Sumqayit döVLƏt universitetiNİn nəZDİNDƏ sumqayit döVLƏt texniKİ kolleci

 

 

 

 

---

S

ənəd dövriyyəsinin təşkili 

 

Kargüzarlıq  prosesinin  ən  mühüm  hissəsindən  biri  sənəd  dövriyyəsidir.  Sənəd 

dövriyyəsi  müəssisələrdə  sənədlərin  alınması  vaxtından  və  yaxud  hazırlanmasından 

icra olunmasına və ya yola salınmasına qədər hərəkətinə deyilir.  

İdarələrdə  sənəd  dövriyyəsinin  təşkili  aşağıdakı  prinsiplər  əsasında 

aparılmalıdır;  

1.  İdarələrdə  sənədlərin  icrası  çevik  olmalı,  məqsədyönlü  nizamlanmalı  və 

optimal sur

ətdə həyata keçirilməlidir;  

2.  İşin  zərurətindən  irəli  gəlməyən  instansiyaları  və  əməliyyatları  sənədlərin 

icrasından istisna etmək lazımdır. Sənədin yerdəyişməsi özünü doğrultmalıdır. Sənədin 

yerd

əyişməsinin qayıdış formasını istisna etmək və ya məhdudlaşdırmaq lazımdır;  

3.  S

ənədlərin  qəbul  edilməsi,  göndərilməsi  və  icrası  prosesində  maksimum 

eyniliy

ə nail olunmalıdır və bu proses həmişə təkmilləşdirilməlidir.  

S

ənədlərin  dövriyyəsinə  sənədləri  qəbul  etmək  və  qeydiyyatdan  keçirmək, 

bölüşdürülərək  və  icraya  yönəltmək,  icraya  nəzarət  etmək,  göndərmək  və  s.  kimi 

əməliyyatlar  daxildir.  Sənədlərin  dövriyyəsi  zamanı  onların  icra  olunmaması  sənəd 

yığını əmələ gətirir.   

S

ənəd dövriyyəsinin hərəkəti miqdarı müəssisələr haqqında əsasnamə, struktur 

bölmələri haqqında əsasnamə və vəzifə təlimatı ilə tənzim olunur.  

Əməliyyatların  aparılması  üzrə  sənədlər  dövriyyəsi  aşağıdakı  mərhələlərə 

ayrılır:  

- s

ənədlərin qəbulu, bölüşdürülməsi və icraçıya çatdırılması;  

- s

ənədlərin qeydiyyatı;  

- daxil olan v

ə xaric sənədlərin işlənməsi və hazırlanması;  

- s

ənədlərin icrasına nəzarət;  

- 

çıxan sənədlərin yola salınması;  

- g

ələcəkdə istifadə etmək üçün sənədlərin hazırlanması.  

S

ənəd dövriyyəsini aşağıdakı üsullarla ixtisarlaşdırmaq olar:  

- 

daxil olmuş sənədlərə əvvəlcədən baxış;  

- v

ətəndaşların müraciətlərinə ciddi nəzarət;  

- t

əkrar müraciətlərin ixtisarlaşması;  

- 

daxili yazışmaların ixtisar edilməsi və sənədsiz işləmə;  

- t

əkrar işlərin ləğv edilməsi.  

Xaric olan s

ənədlərin dövriyyəsinə sənəd layihəsinin tərtibi, onun hazırlanması, 

razılaşdırılması,  lazımi  hallarda  viza  verilməsi,  imzalanması  (təsdiqetmə),  qeydə 

alınması və göndərilməsi daxildir.  

Daxili s

ənədlər idarə daxilində hazırlanır, tərtib və icra edilir.   

S

ənədlərin  təşkilatda  hərəkəti,  onlar  təşkilata  daxil  olduğu  və  ya  yaradıldığı 

andan  icra  edildiyi  v

ə  ya  göndərildiyi  anadək  sənədlərin  dövriyyəsini  təşkil  edir  və 

proses  müta-  madi  hər  iş  günündə  yerinə  yetirilir.Təşkilatlarda  sənədlər  dövriyyəsinin 

t

əşkili  hər  gün  aparılan  idarəetmə  zamanı  “rəhbər-icraçı”  üzrə  qurulmuş  kompleks 

sxem

ə  uyğun olaraq hər vaxt  idaretmənin tələblərinə  cavab verməklə  icra olunmalıdır, 

y

əni  sənədlərin  hərəkəti  operativ  aparılmalı,  nizamlanmalı  və  optimal  şəkildə  həyata 

keçirilməlidir,  işin  zərurətindən  irəli  gəlməyən  instansiyalar  və  əməliyyatlar  sənədlərin 

---

h

ərəkətindən  kənarlaşdınlmalıdır,  sənədlərin  hərəkəti  qaydasında  və  işlənməsi 

prosesind

ə maksimum eynilik təmin olunmalıdır.  

Dig

ər  təşkilatlardan  daxil  olan  korrespondensiyanın,  yazışmaların  qəbulu  və 

ilkin  qaydada  işlənməsi  təşkilatlarda  bir  vəzifə  olaraq  kargüzarlıq  xidməti  tərəfindən, 

struktur bölmələrində isə struktur bölmələrinin kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları 

t

ərəfindən  həyata  keçirilir  və  bu  şəxslər  kargüzarlıq  əməliyyatının  gedişinə  məsuliyyət 

daşıyırlar.  Kargüzar  və  ya  təyin  edilmiş  əməkdaşın  işi  daxil  olan  korrespondensiyanın 

ilkin  qaydada  işlənməsi  onun  gətirilməsinin  düzgünlüyünün  və  zərflərin  içindəki 

s

ənədlərin 

salamatlığının 

yoxlanmasından, 

təyinatı 

üzrə 

verilm

ək 

üçün 

hazırlanmasından ibarətdir.  

T

əşkilata  daxil  olmuş  şəxsi  korrespondensiya  istisna  edilməklə,  bütün  zərflər 

açılır. Şəxsi korrespondensiyanın üzərində bu halda qeydlər edilir “şəxsən” sözü yazılır 

v

ə ya bu söz yazılmış xüsusi ştamp vurulur.  

Kargüzarlıq üçün bütün daxil olan sənədlərdə birinci səhifənin üz tərəfinin aşağı 

sağ küncündə qeyd ştampı vurulur. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 

2003- 

cü  il  tarixli  935  nömrəli  Fərmanı  ilə  təsdiq  edilmiş  Təlimata  əsasən  qeydiyyat 

ştampda aşağıdakı elementlər göstərilir.  

Kargüzar  və  ya  təyin  edilmiş  əməkdaş  tərəfindən  daxil  olmuş  sənəddə  başqa 

s

ənədlərə istinad vardırsa, həmin sənədlər seçilib ayrılır və daxil olmuş sənədlə, yaxud 

t

ərtib edilmiş müvafiq arayışla birlikdə təşkilatın rəhbərliyinə verilir.  

Baxılmanın  nəticələri,  bir  qayda  olaraq,  sənədlərdə  dövlətlərarası  standart  ilə 

ayrılan yerdə (mətndən əvvəl yuxan sol hissədə) müvafiq olaraq təşkilatın rahbəri, onun 

müavini  və  ya  struktur  bölməsinin  rəhbəri  tərəfindən  yazılan  dərkənarda  əks  olunur. 

D

ərkənarlarda  sənədlərin  icra  xarakteri  və  icraçıları  haqqında  aydın  və  qəti  göstəriş 

olmalıdır.  

Daxil olmuş sənədlərin rəhbərliyin göstərişi ilə bir struktur bölməsindən digərinə 

verilm

əsi  kargüzarlıq  xidməti  tərəfindən  həyata  keçirilir  ki,  bu  barədə  də  qeydiyyat 

v

ərəqələrində və müvafiq kitabda qeyd aparılır.  

Göndərilən  sənədin  tərtibi,  razılaşdırılması,  rəsmiləşdirilməsi,  qeydə  alınması 

(qeyd

ə  alınmalı  olan  sənədlər  barəsində)  və  göndərilməsi  sənədlərin  hazırlanması 

prosesini t

əşkil edir. İlkin qaydada tanış olmaq və razılaşdırılmaq üçün sənədin layihəsi 

çoxaldıla  və  eyni  zamanda onun hazırlanmasında iştirak edən bütün təşkilatlara  verilə 

bil

ər.  

T

əşkilat daxilində sənədlərin çatdınimasını struktur bölməsinin kargüzarlıq üçün 

m

əsul  olan  əməkdaşlan  həyata  keçirir.  Göndərilən  sənədləri  isə  təyinat  üzrə  kuryerlər 

çatdırırlar.  

Teleqramlar  v

ə  təcili  sənədlər  dərhal,  qalan  sənədlər  isə,  bir  qayda  olaraq, 

gündə azı iki dəfə çatdırılır.  

Daxil  olan  v

ə  göndərilən  sənədlər,  o  cümlədən  nəzarətdə  olan  və  digər  ən 

mühüm  sənədlər  hərəkətin  bütün  mərhələlərində,  bir  qayda  olaraq,  müvafiq  kitabda 

müəyyən qeyd aparılmaqla qəbul edilir və təhvil verilir