Enformasyon toplumunu

2.3. Enformasyon Toplumunda Örgütler

Bilgi çağı ile sürekli güncelleşen ileri teknolojilerinin örgüt yapıları ve yönetim sistemleri üzerindeki etkisi, diğer kurumsal alt sistemler üzerindeki etkisinden daha kapsamlı olmaktadır. Teknolojik değişimler, örgütlerde bilgi ve uzmanlık temelinde uzlaşmayı sağlamıştır. Bu bağlamda, çağdaş örgüt yönetimleri, değişik uzmanlık bilgi ve yeteneğine sahip katılımcılardan oluşmaktadır.

Tanık olunan bilgi temelli değişim, yalnızca iş dünyasını kapsamamaktadır. Aynı zamanda, kamusal kurum ve kuruluşlar, bankalar ve sigorta şirketleri, stratejik savunma birimleri, özel ya da kamusal üniversiteler ve gönüllü kuruluşlar gibi örgütler dünyasının diğer birimleri de bilgi tabanlı enformasyon toplumunun isteklerine cevap verecek nitelikte olabilmenin çabası içine girmek zorundadır.

21. yüzyılın işletmelerinin, rakip örgütlerin önünde olma ölçütleri, sahip oldukları yararlı bilgi ve onu kullanma derecesi ile ilişki kurulmaktadır. Bu bağlamda, her örgüt değişim yönetimi felsefesini, kurumsal vizyonu ile bütünleştirmek ve gerçekleştirmek durumundadır (Öğüt, 2001: 67).

Yeni teknolojiler zaman ve mekan kavramını değiştirmesinden dolayı, örgütlerde de yeri ve zamanı değişken hale getirmiş; bir diğer ifade ile standartlaşmadan uzaklaşmaya başlanmıştır. İş, yerkürenin her yerinde, her zaman yapılabilir hale gelmiştir. Dolayısıyla, gelecekte kültürel çeşitlilik esas olacaktır; farklı etnik gruplar beraber çalışacaktır. Bunun yanı sıra, örgütlerde hiyerarşik yapılar hızla çözülecektir. Enformasyon teknolojilerinin sağladığı avantajla muhtemelen tek kişilik girişimciler ordusunun çıkması mümkün gözükmektedir. Örgütler hızla değişen iş atmosferinde, değişimin nispeten daha yavaş olduğu tarım ve sanayi toplumunun örgütlerinden farklı olarak, bu değişime ayak uyduracak ve projeler üretip çözüm getirecek takım çalışmalarının, geçici süreler halinde çalışmalarına tanık olunacaktır. Esnekliğin yanı sıra yaratıcılık da son derece önemli olacaktır. Yeni örgütlerde enformasyon akışında da büyük ölçüde değişiklik ortaya çıkacak ve enformasyon paylaşımı da en hayati konulardan birini oluşturacaktır. Çünkü, yeni teknolojiler paylaşımı kolaylaştırmaktadır. Ayrıca, işçiler, yönetsel kontrolden daha çok kendi kendilerini kontrol edeceklerdir. Öte yandan, dönüşüm kaçınılmazdır; çünkü global rekabet artış göstermektedir.

Bu global rekabet ortamında ise, eğitim işletmelerin en önemli sorununu oluşturmaktadır. Okullarda olduğu gibi işletmeler kendi içlerinde eğitimi ön plana çıkarmak zorunda kalmaktadırlar. Artık örgütlerde Taylor, Ford gibi gelişmeleri öğrenen bir kişinin olması yetmemektedir. Bundan böyle birinin tepeden düşünüp bulması ve örgütte geriye kalan herkesin, bu büyük stratejistin emirlerini dinliyor olması, mümkün değildir. Çünkü, gelecekte diğerlerin önüne geçecek olan örgütler, kişilerin bir örgütün tüm seviyelerinde öğrenen, yükümlülük ve kapasitesini nasıl değerlendirebileceğini keşfedenler olacaktır. Aksi taktirde, işletmelerin giderek şiddetlenen rekabet ortamına uyum sağlamaları imkansız hale gelmektedir (Bozkurt, 2000a: 90).

Enformasyon toplumunsa geçiş, geçmişten büyük ölçüde bir kopuş anlamına gelmektedir. Tarım ve sanayi toplumlarında bilgi gerektiren çok az iş söz konusudur. Bilgi, bu toplumlarda 21. yüzyıldaki anlamından, farklı bir anlama ve işleve sahiptir. Bir diğer ifade ile bilgi, bu toplumlarda bir zorunluluktan daha çok, bir süstür. Örneğin, 19. yüzyıl Amerikan iş dünyasını kuranlar arasında yalnızca banker J.P. Morgan adlı birisinin ileri sayılabilecek bir eğitimi olduğu ileri sürülmektedir. O da, üniversiteyi bırakmış biridir. Oysa, enformasyon toplumlarında üniversite mezunlarının sayılarında olağanüstü bir artışın mevcudiyeti göze çarpmaktadır (Drucker, 2000b: 177).

Daha önce de vurgulandığı şekilde enformasyon toplumu imalata değil, hizmet ve dolayısıyla enformasyon/bilgi üretimine dayanan toplumdur. Nitekim Amerika Birleşik Devletleri’nde 80’li yıllarda yaşandığı şekilde imalat sektörü neredeyse çöküşün eşiğine gelmiştir. Özellikle krizde olan sektörlere bakıldığı zaman, bunların geleneksel sanayiler olduğu görülmektedir (Bozkurt, 2000a: 91).

Ayrıca, sanayi devrimi ile üreticilikten çıkmış olan ve sadece tüketici konumuna düşmüş olan ailenin, enformasyon toplumunda tekrar üretim sürecinde, geçmişten farklı şekilde de olsa merkezi önem kazanmaya başladığını görülmektedir.

Öte yandan enformasyon toplumunun ana eksenini oluşturan bilgi işlerinin örgütlenmesinin Weberyen anlamda katı bürokratik ya da Taylorist yöntemlerle yapılabilmesi oldukça güçtür. Bu yöntemler endüstriyel üretim sürecinde geçmişte ne kadar işlevsel olurlarsa olsunlar, enformasyon toplumunun işlerini standart, katı ve hiyerarşik yöntemlerle örgütlemek mümkün değildir. Bürokratik tutuculuk, değişime adapte olabilmek için yapılan çabaların önündeki en büyük engel olarak gösterilmektedir.

Weberyen ya da Taylorist yöntemler yaratıcılığı teşvik eden yöntemler değil, aksine çalışanlara standartlaştırılmış kitle üretimin talimatlarını makine temposunda bıkmadan tekrar tekrar yapmayı empoze eden bir sistemlerdir. Emirler hep yukarıdan verilir ve çoğu zaman çalışanların fikirlerini almaya gerek duyulmaz. Bu yöntemler imalat sektörünün egemen olduğu, çalışanların vasıf düzeylerinin düşük ve mevcut çalışma düzeninin değerlerini içselleştiremediği koşullarda olumlu sonuçlar vermiştir. Ancak, 21. yüzyılda yükselmekte olan enformasyon toplumunun en önemli özelliği olan bilgi üretiminin esas olduğu işleri, mal üretimini dikkate alarak yapılan iş örgütlenmesi yöntemleriyle yapabilmek mümkün değildir (Bozkurt, 2000a: 92).

Bilgi üretimi her şeyden önce, onu üreten bireyin yaratıcılığını ön plana çıkartmayı gerektirir. Bu da yukarıdan dayatılan katı çalışma kurallarıyla yerine getirilemez. Tam aksine mevcut üretim sürecinde çalışanlara geçmişten daha çok bireysel sorumluluk düşmektedir. Yine bu süreçte çalışanların karar sürecine katılmaları gerektiği görüşü de yaygınlık kazanmaktadır. Ancak, bu katılımı sanayi toplumlarında görülen motivasyon sürecinin bir parçası olarak görmenin ötesinde, kalite kontrol çemberleri örneğinde olduğu gibi bir işi en iyi yapan bilir anlayışına dayanmaktadır.

Modernist ve post-modernist örgütlerin karşılaştırılmasında görüldüğü gibi fonksiyonel sıralamada bürokrasinin yerin demokrasi; hiyerarşinin yerini piyasa almaktadır. Koordinasyon ve kontrol ise, sanayi toplumunun modernist örgütlerinde yetki vermemeye dayanmasına karşılık, enformasyon çağının post-modernist örgütlerinde daha çok yetki devri ön plana çıkmaktadır. Misyon, hedef ve stratejiler açısından baktığımızda ise, uzmanlaşmanın yerini, post-modernist örgütlerde yayılma almaktadır. Mümkün oldukça dar bir alanda aşırı uzmanlaşmadan kaçınılmaktadır.

Modernist örgütlerden farklı olarak, post-modernist örgütler büyük ölçüde güvene dayanmaktadır. Karşılıklı güven, insan kaynakları yönetiminin en çok üzerinde durduğu bağlılık, aidiyet duygusu ve takım çalışması gibi kavramlarla da yakından ilişkilidir.

Enformasyon çağının örgütlerinde insanlar, hem birbirinden izole olmadan, sürekli bir diyalog içinde çalışacaklar, hem de çok daha vasıflı, bağımsız ve mobil olacaklardır (Bozkurt, 2000a: 93).

2.3.1. Bilginin Örgütlerde Yeri ve Önemi

Enformasyon toplumunda yaşam gösteren örgütlerin giderek karmaşık yapıya bürünmeleri, bunların yönetimi ve denetiminde daha fazla bilgiye gereksinim duyulmasına yol açmıştır. Çağdaş örgütlerde gereksinim duyulan bilgi miktarı da hacimsel olarak gün geçtikçe artmaktadır. Bu denli çeşitlenen ve büyük hacimlere ulaşan bilgi yığınlarını anlamak, yorumlamak ve anımsamak gerek kapasite ve gerekse zaman bakımından olanaksızdır. Örgütlerde bu tip bilgiler ancak sistematize edilerek etkili ve verimli kullanılabilir. Genel olarak, örgütlerde geçmişi hatırlamak, bugünü izleyebilmek ve geleceği planlamak amacıyla bilgiye gereksinim duyulmaktadır (Bensghir, 1996: 17).

Bilgi, ekonominin en temel kaynağı olarak tanınmaktadır. Hammadde, sermaye ve işgücünden oluşan geleneksel üretim faktörleri ikincil öneme sahip olmuşladır. Bu kaynakları belirli bilgi sağlandığı müddetçe kolayca elde etmek mümkün olabilmektedir. Ancak bilgi, kendi başına bir şey üretemez, yalnızca bir iş-görevle bütünleştiğinde üretken olabilir. Bu nedenle enformasyon toplumu, örgütler toplumudur ve bu örgütlerin amacı uzmanlık bilgilerini bir işe entegre edebilmektir. Bilgi, kişisel ve örgütsel kararların temelini oluşturur. Örgütsel hedeflere ulaşmak için, tüm örgüt düzeylerinde bilgiye gereksinim duyulur. Ancak, gereksinim duyulan bilginin türü, yapısı ve içeriği, bu bilgiyi kullanan birinin işlevlerine göre farklılık gösterir. Örgütün alt düzeylerinde bulunan, yürütmeden sorumlu yöneticilerin bilgi gereksinimleri, günlük yürütme ile ilgili kararlar için olurken; orta düzey ve özellikle üst düzey yöneticilerin bu gereksinimleri, uzun dönemli karalar alma ve politikalar oluşturmada ortaya çıkar.

Örgütün alt kademelerde alınan kararları çok sayıda ve sürekli tekrar eden nitelikte olup, çoğunlukla bu kararlar programlanabilme özelliğine sahiptir. Bu özellikleriyle alt kademede, daha çok ayrıntılı ve çoğunlukla örgüt içi bilgilere gereksinim duyulur. Buna karşın, üst düzeylerde politika geliştirme ve planlamaya yönelik programlanamayan kararlar alındığı için, daha çok özetlenmiş (örgüt içi ve dış kaynak) bilgilere gereksinim vardır. Enformasyon toplumundaki örgütlerin kaynağı olan bilginin de bir maliyeti söz konusudur. Ancak, soyut nitelik taşıyan bu kaynağın maliyetini belirlemek zordur. Diğer taraftan, bilginin ekonomik olup-olmadığının tespitinde, maliyeti ile karşılaştırmaya tabi tutulacak bir başka değişkene –bilginin değerine- gereksinim duyulur. Bilginin değeri; doğruluk, kolay, hızlı ve zamanında elde edilebilme, gereksinimlere uygun olma, açık, kapsamlı ve esnek olma gibi niteliklerle belirlenir. Bilgi, diğer kaynaklardan farklı olarak kullanıldıkça değer kazanmaktadır. Bilginin değeri, en anlamlı biçimde, bir karar bağlamında kullanıldığında açıklanabilir. Bilgi alınacak kararları ve yapılacak işleri etkilediği oranda değerlidir. Bilginin ekonomik olması için, bilgiyi elde etmenin maliyeti onun değerinden yüksek olmalıdır (Bensghir, 1996: 18).

Bilgi, canlıların gereksinim duyduğu tüm mal ya da hizmetlerin üretilmesi ve diğer gereksinimlerin karşılanmasında en önemli araç konumundadır. Başarılı yöneticiler sürekli yeni bilgilere gereksinim hissettiğinden örgütlerindeki bilgi işlem, araştırma-geliştirme, eğitim ve dokümantasyon gibi departmanlara daha fazla önem vermektedir. Çünkü bu bölümler, doğrudan üretimle alakası olmadığı halde yönetim, üretim ve pazarlama için gerekli olan bilgilerin bir araya getirilmesi, depolanması ve yaygınlaştırılması faaliyetlerini gerçekleştirirler (Hasıloğlu, 1999: 31). 21. yüzyılda, bilgiye dayalı faaliyet göstermeyen gelişmiş örgütler bulunmamaktadır. Çünkü, bilgiyi kullanmayan örgütler verimliliklerini ve rekabet üstünlüklerini artıramazlar. Bu ise, örgütlerin gerileme dönemine geçmesine sebep olabilmektedir.

Bilgi organizasyonunda üst düzey yönetiminin rolü beklenen yapısının dışına çıkmalıdır. Üst düzey yönetimi çalışanların kendilerine söylediği gibi davranmalarını beklememelidir. Çünkü, orta sınıftakiler de çok önemli kararlar alabilirler. Üst düzey yönetimi, bilgi organizasyonunun ne tür faaliyetler gerçekleştireceğini, kapasite ve gereksinimlerini ve fırsatları nerelerde arayacağını bilmelidir. Ayrıca, orta düzey yönetimi, işkolunun ne olduğunu ve ne olması gerektiğini, hedefleri ve stratejileri bilerek, yapılması gerekenler konusunda üst düzey yönetimine baskı yapmalıdır. Aksi halde, işler tam anlamıyla yapılmaz ve görevler yerine getirilmez (Hasıloğlu, 1999: 32).

Bilginin örgütlere sağladığı verimlilik ne kadar önemli ise, bilginin verimli bir şekilde kullanılmasının önemi daha da büyüktür. Verimlilik üzerine bir çok araştırmalar yapan İbrahim Kavrakoğlu, bilgiye dayalı organizasyonda bilgi ve bilgiden yararlanmanın önemini dört öğede özetlemiştir:Başarının birinci girdisi; bilgidir. İkinci ise, bilgiyi özümsemek, kullanmak ve yönlendirmektir. Bunu başarılı olarak yapan şirketler arasında uçurumlar vardır. Dolayısıyla, bilgi çok etkili bir şekilde kullanılmalıdır. Üçüncüsü de, genel yönetimin kendisini bilgi sektöründe yönlendirmesi ve bundan nasıl istifade edebiliriz diye düşünmesidir. Bir diğer öğe ise, bilgi teknoloji profesyonellerinin şirket hedeflerini bilmeleri ve faaliyetlerini ona göre yönlendirmeleridir (Kavrakoğlu, 1996: 96).

Geleneksel organizasyonlara oranla daha yalın ve alanında uzmanlaşmış insanların çalıştığı bir organizasyon şekli olarak tanımlanan bilgiye dayalı organizasyonlarda yönetim ilkelerindeki değişmeler bilgi temeline dayalı olup, söz konusu veriler Çizelge 6’de yer almaktadır.

Çizelge 6. Bilgiye Dayalı Organizasyonlarda Yönetim İlkelerinde Değişmeler

Geleneksel Organizasyonlar	Bilgiye Dayalı Organizasyonlar
Teknolojinin üstünlüğü İnsan makinenin parçası Harici kontroller Dikey organizasyonel şema Çalışanlar arasında rekabet Sadece organizasyonel hedefler Tesadüfi değişim Bölümleme Dar görüşlülük Personel maliyetleri Merkezi karar verme	İnsan-makine optimizasyonu İnsan, makinenin tamamlayıcısı Dahili kontroller Yatay organizasyonel şema Çalışanlar arasında işbirliği Organizasyonel, grupsal ve bireysel hedefler Planlı değişim Bütünleştirme Geniş görüşlülük İnsan kaynağına yatırım Yerel karar verme

Kaynak: HASILOĞLU, Selçuk Burak. Elektronik Ticaret ve Stratejileri. Türkmen Kitabevi, İstanbul, 1999, 33 s.

Amerika Birleşik Devletleri’nde uygulanan Malcolm Baldrige ile TÜSİAD-Kalder’in EFQM dünyada yaygın biçimde kullanılan birbirine çok yakın, bilgiye dayalı organizasyon temeline dayalı iki farklı kalite modelleridir. Her ikisi de müşteri memnuniyetinin en üst düzeyde sağlanabilmesi için, stratejilerin, çalışanların, kaynakların ve süreçlerin belirli yaklaşımlar içeren bir liderlik felsefesi ile yönetilmesi ve yönlendirilmesi gerekliliği anlayışı mevcuttur (Arıkol, 1996: 59).

Şekil 2. Bilgiye Dayalı Yönetim

Ekonomik ve Sosyo-politik Ortam Müşteri Gereksinim ve Beklentileri Tedarikçiler ve Yan Kuruluşlar Rakipler Teknoloji İKİ YÖNLÜ Yönetim Sistemi Beceri Geliştirme BİLGİYE İLETİŞİM DAYALI VE Organizasyon Yapısı Süreç Yönetimi YÖNETİM KATILIM Politikalar ve Hedefler

Kaynak: ARIKOL, Münire. Bilgiye Dayalı Yönetim, “Bilgi Teknolojilerinin Toplam Kalite Organizasyon Yapısındaki Yeri” Semineri. TÜSİAD-KALDER Yayınları, İstanbul, 1996, 60 s.

Enformasyon toplumunda örgütler, toplam kalite yönetimini tam anlamıyla uygulayabilmek, uluslararası pazardan rekabet edebilmek ve daha hızlı ve etkili kararlar verebilmek için bilgi teknolojilerinden tam anlamıyla yaralanması gerekmektedir. 21. yüzyılda iletişim teknolojileri ile enformatik sistemlerin bir arada ve rasyonel olarak kullanılması durumunda ortaya çıkan, bilgiye dayalı organizasyonların ekonomiyi şekillendiren temel güçler arasındaki yeri büyüktür (Hasıloğlu, 1999: 36).

2.3.2. Bilgiyi Ulaştırmada İletişim

Yaşantısının her an ve her yerinde iletişimle iç içe olan insan, toplumsal bir varlık olarak kendisini gerçekleştirmede, biyolojik bir varlık olmaktan çıkarak toplumun bir üyesi olmaktadır. Öte yandan iletişimin, toplumun üyeleri arasında sağladığı etkileşimle fikirlerde, değerlerde, davranışlarda ve hedeflerde benzerlik ve uzlaşma olasılığını artırmada da son derece önemli bir rolü bulunmaktadır. İletişim, fertlerin ve grupların kendi çıkarlarını ve hedeflerini ortak bir amaçta bütünleştirerek, toplumsal örgütlerin kurulmasında ve gelişmesinde önemli rol oynar.

İletişim, kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan çok, bir etki oluşturmaya veya davranış nedeni olmaya yarayan bilgi, düşünce ve duyguların başka fertlerle paylaşma sürecidir. İletişim insanları birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup halinde, denge ve ahlak içerisinde anlaşmalarını sağlayan bir etkileşim olayıdır (Adıgüzel, 2001: 68).

İletişim, örgüt faaliyetleri hakkında çalışanları bilgilendirerek, örgüt üretim ve hizmetlerinin hem nicelik, hem de nitelik olarak yükselmesine; örgütün hem beşeri, hem de fiziki kaynaklarını bir sistem içinde yoğrulup, onları belirli amaçlara doğru yöneltmeye, çevresi ile arasındaki gerekli ilişkilerin kurulup devam ettirilmesine ve çevresindeki değişikliğe ayak uydurmak yoluyla devamlı değişmesine imkan vermek ve fırsat yaratarak örgütün verimlilik ve etkinliğinde rol oynayan unsurlara etki etme aracılığıyla dolaylı olarak belirlenmektedir (Hasıloğlu, 1999: 37).

Aynı şekilde, iletişimler çalışanları yapılan faaliyetler hakkında bilgilendirerek onları kendi iş atmosferini, iş süreçlerini, örgüt amaç ve hedeflerini geliştirmelerine fırsat vermekte, yeterli kapasite ve yaratıcı düşüncenin ortaya çıkmasını teşvik etmektedir. Örgüt, serbest ve açık iletişimler yoluyla bir taraftan insanın gizli gücünü ortaya koymasına yardımcı olmakta ve böylece onların yeteneklerini geliştirerek problemlerin farkına varmasını ve muhtemel çözüm yollarını aramasını sağlamakta, diğer taraftan da söz konusu bireysel ve örgütsel yaratıcılık aracılığıyla insan potansiyelinden optimal katkı sağlamaktadır. Bilgi ve yeteneği artırmak yoluyla çok daha yararlı şeyler yaratma çabası, örgütsel büyüme ve gelişmede dinamizmi yakalamanın temel mekanizmasının iletişim olduğuna kuvvetle işaret etmektedir.

Geleneksel örgüt yapılarında iletişim, yukarıdan aşağıya konumda, genellikle emir niteliğindeki mesajlarda oluştuğu; aşağıdan yukarı konumunda ise, iş raporları, satış sonuçları, finansman durumu gibi bilgilerin ulaştırılması temeline dayalı kurulduğu bilinmektedir. Geleneksel örgütlerde yatay iletişim son derece yetersiz ya da bilgi dışı iletişim konumundadır. Bilgi aktarımının zayıf olduğu örgütlerde karar verme, yöneltme, denetim ve planlama çalışmaları etken ve zamanında olmamaktadır. Böylelikle, bu tür örgütler giderek hantallaşmakta ve karar üretemez hale gelmektedir. Enformasyon toplumunda bu konumda bulunan örgütler çöküş dönemlerini yaşamaktadırlar.

Üretime oranla niteliksiz iş gücü sayısının düştüğü, uzman (bilgi işçileri) sayılarının arttığı ve etken iletişim yöntemleri sayesinde yönetici kademelerinin eskiye oranla azaldığı bilgiye dayalı örgütlerde piramidal örgüt yapılarına dönüşerek değişime uğramaktadır (Şekil 3).

Şekil 3. Değişen Örgüt Yapısı

Üst Düzey Yönetim Orta Düzey Yönetim Astlar Piramidal Yapılı Örgüt Oval Yapılı Örgüt

Kaynak: HASILOĞLU, Selçuk Burak. Elektronik Ticaret ve Stratejileri. Türkmen Kitabevi, İstanbul, 1999, 38 s.

Enformatik, enformasyonun belli amaçlar çerçevesinde, toplanmasını, iletilmesini, işlenmesini, saklanmasını, enformasyonu veren ve alan kaynaklar arasındaki iletişimi ve bu işlevleri yerine getirecek yöntem, aygıt ve sistemlerin gerekli yazılımlarıyla birlikte geliştirilmesini konu alan mesleki ve akademik bir disiplindir.

Bu bağlamda, enformasyon toplumu içerisinde yaşamlarını sürdüren örgütlerin enformatik yapılarının organizasyonu önemlidir. Kalite, rekabet ve tüketici hakları anlayışının hızla yükseldiği ve örgütsel bilişim sistemleri öğelerinin yoğunlaştığı bir dönemde işletmelerin ayakta durabilmesi ve ilerleyebilmesi için enformatikten yararlanmaları zorunludur (Hasıloğlu, 1999: 38).

Enformasyon toplumunu yakalamada etken konumda olan İnternet ve İnternet üzerinden yapılan elektronik ticaretin gelişimi, önemi, ve stratejileri üçüncü bölümde ortaya konulacaktır.