Dossier de demande de renouvellement d'habilitation-2015

F.2 Personnes concernées

F.2.1 Engagement de la direction de l’école

Les points forts présentés par la direction sont:

- L'amélioration des méthodes et de l'environnement de travail

- Une pérennisation des savoir-faire

- Une meilleure intégration des nouveaux collaborateurs

- Une motivation du personnel autour d'un projet commun

- L'amélioration de la qualité des formations par l'écoute de nos partenaires

La direction est impliquée dans tous les processus de la démarche qualité, elle est soit pilote du processus ou participante aux groupes de travail.

F.2.2 Implication des personnels de l’école et communication interne

L'implication de l'ensemble des personnels est décrite dans le kit processus amélioration continue [F.2.2.1] maj dernière version. Tous les acteurs de l'École participent à la démarche d’amélioration de l’école: l'équipe de direction, représentants élèves, secrétaires pédagogiques, directeurs de département, responsables de stage, autres personnels administratifs, enseignants, Université Lille 1...

La communication interne de la démarche qualité est transmise par l'intranet qualité accessible à l'ensemble des personnels et élèves : https://qualiteportal.polytech-lille.fr/

Un affichage qualité est également actif et placé dans le dans le hall de l'école.

Des points qualité sont régulièrement faits dans les réunions et dans les newsletters.

F.2.3 Concertation de l’école avec les parties prenantes

L'Université Lille 1, l'association des ingénieurs, les élèves, les membres extérieurs du conseil d'École accompagnent l'école dans leur démarche d’amélioration continue.

Afin d’être toujours à l’écoute de ses parties prenantes, Polytech Lille réalise régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès des élèves, des entreprises et des personnels.

Les bilans et les suivis de ces enquêtes sont accessibles sur l’intranet qualité de l’école.

F.2.4 Information du public et transparence

La démarche qualité étant l'affaire de tous, un intranet qualité a été mis en place afin de communiquer à l'ensemble du personnel et élèves, la politique qualité, les procédures, les plannings, les documents et informations du système de management de la qualité.

Tous les documents qualité communiqués sont recensés et suivis à travers le tableau de maîtrise des documents du système qualité [A.3.4.1].

Depuis le mois de janvier 2015, un rapport d’activité, où sont communiqués les indicateurs qualité, est en ligne sur le site web de l’école.

F.3 Conditions de mise en œuvre de la démarche qualité

Le système qualité est évalué régulièrement par la direction afin de s'assurer qu'il est toujours approprié et efficace. Les points et revues qualité examinent plusieurs points:

⇾ Bilan des axes stratégiques et processus:

Le fonctionnement des processus est analysé. Le bilan de la politique, des objectifs et des axes stratégiques de l'année précédente est suivi et discuté [A.3.4.2]

⇾ Ré-actualisation de la politique, des objectifs et axes stratégiques:

Le directeur de l'École présente la nouvelle politique qualité ainsi que les objectifs qui en découlent.

⇾ Bilan de la vie du système qualité

La responsable du qualité et aide au pilotage présente le bilan de la vie du système qualité à travers les différents points suivants:

- bilan des audits internes et externes

- bilan des améliorations et des actions correctives et préventives

- états d'avancement des projets et des groupes de processus

- les changements pouvant affecter le système de management de la qualité

- suivi régulier de tous les indicateurs du système de management de la qualité

F.3.1 Respect de la légalité et des critères nationaux et internationaux

La démarche qualité de Polytech Lille s’est construite autour de deux référentiels : la norme ISO 9001:2008 et les ESG (Partie 1 des ESG) :

1- Politique et procédures pour le management de la qualité: ces éléments sont décrits dans le système qualité de l'école.

2- Approbation, examen et révision périodique des programmes et des diplômes: ces organisations sont décrites dans les processus internes de l'école : Processus R2_ACA_Formation partie académique

3- Évaluation des étudiants: décrit dans le Processus R2_ACA_Formation partie académique.

4- Management de la qualité du corps enseignant : décrit dans le processus support S1_Gestion du personnel

5- Outils pédagogiques et soutien des étudiants : décrits dans les processus, S4_Vie étudiante, R2_ACA_Formation partie académique et R3_ENT_Formation relations entreprises, R4_INTER_Formation relations internationales,

6- Systèmes d'information: décrits dans les processus P2_Amélioration continue et S3_Communication

7- Information du public: décrite dans les processus P2_Amélioration continue et S3_Communication

La démarche qualité de Polytech Lille a donc bien intégré les grandes lignes directrices des ESG dans la mise en œuvre de ses processus.

F.3.2 Rigueur et objectivité

La mise en œuvre de la démarche montre de nombreux impacts dans l'École, par exemple :

• 
  Mise en place d’un intranet qualité
  
• 
  Restructuration de l’organigramme
  
• 
  Mise en place de nouvelles applications informatiques pour améliorer l’organisation pédagogique
  
• 
  Ecoute des parties prenantes par la mise en place et le suivi des enquêtes de satisfaction
  

F.3.3 Risque de sur-qualité

Afin de fédérer les personnels et élèves autour de la démarche qualité, le projet a été présenté comme un outil de travail et reste un outil de travail au service de tous. La démarche qualité de Polytech Lille répond à des besoins, à des difficultés mais n'impose pas de changements non adaptés qui conduiraient à de gros risques de sur-qualité.