Thématique

C. Pilotage de l’expérimentation

Conformément à la candidature du projet, le pilotage du projet a eu pour objectif de gérer et de suivre le projet dans une démarche qualité. Présentons tout d’abord le cadre dans lequel s’est construit le projet notamment en termes de pilotage et d’organisation des activités.

1. Le fonctionnement du projet 

Un comité de direction composé de :

Vice-Président du Comité des Etudes et de la Vie Universitaire, UBS

Directeur composante LLSHS, UBS

Directeur composante APS, Rennes 2

Directeurs SFC de UBS et Rennes 2

Directeur IUT UBS

Chef de projet





Un chef de projet




Un comité de pilotage :

1 représentant du service de formation continue universitaire de l’UBS

1 représentant de l’IUT UBS

1 représentant du service de formation continue universitaire de Rennes 2

1 représentant du Crédit Coopératif

1 représentant du Rectorat d’Académie

1 représentant de la Région Bretagne

1 représentant du CEREQ

2 Enseignants LM + STAPS

2 Etudiants

7 ateliers de travail avec un responsable nommé :

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  atelier 1 : gestion et suivi de projet : Service de formation continue UBS
  
• 
  atelier 2 : pilotage de l’alternance : IUT UBS
  
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  atelier 3 : pédagogie de l’alternance : Service de formation continue UBS
  
• 
  atelier 4 : alternance et individualisation : Service de formation continue UBS
  
• 
  atelier 5 : les partenaires de l’alternance : IUT UBS
  
• 
  atelier 6 : évaluation : CEREQ
  
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  atelier 7 : valorisation : Service de formation continue Rennes 2
  

Tous les partenaires ont eu au moins un représentant invité au comité de pilotage.

De plus, chaque atelier de travail était composé des partenaires (membres inscrits) afin qu’un relais puisse exister entre tous les travaux menés. Rappelons que le projet a été organisé dès la candidature en ateliers thématiques définis à partir des problématiques du projet. Le pilote avait alors pour mission de créer les liens entre chacun d’entre eux et d’orienter le travail à mener, en cohérence avec les objectifs attendus dans la candidature. Dans un premier temps, le travail par atelier a été important afin de positionner le cadrage du projet et viser l’appropriation du cadre de la candidature par tous, de se mobiliser autour de l’innovation et de comprendre le processus de changement (mentalités, comportements, etc.). Jusqu’au 31 décembre 2010, le projet a fonctionné selon un mode de pilotage que nous avons revu au fur et à mesure du premier semestre d’exécution afin de répondre aux attentes de tous les partenaires.

2. Les outils de pilotage 

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  Le référentiel projet : c’est un ensemble d’éléments partagés par tous les acteurs du projet, et qui optimise la bonne conduite de celui-ci. Il comprend des documents relatifs à l’organisation du projet, le vocabulaire commun à tous les acteurs, des procédures de travail. Il permet de préciser et faire comprendre les responsabilités de chacun, définir des repères communs, mettre à disposition des acteurs des projets une boîte à outils projet, partager une culture projet commune. Il peut être adapté tout au long du projet en fonction des avancées et actualités de celui-ci. (Cf. exemplaire joint à ce rapport). Cet outil de travail comprend également un organigramme (avec des responsables d’ateliers, des personnes référentes pour les ateliers, 2 instances de concertation : un comité de direction et un comité de pilotage). Et des outils de suivi administratif et financier (timesheets, tableaux de bord financiers adaptés et adaptables aux situations évolutives et changeantes d’un projet, et qui rendent le travail de remontées financières plus simple et plus optimisé).
  
• 
  Un espace collaboratif accessible en ligne par tous les acteurs (permanents et / ou ponctuels) du projet, dont les évaluateurs. C’est un espace de travail virtuel qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet et les met à disposition des acteurs. Dans le cadre du projet, nous avons utilisé la plate-forme d’enseignement à distance Moodle propre à l’Université de Bretagne-Sud. Son utilisation visait à permettre une actualisation de tous les acteurs sur l’avancée du projet. On y trouve les documents administratifs et financiers du projet, ainsi que l’intégralité des comptes-rendus.
  
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  Formation des équipes à la conduite de projet par un prestataire extérieur dès la première année. Ont été abordées les problématiques liées à la planification, le fonctionnement de l’équipe projet, l’analyse stratégique, l’analyse fonctionnelle. Afin de renforcer la cohésion de groupe, déployer des actions efficaces sur le terrain, améliorer les outils de travail, 12 personnes ont été formées à la gestion de projets (par le cabinet RGM en juin 2010) avec des représentants des 3 partenaires contractuels. Cette méthode de travail a permis d’installer cohésion et confiance entre les équipes opérationnelles, ce regard extérieur ayant vocation à créer le consensus. Le principe de la formation collective a été choisi selon le format de 2 sessions de 2 jours. Ce mode de fonctionnement a donc été poursuivi en 2011. Afin de compléter la formation des équipes de travail, le cabinet RGM est intervenu sur la thématique « Accompagner l’équipe projet vers la réalisation d’actions concrètes » avec pour objectifs de « pratiquer les techniques créatives appliquées à l’avancement des actions, rappeler la notion d’objectif et réfléchir sur la stratégie de communication et de valorisation d’un projet ». Cela a permis de débloquer certaines situations notamment sur les thèmes de la communication et la valorisation, et aussi de faire un point précis sur l‘avancement du projet et les réalisations manquantes pour répondre du mieux possible à la candidature. Par ailleurs, cela a permis de développer la coopération entre les équipes pour la suite de la semaine des Appreneuriales.
  

Chaque partenaire contractuel, service de formation continue UBS, IUT UBS et service de formation continue Rennes 2 a constitué des équipes de travail et se sont rencontrées selon une fréquence qu’ils ont eux-mêmes déterminée. Pour résumer : des équipes fonctionnelles de 3 / 4 personnes se sont mises en place à l’UBS, à l’IUT UBS et à Rennes 2 pour mener le projet. Ces équipes ont mis en place leur propre fonctionnement et fait intervenir un plus grand nombre d’acteurs pour la réalisation d’actions précises.

Au cours du premier semestre, chaque équipe a eu son propre suivi et a choisi sa fréquence de réunion :
Équipe SFC UBS

À l’Université de Bretagne-Sud, le travail a été mené par la responsable du projet notamment en termes de portage politique et décisionnel, et la coordinatrice opérationnel de celui-ci pour l’ingénierie pédagogique et le pilotage opérationnel des actions. Les rencontres entre ces deux personnes ont été régulières, en fonction des besoins. Cependant, au moins deux à trois rencontres étaient organisées chaque mois.

Puis, tous les 15 jours, l’équipe du projet s’est réunie pour faire le point sur les ateliers de travail et le report d’informations importantes.

Un travail régulier a été mené entre les membres de l’équipe afin que les décisions soient validées et ne reposent pas que sur le responsable d’atelier.

Équipe IUT UBS

L’équipe se réunissait une fois par semaine (en début de semaine) afin de pointer les actions à mettre en place et de voir si les objectifs fixés lors de la réunion de la semaine précédente étaient atteints. Cette réunion hebdomadaire permettait de faire un point sur tous les ateliers pour lesquels des actions étaient engagées.

Avec le porteur de projet, l’équipe faisait régulièrement (à raison d’une fois toutes les deux semaines au moins) un point sur les différentes actions menées dans chaque atelier. Ce mode de fonctionnement permettait de ne pas nous éloigner des objectifs établis initialement pour le projet et donc, de mettre en place les actions qui y répondaient. La proximité géographique entre les deux sites a favorisé ces rencontres de pilotage en présentiel. L’organisation entre le SFC UBS et celui de Rennes 2 a été différente, par l’éloignement géographique.
Équipe Rennes 2

Le Service Formation Continue de l’université R2 a mis en place dès le début du projet en janvier 2010, un comité de pilotage interne présidé par le directeur du SFC et composé :

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  de l’équipe chargée du projet « Les Appreneuriales » (dont systématiquement la coordinatrice du projet, 1 enseignant, 1 assistance FCU, 1 assistante administrative) ;
  
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  du directeur et de la directrice-adjointe de l’UFR APS, des enseignants responsables des filières STAPS concernées par l’expérimentation ;
  
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  de représentants du SUIO (directeur SUIO/IP) et chargés de mission IP.
  

Ce comité de pilotage a eu pour mission de définir la participation des représentants des différentes structures aux ateliers mis en place par le porteur de projet, ainsi que la méthode de travail. 4 réunions du comité de pilotage ont eu lieu.

De plus, l’équipe opérationnelle projet a travaillé de façon très autonome au sein de la structure. Des réunions régulières ont eu lieu entre les membres de l’équipe en fonction des besoins liés au déroulement du projet : organisation de travail, cadrage et validation des actions à mettre en place, préparation d’évènements tels que les Portes Ouvertes, les conférences ou interventions, partenariats institutionnels et socio-économiques à développer, points d’étape, résolution de difficultés, concertation interne relevant de l’atelier “valorisation”, réunions budgétaires, etc. Le nombre de réunions de l’équipe a pu être évalué à 120, ce qui équivaut en moyenne à 1 ou 2 réunions hebdomadaires tout au long du projet.

Avec le porteur de projet : la fréquence des réunions en présentiel n’était pas fixée et se faisait au regard des besoins exprimés, en plus des comités de pilotage projet. Une disponibilité du porteur par les moyens de communications (téléphone et courriel) a également été assurée tout au long du projet. Même si l’éloignement géographique a pu être parfois remarqué comme un frein, le recours aux salles immersives des universités partenaires a cependant permis d’y apporter une réponse.
Parallèlement aux organisations internes de chaque équipe, des comités de pilotage, réunissant tous les acteurs opérationnels du projet ont été organisés. Au nombre de 4 en 2010, ces rencontres avaient pour objectifs de transmettre à tous les membres les informations sur l’avancement du projet et les éléments nécessaires à la poursuite des actions. Par ailleurs, certaines réunions spécifiques ont été organisées afin de préparer les remontées financières du projet ou d’acter des décisions sur des points précis. Nous pouvons également préciser qu’un mode de réunions régulières a été choisi, à la suite desquelles des comptes-rendus et des relevés de décision étaient rédigés et envoyés à tous les partenaires et participants.
Par la suite, dès 2011, et d’un commun accord, le pilote et les partenaires du projet ont souhaité un pilotage plus accru par équipe. En effet, face à la difficulté liée à l’éloignement géographique et contextuel des 2 terrains d’expérimentation, le travail en ateliers a été remplacé par un travail plus opérationnel, relayé par une chargée de mission de l’UBS. Aussi, cette organisation a été choisie du fait même de la résistance au changement. Afin de mieux accompagner au quotidien dans un deuxième temps la mise en place des actions du projet, la répartition par objectif et par action est devenue pertinente. C’est pourquoi à partir du 1^er janvier 2011, le travail a été mené par action et non plus par atelier thématique, ce qui a doublement justifié le souhait d’un pilotage par équipe durant l’année 2011. Cela a été validé avec le coordonnateur régional rencontré en mars 2011. Cela permettait de suivre plus précisément la mise en œuvre et le déroulé des dispositifs mis en place, ce qui s’est maintenu jusqu’au terme du projet, en juin 2012.
À l’Université Rennes 2, 2 chargés de mission opérationnels projet ont travaillé en lien direct avec les enseignants responsables des filières concernées par le projet, ainsi qu’avec le chargé de mission Insertion Professionnelle. Ce lien s’est concrétisé par des réunions plus ou moins formelles. Si l’on tient compte des réunions du comité de pilotage, des rencontres avec la Direction de l’UFR APS et les responsables des formations concernées par l’expérimentation, des rencontres entre chargés de mission du SFC et enseignants de l’UFR ainsi que des réunions avec les partenaires institutionnels tels que le SUIO, le SUED, (etc.), on dénombre environ une trentaine de réunions, soit 2 réunions par mois en moyenne entre début 2011 et juin 2012.

3. Rappel des réunions de pilotage : 52 dates

08/01/2010 : lancement du projet, Lorient

16/02/2010 : lancement des ateliers, Lorient

14/04/2010 : interne SFC-UBS, Préparer les remontées financières du projet

04/06/2010 : séminaire d’étape, Lorient

28/09/2010 : proposition du référentiel projet, Rennes

04/10/2010 : point d’étape, Rennes

15/12/2010 : séminaire d’étape, Lorient

13/01/2011 SFC UBS – IUT 2 réunions : suivi des actions et pilotage

17/01/2011 SFC UBS – enseignants LLSHS Mise en place du dispositif

26/01/2011 SFC UBS – Rennes 2 Suivi des actions et pilotage

07/02/2011 SFC UBS – IUT Suivi des actions

18/02/2011 SFC UBS – enseignants LLSHS Mise en place du dispositif

21/02/2011 SFC UBS – IUT Suivi des actions

10/03/2011 SFC UBS – enseignants IUT Transfert

14/03/2011 Interne SFC-UBS, point projet RLS +DLT

16/03/2011 SFC UBS – Rennes 2 Suivi des actions et pilotage

23/03/2011 SFC UBS IUT Pilotage

25/03/2011 SFC UBS – DRJS (coordonnateur régional) Pilotage

01/04/2011 SFC UBS – Rectorat – SUIO-IP Suivi des actions

19/04/2011 SFC UBS - IUT Suivi des actions

22/04/2011 SFC UBS – région Bretagne Pilotage

13/05/2011 SFC UBS – Direction UFR LLSHS Suivi du dispositif et pilotage

15/06/ 2011 SFC UBS – Rennes 2 – IUT Pilotage

05/07/2011 SFC UBS – Rennes 2 Suivi des actions et pilotage

08/07/2011 SFC UBS – enseignants UFR UBS Suivi projet : définition actions de rentrée

11/07/ 2011 Tous les partenaires Bilan des actions et suite du projet

07/09/2011 SFC UBS Suivi des actions et pilotage

13/09/2011 SFC UBS – Rennes 2 Réunion téléphonique : pilotage

15/09/2011 SFC UBS – coordonnateurs lycées / universités Pilotage des actions lycées

22/09/ 2011 SFC UBS – Rennes 2 - Cereq Comité de pilotage : salles immersives

04/10/2011 Interne – SFC-UBS Point projet : Actions lycées, Suivi des étudiants, Retour expériences étudiants de l’année dernière, Semaine APP, Communication

26/10/2011 Interne SFC-UBS Point projet

23/11/2011 SFC UBS Suivi des actions et pilotage

08/12/2011 Interne SFC-UBS Point financier

12/12/2011 Interne SFC-UBS Point financier

14 /12/2011 SFC UBS –MAFEJ Rencontres nationales

15/12/2011 SFC UBS – Mafej – coordonnateur régional Rencontres régionales

16/12/2011 Interne SFC-UBS Pilotage projet

04/01/2012 Interne SFC-UBS Point pilotage projet pour préparation du rapport

10/01/2012 Interne SFC-UBS Point pilotage projet pour préparation du rapport

20/01/2012 Interne SFC-UBS Préparation du rapport

26/01/2012 SFC UBS – Rennes 2 - CEREQ Comité de pilotage : salles immersives

07/02/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : suivi des actions

14/02/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : suivi des actions

09/03/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : suivi des actions

19/03/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : point financier

23/03/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : suivi des actions

28/03/2012 Interne SFC-UBS Pilotage projet : point financier

12/04/2012 Interne SFC-UBS Préparation du séminaire

04/05/2012 SFC-UBS Retour sur les fiches résultats

23/05/2012 Interne SFC-UBS Préparation "Valorisation" + Organisation du séminaire final

04/06/2012 SFC-UBS à Rennes Point sur séminaire, guide valorisation, et rapport final