14.13. İlişki Diyagramı
Bir dizi fikir arasındaki sebep ve sonuç bağlarının grafiksel gösterimidir.
Ne Zaman Kullanılır?
-
Ana sebepler belirlenmek istendiğinde
-
Daha iyi tanımlanması gereken, birbiri ile ilişkili fazla sayıda konu varsa
-
Ana sebepleri belirlemek için veri olmadığında
-
Kısıtlı kaynaklara dikkatlice odaklanmış bir gayret gerektirdiğinde.
Nasıl Yapılır?
-
Doğru takım oluşturulur.
-
4-6 kişi ideal; daha büyük takımlar da mümkün.
-
Konu hakkında bilgili kişiler.
-
Bir problem üzerinde anlaşmaya varılır.
-
Pek çok kaynaktan yararlanılabilir:
-
Yakınlık diyagramı
-
Sebep ve sonuç diyagramı
-
Ağaç diyagramı
3. Konu / problem hakkında fikirler türetilir ve bunlar sergilenir.
-
Her bir fikir çember içine alınır, başlıkları A, B, C gibi isimlendirilir.
-
Fikirler gelişigüzel veya bir çember üzerinde dağıtılır.
4. İlişki okları çizilir.
-
Her bir fikir için şu tip bir soru sorulur: ‘A fikri B fikrine yol açar mı?’, v.b.
-
Sebep fikirden sonuç fikir yönüne doğru tek yönlü bir ok çizilir.
-
Okun yönü konusunda anlaşmazlık var ise o ok hiç çizilmez.
5. Her bir fikirden kaynaklanan ok sayısı bulunur.
6. Sonuç çıkarılır.
-
Temel faktörler/sebepler belirlenir.
-
En fazla sayıda dışarı giden ok, o fikrin temel sebep/sürükleyici fikir olduğunu gösterir.
-
En fazla sayıda içeri gelen ok, o fikrin temel sonuç olduğunu gösterir.
Örnek: Moral probleminin sebepleri arasındaki ilişki diyagramı
14.15. Ağaç Diyagramı
Belli bir amaca erişmek için izlenmesi gereken yolların, sistematik bir şekilde giderek artan bir detay düzeyinde grafiksel ifadesidir.
Ne Zaman Kullanılır?
-
Genel amaçların özel uygulama detayına indirgenmesi gerektiğinde,
-
Bütün uygulama seçeneklerinin belirlenmesi gerektiğinde,
-
Temel sebepleri belirlemek için, (örneğin, neden-neden diyagramı) (sebep-sonuç diyagramına alternatif)
-
Fikirlerin açığa kavuşması için,
-
Bir uygulama gerçekleşirken olabilecek engeller/aksaklıkların ve bunların etkilerini azaltmak için ne yapılabileceğinin belirlenmesi amacıyla. (Örneğin, süreç-karar program şeması)
Nasıl Yapılır? -
1. Amaç belirlenir.
-
İlişki diyagramındaki temel sebep/sonuçlar
-
Yakınlık diyagramındaki başlıklar
-
Uzlaşma tartışması
-
2. Doğru takım oluşturulur.
-
Detaylı uygulama bilgisine sahip hareket planlayıcıları
-
3. Ana amaç ile ilişkili olan alternatif sebepler, taktikler veya işler belirlenir.
-
Beyin fırtınası kullanılabilir.
-
Her bir alternatif, kart veya post-it üzerine yazılabilir.
-
4. Fikirler değerlendirilir ve makul bir sayıya düşürülür.
-
5. Ağaç oluşturulur.
-
1.düzey: Genel amaç, kavram, fikir.
-
Diğer düzeyler: Her seferinde bir basamak olmak üzere, neden, nasıl ve ne gibi soruların cevapları.
Örnek: Neden-Neden Ağaç Diyagramı
Tecrübesizlik
Ailelerin ilgisizliği
Öğrencilerin
ekipman getirmemesi
Gereksiz ekipman talebi
Ekipman yetersizliği
Arkadaşların tutumu
   
Problem
        
Öğretmenlerin tutumu
Bilgisizlik
Rehberlik servisinin yetersizliği
Çocukların öğrenme heyecanını kaybetmesi
Okulun kaynaklarının yetersizliği
Neden?
Neden?
Örnek: Nasıl-Nasıl Ağaç Diyagramı
Öğrenciyi uzaklaştıran sebepleri incele
Çocuklarınöğrenme heyecanını artır
Çözüm
Nasıl?
       
En önemli 10 sebebe odaklan ve önlem geliştir
Öğretmeni
eğit
Uygula ve sonuçları izle
Başarıyı kalıcı hale getir
Okul-aile ilişkilerini güçlendir
Kaynak planlamasını iyileştir
Nasıl?
BÖLÜM VI
SÜREÇ YÖNETİMİ
Kalite Ayrıntılara Gösterilen Özendir.
1. Süreç Yönetimi Anlayışı
Süreç ile ilgili literatürde farklı tanımlar yapılmıştır. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
-
Müşterinin istek ve beklentilerini karşılayan koordineli etkinlikler bütünüdür.
-
Bir girdiyi alıp, ona bir değer ekleyerek/katarak, müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütünüdür.
-
Girdiler, eylemler ve çıktıların oluşturduğu bir kombinasyondur.
-
Süreç, belirli girdileri alarak bir ürün veya hizmet ortaya çıkaran, birbiri ile bağlantılı etkinlikler dizisi olarak tanımlanabilir.
-
Örgütler ürün veya hizmeti üretmek için belirli girdiler alarak, bu girdileri bir dizi işlemden geçirirler. Bu işlemler yoluyla girdiler bir dönüşüme uğrarlar. Bu dönüşümün sonunda belirli bir müşteri veya piyasa için bir ürün/hizmet çıktı olarak sunulur.
-
Örgütlerin etkililiği girdilerin çıktıya dönüştürülmesi sürecinde bu girdilere ne derece artı değer kazandırıldığı ile ilişkilidir.
TKY anlayışı klasik yönetim anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi tercih etmektedir. Sonuçta yapılacak kontroller hataları ayıklama ve bu şekilde maliyetleri artırma gibi bir durumu ortaya çıkarmaktadır. Sadece sonuç değil de süreçlerde kontrol altında tutulursa sonuçta karşılaşacağımız muhtemel hataların önceden görülmesi ve engellenmesi söz konusu olacaktır.
Süreç yönetimi mantığını bir örnekle açıklayalım. Bir ayakkabı üretim atölyesini düşünün, bu atölyede ayakkabı üretiliyor ve üretim tamamlandığında ortaya çıkan ürün üzerinden kalite kontrolü yapılıyor. Ürün üzerinde yapılan kontrolde bazı ayakkabıların kusurlu olduğu tespit ediliyor. Bu tespitin sonucunda firmaya iki durumdan birini seçme şansı kalır; birincisi hataları görmezden gelip ürünü o haliyle pazarlamak veya defolu ürün olarak satmak, ikincisi ise bu ürünleri imalathaneye gönderip yeniden yapılmasını sağlamak. Her iki durumda da maliyet artışı, prestij kaybı vb. sonuçlar doğacaktır.
Süreç odaklı bir yönetimde ise o firmanın öncelikle süreçlerini tanımlaması, standartlarını belirmesi ve bu standartlar çerçevesinde üretimi sağlaması beklenir. Yani; deri alımı, iplik alımı, kesim ve dikim, personel alımı, yönetim, eğitim vb. süreçler belirlenir, standartları tanımlanır ve bu standartlara uygun iş ve işlemlerin yürütülmesi sağlanır. Standartlara uygun personel alımı ve eğitim sağlanır, yönetim görevlerini zamanında ve yeterince yapar, deri istenilen standartta alınır ve istenilen standartta kesimi, dikimi vb. işlemleri yapılırsa sonuçta ortaya istenilen özelliklere sahip bir ayakkabı çıkacaktır.
Bu mantığı eğitime uyarlarsak, eğitim kurumunun başarısını üniversiteye giriş sınavları, mezunların niteliği gibi eğitimin son aşamasında kontrol etmek yerine bir eğitim kurumunda;
-
Yönetim,
-
İnsan Kaynağının seçimi ve eğitimi,
-
Eğitim ortamının hazırlanması,
-
Ders araç ve gereçleri,
-
Eğitim Programları,
-
Eğitim öğretim faaliyetleri,
-
Rehberlik hizmetleri,
-
Ölçme ve değerlendirme vb.
öğrenci başarısına etki edecek her bir süreci kontrol etmek (daha doğrusu yönetmek) gerekecektir. Bu yönetim bize öğrenci mezuniyet aşamasına gelmeden varsa eksiklikleri görme ve tedbirler alma imkanı kazandıracaktır.
Bir hizmetin ortaya çıkışı bir biriyle bağımlı süreçler zinciri olarak düşünüldüğünde, kalite sisteminin ayrıntılarına inmek kolaylaşır. Bu tür bir yaklaşım, ISO 9000 ailesi standartlarının kalite planlamasına ilişkin gerekleri kadar, toplam kalite yönetiminin temel ilkelerini anlamaya da yardımcı olacaktır. Süreç yönetimi çalışmasına başlamadan önce yapılması gerekenler vardır. Bunlar;
-
Süreci nasıl kontrol altına alırım diye irdelemeden önce, süreç hakkında tam bilgi sahibi olmak için bilgi toplamak gerekir.
-
Her şeyi kontrol altında tutma çabasına girmeden önce, önem sırasını saptamak gerekir.
-
En iyi başlama yöntemi, tüm süreçlerin bir resmini (Süreç Haritası) çıkartmaktır.
2. Süreç Haritası
Süreç haritası tüm süreçlerin birbirleri ile olan ilişkilerini şekillerle gösterme biçimidir. Bu çalışmayı yapabilmek için öncelikle süreçlerin hiyararşik olarak analizi ve tanımlanması gerekir. Süreçler hiyerarşik olarak tasnif edildiğinde; ana, alt, detay (veya alt alt) ve aktiviteler şeklinde süreçleri tasnif etmek gerekir. Ana süreç, bir çok bölümü kapsayan ve içerisinde birden çok sürecin bulunduğu süreçlerdir. Ana sürecin içerisinde yer alan süreçlere ise “alt süreç” adı verilir. Alt sürecin altında da süreçler bulunabilir. Bu süreçlere “alt alt süreç” veya “detay süreç” adı verilir. Sonunda bir çıktısı olmayan ve tek başına bir anlam ifade etmeyen işlemler ise aktivite olarak tanımlanır.
Örnek; Süreç Haritası
Ana Süreçler Alt Süreçler Detay Süreçler
Planlama
 
Ünite Planı
Uygulama
Günlük plan
E
Gezi,gözlem deney planı
ğitim öğretim
Ölçme Değerlendirme
Y önetim
Öğrenci İşleri…
Personel İşleri…
…
Süreç haritasında tasnif üç veya dört adımda tamamlanmalı, sonraki bölümler aktivite olarak tanımlanmalıdır. Süreçlerin hiyararşik tanımlaması yapıldıktan sonra her bir sürecin ayrıntılı tanımının yapılması ve süreç tanıtım kartlarına işlenmesi gerekir. Bu aşamada sürecin girdileri, işlemleri, çıktıları, standartları, sahibi, bir önceki süreç ve bir sonraki süreç gibi bilgi başlıklarına açıklama getirilmelidir. 3
. Sürecin Unsurları
Şekil: Sürecin Unsurları
Girdiler:(Fiziksel, İnsan, Ekonomik, Ortamsal (istenmeyen yan girdiler);
Fiziksel girdiler: Fiziksel girdiler en kolay anlaşılanıdır. Fiziksel girdilerin bazıları hizmetin çıktısına dönüşmez, fakat diğer girdileri uyumlu hizmet çıktısına dönüştürmek için gerekir. Bunlar, yan girdilerdir.
İnsan girdileri: İnsan girdileri, insanın sisteme değişik biçim ve düzeyde yaptığı katkılardır. İş gücünün verimli kullanımı açısından, insan girdilerinin her yönüyle, çok iyi irdelenmiş olması gerekir. Sistemin işlerliği açısından, insana duyulan gereksinim ve beklentilerin ayrıntılarına inilmesi zorunludur.
İnsan-sistem ilişkisini tanımlamaya, "İnsandan ne bekleniyor?" sorusuna cevap aranarak başlanır. Bir diğer anlatımla, yaptığı iş, verilecek görevler ve yükleneceği sorumluluklar açısından, insanda aranacak özellikler belirlenir.
Kusurlu üretimin denetiminde insanın önemi ve oynadığı rol çok büyüktür. Ancak "dikkat et!", demek yeterli değildir. Kendisinden beklenilen görevi anlamayan ve/veya benimsemeyen bir kişi, verimli olamaz. Dolayısıyla kaliteye ilişkin eğitim, klasik eğitimden çok farklıdır. Eğitimle kişi yetiştirilerek, öğretilmeli, kavratılmalı, benimsetilmeli ve sonuçta, sorumluluk aktarılabilmelidir.
Girdi-Çıktı İlişkileri: Süreç kavramının ışığında kalite yönetimi, hizmetin gerekleri doğrultusunda, sistemin gereken işlerliğe sahip olmasını sağlamalıdır. Sürecin, girdileri çıktılara dönüştürmekteki verimi, çıktıların nitelik ve niceliklerinin istenilen sınırlar içinde olması, sürecin çıktılarının, nitelik ve nicelik olarak, öngörülmüş olan sınırlar içinde tutulabilme derecesine bakılır. Bunlardan ilki sürecin dönüştürme yeteneğine, ikincisi ise sürecin kararlılığına, kontrol altında tutulabilmesine, bağlıdır. Bir başka değişle süreç verimli ve etkili çıktılara sahip olması gerekir ve bu yönlerden kontrol altında tutulmaya çalışılır.
Şekil: Süreç Çıktısının Özellikleri
Sistem- Hizmet - Süreç İlişkisi
Gerçeğe uygun ve rekabet gücü yaratabilen kalite sistemi kurabilmenin temel koşulu, sistem - hizmet - süreç arasındaki ilişkiyi kalite amaçlarıyla uyumlu biçimde düzenleyebilmektir.
Kalite sistemi, süreçlerin aritmetik toplamı değildir. Süreçlerin tümü kalite çalışmalarıyla ilişkili değildir. Bunun için, kaliteyi etkileyen süreçler tanımlanmalı ve önem sırasına konmalıdır. Her kuruluş, süreçler eliyle ürün ve hizmetlerinin kalite düzeyini yaratır, sürdürür ve geliştirir. Bu nedenle, kaliteyi etkileyen süreçler ve bunların bir birlerine devir-teslim noktalarını oluşturan ara yüzeyleri, her kuruluş tanımlayabilmeli, düzenleyebilmeli ve yönlendirebilmelidir.
Her sürecin sahibi olmalıdır. Kalite sisteminin etken ve verimli olabilmesi için süreçlere ilişkin sorumluluklar, yetkiler, usuller ve kaynakların tanımlanmış ve tutarlı biçimde konuşlandırılmış olması zorunludur. Şahısların birden fazla süreci yönetmesi ve bunların aralarındaki ilişkilerden sorumlu olması ve özellikle bazı süreçlerin birden fazla işlevi olması durumunda sorunlar olacaktır.
Bu kişiler:
Kalite sorunlarını kendi sorunları gibi benimsemeli,
Kendiliklerinden çözüm yolu getirebilmeli,
Yaptıklarının sorumluluğunu üstlenmelidir.
Kritik Süreçler Belirlenmelidir. Süreç performansı ölçümleri, özdeğerlendirme çalışmaları veya başka şekilde yapılan değerlendirmelerde eksikliği, yetersizliği görülen, bir başka deyişle standardın altına düşen süreçler kritik süreç olarak adlandırılır. Bu tür süreçler, diğer süreçlere oranla daha öncelikle iyileştirilmeli ve düzenli olarak izlenmelidir.
4. Sürecin İrdelenmesi
Sürecin sonuca etkisi ve katkısı nedir?
Sürecin girdileri ve çıktıları nelerdir?
Sürecin çıktısı, ürünün hangi kalite özelliklerinin oluşmasında araç veya etkilidir?
Dostları ilə paylaş: |
