Universitatea de medicina si farmacie

Arhitectura funcţională a sistemului

Portalul de instruire va fi o solutie 100% web-based care va oferi organizatiei o platforma pentru colaborare, pentru livrarea de cursuri online si pentru administrarea personalizata a curiculei de invatare pentru oricine, oricand, oriunde.

Printre principalele functionalitati ce va trebui sa le ofere enumeram:

• 
  Sa dispuna de posibilitati de ghidare pentru inregistrare, cautare in catalog, inregistrare cu aprobare, calendar propriu de instruire, colaborare, teste de evaluare, notare, istoric instruire, instructori, rapoarte si notificari automate
  
• 
  Sa asigure integrarea cu sisteme existente de resurse umane prin servicii web. Sa intretina istoricul de instruire si competentele dobandite
  
• 
  Functionalitati de analiza a competentelor. Pe baza analizei intre profilul de competente si pozitia actuala sa permita determinarea cursurilor necesare pentru perfectionare sau pentru promovarea pe o alta pozitie. Profilul de competente al angajatului trebuie sa fie actualizat automat la absolvirea unui curs.
  
• 
  Sa permita gruparea de cursuri in cai de instruire, care sa fie parcurse intr-o anumita ordine pentru atingerea unui obiectiv specific sau unei certificari. Administratorii sa poata defini sectiuni ale cailor de instruire, cu reguli proprii si cursuri obligatorii sau facultative. Caile de instruire trebuie sa poata fi definite de cursantii individuali sau de catre manageri pentru angajatii din subordine.
  
• 
  Sa permita definirea de medii comerciale de instruire, care sa accepte plati electronice sau prin credite de instruire preplatite. Sa asigure istoricul tranzactiilor de plata pentru inregistrarea veniturilor din activitatea de instruire. Sa permita introducerea manuala de tranzactii de debit si de credit pentru ajustari. Sa permita definirea de discounturi functie de organizatie.
  
• 
  Integrarea cu sisteme de conferinte web pentru sesiuni virtuale de instruire
  
• 
  Sa dispuna de functionalitati de administrare a certificarii prin care sa se monitorizeze parcurgerea anumitor cursuri intr-un interval de timp specificat, cu definirea intervalelor de recertificare si notificari automate
  
• 
  Sa permita administrarea salilor de curs si instructorilor, planificarea si rezolvarea conflictelor, managementul costurilor, inscrierii si listelor de asteptare
  
• 
  Sa dispuna de posibilitati de analiza si raportare ad-hoc pentru manageri
  
• 
  Sa permita accesul la catalog din portalul propriu al organizatiei
  
• 
  Sa ofere intrumente de colaborare si comunicare intre utilizatori
  
• 
  Sa permite personalizari complexe asupra interfetei de lucru
  

Principalele sectiuni functionale ale solutiei sunt prezentate in figura de mai jos:

1. 
   Interfata Centralizata a Cursantului
   

Va trebui sa fie o zona a solutiei prin care cursantii sa poate accesa aplicatia de instruire. Accesul la aplicatie si la cursurile/curiculele existente va trebui sa se face intr-un mod intuitiv si placut. Zona va permite studentilor auto-inscrierea sau inscrierea sub indrumarea unui administrator, va dispune de notificari individuale sau colective pentru eficientizarea procesului de invatarea si va pune la dispozitia cursantilor a cataloagelor specifice organizatiei si functionalitati robuste de cautare si notare a cursurilor. Tot aici vor exista cursuri pe care studentul le poate cauta si se poate inscrie de unul singur, va vedea cursurile programate, ofertele de cursuri combinate online si offline pentru caile de instruire si se va putea inscrie la ele in funtie de tipul lor: optional, obligatoriu sau pe baza de aprobare. Zona va contine si partea de instruire colaborativa prin discutii si forumuri, cu posibilitatea de atasare de informatii si transmitere de mesaje electronice, a transmiterii pe forum a mesajelor private catre instructor si cursanti, ca de exemplu temele de lucru care vor fi monitorizate in sistem. In aceasta zona a aplicatiei studentii isi vor putea inregistra note personale. Tot aici se va vedea istoricul instruirii, cu starea cursurilor, teste si punctaje si se vor pastra in sistem toate informatiile legate de cursuri externe.

2. 
   Modulul de Evaluare
   

Aplicatia va trebui sa contina o zona de evaluare cu functionalitatie de testare, unealta incorporata de authoring pentru evaluari si sondaje pentru a colecta, masura, urmari si raporta evalurarile cursurilor si eficienta procesului de invatare. Va exista posibilitatea de generare de teste de evaluare statice sau dinamice, prin combinarea de intrebari din seturi diferite, raspunsurile fiind inregistrate pentru monitorizare si raportare, va permite definirea diferitelor atribute ale testelor cum ar fi: durata evaluarii, regulile de punctare, ordinea sectiunilor testului, raspunsurilor primite, obiectele multimedia incluse. Zona de evaluarea va pune oferi posibilitatea de reluare a unei evaluari in cazul in care se intrerupe sesiunea online si va oferi posibilitatea de evaluare supravegheata, care sa impuna existenta unei persoane autorizate care sa faciliteze accesul cursantului la test.

3. 
   Instrumente de Colaborare
   

Instrumente de colaborare online

Instrumentele de colaborare reprezinta o componenta importanta a platformelor moderne de portal. Acestea permit comunicare rapida intre diferiti angajati ce fac parte din aceeasi organizatie sau din organizatii diferite. Aceste instrumente fac parte din noile standarde web, denumite Web 2.0, standarde ce sustin o comunicare cat mai rapida si mai facila intre utilizatorii unei platforme informatice. Aceasta comunicare imbunatateste substantial timpul de rezolvare a diferitelor sarcini pe care utilizatorii le au de indeplinit. Un modul de chat permite comunicarea rapida intre diferiti utilizatori, in mod text, ce faciliteaza transmiterea rapida de informatii de interes. De asemenea, utilizarea si unei comunicari de tip voce aduce un plus semnificativ pentru modulul de chat. Ambele componente trebuie sa fie insotite si de o solutie de prezenta web, solutie ce le permite utilizatorilor sa vizulizeze statusul utilizatorului cautat, daca este sau nu prezent in sistem sau daca este ocupat cu alte sarcini. Aceasta colaborare online este un element foarte important in orice organizatie moderna.

Instrumente de colaborare offline

Instrumentele de colaborare offline sunt complementare celor online si ofera un mediu de comunicare suplimentar fata de sistemul de chat. Acest mediu, fata de cel online, este un mediu persistent. Componentele unui astfel de modul sunt forumurile de discutii, blogurile si wikiurile. Forumurile de discutie permit comunicare intre utilizatori prin postarea de mesaje pe anumite subiecte. Aceste mesaje pot fi accesate de catre toti utilizatorii ce au drepturi pe forumul respectiv. Acestea fiind persistente, pot fi consultate usor pe parcursul timpului in functie de necesitati. Blogurile permit utilizatorilor sa impartaseasca idei si impresii despre anumite subiecte, acestea putand fi vizualizate de catre utilizatorii cu drepturi. Wikiurile permit construirea usoara si rapida a unei baze de informatii, in functie de profilul organizatiei. Aceasta baza poate fi creata si intretinuta de catre toti utilizatorii cu drepturi. Pentru a inlesni lucru cu aceste instrumente offline este necesar si un sistem de notificari electronice, sistem ce trimite mesaje de alertare catre utilizatori in momentul in care apar modificari asupra forumurilor, blogurilor sau wikiurilor de interes.

4. 
   Administrarea Documentelor (DMS)
   

Sistemele de management electronic al documentelor asigura stocarea electronica a documentelor in format hartie pe intreg ciclul de viata al acestora, de la creare la stocare si pana la arhivare electronica sau distrugere. Un astfel de sistem bazat pe tehnologia web permite accesarea facila si rapida a solutiei prin intermediul unui simplu browser web. De asemenea un sistem bazat pe tehnologia web permite accesul online la arhiva electronica, prin intermediul Internetului daca se doreste aceste lucru. Astfel, documentele stocate pot fi accesate de oriunde. Sistemul de management electronic al documentelor stocheaza o copie electronica a unui document si permite o regasire rapida a acestuia in momentul unei cautari. In plus fata de acest lucru permite si un transfer rapid al documentelor intre locatii aflate la distanta.

Avantajele utilizarii unei solutii de management electronic al documentelor sunt mult mai mari decat scaderea costurilor datorita unor timpi mult mai mici in regasirea documentelor si scaderea spatiului de stocare a documentelor. Sistemele de gestiune electronica ofera si beneficii suplimentare cum ar fi crestearea eficientei fluxurilor de documente si o administrare superioara a acestora.

5. 
   Raportare
   

Aplicatia va trebui sa contina si o zona de raportare cu rapoarte predefinite pentru a acoperi nevoile de informare in cadrul organizatiei, incepand cu studentul si ajungand pana la administratori care au nevoie sa aiba o imagine clara asupra procesului de invatare in intreaga organizatie. Managerii vor dispune de posibilitati de rulare de rapoarte corespunzatoare ierarhiei organizationale. In aceasta zona va exista posibilitatea de a genera rapoarte specifice de business, marketing, management sau pentru cursanti si va exista un set de rapoarte predefinite. Zona va permite posibilitatea de programare a rapoartelor pentru importul de date in alte sisteme si va avea posibilitati de integrarea cu instrumente care sa dispuna de functionalitati de analiza avansata de business.

6. 
   Administrarea Continutului (LCMS)
   

Aplicatia va trebui sa contina o zona in care se va putea face administrarea eficienta si coerenta a obiectelor de continut, dezvoltat cu diferite instrumente de generare. Zona va oferi posibitati de copiere a obiectelor continutului sau de referentiere multipla a aceluiasi obiect, va permite definirea de relatii de dependenta intre obiecte la toate nivelele ierarhiei, va oferi posibilitatea de definire de linkuri catre diverse materiale ca : articole online, glosarea de termeni etc. si cel mai important, va oferi posibilitatea de administrare a continutului centralizat si/sau distribuit.

7. 
   Administrare Portal e-Educatie
   

Aplicatia va trebui sa contina o zona de administrare, zona ce va permite administrarea intregii aplicatii, ce va include administrarea utilizatorilor, a continutului, evenimentelor, colaborarii, anunturilor, inscrierii si raportarilor. In aceasta zona va exista posibilitatea de import de continut din surse externe in format fisisere XML, posibilitatie de configurare a interfetei ( logo, stil) pentru mai multe organizatii pe aceeasi instanta, va permite setarea de reguli de configurare a parolei de acces ( interval de schimbare, numar minim si maxim de caracatere, folosirea de cifre sau caractere specifice). Administratorii vor putea defini regulile de acces la obiecte, cu posibilitati de mosternire pentru o mai usoara administrare, vor dispune de roluri predefinite sau create pentru gruparea privilegiilor pe baza de cerinte specifice sau responsabilitati ale functiei din organizatie si vor dispune de posibilitati de configurare a atributelor pentru colectarea de informatii suplimentare legate de cursanti sau continut.

4.