Stadskansliet
Bilaga D. Elektronisk handel
Yüklə 191,55 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Toppledarforums projekt "Elektronisk Handel"
- Single Face To Industry (SFTI)
- Elektronisk handel i LIS
- Bilaga E. Internet och intranet
- Organisation och service
- Bilaga F. Samordning av tekniska plattformar
- Operativsystem för persondatorer
- Programvara för dokumentframställning och personlig produktivitet
- Meddelandehantering - elektronisk post
- Dokument- och ärendehantering
- Gemensamma informationsdatabaser
- Ärende och dokumenthantering - geografiska informationssystem (GIS) och ritningshantering (CAD)
- Bilaga G. Kompetensutveckling
- Kvalitetssäkring av kompetensutvecklingsprocessen
Bilaga D. Elektronisk handel Göteborgs stad har under flera under längre tid följt utvecklingen av och aktivt arbetat för att främja utvecklingen av elektroniska handelsprocesser mellan staden och dess leverantörer och som i enlighet med IT-visionen främjar Göteborgsregionens konkurrens- och bärkraft. En svårighet i utvecklingen av elektronisk handel ligger i att nå kritisk massa där tillräckligt många aktörer på en marknad väljer samma standard för att beskriva och kommunicera den information som krävs vid en affär. Ett sådant initiativ där Göteborgs stad medverkar är Toppledarforums projekt "Elektronisk Handel" som syftar till att offentliga sektorn genom att agera gemensamt ska nå en sådan kritisk massa. En annan svårighet är att väl integrera rutiner för elektronisk handel i de produktionsprocesser eller ärendeprocesser som den är tänkt att stödja. Stora vinster finns att hämta i möjligheter till förändringar av processer och ärendekedjor. Moment som förr skett manuellt kan tas bort. Händelser som förr via papper skedde sekventiellt kan ske parallellt etc. Analyser av elektroniska handelsprocesser bör därför inte göras utan stor hänsyn till den verksamhet som ska stödjas. Om det i verksamheten finns produktions datasystem bör elektronisk handel integreras i dessa. Ett sådant system är det generella ärendehanteringssystemet (LIS) Toppledarforums projekt "Elektronisk Handel" Projektet Elektronisk Handel startades hösten 1994 med uppdraget att ta fram en förstudie hur ett införande av Elektronisk Handel skall kunna genomföras. I arbetet deltog representanter från kommuner, landsting och stat, bl a från Göteborgs Stad. Utredningen fann att ett införande av elektronisk handel ger många positiva effekter, främst genom stora möjligheter till effektivisering av offentlig verksamhet samt genom spridning av tillämpningar av IT till mindre och medelstora företag. I juni 1995 inrättades ett genomförandesekretariat med uppgift att genomföra Elektronisk Handel på bred front inom stat, kommun och landsting. Genomförandesekretariatet arbetar bl a genom:
Single Face To Industry (SFTI) Konceptet Svensk offentlig sektors SFTI består av fyra samverkande komponenter. I botten finns ett EDI-avtal som reglerar vad, när och hur informationen skall utväxlas elektroniskt. Vad och när specificeras i sin tur genom affärstransaktioner, scenarios (ett scenario är en sekvens av affärstransaktioner) och EDI-meddelanden. Hur innebär enhetliga regler för datakommunikation och säkerhet (digital signatur, kryptering, mm). För att klara även upphandlingsprocessen elektroniskt krävs produktdata och generiska produktnummer. Homogenisering av scenarios mellan offentliga sektorns olika parter och deras leverantörer i det privata näringslivet är huvudmålet med SFTI. Avvikelser mellan olika tillämpningar skall härstamma från affärsprocessens krav, inte bero på vilka parter som är inblandade. EDI-avtalet baseras till stor del på det europeiska modellavtalet, EDIFACT-subset som används är EANCOM (med tillämpning av EAN-numrering av artiklar och lokaliseringar som följd), datakommunikation sker med X400 och säkerhet baseras på internationella standards (med asymmetriska nycklar och X509 certifikat). Vid införande av elektronisk handel i Göteborgs stad ska de standarder som Toppledarforum rekommenderar användas. Göteborg stad skall även delta och påskynda utvecklingsarbetet av SFTI.
Upphandling är i vissa fall en egen mycket specifik form av ärendehantering som kräver skräddarsydda rutiner och metoder för att vara administrativt och praktiskt effektivt. I många fall är dock en upphandling eller ett avrop en del eller ett steg av en vanlig ärendekedja som bereds i LIS-konceptet. Genom att integrera elektronisk handel i LIS ges möjligheter till helt obrutna elektroniska ärendeprocesser även i de fall där en extern levererande part medverkar. Bilaga E. Internet och intranet I denna bilaga beskrivs centrala användningsområden för internet/intranet samt frågor kring organisation och service. Användningsområden Internet/intranet ger möjlighet till både inhämtning och presentation av information och det både inom och utanför den egna organisationen. Förutom att stödja kunskapsutveckling medför även tillgång till internet/intranet möjlighet till effektivisering genom att flera steg i vissa servicekedjor kan rationaliseras för att ge utrymme för mer värdeskapande arbete. Stöd för handläggning Mycket information som är relevant för stadens handläggare finns idag tillgänglig via internet t.ex. vad gäller lagar och förordningar. Exempelvis arbetar redan många offentliga verksamheter aktivt med att presentera information som t.ex. Rosenbad och Riksdagen. Mycket av den information som genereras inom EU-organen publiceras även på detta sätt. Tillgång till internet är därför många gånger en förutsättning för att tillse att handläggare har snabb tillgång till korrekt och relevant information. Information från kommunen till medborgarna I linje med ambitionen att föra de politiska besluten närmare medborgarna, vilket bland annat var en bidragande faktor till stadsdelsreformen 1990, kan internet användas för att leverera information från förvaltningarna till medborgarna. Ett första steg i denna riktning har tagits genom stadens deltagande i EU-projektet DALI (Delivery and Access to Local Information and services). Förutom att information presenteras ges medborgarna även möjlighet att diskutera aktuella frågor med de lokala politikerna. Den redaktionella miljö som skapades inom projektet finns nu tillgänglig som en del i LIS (se bilaga D). Demokrati och insyn En förstärkt användning av internet för informationsspridning bidrar även till en förbättrat insyn i de demokratiska processerna inom staden och kan underlätta för medborgarna att delta i dessa. Även här har DALI-systemet bidragit genom skapandet av publika fora för offentlig diskussion och debatt mellan medborgare, politiker och förvaltningstjänstemän. Medborgarna kan på detta sätt bidra med information och synpunkter till verksamheten. Internet-tjänster Ett antal av de tjänsterna som myndigheter idag tillhandahåller för medborgarna är av sådan karaktär att de med lika hög servicegrad och kvalitet kan levereras via internet. Exempel på detta är beställning av broschyrer och tillgång till offentligt material, samt olika former av upplysningar. Kompetensutveckling Oavsett arbets- eller intresseområde finns relevant information att hämta via internet. Det kan röra allt från nya arbetsmiljölagar till nya modeller av datorer. Många har dessutom behov av information från andra länder än Sverige. Tillgång till internet är därför en förutsättning för en effektiv och snabb kompetensutveckling. Detta gäller inte minst inom skolan och då för både elever och lärare. Användning av internet och andra typer av IT medför också möjligheter till förändringar i det pedagogiska arbetet. Kunskap om vilka möjligheter IT medför och praktisk hantering är därför viktigt för att lärare skall kunna dra nytta av IT för att förbättra metodiken.
För att användningen av internet/intranet skall fungera krävs organisation och tillgång till service. Riktlinjer är nödvändiga för att skapa en dynamisk struktur som gör att förändringar är enkla att genomföra, samt både visar på samhörighet och ger utrymme för säregenskaper. Namnstandard (elektronisk post och URL) Målet med namnstandard för elektronisk post och domännamn är att det skall vara enkelt för allmänhet och anställda att hitta rätt inom Göteborgs stad. Standarden är också ett medel för kvalitetssäkring, då namnet skall garantera att informationen har rätt “avsändare“. För elektronisk post är standarden att adressen är uppbyggd av personens för- och efternamn samt förvaltnings-/bolagsnamnet enligt nedanstående beskrivning: Standard: förnamn.efternamn@förvaltnings-/bolagsnamn.goteborg.se Exempel: tommy.skoog@askim.goteborg.se Alla förvaltningar och bolag inom Göteborgs stad skall kunna ta emot E-post. Standard: förvaltning/bolag@ förvaltning/bolag.goteborg.se Exempel: fardtjansten@fardtjansten.goteborg.se Vad gäller domännamn är standarden att namnen skall vara så fullständiga att vilken verksamhet som avses skall kunna avläsas direkt. Standard: www.förvaltnings-/bolagsnamn.goteborg.se Exempel: www-adb-kontoret.goteborg.se Vid samtliga val av namn skall alltid svenska ord väljas. Dock får bokstäverna “åäö“ ej ingå. E-post adresser till elever eller motsvarande som används inom ramen för utbildningsverksamhet och hemsidor producerade enbart i utbildningssyfte skall ej publiceras under domännamnet “goteborg.se“.
Att göra information tillgänglig på internet är en relativt omfattande process som kräver kontinuerligt arbete. På Kommunstyrelsens uppdrag har Stadskansliet och ADB-kontoret därför tagit fram riktlinjer som syftar till att skapa en enhetlighet som minimalt inskränker på resultatenheternas frihet att utforma sina WWW-sidor (ett förslag är under utarbetande). I dessa riktlinjer ingår bl.a. att en officiellt hemsida
ADB-kontoret erbjuder möjlighet att publicera officiella hemsidor via ett sk Web-hotell. Enheter som inte själva har tillgång till en server kan då publicera information om verksamheten på WWW-sidor. Beroende på materialets omfattning och graden av underhåll kommer kostnaden för denna service att variera. I samband med genomförandet av DALI-projektet har Stadskansliet tillsammans med ADB-kontoret skapat en användarvänlig redaktionell miljö för publicering på internet som en utveckling av LIS-projektet. Miljön är utvecklad för Lotus Notes/Domino och innehåller bl.a. färdiga grafiska element samt funktioner som t.ex. sökning och index. Enheter som ingår i LIS-projektet får tillgång till den redaktionella miljön, men måste själva stå för arbetet med att kontinuerligt förse hemsidorna med information. ADB-kontoret tillhandahåller även utbildning i hantering av den redaktionella miljön och mer avancerad användning av Domino som inkluderar HTML-programmering. Kostnaden för denna utbildning betalas av den beställande enheten. Bilaga F. Samordning av tekniska plattformar För att det skall vara tekniskt möjligt att utbyta information elektronisk mellan olika informationssystem krävs att informationen är representerad elektroniskt på samma sätt i informationssystem eller att det finns rutiner för att tolka om informationen. Genom att minska antalet varianter som information representeras på inom en organisation förenklas informationsutbytet. Nätverksprotokoll Nätverksprotokoll är det "språk" med vilket datorer talar med varandra. Historiskt finns en mängd olika sådana språk, ofta relaterade till en viss leverantör. Exempel på nätverksprotokoll är IPX/SPX, DECnet, SNA. En av förutsättningarna för att två datorer skall kunna kommunicera med varandra är att de "talar samma språk", dvs. båda utnyttjar samma nätverksprotokoll. Nätverksprotokollet TCP/IP har utkristalliserat sig som ett universellt protokoll för datakommunikation. En pådrivande faktor för detta är internet, där all kommunikation är baserad på TCP/IP. För att applikationer (typ Lotus Notes, Internet Explorer) skall kunna utnyttja TCP/P krävs vidare ett gemensamt gränssnitt mellan applikation och protokoll. För Windows har Winsock blivit generellt accepterat gränssnitt mot TCP/IP. I Göteborgs stad skall samtliga nätverksanslutna datorer kommunicera via TCP/IP. Windows-baserade datorer skall ha stöd för Microsoft kompatibel Winsock. Inga nyinvesteringar i datorer som är kopplade till datanät som ej uppfyller ovanstående krav får genomföras. Nätverksoperativsystem En server är en dator i nätverket med syfte att erbjuda tjänster till andra datorer, vanligtvis användardatorer placerade på våra skrivbord. Tjänster i detta sammanhanget kan t ex vara fil- och skrivardelning, databasinformation, fax, kommunikationsgateway. Server i detta sammanhanget avser fil- och skrivardelning. För att erbjuda dessa tjänster behövs ett nätverksoperativsystem. Historiskt finns produkter från Microsoft, Novell, IBM m fl.
Windows 95 är ett basoperativsystem för persondatorer. Windows 95 är kompatibelt med program för Windows 3.X och MS-DOS. Jämfört med Windows 3.X är Windows 95 mer stabilt och ger också möjlighet till äkta multikörning. Plug-and-Play-arkitekturen gör det enkelt att konfigurera hårdvara och ett mera intuitivt användargränssnitt gör det dagliga arbetet effektivare. Windows NT Workstation Microsoft Windows NT Workstation är ett av de kraftfullaste operativsystem som finns för de krävande uppgifter som idag utförs på förvaltningars och bolags persondatorer. NT Workstation kör 16-bitarsprogram med komplett skydd vid eventuella krascher och äkta multikörning, bättre nätverksåtkomst, förbättrad säkerhet och kapacitet att hantera stora datafiler. Programmen kan dessutom enkelt dela data med den nya generationen kraftfulla 32-bitarsverktyg.
Microsoft Office är en av de integrerade sviterna av verktyg för personlig produktivitet som finns på marknaden. I Göteborgs stad är MS Office det verktyg som skall användas för personlig effektivitet och framställning av dokument (ordbehandling, kalkyl och presentation). Tillsvidare är det dokumentformaten i Office 95 som är standard för dokumentutbyte mellan olika förvaltningar. Meddelandehantering - elektronisk post Sedan i mitten på 80-talet har MEMO varit det dominerande systemet för e-post i Göteborgs stad. MEMO-systemet som från början var enbart ett stordatorbaserat meddelandesystem har successivt kompletterats med funktioner för klienter i PC-miljö, anslagstavla, kalender, formulärhantering, fax, minicall etc. Behovet av elektroniskt informationsutbyte har ökat radikalt och ändrat karaktär. Idag ses inte den elektroniska posten som en fristående komponent utan som en integrerad del i ett större sammanhang. E-posten är navet kring vilket verksamheternas ärendehantering byggs upp och en viktig del av t.ex. diariesystemen. Postsystemet skall ha stöd för att hantera bifogad information som ordbehandlingsdokument, kalkylblad, bilder, ljud etc. E-posten skall även kunna hantera länkar till internet, meddelandehantering mellan applikationer osv. Exempel på de basfunktioner som måste finnas är kvittenser, leveransbesked, digitala signaturer och kryptering. Med hänsyn till de resurser både personella och investeringsmässiga som krävs för att hålla hög tillgänglighet, funktionalitet och säkerhet är det nödvändigt att koncentrera stads resurser till underhåll och support av ett gemensamt e-postsystem.
Katalogtjänster är en viktig komponent för att kunna upprätthålla en säker och tillförlitlig infrastruktur som ger möjlighet till samverkan. Katalogtjänster baserade på X.500-standarden ska användas. Till dess katalogtjänst finns etablerad inom NT används i förekommande fall Lotus Notes katalogtjänst Dokument- och ärendehantering De system som Göteborg stad skall använda för dokument- och ärendehantering skall:
Göteborgs stad har inom LIS-projektet (Ledning I Samverkan) skapat en plattform för dokument och ärendehantering som överensstämmer med ovanstående krav (se bilaga D). Plattformen består av komponenter baserade på Lotus Notes/Domino. Ställs större krav på dokumenthantering kopplas Lotus Notes/Domino samman med DocsOpen. I Göteborgs stad skall en enhetlig plattform för ärende- och dokumenthantering etableras baserad på LIS-konceptet. Gemensamma informationsdatabaser Samlingar av information som är av betydelse för flera enheter inom förvaltningen ska vara möjlig att nå med ett standardiserat gemensamt verktyg. LIS-konceptet är ett sådant. I Göteborgs stad skall en enhetlig plattform för gemensamma informationsdatabaser etableras baserad på LIS-konceptet. Ärende och dokumenthantering - geografiska informationssystem (GIS) och ritningshantering (CAD) Händelser och objekt som rör kommunal verksamhet kan ofta kopplas till geografisk lokalisation. Ofta är kännedom om geografisk spridning eller geografisk relation en viktig källa till beslutsunderlag. För Geografisk baserad ärendehantering använder sig Göteborgs stad av Spatialware/Oracle. I Göteborgs stad skall Spatialware/Oracle användas för GIS-baserad ärendehantering. För CAD-baserad ärendehantering används AutoCad/DocsOpen. I båda fallen kopplas dessa produkter samman med LIS. WWW - klient Microsoft Internet Explorer ingår som komponent till det operativsystem som skall användas i persondatorer inom Göteborgs stad. Samtliga datorer i Göteborgs stad som använder internet-tjänster eller intranet-tjänster skall använda MS Internet Explorer som WWW-klient Virusskydd En mer öppen arkitektur för stadens informationssystem gör systemen mer utsatta för illasinnade angrepp av datavirus. Då informationsutbytet av filer och e-postmeddelanden mellan enheter inom staden kommer att öka allt mer är det viktigt att eventuella angrepp av datavirus kan stoppas så tidigt som möjligt. Det betyder att för ett fullgott skydd skall uppnås bör samtliga stadens datorer ha virusskydd. Samtliga persondatorer i Göteborgs stad skall vara utrustade med fullgott virusskydd. Detta bör utgöras av DR Solomos Antivirus Toolkit. Bilaga G. Kompetensutveckling I det första avsnittet nedan beskrivs behovet av kompetensutveckling för olika målgrupper. Det andra avsnittet beskriver hur kvalitetssäkringen i kompetensutvecklingsprocessen bör ske. Målgrupper Nedan beskrivs i mer detalj vilka områden som är relevanta för de olika grupperna, samt hur möjligheter till kompetensutveckling kan tillhandahållas. Vad gäller kompetensutveckling inom IT-området för medarbetare inom Göteborgs stad skall den integreras den i det allmänna kompetensutvecklingsarbetet. Detta medför att generella riktlinjer vad gäller individanpassning, planering och kontroll av kompetensutveckling även kan tillämpas här. Ledare God IT-kompetens hos ledare inom Göteborgs stad är en förutsättning för en allmän kompetensutveckling inom området. En ledare måste ha kompetens att:
Gemensamma insatser krävs för att tillhandahålla möjligheter för effektiv kompetensutveckling för ledare, bl.a. på grund av att flera av de system används och utvecklas av flera enheter inom Göteborgs stad. Nedan ges några exempel på sådana gemensamma insatser. Det är viktigt att skapa ett forum för visionsägare som kan utveckla idéer kring hur IT kan stödja den kommunala verksamheten. Som nämnts tidigare (se kapitel 3), ansvarar Stadskansliet för att regelbundet genomföra samlingar för IT-ansvariga från förvaltningar och bolag, vilket kan ses som en del av ett sådant forum. Ett sätt att på organisatorisk nivå skapa IT-kompetens är att delta i nationella och internationella projekt. Samarbete sker idag inom ramen för det europeiska kommunnätverket Telecities, med Toppledarforum och genom EU-projektet DALI. Den elektroniska publiceringen av lokala IT-strategier (se kapitel 3) kan också ses som ett tillfälle till kompetensutveckling för ledare. Medarbetare Det finns två starka skäl till att verka för kompetensutveckling inom IT-området för medarbetare inom Göteborgs stad. Dels krävs goda kunskaper om och färdighet i att använda IT i många arbetsuppgifter. Dels är IT ett mycket viktigt stöd för kompetensutveckling i sig, varför bristande kunskaper i användning av IT kan få dubbelt förödande konsekvenser för arbetets kvalitet. Utvecklingen går mot att ersätta specifika, enkla system avsedda för en arbetsuppgift med hela "arbetsmiljöer" där arbetsuppgifter utförs genom användning av flera, integrerade system. Att behärska IT betyder idag därför mycket mer än att bara kunna trycka på tangenter i en i förväg angiven sekvens. Programmen blir allt mer komplexa, varför högre krav på förståelse av strukturer, procedurer och funktioner ställs. En annan viktig indelning vad gäller IT-kompetens för "vanliga" användare rör distinktionen mellan generella produktivitetshöjande applikationer och verksamhetsspecifika. Med de förra avses t.ex. elektronisk post, grupprogram, web-läsare, ordbehandling, kalkylprogram, ritprogram och presentationsprogram. Kunskap i att hantera dessa program krävs för att kunna ta del av den information som produceras i organisationen och bidra med egna uppgifter, samt för kompetensutveckling. Med verksamhetsspecifika avses t.ex. säljstöd för affärsdrivande verksamheter, schemaläggningsprogram för skolor och ekonomisystem. Vid utveckling av nya system krävs många gånger omfattande användarmedverkan för att säkerställa kvaliteten. Detta ställer krav på kompetens att delta i utvecklingsprojekt och där förmåga att se systemet ur ett helhetsperspektiv är vital. En medarbetare inom Göteborgs stad måste ha kompetens att:
I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för kompetensutveckling av samtliga medarbetare ingå (se bilaga A). Samtliga medarbetare bör ges möjlighet att delta i kompetensutveckling som är integrerad med arbetet och individanpassad. Då det är angeläget att elever och studenter får möjlighet att utveckla en god IT-kompetens, är det speciellt viktigt att satsningar görs på kompetensutveckling för lärare. Medborgare Göteborgs stad tillhandahåller redan information och service med hjälp av IT där avsikten är att medborgarna skall kunna utnyttja systemen på egen hand. Som framgår av denna IT-strategi är avsikten att öka denna tillgång. Medborgarna måste därför ges möjlighet att utveckla kompetens att hantera dessa system, vilket kan ske på olika sätt:
Redan idag pågår detta arbete, speciellt vad gäller IT i skolan och på biblioteken, och det är mycket viktigt att fortsätta och utöka processen. Medborgarna måste också ges möjlighet att kunskap om vilken service som finns tillgänglig via IT. Det åligger därför de olika verksamheterna inom Göteborgs stad att informera om vilka publika system som finns att tillgå för medborgarna och hur de är avsedda att effektivisera och underlätta för både medborgare och medarbetare inom Göteborgs stad. Utvecklare En mer omfattande och mer diversifierad användning av IT ställer högre krav på teknisk utveckling och support. Kompetensutveckling för denna målgrupp (datapersonal, IT-samordnare, utvecklare, programmerare m.fl.) är därför mycket viktig, både vad gäller centrala funktioner som t.ex. ADB-kontoret men även på de olika enheterna. Utvecklare och supportpersonal måste ha kompetens att:
Då många utvecklingsarbeten sker i samverkan mellan olika enheter både inom och utanför Göteborgs stad, är det viktigt att fortsätta utveckla samverkanskompetens. I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för kompetensutveckling av utvecklare ingå (se bilaga A). IT-utbildare Att lära sig genom att använda är en inlärningsmetod med många begränsningar. IT-utbildare har därför en viktig roll att fylla i en organisation där IT fyller en avgörande funktion. En IT-utbildare måste därför ha:
På grund av den snabba förändringen av systemen blir kompetens i hantering av systemet mindre viktig i relation till den pedagogiska kompetens och förståelsen för användningens påverkan på verksamheten. I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för de interna IT-utbildarna ingå (se bilaga A). Ovanstående krav bör dessutom användas som underlag vid beskrivning av krav på externa utbildare. Kvalitetssäkring av kompetensutvecklingsprocessen Vilken kompetens som behöver utvecklas och förutsättningar för hur detta kan arrangeras varierar från organisation till organisation. Kompetensutveckling inom IT-området är därför i första hand en intern fråga för den enskilda enheten inom Göteborgs stad. En handlingsplan för kompetensutveckling bör ingå i den lokala IT-strategin (se bilaga A). Det finns dock anledning att beakta andra möjligheter till kvalitetssäkring i både produkt och process vad gäller kompetensutveckling. Nedan beskrivs exempel på sådana insatser:
Yüklə 191,55 Kb. Dostları ilə paylaş:
|