Ted üniversitesi Kalite Süreçleri, Standartları ve Yapılanması ted üniversitesi kalite geliştirme ve güvence stratejisi

13. ÖĞRENCİLERİN SOSYAL, KÜLTÜREL ETKİNLİKLERİ

13.1 - Planlama

TED Üniversitesi, başka disiplinleri tanımak, yazılı ve sözlü iletişim becerilerini güçlendirmek, yüksek insani değerlere ulaşmak için gerçekleştirecekleri toplu ve bireysel faaliyetlerinde öğrencilerini destekler. Bu amaçla, öğrencilerin akademik gelişiminin yanı sıra sosyal, kültürel, sportif alanda da yetenekler kazanabilmesi amacıyla öğrencilerin istekleri doğrultusunda Öğrenci Dekanlığı’na bağlı öğrenci toplulukları kurulur. Öğrenci topluluklarının işleyişinde Öğrenci Konseyinin etkin görev alması istenir. Öğrenci Konseyi Topluluklar Komisyonu Öğrenci Dekanlığı ile koordineli çalışır, aktif görev alır.

13.2 - Uygulama

Öğrenci Konseyi Topluluk Komisyonu toplulukların kurulması ve işleyişinde yardımcı olmak, yol göstermek, ön denetleme yapmak amacıyla Konsey Yürütme Kurulu tarafından belirlenen 2 üyeden oluşur. Öğrenci Konseyi Topluluk Komisyonu yeni toplulukların kurulmasında öğrencilerin sorularını cevaplar, dosya hazırlama, akademik danışman seçme gibi hususlarda yol gösterici olur. Başvuruları süresinde toplar.

Öğrenci Toplulukları Komisyonu; Öğrenci Konseyi Başkanı ile Öğrenci Konseyi Topluluk Komisyonu’nun 2 üyesi ile Öğrenci Dekanı ve Rektör’ün görevlendireceği 3 öğretim elemanından oluşur. Komisyon aday topluluk başvurularını, çalışmakta olan toplulukların faaliyet raporlarını, akademik danışmanın değerlendirmelerini ve bütçe taleplerini inceler, ÜYK’nın değerlendirmesine sunar.
Öğrenci toplulukları her yıl mayıs ayında bir sonraki yıl için yapmayı planladıkları faaliyet planlarını ve ilgili bütçe taleplerini komisyona iletirler. Ayrıca her sene Mayıs ayında öğrenci konseyi tarafından topluluklardan gerçekleştirdikleri etkinliklerin raporları istenir. Raporlar öğrenci konseyi başkanı tarafından komisyona iletilir ve yeni mali yıldaki bütçe talepleri değerlendirilmesinde bu raporlar göz önünde bulundurulur.
Bahar Şenliği her yıl Öğrenci Konseyi tarafından düzenlenir. Öğrenci sayısı arttıkça bahar şenliğinin kapsamı da genişletilebilir.

Öğrenci Konseyi ve topluluklarca düzenlenen Bahar Şenliği, konser, gösteriler, spor karşılaşmaları vb. etkinliklerin en az yarısının sponsorluk vasıtasıyla karşılanması Konsey ve Toplulukların gerçekleştireceği etkinliklerin sayısı ve kalitesini arttıracağından desteklenir.

Öğrenci Toplulukları, yapacakları etkinliğin adı, tarihi, yeri ve amacını belirttikleri formu, etkinlik tarihinden en az 10 gün önce Öğrenci Dekanlığı’na bildirmek zorundadırlar. Diğer üniversite, kurum ve kuruluşların katılımı ile gerçekleşecek toplantılarda bu süre en az 1 aydır. Bu tür toplantılar için Rektörlük makamının izni gereklidir. Öğrenciler etkinlikler süresince yaptıkları harcamaları topluluk bütçelerinden yapabilmek için faturalandırmakla yükümlüdürler.

Topluluklar herhangi bir konuda bir defaya mahsus olmak üzere veya sürekli devam eden eğitimler düzenleyebilirler. Öğrencilere eğitim verecek kişilerin eğitim verecekleri konularda uzmanlıklarını belgeleyecek durumda olmaları ya da eğitim verecekleri konuda en az beş yıl fiilen çalışmış olmaları gerekmektedir. Ders veren konumundaki kişi ile öğrenci arasında herhangi bir şekilde çıkar ilişkisi yaratacak eğitimler açılmaz.

13.3 - Değerlendirme

Her yıl Aralık ayı sonunda yapılan öğrenci memnuniyeti anketi içerisinde üniversitede düzenlenen sosyal ve kültürel etkinlikler ile ilgili sorular yer alır. Ankette ayrıca Öğrenci Konseyi ve Öğrenci Topluluklarının faaliyetleri hakkında da sorular yer alır. Bu sorular kapsamında değerlendirme raporu hazırlanarak üniversitenin web sayfasında açıklanır.

13.4 - Geliştirme

Öğrenci topluluklarında oluşturulmaya çalışılan demokratik yapının oturtulması, yönetim odaklı bir yapıdan ortak çalışmaya ve paylaşıma dayalı bir yapıya geçilmesi hususunda Öğrenci Toplulukları Çalışma İlkeleri’ne son düzeltmeler eklenerek bu ilkelerin ÜYK’ya sunulması ve Öğrenci Toplulukları Çalışma Yönergesi’ne çevrilmesi gerekmektedir.

Şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim oluşturmak için bu yönerge temelinde topluluk tüzüklerinin yazılması ve topluluk yönetim kurulları tarfından üyelerinin onayına sunulması uygun olacaktır.

Öğrencilerin sosyal ve kültürel etkinlikleri düzenleyecekleri ortak çalışma alanları, topluluk odaları henüz yoktur. Bu alanda önümüzdeki yıllarda çeşitli iyileştirmeler yapılması gerekir.

Öğrenci Topluluklarına ait web sitelerinin topluluğun aktivitelerini duyurmak için daha fazla ziyaret edilmesini sağlamak gerekmektedir. Bunun için, Topluluk Yöneticilerine kendi web sitelerine haber, duyuru, video ve fotoğraf ekleme erişimi de sağlanması için çalışmalar IT tarafından yapılmaktadır.

14. ALTYAPI (eksik)

14.1 - Planlama

TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetim Bilgi Sistemi için temel ilke yönetim bilgi sisteminin entegre bir yapı olarak kurulması ve sistem içerisinde yer alan herhangi bir verinin sistem bileşenlerden yalnızca birinde oluşturularak diğer bileşenlerin bu verileri yalnızca kullanan pozisyonunda olmalarıdır. Bu bağlamda TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sisteminin merkezinde SAP yazılımının konumlandırılması ve SAP içerisindeki sunulan imkanların iş birimleri tarafından tanımlanan süreç ihtiyaçlarının karşılayamaması durumunda ilgili süreçler için en iyi (best of breed) uygulamaların maliyet ve sağlayacağı katma değer değerlendirilerek ve gerekli entegrasyonlar sağlanarak yönetim bilgi sistemi içerisinde yer verilmesi planlanmaktadır.

EBYS

Bilgisayar imkanları

Mekan: Derslik, laboratuvar, atölye, proje odası, ...

Kulüp mekanı, Konsey odası,

Copy center,

Cihaz, ekipman

LMS, CMS, diğer yazılımlar
Kütüphane
Yemek imkanları – rekabet yaratacak düzenleme gerekir

Yurt --

Misafirhane – ELS/ native + Fakülteler/ visiting scholar

Spor ve sosyal tesisleri

Otopark

Sağlık odası/ hizmeti
TED Üniversitesi Sağlık merkezi, merkezde görev yapan doktor ve yardımcı sağlık personeli (hemşire, sağlık teknisyeni vb) aracılığıyla üniversitede çalışan idari ve akademik personel ile öğrencilerin sağlık ve ortam gözetimini yaparak beden ve ruh sağlığı hizmetlerini yürütmek üzere yapılandırılır.

Hizmet verilecek kişi sayısı 1000 ve üzeri olduğunda sağlık hizmetlerinin daha etkin sunulması amacıyla yardımcı sağlık personeli görevlendirilir.

Personel ve öğrenci sayısı 2000 ve katlarında ikinci bir doktor ve gereksinime göre diğer yardımcı sağlık personeli görevlendirilir.

Fiziksel koşullar (muayene-müşahede odaları,doktor odası,arşiv v.b ) görevlendirilen personel sayısı ile ilişkilendirilir.

İletişim

Klima/ havalandırma

Kültür-sanat altyapısı

14.2 - Uygulama

Yönetim Bilgi Sistemi

TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi Kurulum, Geliştirme ve Destek süreçlerinin icrasında esas olan düzenlenen anketler, yardım masası kayıtları değerlendirmeleri, süreç sahipleri tarafından Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü’ne iletilen talepler ve teknolojik gelişmeler esas alınarak tanımlanan ihtiyaçlardır. Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü tarafından bu ihtiyaçlar ile ilgili ön  analiz çalışmalarını gerçekleştirilerek, mevcut servislerin iyileştirilmesi ve yeni servis gereksinimleri ile ilgili yıllık bazda aksiyon planları oluşturulur. Genel Sekreterlik kanalı ile Rektörlük makamına sunulur. Bu bağlamda, Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü süreç sahipleri ile stratejik işbirliği içerisinde en yüksek etki sahibi servislere odaklanır. Kurulum, Geliştirme ve Destek süreçlerinin icraasında öncelikli olarak Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü personeli planlanır ancak gerekli yetkinlikte personelin kadro içerisinde yer almaması, ihtiyacın aciliyeti gibi sebepler ile iç kaynakların yetersiz olduğu durumlarda dış kaynak kullanımına gidilir.

EBYS

Edinme süreci, destek hizmeti / icra

bakım, tamir prosedürü,
Kütüphane
Sağlık odası/ hizmeti

TED Üniversitesi’nde sağlık hizmetleri, sağlık merkezinde görevli doktor ve yardımcı sağlık personeli tarafından yürütülür.

Bu kapsamda; poliklinik başvuruları değerlendirilerek çalışanların tedavileri yapılır. Gereğinde ikinci veya üçüncü basamak sağlık merkezine sevk tavsiyesinde bulunulur.

Gerekli durumlarda tıbbi müşahede altında hasta izlemeye alınır.

Acil durumlarda (kaza ve akut gelişen acil hastalıklar) ilk yardım ve müdaheleler uygulanır. Gereğinde tam teşekküllü sağlık merkezlerine ambulansla sevkedilir.

Çalışanların işe girişlerinde sağlık muayenesi yapılarak muayene formu doldurulur, işe uygunluğu belirten sağlık raporu hazırlanır.

Sağlık konularında gereğinde eğitim, bilgilendirme, danışmanlık yapılır. Gerektiğinde üniversitelerden destek alınır.

14.3 - Değerlendirme

Altyapının yeterliliğinin ölçülmesi
Yönetim bilgi sistemi

TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi Kurulum, Geliştirme ve Destek süreçlerinin değerlendirilmesinde Rektörlük tarafından onaylanan aksiyon planları ve bu doğrultuda tanımlanan proje planlarına uyum izlenir. Ayrıca ilgili aksiyonun gerçekleştirilmesi ve/veya uygulamanın devreye alınması sonrasında 3 aylık bir deneme süresi ardından uygulamanın kuruma sağladığı katma değerler anket veya istatistiksel raporlama yöntemi ile ölçümlenir.

EBYS ??

Sağlık odası/ hizmeti

TED Üniversitesi İnsan kaynakları tarafından hazırlanan ve idari-akademik personel tarafından yılda bir kez yapılan değerlendirme anketlerinden elde edilen verilerle değerlendirilir.

14.4 - Geliştirme

Altyapıyı iyileştirme, geliştirme süreçleri, mekanizmaları, aktörleri
Yönetim bilgi sistemi

TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi Kurulum, Geliştirme ve Destek süreçlerinin iyileştirilmesinde düzenlenen anketler, yardım masası kayıtları değerlendirmeleri ve istatistiksel raporlama sonuçlarına göre gerekli aksiyonlar planlanır. Bu bağlamda kurum içerisinde yer alan personelin hem teknik hem de proje yönetim yetkinliklerinin düzenlenecek kurum içi veya dışı eğitim/etkinliklere katılım yolu ile arttırılması hedeflenir. Personelden beklenen verimin alınamaması veya sayı olarak yetersizliği durumlarında yeni personel istihdamı gündeme getirilir. Tanımlanan ihtiyaçların ana kaynağı süreç sahipleri olduğu için süreç sahipleri ile stratejik işbirliği içerisinde periyodik toplantılar düzenlenir. Uygulama kaynaklı yetersizlikler ortaya çıktığı durumlarda maliyet ve sağlayacağı katma değer değerlendirilerek alternatif çözümler araştırılır.

Sağlık odası/ hizmeti

TED Üniversitesi Anket verilerinden alınan geri bildirimlerle aksayan yönlerin tesbiti, süreç iyileştirme çalışmaları yürütülür.

Geliştirme süreçlerinde personel sayısı, fiziki koşullar, kadro geliştirilmesi, hastalara ayrılan süre, meslek içi eğitimler gözönünde bulundurularak süreç takip edilir.