndericinin sistemini düzeltmesi gerekmektedir. Gönderici sistemini düzelttikten sonra gönderici faturayı tekrar göndermelidir.
Aldığınız yanıt faturanızın alıcıya ulaşmadığını göstermektedir. Zarf bazında listeme ekranında yazan hatayı inceleyiniz. Bu durum alıcıdan ya da göndericiden kaynaklanıyor olabilir. Fatura alıcıya teslim edilmiş ancak alıcı tarafından zarfta hata tespit edilmiş olabilir. Bu noktada şu ayrım önemlidir: - Uyarıda "GİB'DEN GELEN HATA MESAJI" yazıyorsa sorun göndericidedir. Hatasız bir gönderim için faturalarınızı oluşturduktan sonra zarflayınız, daha sonra zarftan çıkarıp e-Fatura görüntüleyicide açtıktan ve doğruladıktan sonra portale yükleyip gönderiniz. Gönderici "GİB'DEN GELEN HATA MESAJI" aldığında, fatura XML'ini oluşturan program faturayı/zarfı hatalı üretiyor olabilir. Bu durumda aşağıdaki bilgileri içeren yeni bir soru yöneltiniz. Gönderici vergi kimlik numarası (gerçek kişi için TC kimlik numarası), alıcı vergi kimlik numarası (gerçek kişi için TC kimlik numarası), iletilemeyen faturanın zarf numarası ile fatura numarası. Bu sorulardan sonra, durum incelenir, ardından sorun giderilemeyip yeni bir fatura oluşturulması gerekirse müteakip numaradan yeni bir fatura düzenlenir. Bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması ileride izah açısından uygun olacaktır. - Uyarıda "ALICIDAN GELEN HATA MESAJI" yazıyorsa sorun alıcıdadır. Gönderici bu hata ile ilgili alıcıyı bilgilendirmeli, alıcı sorunu giderdikten sonra gönderici “Tekrar Gönder” düğmesini kullanarak aynı faturayı tekrar göndermeyi denemelidir. Zarfa ait Durum sütununda; -GİB Elektronik Fatura Merkezi yanıtı geldi. Elektronik Fatura Merkezi zarfı kabul etti, -GİB Elektronik Fatura Merkezi zarfı ve içeriğindeki dokümanları alıcının posta kutusuna iletti, -Alıcının posta kutusu Elektronik Fatura Merkezine zarfla ilgili henüz bir cevap göndermedi, yazıyorsa alıcının sistemi zarfı almış demektir. Ancak alıcı, zarfı işleyip işleyemediğine dair GİB'e göndermesi gereken sistem yanıtını ("Zarfı sorunsuz bir şekilde işledim " ya da "Zarfı işlerken şu hatayı buldum" bilgisini) göndermemiştir. Bu durumda zarfın durumu “1220 HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI’dir. Alıcı, hata bulduğunu belirtmediği için bu zarfın içindeki faturalar da geçerlidir. Ancak 1220 durumu alıcının vereceği sistem yanıtına göre birkaç gün içerisinde değişip başarılı duruma ya da başarısız duruma düşebilir. Bu nedenle faturayı gönderen mükellef olarak "Posta kutusu yanıtı geldi. Alıcının posta kutusu zarfı başarıyla teslim aldı." bilgisini görmeyi beklemenizde fayda bulunmaktadır. 48 saat boyunca 1220 durumundaki bilgi değişmezse gönderdiğiniz fatura başarılı olarak kabul edilebilir. Bu durumda faturaların tekrar gönderilmesi mükerrer gönderim olacağından tekrar gönderilmemelidir. Hata varsa, ilgili zarfa ait "Hata Ayrıntısı" düğmesine tıklayınız.
Ancak aynı mal satışı için hem e- fatura düzenleyip hem de elinizde bulunan eski irsaliyeli faturayı irsaliye yerine kullanılmak üzere düzenlemeniz mümkün değildir. E-fatura düzenlediğiniz mal satışı için İsterseniz manuel irsaliye düzenleyebilirsiniz. İsterseniz e- faturayı irsaliye yerine de kullanabilirsiniz. E -faturayı irsaliye yerine kullanmak istiyorsanız, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliğde yer alan şartları yerine getirmeniz gerekmektedir. Bu şartlar şunlardır. e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Arasında Yapılan Satışlar: E-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde, elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir.
Karşı Firmalar uyarınız üzerine bu faturalara itirazlarını yapmalıdır. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemini de kullanabilirler. Fatura bilgilerini yazıp KEP aracılığı ile kabul etmediklerini bildirebilirler. Sizde bu red mesajları üzerine yeni e- faturaları oluşturup alıcıya iletiniz. KAYITLI E-FATURA KULLANICILAR LİSTESİNDE KULLANICILARIN KİMLİK NO BULUNMAMASI Soru 36- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet adresinde kayıtlı “E-fatura Kullanıcılar Listesi ”nde kullanıcıların vergi kimlik numaraları neden bulunmuyor? Cevap 36- GİB internet adresi üzerinden e-fatura sistemi kullanıcılarının unvanlarına ulaşabilirsiniz. Bu sayfa dışarıya da açıktır. Vergi kimlik numaraları ÖZEL BİLGİ olduğundan, GİB’in dışarıya açık bu sayfasında kişilerin vergi kimlik numaralarının görülmesine izin verilmemiştir. Fatura gönderimi amacıyla kullanıcıların unvan, vergi kimlik numaraları, etiket tanımları (alias) ve sisteme ilk kayıt tarihlerine ulaşmak isterseniz kullanıcı hesaplarınız aktive edildikten sonra; -Eğer portal kullanıcısı iseniz; kullanıcı hesabınızda Araçlar menüsünde “Sisteme Kayıtlılar” kısmından görüntüleyebilirsiniz. Kayıtlı Kullanıcılar XML ya da CSV formatlarında indirilebilir ve VKN ile birlikte görüntülenebilir. Ancak bu durumda listenin güncelliğini kontrol etmeniz, fatura göndermeden önce listeyi indirip bakmanız gerekmektedir. Çünkü listedeki kullanıcılara ait bilgiler (firma etiketleri de) sürekli güncellenmektedir. CSV uzantılı dosyayı Microsoft Excel programı ile açabilirsiniz. -Eğer entegrasyon ya da özel entegrasyon yöntemini kullanıyorsanız; Gelir İdaresi Başkanlığına bağlantı kurduğunuz IP adresleri üzerinden listeyi vergi numaraları ile birlikte görüntüleyebilirsiniz. KDV’SİZ NOTER MASRAFI YANSITMA Soru 37- Sözleşme gereği firmanın ödeyeceği noter masrafını biz ödeyip karşı tarafa fatura edeceğiz. Fatura ederken noter masrafının içinde damga vergisi de var. KDV’siz satırda KDV muafiyet kodu ne seçmeliyiz? Cevap 37- Satış fatura tipini seçerek, KDV’ siz satır için 351 koduyla işlem yapınız. E-FATURALARI ARŞİVE KALDIRMA Soru 38- Portalde e- faturaları ve posta kutusu yanıtlarını (KABUL / RED yanıtlarını) nasıl arşive kaldırabilirim? Cevap 38- Gönderilen veya alınan faturaların arşivlenebilmesi için; Gönderilenler ya da Gelen Kutusu bölümleri altındaki Zarf Bazında Listeleme ögesine girilerek arşivlenmek istenen faturalar seçilir ve Arşive Kaldır düğmesine tıklanarak arşivleme işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu arşivleme işlemi gerek gönderilen gerekse alınan faturaları sistem üzerinde arşivlemektedir. Bu faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından kolaylık sağlayacaktır. Gönderilenler veya Gelen Kutusu bölümleri altındaki Arşiv ögelerinde yer alan faturaların kullanıcı bilgisayarına kaydedilmesi için faturalar seçildikten sonra indir butonuna tıklanır. İşlem sonucunda faturalar ilgili bölümün Arşiv ögesi içerisine taşınmış olacaktır. Faturalar Arşiv ’de yer alacağından Zarf Bazında Listeleme ve Fatura Bazında Listeleme ögeleri altında görüntülenemeyecektir. Arşive alınan faturalar arşivden geri alınamamaktadır. Kabul/red yanıtı verilmeden, ya da kanuni cevap verme süresi olan 8 gün içerisinde cevap verilmeyerek bu süre sonrasında arşive alınan faturalara kabul/red yanıtı verilememektedir. Ancak gönderici sizden kabul/red yanıtı beklediği için bu bilgiyi telefon vs. harici yollarla iletmeniz tavsiye edilir. Son üç aydan önceki faturalar otomatik olarak Arşiv menüsüne aktarılmaktadır. Diğer zarflardan Arşiv menüsüne aktarmamış olduklarınız Zarf ve Fatura Bazında Listeleme ekranlarında bulunmaktadır. Portalde fatura ve yanıtların indirilebilmesi için toplamda üç ayrı menüden indirme işlemi yapılmalıdır: 1. Gönderilenler bölümü altındaki Arşiv (Gönderdiğiniz faturalar ve varsa gönderdiğiniz ticari faturalara gelen yanıtlar birlikte indirilmektedir) 2. Gelen Kutusu bölümleri altındaki Arşiv (Sadece tarafınıza gelen faturalar indirilmektedir) 3. Gelen Kutusu bölümleri altındaki Posta Kutusu Yanıtları (Sadece gönderdiğiniz ticari faturaların yanıtları indirilmektedir) Gönderilenler veya Gelen Kutusu bölümleri altındaki Arşiv ögelerinde yer alan faturaların kullanıcı bilgisayarına kaydedilmesi için faturalar (birden fazla sayfada yer alabilmektedir) seçildikten sonra İndir düğmesine tıklanır. Gelen Kutusu bölümü altındaki Posta Kutusu Yanıtları ögesinde yer alan posta kutusu yanıtlarını (KABUL/RED cevaplarınızı) da, faturalarınızla birlikte saklamanız gerekmektedir. Bu amaçla ilk kez posta kutusu yanıtlarını indirecekseniz Posta Kutusu Yanıtları öğesinde Başlangıç Tarihi alanına e-faturaya başlama tarihi gibi eski bir tarih yazılır. Ardından tarih sorgulama alanının yanında yer alan Gönderilenler seçeneği seçilir ve Sorgula düğmesine basılarak sorgulama yapılır. Posta kutusu yanıtlarının kullanıcı bilgisayarına kaydedilmesi için posta kutusu yanıtları (birden fazla sayfada yer alabilmektedir) seçildikten sonra İndir düğmesine tıklanır. Tarih aralığını değiştirerek ara ara posta kutusu yanıtlarını arşivlemeniz de mümkündür. Ticari faturaya kanuni süresi (8 gün) içerisinde cevap vermediğiniz (onaylama ve başarılı gönderim yapmadığınız) takdirde, bu süreden sonra cevap verilememektedir. Cevap verilmemiş faturalar 8 günlük bekleme süresi dolmadan arşive alınmaya çalışılınca "... Numaralı zarfın içerisindeki... Numaralı ticari faturaya cevap vermediniz. Cevap verilmemiş faturaları içeren zarfların arşivlenmesine izin verilmemektedir." uyarısı alınır ve fatura bu süre içerisinde cevap verilmeden arşive alınamaz. Ancak 8 günlük süre dolduktan sonra fatura arşive alınabilir. Gelen/gönderilen e-faturalarınız ile posta kutusu yanıtlarınızı arşivleme sıklığı size bağlıdır. GİB-Portalinde sadece son 6 aya ait veriler tutulmaktadır. 6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılmaktadır. Bu nedenle verilerinizi kendi bilgisayarınıza indirip saklamanız gerekir. Faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. Faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından ayrıca mükellefe kolaylık sağlayacaktır. Portalde bir sayfada en fazla 20 satır bulunmaktadır. Bu nedenle indirme işlemi tek seferde en fazla 20 adet olacak şekilde, sayfa sayfa yapılabilmektedir. Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir. zip'ten çıkarıp çıkarmamak sizin tercihinizdir ancak önemli olan fatura XML'dir.
Yüklə 3,18 Mb. Dostları ilə paylaş:
|