Buku pedoman organisasi (bpo) jamaah nurul huda unit kegiatan mahasiswa islam universitas sebelas maret surakarta periode 2012

MEKANISME KEPERSONALIAAN

MEKANISME KEPERSONALIAAN

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. MOQODIMAH

Mekanisme kepersonaliaan merupakan salah satu mekanisme organisasi yang lebih fokus pada pengaturan masalah kepersonaliaan.

Mekanisme ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sejauh mana keaktifan pengurus dalam mengikuti agenda-agenda yang dijalankan oleh lembaga, yang selanjutnya dapat digunakan sebagai parameter sejauh mana soliditas internal JN UKMI UNS.

2. 
   STRATEGI YANG DILAKUKAN
   

1. 
   Pengecekan kehadiran/keaktifan pengurus oleh Ketua Bidang dalam mengikuti agenda-agenda yang dijalankan oleh JN UKMI UNS.
   
2. 
   Pengecekan dilakukan dengan cara mengisi form Lembar Pemantauan Keaktifan Pengurus (LPKP) yang telah disediakan oleh Departeman Pembinaan Pengurus (DPP) Bidang Pembinaan.
   
3. 
   Secara periodik (1 bulan sekali), masing-masing bidang melaporkan kondisi keaktifan pengurus sebagai evaluasi kinerja pengurus kepada Departeman Pembinaan Pengurus (DPP) Bidang Pembinaan.
   
4. 
   Pelaporan kondisi keaktifan pengurus dilakukan melalui rapat kordinasi sekretaris bidang.
   
5. 
   Hasil evaluasi tersebut akan dijadikan pertimbangan untuk menjalankan Parameter Keaktifan Pengurus.
   
6. 
   Pengambil kebijakan sebagai tindak lanjut pada Parameter Keaktifan Pengurus ponit 3 dan 4 adalah Pengurus Harian Terbatas.
   

3. 
   PARAMETER KEAKTIFAN PENGURUS
   

1. 
   Aktif : Jika pengurus memiliki point kehadiran ≥ 75%.
   
2. 
   Cukup aktif : Jika pengurus memiliki point kehadiran ≥ 50 – 75 %.
   
3. 
   Kurang aktif : Jika pengurus memiliki point kehadiran ≥ 25 – 50 %.
   
4. 
   Tidak aktif : Jika pengurus memiliki point kehadiran < 25%.
   

4. 
   PENGUNDURAN DIRI
   

1. 
   Apabila pengurus bermaksud akan mengundurkan diri, maka harus membuat surat pengunduran diri secara tertulis
   
2. 
   Surat pengunduran diri diajukan kepada ketua bidang yang kemudian akan dibahas dan diputuskan pada Rapat Harian Terbatas
   
3. 
   Apabila tidak disetujui, maka pengurus yang bersangkutan diharapkan untuk bisa melanjutkan amanahnya sampai akhir kepengurusan
   
4. 
   Apabila disetujui, maka akan ditindaklanjuti dengan surat pemberhentian pengurus yang dibuat oleh Sekretaris Umum yang disetujui oleh Ketua Umum.
   

5. 
   KETENTUAN LAIN
   

1. 
   Ketidakhadiran pengurus tanpa pemberitahuan yang jelas dianggap sebagai ketidakhadiran
   
2. 
   Ketidakhadiran pengurus tapi ada pemberitahuan yang jelas (melalui telepon/sms/surat) maka pengurus yang bersangkutan dianggap hadir.
   
3. 
   Hal-hal yang belum diatur dalam Mekanisme Kepersonaliaan akan ditentukan kemudian.
   

• MEKANISME KERJA KESEKRETARIATAN

MEKANISME KERJA KESEKRETARIATAN

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. KRITERIA SURAT

1. SURAT MASUK

A.1 Surat masuk adalah semua surat dari pihak luar yang ditujukan kepada lembaga yang sifatnya formal

A.2 Surat masuk pertama kali diurusi oleh Sekretaris Umum kemudian diinformasikan kepada Bidang / orang yang bersangkutan

A.3 Pengarsipan surat masuk ditangani oleh Sekretaris Umum

2. SURAT KELUAR

B.1 Surat keluar adalah semua surat yang dibuat lembaga yang ditujukan kepada pihak-pihak diluar dan/atau kedalam lembaga

B.2 Surat keluar dibagi dua macam :

B.2.a. Ekstern Kelembagaan

B.2a.i. Adalah surat yang ditujukan kedalam lembaga lain diluar pengurus Jama’ah NurulHuda UKMI UNS yang mempunyai kepentingan dengan lembaga atau kegiatan lembaga secara umum

B2a.ii. Surat Ekstern Kelembagaan yang dibuat Kesekretariatan di tandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum serta mengetahui Pembina jika dipandang perlu

B2a.iii. Surat Ekstern Kelembagaan distempel dengan stempel lembaga

B2a.iv. Surat Ekstern Kelembagaan ditulis diatas kertas yang berkop lembaga

B2a.v. Surat Ekstern Kelembagaan ditulis rangkap dua, satu untuk arsip yangsatu untuk Bidang Kesekretariatan

B.2.b. Intern Kelembagaan

B.2.b.i Adalah surat yang ditujukan kepada Ketua Bidang, departemen-departemen dibawahnya, atau pengurus secara keseluruhan

B.2b.ii Surat Intern Kelembagan dibagi menjadi dua:

B.2b.iii Surat Intern Kelembagaan Umum

• 
  Adalah surat yang dibuat oleh Sekretaris Umum/Bidang Kesekretariatan yang ditujukan kepada Pengurus Harian Terbatas atau pengurus secara keseluruhan
  
• 
  Surat ini ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum
  
• 
  Surat ini distempel dengan stempel lembaga
  
• 
  Surat ditulis diatas kertas berlogo lembaga
  

B.2b.iv Surat Intern Bidang

• 
  Adalah surat yang dibuat oleh Sekretaris Bidang yang ditujukan kepada departemen-departemen dibawahnya ,pengurus secara keseluruhan atau kepada Jama’ah yang berkait langsung dengan daerah kerjanya
  
• 
  Surat ini ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang serta mengetahui Ketua Umum apabila Surat ditujukan kepada pihak-pihak diluar departemen dibawahnya
  
• 
  Surat ini distempel dengan stempel lembaga
  
• 
  Surat ditulis diatas kertas berlogo lembaga.
  

3. KEPANITIAAN

C.1 Surat kepanitiaan adalah surat yang dinuat oleh sebuah kepanitiaan yang ditujukan kepada lembaga dan atau pihak – pihak diluar yang bersangkutan

C.2 Surat kepanitiaan ditandatangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia dan mengetahui ketua umum serta pembina dan jika dipandang perlu PR III.

C.3 Surat panitia distempel dengan stempel lembaga dan / atau stempel panitia jika dipandang perlu.

C.4 Surat panitia ditulis pada kertas berkop lembaga atau berkop kepanitiaan.

2. 
   PENOMORAN SURAT
   

1. Surat Kelembagaan

Nomor/Kode Jenis I/Kode Jenis II/JN UKMI UNS/Bulan Romawi/Tahun Masehi

2. 
   Surat Bidang
   

Nomor/KodeJenisI/Kode Jenis II/Kode Bidang/JN UKMI UNS/Bulan Romawi/Tahun Masehi

3. 
   Surat Kepanitiaan
   

Nomor Urut Proposal JN UKMI/Nomer Urut Surat Keluar JN UKMI/Kode Jenis II/Pan-Kode Panitia/JN UKMI UNS /Bulan Romawi /Tahun Masehi
Keterangan :

1. Kode Bidang :

SU : Sekretaris Umum

BU : Bendahara Umum

BP : Bidang Pembinaan

BD : Bidang Dakwah

Hum : Bidang Humas

Nis : Bidang Nisaa’

Med : Bidang Media
2. Kode Jenis I :

A : Untuk intern Kelembagaan/Bidang/Biro/Kepanitiaan JN UKMI UNS

B : Untuk ekstern Kelembagaan/Bidang/Biro/Kepanitiaan

3. 
   Kode Jenis II :
   

SK : Surat Keputusan

Ket : Keterangan

P : Pernyataan

U : Undangan

PH : Permohonan

PB : Pemberitahuan

PU : Pengumuman

M : Mandat

3.