Yazi iŞleri MÜDÜRLÜĞÜ İŞ ve iŞLEMleri 8 İnsan kaynaklari ve eğİTİM İle iLGİLİ İŞ ve iŞlemler 10

56- Bundan önceki teftiş raporunun 22. Maddesinde tenkit edilmesine rağmen, bu teftiş döneminde de Meclis üyelerine meclis karar özetlerinin önceden dağıtılmadığı, sadece toplantıda okunduğu incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanununun 22. maddesinin 6. fıkrasının; “Kararlar, meclis başkanı ve kâtip üyeler tarafından imzalanır ve bir sonraki toplantıda üyelere dağıtılır.” hükmü doğrultusunda işlem yapılması sağlanmalıdır.

57- Elmadağ Belediye Meclisinin imara ilişkin kararlarının dayanak belgeleriyle birlikte Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderildiği incelenmiştir.

5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 7/b maddesinin ilgili hükmü ve 14. Maddesinin son fıkrasında “Büyükşehir kapsamındaki ilçe ve ilk kademe belediye meclisleri tarafından alınan imara ilişkin kararlar, kararın gelişinden itibaren üç ay içinde büyükşehir belediye meclisi tarafından nazım imar plânına uygunluğu yönünden incelenerek aynen veya değiştirilerek kabul edildikten sonra büyükşehir belediye başkanına gönderilir.(Ek cümle: 06/03/2008-5747 S.K./3.mad.) Üç ay içinde büyükşehir belediye meclisinde görüşülmeyen kararlar onaylanmış sayılır.” Denildiğinden,

Kanununun ilgili hükmüne göre işlem yapılmasına devam edilmelidir.

58- Belediye Meclis Kararlarının 7 gün içinde Mülki İdare Amirine gönderildiği, kesinleşen Meclis Kararlarının Belediyenin web sitesinden halka duyurulduğu incelenmiştir.

Belediye Kanununun 23. maddesine göre Meclis Kararlarının 7 gün içinde Mülki İdare Amirine gönderilmesi ve kesinleşen Meclis Kararlarının halka duyurulmasına devam edilmelidir.

59- Teftişe tabi dönem içerisinde yasal olarak kurulması zorunlu olan Plan ve Bütçe ile İmar Komisyonlarının kurulduğu, bunun dışında Çevre Sağlık, Tarım ve Çiftçi Mallarını Koruma Komisyonu, Eğitim Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu, Kent Estetiği Komisyonu ve Hukuk Tarifeler ve Esnaf Hizmetleri Komisyonu kurulduğu, Komisyonların oluşumunda siyasi parti gruplarının Yasada belirtilen şekilde temsillerinin sağlandığı, Komisyon kurulması ile ilgili Meclis Kararında Komisyonların görev süresinin 1 yıl olarak belirlendiği, Komisyonların çalışmalarını Yasada öngörülen sürede tamamladığı, İhtisas Komisyonu raporlarının çeşitli yollarla halka duyurulduğu, ancak Mahalle muhtarları ve İlçedeki kamu kuruluşlarının amirleri ile İlçedeki kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, üniversiteler, sendikalar ve gündemdeki konularla ilgili sivil toplum örgütlerinin temsilcilerinin Komisyon toplantılarına davet edilmediği incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanununun 24. maddesinde; ‘’Mahalle muhtarları ve ildeki kamu kuruluşlarının amirleri ile ildeki kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, üniversiteler, sendikalar ve gündemdeki konularla ilgili sivil toplum örgütlerinin temsilcileri, oy hakkı olmaksızın kendi görev ve faaliyet alanlarına giren konuların görüşüldüğü ihtisas komisyonu toplantılarına katılabilir ve görüş bildirebilir.’’ Hükmü gereği Mahalle muhtarları ve İlçedeki kamu kuruluşlarının amirleri ile İlçedeki kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, üniversiteler, sendikalar ve gündemdeki konularla ilgili sivil toplum örgütlerinin temsilcilerinin toplantılara davet dilmesi tavsiyeye değer bulunmuştur.

60- Teftişe tabi dönemde 2010, 2011 ve 2012 yıllarında Denetim Komisyonunun Meclisin Ocak ayı toplantısında kurulduğu, komisyonun oluşumunda siyasi parti gruplarının Yasada belirtilen şekilde temsillerinin sağlandığı, Denetim Komisyonu toplantı tutanaklarının tutulduğu, Komisyonun çalışmasını kırk beş işgünü içinde tamamladığı ve denetim raporunu Mart ayının sonuna kadar Meclis Başkanlığına sunduğu, Denetim Komisyonu Raporlarının Meclisin Nisan dönemi toplantısında Başkan tarafından okutulması suretiyle Meclise bilgi verildiği, Denetim Komisyonu raporlarında konusu suç teşkil eden bir hususa rastlanmadığı, bu nedenle Meclis Başkanlığı tarafından yetkili mercilere suç duyurusunda bulunulmadığı beyan edilmiş ve incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanununun 25. Maddesi hükmü ile Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 22 ve 23. maddelerine göre Denetim Komisyonuna ait iş ve işlemlerin yürütülmesine devam edilmelidir.

61- Belediye Meclisi üyelerinden Yusuf PEHLİVAN’ın mal bildirimlerinin alınmadığı, görülebildiği kadarıyla diğer belediye üyeleri ile belediye başkanının mal bildirimlerinin süresi içinde alındığı incelenmiştir.

3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanununun bildirimlerin verileceği mercileri gösteren birim olarak 8 inci maddesinin (n) bendinde; “İl Genel Meclisi Üyeleri için Valiler, Belediye Meclis Üyeleri için Belediye Başkanları, Belediye Başkanları için İçişleri Bakanlığı” nın bildirimin verileceği merciler olarak belirlendiği,

Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin (n) bendinde de benzer anlatımla aynı hükme yer verildiği,

Yönetmeliğin 9/c maddesinde; “seçimle gelinen görevlerle, seçimin kesinleşme tarihini izleyen iki ay içinde” mal bildiriminin verilmesi ile ilgili düzenlemeye yer verildiği,

Yönetmeliğin 7 inci maddesinde; “6 ıncı maddede belirtilen merciler, mal bildirimlerinin süresi içinde verilmesini sağlamakla sorumludurlar. Bu merciler mal bildirimlerinin verilmesini izlemek için birim veya personel görevlendirirler.”,

Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmeliğin 17. maddesinde; “ Bu Yönetmelikte belirtilen süreler içinde mal bildiriminde bulunmayanlara, bildirimin verileceği mercilerce yazılı olarak ihtarda bulunulur.

Bu ihtar, ilgilisine Tebligat Kanunu hükümlerine göre tebliğ olunur.

İhtarın kendisine tebliğinden itibaren bir ay içinde bildirimde bulunmayanlar hakkında gerekli işlem yapılmak üzere yetkili Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulur.(..)” Denildiği dikkate alınarak,

Mal bildirimleri eksik olan Meclis Üyelerine yazılı ihtarda bulunulması, ihtara rağmen mal bildirimlerini süresi içinde vermeyen Meclis Üyeleri hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulması sağlanmalı, aksi davranışın hukuki sorumluluk doğuracağı unutulmamalıdır.

62- Görev süresi sona eren meclis üyelerinden, görevlerinin sona ermesini müteakip mal bildirimlerinin alınmadığı incelenmiştir.

3628 Sayılı Kanunun 6. maddesinin (f) fıkrası ve Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesinin (e) fıkrası gereğince, mal bildirimi verme zorunluluğunda bulunanların, görevlerinin sona ermesini müteakip, ayrılma tarihini izleyen bir ay içinde mal bildirimlerini vermeleri gerektiğinden, Yönetmelik düzenlemesi uyarınca tekrar seçilememiş meclis üyelerinden Mal Bildirimlerinin alınması sağlanmalıdır.

63- Mahalli şart ve özellikler dolayısı ile yangın afetine uğraması muhtemel olan sahaların tespit edildiğine ilişkin bir belgenin ibraz edilemediği incelenmiştir.

7269 sayılı Umumi Hayata Müessir Afetler Dolayısı ile Alınacak Tedbirlerle Yapılacak Yardımlara Dair Kanunun 2. maddesinde yer alan;

“Mahalli şart ve özellikler dolayısı ile yangın afetine uğraması muhtemel olan sahalar, şehir ve kasabalarda belediye meclisleri, köylerde ihtiyar heyetleri tarafından tespit ve kaymakamların mütalaası alındıktan sonra valilerin tasvibi üzerine ilgili bölgelerde ilan olunur.” Hükmüne uygun olarak gerekli tespitlerin yapılması ve ilgili bölgelerde ilan edilmesi sağlanmalıdır.

64- Görülebildiği kadarıyla Belediye Meclisince 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanununun 96/A maddesine göre Bakanlar Kurulunca en az ve en çok miktarları gösterilerek belirlenen vergi ve harçlara ilişkin tarife yapıldığı, ancak tarifelerin düzenlenmesi esnasında, mahallin çeşitli semtleri arasındaki sosyal ve ekonomik farklılıkların göz önünde bulundurulduğuna ilişkin belge ibraz edilemediği incelenmiştir.

2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanununun 96. maddesinin (B) bendi gereğince düzenlenen tarifeler yapılırken mahallin çeşitli semtleri arasındaki sosyal ve ekonomik farklılıkların göz önünde bulundurulması sağlanmalıdır.

65- Belediye meclisinin toplantılarını belediye meclis salonunda yaptığı, teftişe tabi dönemde mutat toplantı yeri dışında yapılan bir toplantının olmadığı incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanununun “meclis toplantısı” başlıklı 20. maddesi ile Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin “toplantı yeri” başlıklı 7. maddesine uygun işlem yapılmasına devam edilmelidir.

66- Teftişe tabi dönemde; (1) adet yabancı ülke şehri ile karşılıklı ekonomik, kültürel, spor, turizm, sosyal, ticaret, bilim, sanat konularını kapsayan Kardeş Şehir ilişkisi kurulması konusunda 01.10.2012 tarih ve 2012/157 sayılı meclis kararıyla KKTC Lefke belediyesi ile kardeş şehir olunması kararı alındığı, ancak henüz protokol yapılmadığı ifade edilmiş ve incelenmiştir. 29.08.2008 tarihinde protokol yapıldığı İçişleri Bakanlığından izninin ise 06.04.2010 tarihinde protokolden sonra alındığı incelenmiştir.

Belediye Kanunun 74. Maddesi hükmü ‘’Belediye, belediye meclisinin kararına bağlı olarak görev alanıyla ilgili konularda faaliyet gösteren uluslararası teşekkül ve organizasyonlara, kurucu üye veya üye olabilir.

Belediye bu teşekkül, organizasyon ve yabancı mahallî idarelerle ortak faaliyet ve hizmet projeleri gerçekleştirebilir veya kardeş kent ilişkisi kurabilir.

Birinci ve ikinci fıkra gereğince yapılacak faaliyetlerin, dış politikaya ve uluslararası anlaşmalara uygun olarak yürütülmesi ve önceden İçişleri Bakanlığının izninin alınması zorunludur.’’ Gereği protokol yapılmadan İçişleri Bakanlığının izninin alınması ve bu konuda gerekli hassasiyetin gösterilmesi sağlanmalıdır.


BELEDİYE ENCÜMENİ İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER

67- Elmadağ Belediyesi Encümeninin oluşumuna yönelik Belediye Meclisince karar alındığı, Yasa gereği Encümene katılması gereken Mali Hizmetler Müdürüne ilave olarak Belediye Başkanı tarafından 07.04.2010, 06.04.2011 ve 06.04.2012 tarihinde iki üye seçildiği ve adı geçenlere bu görevlendirmenin tebliğ edildiği, ancak Başkan tarafından kanun gereği bir üye seçilmesi gerekirken iki üyenin seçildiği incelenmiştir.

04.04.2011 tarih 2011/61 sayılı meclis kararıyla encümen üyesi seçilmesi uygulamaya örnektir.

Belediye Yasasının 33. maddesinde; “Belediye encümeni, belediye başkanının başkanlığında;(…)

b) Diğer belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği iki üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri arasından bir yıl için seçeceği bir üye olmak üzere beş kişiden oluşur." Denildiğinden,

Encümenin oluşumu hususunda ilgili madde hükmünün yerine getirilmesi bundan böyle de ihmal edilmemelidir.

68- Elmadağ Belediye Encümenince teftişe tabi dönem içerisinde;

2010 yılında 413 karar, 2011 yılında 263 karar,2012 yılında 195 karar olmak üzere, toplam 871 karar alındığı, alınan kararların yıllarına ve konularına göre dağılımının aşağıdaki tabloda gösterildiği,

YILLAR	2010	2011	2012
KARAR KONUSU
1- Kira Bedelinin Tespiti	1	--	--
2- Yola terki, tevhid, ifraz, parselasyon planın onaylanması, şuyulandırma ve birleştirme işlemleri.	28	34	19
3- İhale yapılması.	43	64	34
4- Kaçak, ruhsatsız ve imara aykırı yapılar.	16	8	1
5- Trafik düzenlemeleri.	__	---	---
6- Ceza Tutanakları.	119	63	70
7- Asker ailesi maaşları.	23	8	19
8- Yardım Talepleri.	---	---	---
9- Hafta Tatili Ruhsatı.	---	---	---
10- Kamulaştırma ve yetki verilmesi.	5	1	2
11- Bakanlıktan Yardım Talebi.	1	1	1
12- Diğer	176	83	48
13- Kesin Hesap	1	1	1
TOPLAM	413	263	195

Yukarıdaki tablo incelendiğinde, Encümen Kararları içinde kamulaştırmaya, ceza tutanaklarına ve imar konularına ilişkin kararların önemli yer tuttuğu incelenmiş ve Encümen Kararlarına konularına göre bu Raporun ilgili bölümlerinde yer verilmiştir.

69- Belediye Encümeni gündeminin Encümen Başkanı olan Belediye Başkanı tarafından hazırlandığına dair bir belgenin ibraz edilemediği, teftişe tabi dönemde bazen Encümene havale edilen konuların ilk toplantıda görüşülmediği incelenmiştir.

İmar Ve Şehircilik müdürlüğü tarafından 24.08.2011 tarihinde sözkonusu yapı ile ilgili Encümende görüşülmek üzere yazı yazılması ve aynı tarihte Belediye Başkanı Tarafından Encümene havalesinin yapılmasına rağmen havale edilen konunun encümene havalesinden 2 ay 7 gün sonra 31.10.2011 tarih 456 sayılı Encümen Kararıyla görüşülmesi uygulamaya örnektir.

Encümene havale edilen konunun 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesi “…Encümene havale edilen konular bir hafta içinde görüşülerek karara bağlanır…” Hükmüne göre ilk Encümen toplantısında görüşülüp karara bağlanması gerektiği unutulmamalıdır.

70- Encümen Karar Defterine kararların özetlerinin yazıldığı, sayfalarına numara verildiği, Encümen Kararlarının tamamının ayrı tutanak şeklinde bilgisayar ortamında yazıldığı, bunların yıllara göre klasörlerde muhafaza edildiği, Encümende görüşülen konuların Deftere havale sırasına göre kaydedildiği, gündeme uygun olarak görüşülen konulara ait kararların tek tek alındığı ve her bir karara ayrı ayrı karar numarası verildiği, ancak Encümen Karar Defterinin son sayfasına kaç sayfadan ibaret olduğuna ilişkin şerhin düşülerek tasdik edilmediği, sayfa birleşim yerlerinin mühürlenmediği, Encümen Karar Defteri kayıtlarının yılsonu kapatmalarının usulüne uygun olarak yapılmadığı, bazı encümen kararlarında encümen üyesi ya da başkanın imzasının olmadığı incelenmiştir.

2012 yılına ait encümen kararlarının yazıldığı karar defterinin orta sayfalarının mühürsüz olması, 03.05.2010 tarih ve 80 sayılı encümen kararında Encümen Başkanı olan Belediye Başkanı Gazi ŞAHİN’in imzasının olmaması, Nisan, Mayıs, Haziran, Ağustos, Eylül, Ekim ve Kasım aylarına ait encümen kararlarında Encümen üyesi Celal KARAKÖSE’nin, 12.04.2012 tarih ve 66 sayılı kararda üye Kadriye AYDIN ve üye Yunis ÇAKMAK’ın imzasının olmaması uygulamalara örnektir.

Bundan sonra Encümen Karar defterinin usule uygun tutulması sağlanmalıdır.

71- Teftiş dönemi içerisinde umuma açık istirahat ve eğlence yerlerinin açılış ve kapanış saatlerinin belirlenmesi amacıyla Belediye Encümeni tarafından en son 14.05.2012 tarih ve 42 sayılı kararın alındığı, ancak alınan kararda umuma açık istirahat ve eğlence yeri mahiyeti taşımayan yerler ile ilgili de açılış ve kapanış saatlerinin belirlendiği incelenmiştir.

Büfe, bakkal, market gibi satış yerlerine ait açılış ve kapanış saatlerinin belirlenmesi örnektir.

2559 sayılı Yasanın 7/1 maddesinde; “Kişilerin tek tek veya toplu olarak eğlenmesi, dinlenmesi veya konaklaması için açılan otel, motel, pansiyon, kamping ve benzeri konaklama yerleri; gazino, pavyon, meyhane, bar, birahane, içkili lokanta, taverna ve benzeri içkili yerler; sinema, kahvehane ve kıraathane; kumar ve kazanç kastı olmamak şartıyla adı ne olursa olsun bilgi ve maharet artırıcı veya zeka geliştirici nitelikteki elektronik oyun alet ve makinelerinin, video ve televizyon oyunlarının içerisinde bulunduğu elektronik oyun yerleri; internet kafeler ve benzeri yerler umuma açık istirahat ve eğlence yeri sayılır.” Denildiği,

5393 sayılı Belediye Kanununun 34/h.maddesi gereğince umuma açık yerlerin açılış ve kapanış saatlerini belirleme görevi belediye encümenine verildiği,

İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmeliğin açılış ve kapanış saatleri başlıklı 33.maddesinde; “Umuma açık istirahat ve eğlence yerlerinin açılış ve kapanış saatleri belediye sınırları içinde belediye encümeni, bu yerler dışında il encümeni tarafından tespit edilir.

İskele, istasyon, hava meydanı, terminal, garaj, benzin istasyonu ve benzeri yerler ile kara, deniz ve hava ulaşım merkezleri ile fuar, panayır, sergi ve pazar kurulması gibi zorunluluk arz eden yer ve zamanlarda, sabahçı kahvesi ve benzeri diğer tesislere, bağlı olduğu kolluk kuvvetinin görüşü alınmak suretiyle yetkili idare tarafından geçici veya sürekli izin verilebilir.” hükümlerine uygun olarak, ruhsatlarda sadece umuma açık istirahat ve eğlence yerlerinin açılış ve kapanış yer verilmesi sağlanmalıdır.
BELEDİYE BAŞKANI İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER

72- Belediye Çalışma Esasları ve İmza Yetkileri Yönergesinin hazırlanmadığı, ancak Belediye Başkanı tarafından 13.09.2012 tarih ve 459 sayılı yazıyla bir genelge hazırlandığı(genelgeyi kim hazırlayabilir.) incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanununun 42. maddesinde; “Belediye başkanı, görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü takdirde, yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devredebilir.” hükmüne yer verilmiştir.

Çalışma Esasları ve İmza Yetkileri Yönergesinin hazırlanması tavsiyeye değer görülmüştür.

73- Belediye Başkanının Belediye birimlerini denetlediğine ilişkin bir belge ibraz edilememiştir.

5393 sayılı Belediye Kanunun 38/a maddesinde; “ Belediye teşkilâtının en üst amiri olarak belediye teşkilâtını sevk ve idare etmek(..)”

Kanunun 38/k maddesinde; “Belediye ve bağlı kuruluşları ile işletmelerini denetlemek.” görev ve yetkisinin Belediye Başkanının görev ve yetkileri arasında sayıldığı dikkate alınarak,

Belediye Başkanının kurum amiri olarak mahalli müşterek ihtiyaçların karşılanmasından ve mevzuata uygun olarak işlem yapılmasından sorumlu olduğu bilinci ile Belediye birimlerini sık aralıklarla denetlemesi sağlanmalı, denetleme sonuçları bir rapora bağlanarak eksikliklerin giderilmesi için ilgili birime yazılı olarak gönderilmeli, ayrıca mevzuata aykırı ya da hatalı ve kusurlu davranışı tespit edilen personel hakkında gerekli kanuni işlemin yapılması ihmal edilmemelidir.

74- Belediye Başkanının izin, hastalık veya başka bir sebeple görev başında bulunmadığı hâllerde, bu süre içinde kendisine vekâlet etmek üzere Belediye Meclisi üyelerinden görevlendirme yaptığı incelenmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanunun 40. Maddesinde “Belediye başkanı izin, hastalık veya başka bir sebeple görev başında bulunmadığı hâllerde, bu süre içinde kendisine vekâlet etmek üzere, belediye meclisi üyeleri arasından birini başkan vekili olarak görevlendirir.

Başkan vekili, başkanın yetkilerine sahiptir.

Başkan vekiline, görev süresince başkana ödenen aylık brüt ödeneğin gün hesabı üzerinden ödenek verilir.” Denildiğinden,

İlgili madde gereği işlem yapılmasına devam edilmelidir.

75- Belediyelerin seçilmiş ve atanmış personelinin yurtdışı görevlendirmelerinde Belediye Meclisi Kararının alındığı, ancak İçişleri Bakanlığına Bilgi verildiğine ve yurtdışı görevlendirmeler ve temaslar hakkında Belediye Meclisinin ilk toplantısında bilgi verildiğine dair bir belge olmadığı incelenmiştir.

09.04.2010 tarih ve 107 sayılı meclis kararıyla yurt dışı görevlendirme kararı alınması uygulamaya örnektir.

Yurt dışı görevlendirmelerde 5393 sayılı kanunun 18 ve ilgili maddelerine uygun işlem yapılmasına devam edilmeli, temaslar hakkında Belediye Meclisinin ilk toplantısında bilgi verilmesi sağlanmalıdır.

76- Belediye hizmetlerinin etkin ve verimli hale getirilmesi açısından, bilgisayar sisteminde otomasyona geçildiği, Belediye de, muhasebe, emlak, çevre temizlik, ilan reklam, ruhsat, maaş-bordro işlemlerinin bu programla takip edildiği, ancak taşınmaz bilgi sistemi, sağlık, evlendirme, gibi işlemlerin satın alınan otomasyon programı ile takip edilemediği incelenmiştir.

Hizmette bilgi teknolojisinden yararlanılmasının hizmette verimliliği, etkinliği ve tasarrufu arttırdığı, özetle hizmetin kalite ve hızına olumlu etkide bulunduğu, artık daha büyük oranda elektronik ortamda gerçekleştirilecek kurum içi ve dışı hizmetlerin destek ve yürütümünü yapacak altyapının oluşturularak bilgi işlem merkezi bünyesinde oluşturulan merkezi bilgisayar sistemi ile belediye hizmetlerinin daha aktif, verimli düzeye getirilmesinin, belediyenin vatandaşlardan toplamakta olduğu emlak, çevre temizlik vergilerinin ne zaman ödenip-ödenmediği, genel evrak takibi, proje takibi ve imar ve iskan durumunun kolayca öğrenilmesi ve takibi vb. konularda gerek kurumun web sayfası yoluyla Internet ortamında, gerek kurum içinde network ortamında ihtiyaç duyanların bir bilgiye erişim hakkı ve yetkisi hiyerarşisi çerçevesinde ilgililerin istifadesine sunulmasının uygun olacağı ve satın alınan otomasyon programının bu özellikleri taşıması gerektiği değerlendirilmelidir.

77- Belediye hizmetleri ile ilgili şikâyet ve öneriler için Elmadağ Belediyesinde mesai saatleri içinde hizmet veren herhangi bir müracaat hattının kurulmadığı, ancak Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesinde Müşteri Yönetim Sistemi adıyla bir merkez oluşturulduğu, günlük 4 gazete alınarak belediye ile ilgili yapılmış haberler ve diğer belediye haberleri kesilerek günlük olarak dosyalandığı, ay sonunda diğer belediye haberleri sayısı ile birlikte istatistik sonuçları alınarak değerlendirildiği, sonuçların Kurum web sayfasında ve Belediye Başkanına ait facebook sayfasında yayınlandığı,

Belediyeye şahsen veya telefon ile gelen talepler için müşteri talep formu adıyla bir form oluşturulduğu, Vatandaştan gelen taleplerin görüşmeyi gerçekleştiren kişi tarafından 01.F.(7.5.)12 müşteri talep takip formuna işlendiği, müşteri taleplerinin ilgili müdürlüklere iletilip takibinin yapıldığı, 15 gün içerisinde ilgili taleplerin sonuçlandırılıp olumlu veya olumsuz olarak kapatıldığı, işlemin uzaması durumunda sonuç kısmına beklemede ifadesi yazılarak işlem tamamlana kadar takibinin yapıldığı, her ay sonunda müdürlüklerin müşteri taleplerinin sonuçları ile birlikte aylık müşteri beklentileri formunun doldurulup müşteri yönetim sistemine gönderildiği ve müşteri aylık faaliyet formuna kayıt yapıldığı, her ay sonunda müşteri yönetim sistemi tarafından müdürlüklerin işleyişi müşteri yönetim sistemi iç denetim takip formu ile kontrol edilip dijital kayda alındığı, resmi web sayfasına e mail yolu ile gelen müşteri taleplerinin Belediye Başkanına sunulup, Başkanın talimatları doğrultusunda takibi ve gerekli yazışmalarını hazırlanarak müşteriye iletildiği, Belediye hizmet binası içerisinde her katta bulunan müşteri dilek ve şikayet kutularından çıkan taleplerin tablo halinde kayıt altına alınıp Belediye Başkanına sunulduğu, Başkanın talimatları doğrultusunda gerekli çalışmaların ve takip işlemlerinin yapıldığı ve iletişim bilgisi bırakan müşterilere geri dönüşüm yapılarak sonuçlarını kaydedildiği,

Elmadağ Belediyesi tarafından üretilen hizmetlerin sonuçlarını görmek, beklenti oranları ve hizmetlerin müşteriler tarafından nasıl algılandığını göstermek amacıyla yılda 1 defa iç müşteri(çalışan) ve dış müşteri (vatandaş)memnuniyet araştırması için planlama yapıldığı, anketler düzenlenip istatistiksel sonuçlarının değerlendirildiği incelenmiştir.

Yukarıda bahsi geçen çalışmaların vatandaşa daha iyi hizmet anlayışı ve müşteri odaklı yaklaşımla sürdürülmesi sağlanmakla birlikte, ayrıca vatandaşa daha iyi bir hizmet sunumu için bir müracaat hattının kurulması tavsiyeye değer görülmüştür.

KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ VE İŞLEMLERİ