EğİTİm ders notlari ismail can yunus Şengöz e. Vergi Başmüfettişi

3.YÖNETİCİLERİN ÖNCELİKLİ İŞLERİ VE ÖZELLİKLERİ

3.1.YÖNETİCİLERİN ATANMALARININ ARDINDAN ÖNCELİKLE YAPMALARI GEREKENLER²⁸⁴

Yönetici olarak atananlar, izleyen başlık altında belirtilen özellikleri taşımalı ve bu özellikleri kazanmaya gayret etmelidirler. Ancak, atanma ile birlikte aşağıda belirtilen iş ve işlemleri yapmaları başarılı olmaları için şarttır.

1-Bir büyük ajanda temin edilmelidir. Ajandanın her gün için tek sayfası bulunmalıdır.
2-Her gün işe başlanırken, o gün yapılacak işler ajandaya önem sırasına ve ivedilik durumuna göre yazılmalıdır.
3-Yapılacak işlerin zamanlaması da yapılmalı; sekreter varsa ona da not ettirerek hatırlatması istenilmelidir.
4-Listede bulunmayan yeni işler de öncelik durumuna göre listeye eklenmelidir.

5-Biten işin çok kısa bir özeti, başka renkli tercihan kırmızı kalemle yazılmalıdır. Takipli yazı, karar ve benzeri konuların tarih ve sayıları da bu özet içinde yer almalıdır.

6-Mümkünse, gün boyunca tamamlanan her iş için tutulacak başka bir ajanda veya deftere özet olarak ve özellikle önemli görüşmelerin yer ve zamanı, görüşülen kişiler ve gerektiğinde geri dönülecek durumlara ilişkin hususlar yeterince bilgi verip hatırlanacak şekilde kaydedilmelidir.
7-Önemli iş görüşmelerinde konular ve varılan neticeler mutlaka tutulan bir deftere not alınmalıdır.
8-Birlikte çalıştığınız her görevlinin yanınıza kalem ve not defteri ile gelmesi usulünü uygulanmalı ve talimatlarınız mutlaka ilgilinin not defterine yazdırılmalıdır. Çok önemli konularda emir tekrarı yaptırılmalıdır. Ayrıca, talimatınızı kendi not defterimize de gün ve saatiyle not edilmelidir.
9-Size imzalanmak veya paraflanmak üzere gelen evrak ile ilgili olarak ayrıca bir not yazmanız gerekirse, isminizin bulunduğu not kağıdına, talimatın hangi dosya veya evrak ile ilgili olduğunu da belirtmek suretiyle, talimat yazılmalı ve sonucundan bilgi verilmesi istenilmelidir.. Yazılan talimatın mahiyeti deftere de kaydedilmelidir.
10-Kurum içi ve kurum dışı yapılacak toplantılarla ilgili olarak, her birim ve konu için bir dosya açılarak, konuya ilişkin gerekli belgenin örneğini ve aldığınız notları, çalışma notlarını, ilgili mevzuat ve değişikliklerini, bulunabilen her çeşit dokümanı koymak, ani toplantılara hazırlık sürenizi kısaltır. Dosya hazırlama işi, sekreteriniz varsa, sizin denetiminizde ona yaptırılmalıdır.
11-Toplantılara görevliler katılıyorlarsa, toplantı sonuçları hakkında mutlaka “bilgi notu” istenilmelidir.
12-İşlerle ilgili olarak sözlü veya yazılı talimat verirken, yapılacak işin mahiyeti, zamanı, amacı, muhatabı, yeri belirtilmeli ve çalışma sonuçlarının bildirilmesi istenilmelidir. Talimat verdiğiniz kimsenin yardım alabileceği veya işbirliği yapacağı kimseler varsa onlar da mutlaka belirtilmelidir.
13-Yöneticilere, onların emrindekilerinin yanında aşağılayıcı, kırıcı söz ve tavırlardan sakınılmalıdır.
14-Mesai içinde veya dışında laubali olunmamalı, çalışanlara karşı kibar ve iyi niyetli olunmalıdır. Büyük yaş ve eğitim farkınız yoksa, personelinize isimleri ile hitap edilmemelidir. Hitap “hanım” veya “bey” olmalıdır.
15- Personele güven verilmeli ve iş aksatılmasına göz yumulmamalıdır. Çalışmalar ile ilgili olarak belirli aralıklarla bilgi alınmalı ve bunlar değerlendirilerek ilgililer uyarılmalı ya da uygun bir biçimde beğeni ifade edilmelidir.
16-Gerekmedikçe yöneticiler yanınıza çağrılmamalı veya onların yanına gidilmemelidir. Yöneticilere söylenecekler gün boyunca not alınarak hepsi topluca söylenmelidir. Acele durumları telefonla ileterek sonucundan bilgi istenilmelidir.
17-Acele, özel ve amirinin bulunmadığı haller dışında personelle doğrudan temas kurulmamalıdır.
18-İş yerinizi ve özellikle size bağlı birimlerinizi zaman zaman dolaşmak yararlıdır.
19-Her günün sonunda, kalan işler ajandanızda ertesi güne aktarılmalıdır.
20-Sizi “suçlu” duruma sokacak işlerden sakınınız. İşe ilişkin mevzuat yeterince bilinmiyorsa araştırılmalı, araştırma yaptırılmalı ve emin olduktan sonra gereği yapılmalıdır. İş konusunda tecrübeli olanlara danışmaktan çekinilmemelidir.
21-Üst makamlardan veya herhangi bir yerden gelecek istek ve taleplerin yerine getirilmesinde, konuya çok iyi bir şekilde vakıf değil iseniz hemen “kabul” veya “red” edilmemelidir. Konuyu değerlendirme süresi isteyerek, araştırıp sonuca vardıktan sonra gereğini yapınız. “Red” sonucuna vardı iseniz, mutlaka çözüm için gerekli olan birden fazla alternatif ortaya konulmalıdır.
22-Daima sakin olunmalıdır. Hiçbir konu abartılmamalıdır.
23-Sorun yaratan personeli çok yakınınıza alarak, sürekli denetim altında tutulmalı ve düzelme görülmediği takdirde gerekli müeyyideler uygulanmalıdır.

3.2.YÖNETİCİLERDE BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER²⁸⁵

3.2.1. Yönetici ve Lider

3.2.1.1. Yönetici ve Lider Farklılıkları
Daha önce açıklandığı üzere, yönetim esas olarak “önceden belirlenen bir amaca başkaları vasıtasıyla ulaşmak süreci” olup, “her şeyden önce belirli bir amaca ulaşmak için başkalarına iş yaptırma faaliyetidir.”²⁸⁶

Yönetim; kurum amaçlarının planlama, örgütleme, yürütme (yöneltme) ve denetim faaliyetleriyle başarıldığı bir süreç, kurum amaçlarına ulaşabilmek için örgütün sahip olduğu sermaye, işgücü, araç-gereç, makine, bina, ve bilgi gibi kaynakların koordinasyonu ve sonuçta başkalarına iş gördürme, başkaları aracılığı ile iş başarma ve önceden belirlenmiş amaçlara ulaşmak olarak da ifade edilmektedir.

Bu bağlamda yöneticiyi de “başkaları vasıtasıyla amaçlara ulaşmaya çalışan kişi” olarak tanımlanırsa, bu kişinin örgütsel amaç, örgütsel yapı ve teknoloji ile çok çeşitli özellikler gösteren insan unsurları arasında uygun bir bileşke sağlayabilmesi ve çatışan çeşitli değerler arasında denge kurabilmesi yöneticilerde bazı unsurların bulunması gerektiğini ortaya koymaktadır.
Bu konuda tartışılan bir husus ise bir yöneticinin bir lider veya bir liderin bir yönetici olup olmadığıdır. Liderlik, ortak amaçları gerçekleştirmek için grup etkinliklerini etkileme sürecidir.²⁸⁷ Liderlik, bireyleri kendi çıkarlarını grup amaçlarına teslim etmeleri konusunda ikna etmektir.²⁸⁸ Yöneticilerin, kendilerine verilen sorumlulukları ve resmi görevlerinin niteliği dolayısıyla liderlik yapmaları, liderlik özelliklerine sahip olmaları beklenmektedir.
3.2.1.2. Liderlik Yaklaşımları
Liderlik konusunda, özellikler yaklaşımı, davranış yaklaşımı, durumsallık yaklaşımı ve güncel liderlik yaklaşımları mevcuttur. Bunlardan durumsallık yaklaşımındaki “Yol-Amaç Modeli”nde dört tip liderlik davranışının varlığından söz edilir:²⁸⁹
-Emir verici (Directive Leadership) (Otoriter) liderlik: Yönetici astlarının neyi, ne zaman ve nasıl yapacaklarını belirtir.
-Destekleyici liderlik (Supportive Leadership) : Yönetici astlarının ihtiyaç ve beklentilerine ilgi gösterir ve arkadaşça bir iş iklimi yaratır.
-Katılımcı liderlik (Participative Leadership) : Yönetici karar vermeden önce astlarının fikir ve önerilerini alır.
-Başarıya odaklı liderlik (Achievement-Oriented Ledarship): Yönetici önemli amaçlar belirler ve bu amaçların başarılmasında astlarına güven duyar.
Güncel liderlik yaklaşımları birisi karizmatik liderlik ve diğeri transformasyonel (dönüştürücü) veya transaksiyonel (koruyucu) liderlik olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır.
Karizmatik lider, kişisel gücünü kullanarak izleyicileri (astları, çalışanları) üzerinde çok önemli etkiler yaratabilen kişidir.
Transaksiyonel (koruyucu) liderler, mevcut yönetim tekniklerini verimli ve kurallara uygun bir biçimde uygulamaya koyan liderlerdir. Çalışanların önceden belirlenen kurallara uymaları ve belirlenen performans düzeyine ulaşmaları karşılığında ödüllendirilmeleri bu liderlerin takip ettikleri yoldur.
Transformasyonel (dönüştürücü) lider, hem koruyucu liderlik özelliklerine sahip hem de bu özelliklere ek olarak daha gelecek odaklı bir yönetim tarzına sahip olan kişilerdir. Bu liderler, izleyicilerine olaylara yeni bakış açısıyla bakma imkanını kazandırır, onların grubun misyon ve amaçlarını algılama ve kabullenmelerini sağlar ve grubun amaçlarına kendi kişisel amaçlarından daha çok önem vermeleri konusunda onları ikna ederler. Transformasyonel liderler, uzun vadeli düşünerek organizasyonun geleceğini hazırlarlar ve organizasyon için iyi şeyler yaparlar.

3.2.2. Yöneticilerin Özellikleri

Yöneticilik, ister meslek olarak (profesyonel yöneticilik) yapılsın, isterse meslek olarak yapılmasın yöneticinin bazı özelliklere sahip olmasını gerekli kılmaktadır.

İmam GAZALİ, idarenin önemini ,“Önce, insanları idare etmenin kıymetini biliniz; onun tehlikelerini de öğreniniz. Çünkü liderlik büyük bir nimettir. Eğer onu hakkıyla yerine getirirseniz, kendisinden sonra başka mutluluk düşünülemeyen bir saadete ulaşırsınız. Şayet onun hakkını yerine getirmeyip zulümden geri durmazsanız, kendisinden sonra ancak kafirliğin olabileceği bir bedbahtlığa düşersiniz.” demek suretiyle ifade etmektedir.²⁹⁰
Yöneticilerde bulunması gereken özellikler konusunda, aşağıda ana hatları ile yer verdiğimiz üzere çeşitli unsurları belirtmek mümkündür. Ancak, yöneticide, özellikle “akıl”, “bilgi”, “tecrübe” ve “takip” niteliklerinin bulunması kamu yönetiminde son derecede önem taşımaktadır.²⁹¹
Yöneticilerin kişisel özellikleri de şunlardır:²⁹²
1-Alçak gönüllü (mütevazi) ve hoş görülü olmak.

2-Güler yüzlü olmak.

3-Mizah duygusuna sahip olmak/Espri sahibi olmak.

4-Nezaketli olmak.

5-Üstün karaktere sahip olmak /Sıra dışı olmak.

6-Dürüst olmak.

7-Güvenilir olmak.

8-Tarafsız ve adil olmak.

9-Cömert olmak.

10-Özgürlükçü olmak.

11-Affedici olmak.

12-Misyon sahibi olmak – Vizyon sahibi olmak.

13-İlkeli olmak – Kendini Bilmek- Prensip sahibi olmak.

14-Yenilikçi olmak.

15-Bilgi sahibi olmak.

16-Deneyimli (tecrübe sahibi) olmak.

17-Azimli ve kararlı olmak.

18-Hırslı olmak.

19-Cesaretli/Cesur olmak.

20-İnsiyatif sahibi olmak.

21-Proaktif, yani davranışa koşullar değil kendi kararı ile yön vermek ve değerleri duygulardan üstün tutmak.

22-Enerjik olmak.

23-Empatik yani, başkasının yerine kendini koyarak onun gibi hissetmeye ve düşünmeye çalışmak.

24-Açık olmak.

25-Adam yetiştirmek.

26-Bilgi toplamak.

27-Bilgilendirme alışkanlığına sahip olmak.

28-Çevre bilincine sahip olmak.

29-Dayanıklı olmak.

30-Karşısındakini dinleme yeteneğine sahip olmak.

31-Soyut düşünebilme yeteneğine sahip olmak.

32-Emrivakiye izin vermemek.

33-Esnek olabilmek.

34-Fedakar olmak.

35-Gerçekçi olmak.

36-Göreve talip olmak.

37-Kendine güvenmek.

38-Hazırlıklı olmak.

39-Hedefe yönelik kararlı olmak.

40-Hesap adamı olmak.

41-İkna yeteneğine sahip olmak.

42-İnsan sarrafı olmak.

43-İnsana değer vermek.

44-Yaptığı işe inanmak.

45-Kamuoyu oluşturma yeteneğine sahip olmak.

46-Çabuk karar verebilme yeteneğine sahip olmak.

47-Konuşma ve yazma yeteneğine sahip olmak.

48-Liyakat aşığı olmak.

49-Mükemmeliyetçi olmak.

50-Girişimci olmak.

51-Öğrenme azmine sahip olmak.

52-Öncü olmak.

53-Örgütleme yeteneğine sahip olmak.

54-Problem çözücü olmak.

55-Programlı olmak.

56-Sorumluluk alma alışkanlığına sahip olmak.

57-Strateji bilincine sahip olmak.

58-Olacakları tahmin edebilme yeteneğine sahip olmak.

59-Yönetme yeteneğine sahip olmak.

60-Zaman mevhumuna ve zamanlama yeteneğine sahip olmak.

3.2.3.Yöneticinin Kendisini Geliştirmesi

“Değişen dünya ile birlikte kariyer düzeni de değişiyor. Artık iş hayatında pek çok kişi için fırsat eşitliği var. Kendinizi geliştirirseniz hangi okuldan mezun olduğunuzun, daha önce hangi şirketlerde çalıştığınızın eskisi kadar önemi yok. Şimdi farklı sektörlerde farklı alanlarda deneyim edinmek tercih ediliyor.” Bu itibarla, her çalışanın ve özellikle yöneticilerin çok yönlü olmaları, farklı disiplinlerde deneyim kazanmaları ve sürekli öğrenmeye odaklanmaları gerekmektedir.²⁹³

Yöneticinin kendisini geliştirebilmesinin koşulları şunlardır:²⁹⁴
1-Küreselleşmenin farkında olmak.

2-Dünyaya iyimser bir gözle bakmak.

3-Kendimizi tanımak.

4-Güçlü bir vizyona sahip olmak.

5-Hedefi iyi belirlemek ve ona odaklanmak.

6-Başlangıçta mükemmeli aramaksızın iyisini yapmaya çalışmak.

7-Ayrıntıları göz ardı etmemek ancak ayrıntı içinde boğulmamak.

8-Sorumluluğu kabul etmek.

9-Risk almaya hazır olmak.

10-Belirsizliğin yaşamın bir parçası olduğunu kabul etmek.

11-Hayal gücünü geliştirmek.

12-Yaratıcılığı geliştirmek.

13-Düşünme becerisini geliştirmek.

14-Duygusal zekayı geliştirmek.

15-Yeni fikirler geliştirmek.

16-Fark yaratmak.

17-Kendimizi geliştirmek.

18-Kendimize güvenimizi (özgüvenimizi) geliştirmek.

19-Özsaygımızı geliştirmek.

20-İçsel disiplini sağlamak.

21-Geleceği tahmin etmek (öngörmek).

22-Stratejik düşünmek.

23-Fırsatları yakalamak ve değerlendirmek.

24-Sadece sonuçlara bakarak yönetmemek.

25-Katılımcı yönetim yaklaşımını benimsemek.

26-İletişim becerilerini artırmak.

27-Çatışmalarla başa çıkmak.

28-Yardım kabul etmek.

29-Yaşam boyu öğrenen birey olmak.

30-Değişime açık olmak ve değişimi yönetmek.

31-Deneyimlerden ders almak.

32-Başarısızlıklardan ders almak.

33-Hataya sahip çıkmak ve ders almak.

34-Eleştiriye açık olmak.

35-Her şeye rağmen başarmak tutkusuna sahip olmak.

36-Tutarlı olmak.

37-Aşırı kuralcı olmamak ya da kuralları hiçe saymamak.

38-Esnek olmak.

39-Bugünün işini yarına bırakmamak.

40-Tükenişimizi önlemek.

41-Kendimizi yönetmek.

42-Gücümüzü iyiye kullanmak.

43-Stresimizi yönetmek.

44-Sorun çözücü olmak.

3.2.4. Yöneticilerin Çalışanlarla İlişkileri

Yöneticinin çalışanlarla ilişkilerinde uymaları gereken kurallar şunlardır:²⁹⁵

1-İyi ve kaliteli insanları işe almak.

2-İnsana önem ve değer vermek.

3-Eğitime önem vermek.

4-Çalışanlardan beklentileri belirlemek.

5-Bilgiyi paylaşmak.

6-İnsanları anlamaya ve tanımaya çalışmak.

7-Dinlemek ve empati kurmak.

8-İkna edici olmak.

9-Çalışanları cesaretlendirmek.

10-Çalışanları desteklemek.

11-Çalışanlara ilgi göstermek.

12-Çalışanları motive etmek.

13-Çalışanları ödüllendirmek.

14-Takdir edici olmak.

15-Başkalarıyla iyi geçinmek.

16-Ekip ruhunu geliştirmek.

17-Başarıyı paylaşmak.

18-Kazan/kazan paradigmasına sahip olmak.²⁹⁶

19-Sinerji yaratmak.²⁹⁷

20-Çalışanlara sorumluluk duygusu kazandırmak.

21-Çalışanlara yetki vermek.

22-Çalışanlara inisiyatif vermek.

23-Yetenekleri değerlendirmek.

24-Üstatlık/koçluk yapmak.

25-Fikir verici yönetici (mentor) olmak.

26-“Evet efendim”cilerden sakınmak

27-Farklı bakış açılarına değer vermek.

28-Karşı çıkmalara izin vermek.

29-Açık kapı politikası uygulamak ve ulaşılır olmak.

30-Sorunları ve şikayetleri dinlemek.

31-Çalışanlara güvenmek.

32-Sözde durmak.

33-Örnek olmak.

34-Saygı görmeyi hak etmek.

35-Çalışanların kurallara uymasını sağlamak.

36-Eleştiriyi uygun biçimde yapmak.

37-Öfkeyi kontrol etmek.

38-Gerektiğinde hayır demeyi öğrenmek.

39-Çalışma şartlarını iyileştirmek.

40-İyi elemanı elde tutmak.