Compte-rendu de réunion

Autre scénario

Pavé conférence associable à tout type de publication

Métadonnées de catalogage – partie « référence bibliographique » pour les conférences et les communications : commentaire GTAO Cette partie veut décrire 2 notions (un événement, au sens anglais « event », mais aussi les travaux qui en sont issus et qui ont pu être publiés (des actes par exemple). Il faut bien distinguer les MD de la conférence et les MD de la publication commerciale des actes.
DOI	F		Recommander son usage quand il existe (permet en particulier de faire du dédoublonnage).
			Prévoir comme champ identifiant : ID , répétable et qualifiable. Monter aux métadonnées communes ?
(GTAO)			OK
Titre de l’ouvrage (ou de la conférence ?)	O		Mettre plutôt « Titre de la conférence »
(GTAO)			OK, toutefois si actes, utiliser le titre du document dans les métadonnées de catalogage communes
			Distinguer événement des actes. « Titre des actes »
Audience	O		(non spécifiée – internationale – nationale)
(GTAO)			OK, dans le cas d’une communication avec actes. Audience de la conférence
Editeur	O (communications)
(GTAO)			OK préciser éditeur commercial
(GTAO)		O	Ajouter champ ville de l’éditeur (pour l’éditeur commercial)
Ville	F (conférences)
(GTAO)		O	Préciser « ville de la conférence »
Pays	F (conférences)
(GTAO) pays		O	Préciser « pays de la conférence »
			Dates de la conférence : date de début et date de fin.
			Organisateur de la conférence : structure répétable (établissement, laboratoire…) ou individu (responsable scientifique ou organisation).
(GTAO)			La date de la conférence est à ajouter
Pagination	O
(GTAO)			OK
Editeur scientifique	F
(GTAO)			OK
Commentaire = Notes	F		Suggestion GTAO
(GTAO)			OK
			Cas à préciser : que fait-on lorsqu’une communication est publiée dans une revue scientifique ?
(GTAO)			OK, si le titre de l’article est différent de celui des actes, on déposait un second document, avec comme type : article dans revue ». On aura donc 2 documents, l’un qui décrit la conférence, l’autre l’article.

Annexe 1 : Essai de schéma de publications dans le domaine de l’Histoire

L Perrillat, Nov 2007
Précisions importantes :

• 
  en histoire la monographie demeure le mode de diffusion scientifique le plus répandu. Ce mode de diffusion, essentiellement imprimé, ne comporte généralement pas de validation par les pairs. Il y a, dans le domaine français en tout cas, encore fort peu de documents sous forme électronique donc peu dans des dépôts en AO. Quelques historiens publient néanmoins des textes sur leurs pages web ou sur des sites institutionnels (d’université ou de labos) ou d’associations.
  
• 
  il importe de bien prendre en compte la langue. Les historiens français publient majoritairement en français, dans des publications françaises ou francophones. Le passage par des revues scientifiques à comité de lecture n’est ni aussi répandu ni aussi important que pour des chercheurs en STM.
  
• 
  après quelques recherches dans ROMEO-SHERPA sur quelques grandes revues historiques (ex : Revue d’histoire moderne et contemporaine), on se rend compte que bien peu proposent la politique de l’éditeur relative aux pré ou post print.
  
• 
  la notion de préprint est assez méconnue en histoire. Il arrive cependant qu’un chercheur communique à des collègues une première rédaction de son texte de manière informelle ; cela relève des bons contacts que peuvent entretenir les historiens entre eux.
  

Avec ces réserves, on peut cependant proposer le schéma qui suit :












Annexe 2 : proposition de projet d'enquête 2007-2008

N.Huet, G.Thirion, 29/11/07
Zoom établissement – plan

• 
  Brève présentation de l'établissement (sous forme de page d'accueil par exemple) : discipline, taille (nb UFR, effectifs, …), lien sur l'archive existante.
  

• 
  Points à aborder sous forme de fiches qui pourraient avoir le même squelette pour tous les établissements étudiés dans le cadre du zoom ; chaque point pourra être accompagné de documents types :
  

1. Le projet :

0. Les objectifs :

• 
  Notamment pourquoi ce projet s'est mis en place ; les acteurs du projet : qui sont-ils ? Quelle est leur implication dans le projet et à quelle phase ? ETP ? Comment s’est constitué le groupe projet ?
  
• 
  Des portraits des acteurs principaux pourraient être effectués afin de mieux cerner le profil, notamment pour le chef de projet.
  

0. Les phases du projet : rapide descriptif, dates, durée ;

1. Les difficultés rencontrées et si possible les solutions trouvées ou comment les éviter ;

2. Projet inter-établissement ou pas, pourquoi ?

2. L’archive :

0. Les choix techniques, la solution retenue ;

1. Les fonctionnalités et le contenu (type de documents)

2. Le budget (acquisition, installation...)

3. Le personnel dédié au fonctionnement de cette archive : ETP, qualification, etc.

4. Le workflow (pourrait se présenter sous forme de schéma)

5. L’intégration au SI de l'établissement (pourrait se présenter sous forme de schéma)

6. Liaison/interconnexion existante et/ou prévues avec d'autres plateformes

3. L'archive et ses utilisateurs :

0. "Admissibilité" de l'archive : nombre de dépôts, satisfaction du groupe projet face à l'utilisation faite par les utilisateurs…

1. Qui sont les déposants : réel auto-archivage des auteurs, documentaliste, etc. ;

2. Quelles connaissances : une communication et/ou une formation a-t-elle été/est-elle nécessaire ?

3. Voir les consultants et les autres acteurs : validateurs, indexeurs…

Pour chacun des trois points, voir quels sont les grands changements intervenus depuis la réponse au questionnaire en avril 2007 ? (en terme d’avancée du projet, d’objectifs, de partenariats, de nouvelles ressources intégrées à l’archive) : faire un bilan oral des réponses données à l’époque, demander de compléter.

Enfin, proposer une synthèse sous forme de check-list (ou lien vers celle proposée par J.Kalfon. ?) : les choses à faire pour développer un tel projet, les conseils du chef de projet, etc.

Zoom établissement – méthodologie

• 
  premier travail à partir des documents disponibles pour dégrossir le dossier : documents sur le blog de la JE 21/05/2007, réponses du questionnaire, etc. Cela permettrait une première ébauche de fiches qui pourraient être envoyées à l'établissement pour complément+validation ;
  

• 
  entretiens téléphoniques pour compléter les informations avant envoi ;
  

• 
  déplacements dans l'établissement :
  

• 
  pour rencontrer les principaux acteurs du projet : interview ? portrait ?
  
• 
  lors d'une visite de labo, le cas échéant, pour observer les pratiques de communication et les échanges avec les utilisateurs de l'archive.
  

Dans les interviews « obligatoires » : chef de projet, un enseignant qui a participé dès le début et un enseignant utilisateur uniquement

Annexe 3 : Messages de communication

F.Rivière, 29/11/07

Etapes	Actions	Acteurs	Réalisations et outils
Etat des lieux	Action 1 Analyser les existants et les besoins dans l’établissement	Responsable du service documentation et chef de projet	Enquête, questionnaire
	Action 2 Etudier des solutions /veille sur les projets extérieurs	Chef de projet et établissement	Tableau comparatif, étude de faisabilité, dossier de synthèse
Définition de la politique d’établissement et validation du projet	Action 1 Convaincre la direction de l’établissement	Responsable du service documentation et chef de projet	Argumentaire
	Action 2 Cadrer les objectifs et les responsabilités	Chef de projet, responsables de laboratoires	Charte et déontologie
	Action 3 Créer un comité de pilotage et des groupes de travail	DR, Services documentation, communication, informatique, correspondants laboratoire…	Cahier des charges
Formation des personnes relais	Action 1 Former le personnel du service de documentation	Chef de projet, CCSD, URFIST, documentalistes	Power point historique des archives ouvertes et de Hal + étapes clés du dépôt
Définition d’une politique de sensibilisation des chercheurs	Action 1 Identifier les personnes ressources dans les laboratoires	Direction de la recherche, responsable du service documentaire	Note du directeur de la recherche
	Action 2 Communiquer vers tout l’établissement	Chef de projet, service communication	Article dans la lettre d’information de l’établissement
	Action 3 Former les chercheurs	Chef de projet, directeur de laboratoire	Argumentaire présenté en conseil de laboratoire
		Chef de projet, chercheurs	Entretiens individuels
		Chef de projet, documentalistes	Synthèse sur les aspects juridiques et référentiel sur les éditeurs et revues de l’établissement avec les politiques AO Sherpa Romeo Modèles de courriers type aux éditeurs
		Chef de projet, service communication, CCSD	Guide du bon usage de HAL
Bilan, suivi et gestion du dispositif	Action 1 Elaborer des indicateurs statistiques	Chef de projet	Graphiques fournis par le CCSD Tableaux de bord
	Action 2 Identifier des modérateurs, référents et tamponneurs de collections	Chef de projet, chercheurs référents	Guide des collections sur HAL
	Action 3 S’assurer de la qualité des métadonnées
	Action 4 Correspondre avec les éditeurs non référencés dans Sherpa Romeo

Annexe 4 : FAQ technique / propositions de questions

N.Huet, M.Joly / D.Bourrion / C.Espiau
INSA Lyon

• 
  systèmes locaux
  
• 
  principes d'interopérabilité (AO.Fr et autres formats de MD)
  
• 
  dépôt :
  
  1. 
     principes éditoriaux,
     
     1. 
        co-auteurs
        
     2. 
        versions
        
  2. 
     principes techniques
     
     1. 
        dédoublonnage
        
     2. 
        formats des documents
        
• 
  échanges : OAI, entrepôt , moissonnage, webservices (échanges avec archives-ouvertes.fr)
  

D.Bourrion

• 
  Quels sont les protocoles et standards supportés par HAL ?
  
• 
  Quels sont les formats de métadonnées supportés par HAL ?
  
• 
  Qu'est-ce que le versionning ?
  
• 
  Qu'est-ce que le Dublin Core ?
  
• 
  Qu'est-ce que OAI-PMH ?
  
• 
  Qui valide le contenu scientifique de mon dépôt ?
  
• 
  Qu'est-ce qu'un fournisseur de données ? Un fournisseur de services ?
  

C.Espiau

• 
  Sous quel format puis-je déposer mes documents?
  
• 
  A-t-on besoin d'un logiciel spécial pour déposer des documents dans une AO?
  
• 
  A-t-on besoin d'une plate-forme spéciale pour déposer dans une AO?
  
• 
  Qu'est-ce que la compatibilité OAI?
  
• 
  Qu'est ce que le protocole AO-PMH ?
  
• 
  Quel est le lien entre mon système local et AO.fr?
  

Annexe 5 : Inventaire éthique

R.Creppy, 29/11/07