PresentacióN 7 reglamentos generales 8

Reglamento de Caja Chica del Registro Nacional

CAPÍTULO I

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

ARTÍCULO 1

El presente Reglamento se fundamenta en:

a- En la Ley de Creación del Registro Nacional No. 5695 de 28 de mayo de 1975 y sus reformas, el cual señala en el artículo 3: "El Registro Nacional estará dirigido por una Junta Administrativa, que tendrá personalidad jurídica para el cumplimiento de los fines de esta ley y cuyas funciones generales serán: Inciso e): Preparar los proyectos de ley y reglamentos necesarios y dictar los reglamentos internos para el mejor funcionamiento de las diversas dependencias.

b- En el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y órganos Sujetos a su fiscalización. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

CAPITULO II

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 2

Artículo 2º—Se establece el Reglamento Interno, para el manejo de la Caja Chica del Registro Nacional, cuyos fondos deberán:

a) Ser usados únicamente y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios menores, indispensables y de urgente necesidad, en aras a una ágil y eficiente gestión institucional que se justifique ser realizados fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos en las partidas destinadas a la adquisición de servicios no personales, materiales y suministros, maquinaria y equipo exceptuando las siguientes subpartidas: maquinaria y equipo de producción, equipo de transportes, equipo educacional, maquinaria estacionaria y equipo para talleres, maquinaria y equipo de construcción, semovientes.

b) Se entenderán por gastos menores indispensables y urgentes aquellos que no excedan el monto máximo fijado por la Junta Administrativa del Registro Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en la bodega de la Proveeduría Institucional, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 3

El presente Reglamento tiene por objetivo regular la creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de Caja Chica de la Junta Administrativa del Registro Nacional y dar cumplimiento a las disposiciones del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización. La Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento General de Contratación Administrativa, el Reglamento General de Cajas Chicas y el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos.

La creación del Fondo de Caja Chica, se fundamenta en el Reglamento General de la Contratación Administrativa (Decreto N° 25038-H de 1 de mayo de 1996), que establece en su capítulo VII -"Materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación", artículo 81 - "Exclusión de las contrataciones de caja chica", lo siguiente: "Las compras que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica se regirán por las disposiciones reglamentarias internas adoptadas por el respectivo órgano o institución, en donde se deberá establecer los supuestos para su utilización, los mecanismos de control y los funcionarios responsables de su manejo."

Lo anterior, en concordancia con lo que establece la Ley de Contratación Administrativa No. 7494 de 2 de mayo de 1995, en su artículo 2, inciso e) -"Actividades exceptuadas de los procedimientos de concurso. Las compras realizadas con fondos de caja chica".

ARTÍCULO 4

Todos los fondos de caja chica establecidos al amparo de este Reglamento, operarán por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los siguientes conceptos:

• Efectivo

• Depósito en cuenta corriente

• Valores

• Documentos originales: Facturas, vales, liquidaciones, etc.

• Solicitudes de reintegro en trámite

• Asignaciones a las cajas chicas auxiliares

• Comprobantes que envía las diferentes áreas

• Otros documentos de soporte.

Dicho fondo será distribuido de la siguiente forma : Efectivo el 30% del total de la caja chica y en la cuenta de bancos el 70% del total.

ARTÍCULO 5

La creación o amplificación del fondo fijo de la caja chica del Registro Nacional, será determinada por medio de un Acuerdo de Junta Administrativa del Registro Nacional, en atención a solicitud (debidamente justificada) de la Dirección Administrativa. (Así modificado por Acuerdo 181 de la Junta Administrativa, Gaceta 4 de noviembre del 2005)

ARTÍCULO 6

El monto autorizado para caja chica estará sujeto a revisión al inicio de cada año, de acuerdo al crecimiento en el índice de precios al consumidor al mes de diciembre del año anterior, emitido por la Sección de Estadísticas Básicas del Departamento de Contabilidad Social del Banco Central de Costa Rica. Dicho análisis, revisión y procedimiento ha seguir, para solicitar ampliación en el monto del Fondo Fijo, será realizado conforme lo establece el artículo 5 del presente Reglamento.

ARTÍCULO 7

Se podrán solicitar ampliaciones temporales para la Caja Chica con el fin de atender situaciones especiales que hagan imprescindible la utilización de este mecanismo. Dicha solicitud deberá indicar los justificantes que sustentan la necesidad, la fecha en que se liquidara y deberá ser firmada por el solicitante con el visto bueno del jefe del Departamento Financiero y el Director Administrativo.

ARTÍCULO 8

La Junta Administrativa del Registro Nacional designará la responsabilidad y manejo del Fondo Fijo de la Caja Chica al Departamento Financiero, asignada propiamente al Coordinador de Tesorería, o a quien este designe. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTICULO 9

Los únicos pagos en efectivo que se pueden hacer, son los que se efectúan a través del Fondo de Caja Chica.

La suma máxima que se puede cubrir con este fondo, por adquisición de bienes y servicios es por ¢500.000,00 (quinientos mil colones) cuya variación podrá ser modificada únicamente por la Junta Administrativa del Registro Nacional. Cuando se requiera hacer erogaciones por un monto mayor a ¢500.000,00 (quinientos mil colones), solicitado por una misma unidad y la misma finalidad, es preciso seguir los pasos señalados en el artículo 30 del presente Reglamento. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 10

Los fondos de Caja Chica deberán ser administrados por medio de una cuenta corriente en alguno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional y usados única y exclusivamente en atender los gastos menores de bienes y servicios tan indispensables y de verdadera urgencia, que justifiquen su pago inmediato, sin seguir los trámites ordinarios para los gastos que al efecto establece la Ley de Contratación Administrativa. Este fondo podrá usarse únicamente para gastos en las partidas de servicios no personales, materiales y suministros, maquinaria y equipo (exceptuando ciertas subpartidas indicadas en el artículo 2°). (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 11

Se prohíbe con los fondos de Caja Chica efectuar préstamos personales, cambio de cheques personales o documentos similares. (Así modificado por Acuerdo 181 de la Junta Administrativa, Gaceta 4 de noviembre del 2005)

ARTÍCULO 12

En cuanto al fraccionamiento de operaciones se deberá cumplir con lo dispuesto en los artículos del Reglamento General de Contratación Administrativa Decreto Nº 25038-H. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 13

La caja chica central del Registro Nacional, podrá sub-dividirse en cajas chicas auxiliares, que operarán por medio del sistema de fondo fijo. La Junta Administrativa determinará el número y el monto de las cajas chicas auxiliares, con base en el estudio de necesidades que deberá realizar el funcionario responsable en cada oficina regional, basado en lo señalado en el artículo 5 del presente Reglamento.

ARTÍCULO 14

Se deberá emitir un Reglamento con las disposiciones generales sobre el funcionamiento y control de las cajas chicas auxiliares, siempre y cuando se decida utilizarlas con motivo del proyecto de regionalización; el cual, deberá contar con la aprobación de la Junta Administrativa para su aplicación.

  ARTICULO 15

El Reglamento de cajas chicas auxiliares deberá ajustarse a las disposiciones del presente Reglamento, del Reglamento General de Cajas Chicas, del Reglamento para la Operación de Cajas Chicas Auxiliares, de La Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento General de Contratación Administrativa y el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

CAPITULO III

DEL PROCEDIMIENTO

ARTICULO 16

Las erogaciones por caja chica se efectuarán mediante el siguiente procedimiento:

Solicitud por escrito del jefe de la unidad solicitante ante la Coordinación de Tesorería, con una justificación detallada del desembolso a realizar, cantidad y descripción del artículo que se va a adquirir. La solicitud debe adjuntar los siguientes documentos factura pro forma, certificación de contenido económico emitida por el Equipo de Presupuesto, tratándose de la adquisición de bienes debe adjuntarse además un reporte del Departamento de Pro veeduría que haga constar que de tales bienes no hay en existencia en la Bodega General. En el caso de la reparación a un activo, debe adjuntarse el reporte del Departamento de Proveeduría que haga constar que dicho activo no forma parte de un contrato de mantenimiento y que se encuentre fuera del período de garantía.

El Departamento solicitante deberá presentar como mínimo tres cotizaciones cuando el monto sea superior a cien mil colones (cien mil colones).

El Equipo de Tesorería envía la solicitud al Jefe del Departamento Financiero para su aprobación. Luego de aprobada la solicitud es devuelta al Equipo de Tesorería para la confección del Vale. El Coordinador de Tesorería remite el Vale al Coordinador de Presupuesto, para la afectación de la partida presupuestaría correspondiente. Una vez afectada la partida presupuestaría, el Equipo de Presupuesto devuelve los documentos de nuevo al Equipo de Tesorería para la entrega del dinero al interesado.

Si la solicitud no es autorizada, la Jefatura de Financiero enviará los documentos al Equipo de Tesorería para que este informe al interesado. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 17

Para el trámite de pago mediante estos fondos, se establece el siguiente procedimiento: podrán solicitarse sumas como adelanto utilizando el formulario denominado “Vale” el cual cuenta con la misma numeración que la asignada por el sistema automatizado al documento “Solicitud de bienes y servicios por adelantado”. Al “Vale” se le consignará la fecha, monto, el nombre, concepto y deber ser firmado por el funcionario que recibe el efectivo y por el cajero Además se debe indicar el bien o servicio por adquirir. Dicho “Vale” se conservará en caja. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 18

Los adelantos que se realicen al amparo del artículo anterior, deben ser liquidados dentro de los cinco días hábiles posteriores a su entrega.

Se exceptúan de este límite las siguientes situaciones:

Los adelantos de viáticos, los cuales se regirán por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y sus modificaciones, establecido por la Contraloría General de la República (ver artículo 21 de este reglamento). Los adelantos que se otorgan a funcionarios que se encuentran en giras de trabajo, vacaciones o incapacitados. En estos casos, los días se computarán a partir del siguiente día hábil al que regresaron, para lo cual deben presentarse documentos probatorios. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 19

El incumplimiento de lo estipulado en el artículo 18, será considerado como falta a los deberes y obligaciones del funcionario y será sancionada de acuerdo con las disposiciones del Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento, del Reglamento Interior de Trabajo del Ministerio de Justicia, del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y de la Ley de la Administración Financiera de la República.

 ARTÍCULO 20

Las giras deberán programarse con siete días de antelación, con el fin de tramitar el adelanto de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria existente, a través de la cuenta corriente de la Junta Administrativa. Por Caja Chica se tramitarán solamente. casos especiales en que deba realizarse un viaje no previsto en la programación. La entrega del cheque se hará en la primera hora hábil del día de la salida. En caso de que la salida sea antes del inicio de la j ornada laboral, el cheque se entregará al beneficiario el día hábil anterior a la salida.

En caso de los gastos dentro del país y transporte dentro del país será el Jefe del Departamento Financiero quien los autorice, ante presentación justificada del gasto. (Así modificado por Acuerdo 181 de la Junta Administrativa, Gaceta 4 de noviembre del 2005)

ARTÍCULO 21

El "funcionario que haya concluido una gira deberá efectuar la presentación de las cuentas y/o liquidación definitiva dentro de los siete días hábiles posteriores a su regreso según lo estipula el artículo 10 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos.

ARTÍCULO 22

El funcionario que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, para la adquisición de bienes y servicios, no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente. El incumplimiento de esta disposición hará incurrir en lo dispuesto en el artículo 37 del Reglamento General de Cajas Chicas D. E.32874 de 10-11-2005 (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 23

Todo sobrante de dinero, originado en la liquidación del adelanto de caja chica, deberá ser depositado en el Equipo de Tesorería en el momento de su liquidación. El incumplimiento de esta disposición hará incurrir en lo dispuesto en el artículo 37 del Reglamento General de Cajas Chicas D. E.32874 de 10-11 2005. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 24

Todo egreso que se efectúe con los fondos de la Caja Chica, debe estar respaldado por la correspondiente factura comercial, tiquete o comprobante debidamente emitido, o en caso de que en razón del servicio no existiere factura que justifique el gasto, se confeccionará una boleta que compruebe y detalle del mismo, señalando el beneficiario, el servicio prestado y el monto correspondiente y deberá contener la firma y número de cédula del beneficiario. (Artículo 15 del Reglamento General de Cajas Chicas, Decreto Nº 23038-H del 14-02-1994). (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 25

Toda factura debe de ser aprobada por el Jefe Inmediato o por el Director respectivo, a la vez, adjuntarle un oficio donde se detalla la justificación del desembolso por caja chica. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 26

Los reintegros solicitados deben ser presentados al Coordinador del Equipo de Tesorería en el formulario “Reintegro de Caja Chica”, en el cual debe constar el número de la factura, el concepto, el monto, la fecha, el nombre y la firma del custodio de la caja chica.

Además, deberá indicarse el saldo efectivo, el saldo de la cuenta y adjuntar todos los documentos originales los que deben sumar el total del reintegro

A estos comprobantes y justificantes debe estampárseles un sello que indique “Cheque pagado por caja chica”, indicando el número de cheque y fecha del mismo con que se hizo el reembolso con el objeto de que no puedan ser reutilizados. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 27

 Todos los comprobantes deberán contar con el sello que indique “Pagado por Caja Chica” e indicar la fecha. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

 ARTÍCULO 28

El cheque del reembolso deber ser girado sin excepción, a nombre de la Junta Administrativa del Registro Nacional. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 29

Ningún pago de caja chica deberá exceder las sumas indicadas en el artículo 279 del Reglamento de Contratación Administrativa y sus modificaciones, salvo las autorizadas por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

ARTÍCULO 30

Cuando se requiera hacer erogaciones por un monto superior a ¢500.000, 00 (quinientos mil colones), solicitado por una misma unidad y la misma finalidad, es preciso seguir los pasos que ha continuación de detallan:

El Director Administrativo o Subdirector General envía al Departamento Financiero, el acuerdo para proceder a cancelar o ha cubrir por medio de caja chica el monto señalado.

El Departamento Financiero a través del Equipo de Tesorería velará por la ejecución del acuerdo de Junta, en relación al monto a cancelar y los bienes o servicios liquidados. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 31

Las ampliaciones temporales a que hace referencia el artículo 7 de este reglamento, deberán ser totalmente reintegradas en la fecha preestablecida para la liquidación.

La responsabilidad del reintegro recae sobre el solicitante quien deberá informar a la Dirección Administrativa y Departamento Financiero la fecha en que el mismo se realice así como presentar el respectivo documento probatorio.

CAPITULO IV

DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA

ARTÍCULO 32

El encargado de la caja chica, será responsable de la correcta operación de estos fondos, ante la Jefatura del Departamento Financiero del Registro Nacional. Este funcionario no debe tener acceso a los registros contables.

ARTICULO 33

El encargado de la Caja Chica debe contar con una póliza de fidelidad, que responda por un monto igual al fondo fijo asignado a su responsabilidad. Como lo establece el artículo 9 de la Ley de la Administración Financiera de la República, el cual dice: "Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes fiscales, deberá rendir garantía a favor de la Hacienda Pública para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Ningún funcionario o empleado podrá entrar al desempeño de su cargo sin dar previamente cumplimiento a lo dispuesto en este artículo..."

CAPITULO V

DE LAS OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA

ARTICULO 34

Los fondos establecidos para el funcionamiento de la caja chica, están sujetos a arqueos periódicos y sorpresivos por parte del Equipo de Contabilidad, de la Auditoría Interna del Registro Nacional y de la Contraloría General de la República. Lo anterior en cumplimiento con lo que señala el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 35

Llevar un registro actualizado donde se anoten todos los movimientos efectuados en razón de los gastos originados por esta caja. Dicho detalle debe de presentarse al Departamento Financiero una vez a! mes y contendrá la siguiente información: número de documentos (facturas, liquidaciones, entre otros), departamento que solicito el gasto, fecha, monto, concepto, así como cualquier otro detalle que permita la fácil identificación de las operaciones efectuadas. A su vez el Departamento Financiero remitirá ese informe a la Junta Administrativa del Registro Nacional

ARTÍCULO 36

Cualquier faltante que se produzca en el momento de practicarse un arqueo, deberá ser cubierto de forma inmediata por el custodio de la Caja Chica. Si existiera sobrante, este deberá ser depositado en la cuenta bancaria del Registro Nacional al día siguiente de efectuado el arqueo.

CAPITULO VI

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 37

Los cheques de la cuenta corriente correspondiente a los fondos de caja chica serán firmados en forma mancomunada por el Director General, el Sub Director General, el Director Administrativo y el jefe del Departamento Financiero.

ARTÍCULO 38

Serán nulos los desembolsos de dinero en efectivo de Caja Chica en los siguientes casos:

a) Cuando se incurra en gastos sin previa autorización.

b) Compra de materiales de los que hay en existencia en el Almacén de la Institución.

c) Adquisición de bienes y servicios por concepto diferente de aquellos para los cuales fueron autorizados originalmente o que sea en cantidades mayores a las autorizadas.

d) Los realizados en contravención de este Reglamento.

(Así modificado por Acuerdo 181 de la Junta Administrativa, Gaceta 4 de noviembre del 2005)

ARTÍCULO 39

Los aspectos no previstos en el presente Reglamento y sus reformas se ajustarán a lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley General de Control Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización, el Manual y a las disposiciones y lineamientos que para el buen manejo de los fondos de Caja Chica ha establecido la Tesorería Nacional mediante el Decreto Nº 23038- H del 14 de febrero de 1994, que decreta el Reglamento General de Cajas Chicas y Decreto Nº 31073-H del 27 de marzo del 2003 que modifica varios artículos del anterior Reglamento, Reglamento General del Fondo D. E 32874 del 10 de noviembre del año 2005. (Así modificado por Acuerdo firme J668 de la sesión ordinaria Nº 49-2006, del día 21 de diciembre de dos mil seis)

ARTÍCULO 40

Toda infracción a las disposiciones contenidas en este Reglamento, podrá ser motivo suficiente para la suspensión temporal de la correspondiente caja chica sin perjuicio de lo que dispone los artículos 6 y 7 de la Ley de la Administración Financiera de la República y lo dispuesto en el Código de. Trabajo y el Estatuto del Servicio Civil.

ARTÍCULO 41

Promulgación. Este Reglamento fue aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, según Acuerdo Firme No. J0820 tomado en la sesión ordinaria no. 57-2000, celebrada el día catorce de diciembre del 2000.

Dado en el Salón de Sesiones de la Junta Administrativa del Registro Nacional a los catorce días del mes de diciembre del 2000.

Se aprueba modificar el acuerdo de Junta Administrativa N° J 0016 tomado en la sesión ordinaria N° 01 2001, de manera que en adelante sea como se detalla a continuación:

Aumentar el monto de la cuenta de Caja Chica a 3.000.000,00 (tres millones de colones exactos), de conformidad con lo estipulado en el Reglamento de Caja Chica. (Así modificado por el acuerdo firme J381 de la sesión ordinaria 36-2005 del 14 de setiembre del 2005, publicado en La Gaceta del 4 de noviembre del 2005).