Programme Régional d’Actions Innovatrices à

III. MISE EN ŒUVRE

Programmation :

Pourquoi ce projet a-t-il été sélectionné ? Quelle a été la procédure de sélection ? Quelles en sont les principales étapes ? Le projet a-t-il pris en compte la question de sa pérennisation et la possibilité de transfert d’expérience dès sa phase de conception ?
L’appel à projets de la Région Midi-Pyrénées a rencontré les préoccupations du CDG 82 et des collectivités adhérentes, notamment quant à l’intérêt de faire évoluer les sites Internet, dont certains étaient anciens voire obsolètes. Les échanges entre la Région et le CDG 82, à l’appui notamment de l’aide au conseil réalisée pour cet acteur, ont permis de rendre son projet conforme aux objectifs et contenus du PRAI. Le projet a été accepté par le Comité technique de sélection du PRAI le 23 octobre 2007. L’accord a été formellement validé par la Commission Permanente de la Région Midi-Pyrénées en date du 11 décembre 2007.
Qualité et efficacité de la gestion :

Comment les gestionnaires du projet ont-ils encouragé la formation de partenariats et facilité la prise de décision ? Ont-ils été capables de gérer les difficultés ? Si oui, comment ? Quelles ont été les interactions entre les gestionnaires du projet, le comité de pilotage et les bénéficiaires ?

La gestion globale des opérations a été effectuée par le CDG 82, qui n’a pas réalisé de recrutements spécifiques pour le suivi du projet, et qui a dû absorber une charge de travail supplémentaire sous-estimée. Il a travaillé dans la mise en œuvre de ce projet avec le CDG 46, dont une partie des réalisations sont mutualisées (plate-forme génératrice de sites). Les deux Centres de Gestion avaient une habitude de coopération depuis plusieurs années.

Le CDG 82 a géré l’ensemble des procédures de marchés publics pour sélectionner les fournisseurs. Les diverses fonctionnalités des outils numériques étaient décrites avec précision dès le lancement des appels d’offres. Deux éléments importants ont été définis dans les appels d’offres concernant la plateforme de génération de sites Internet : d’une part, il fallait utiliser un logiciel libre ; d’autre part, la solution choisie ne devait pas imposer l’installation de logiciels dans chaque collectivité mais devait pouvoir être utilisée en ligne.
Les éléments de suivi de ce projet (qui seront transmis après un an de fonctionnement) sont les indicateurs mentionnés à la rubrique IX EFFICACITE .

Partenariat :

Quels ont été/sont les partenaires impliqués dans le projet (PME, universités, autorités locales et régionales) ? Quel est leur rôle dans le projet ? Quel est leur intérêt de participer à ce projet (financeur, utilisateur final…) ? Avaient-ils déjà travaillé ensemble ?

Compte tenu des délais courts, le CDG 82 n’a pas jugé pertinent de mettre en place de Comité de pilotage ou équivalent. Il s’est appuyé sur ses connaissances antérieures de la situation. Pour l’évolution des sites Internet préexistants, le CDG s’est appuyé sur l’étude de l’ARDESI (déjà citée) sur 170 collectivités en Tarn-et-Garonne (et 70 dans le Lot).

Pour la dématérialisation, une enquête du CDG 82 avait été organisée au printemps 2007 alors que la Préfecture organisait des réunions cantonales sur le sujet. Le CDG 82 a assuré la fonction de pilotage et a consulté autant que nécessaire ses adhérents, essentiellement pour la validation de solutions proposées.

Cette opération a été menée de concert avec le CDG du Lot pour la partie plateforme de génération de sites web. Cette collaboration ancienne (18 ans) a permis de travailler à la rédaction d’un cahier des charges plus complet, en s’appuyant sur une expérience de situations variées. Par ailleurs, elle a permis de mettre en place une seule plateforme pour les deux CDG, diminuant ainsi très fortement les coûts d’investissement et de maintenance.

Promotion :

Comment la publicité et la promotion du projet ont-elles été assurées ? (conférences, brochures, médias…)
Le projet a fait l’objet de plusieurs communications :

• 
  Un courrier de présentation du Service Internet et de la plate-forme génératrice de sites adressé à toutes les collectivités du département en mai 2008.
  
• 
  Un courrier de présentation de la plate-forme de dématérialisation adressé à toutes les collectivités du département en juin 2008.
  
• 
  Une présentation du projet dans le cadre de l’atelier des élus à Montbeton le 7 juillet 2008
  
• 
  Une présentation par le Président Francis Labruyère lors du conseil d’administration de septembre 2008
  
• 
  Une présentation lors de la réunion Déclic (réunion de transfert d’expérience organisée par ARDESI) le 23 octobre 2008
  
• 
  Une présentation de la plate-forme de dématérialisation accessible depuis la page d’accueil du site Internet du CDG 82.
  

Le projet du CDG 82 a été présenté dans la plaquette « projets innovants » ainsi que dans la vidéo réalisées par le Conseil régional.

Obstacles dans la mise en œuvre :

Indiquez 3 problèmes ou difficultés rencontrés par le projet (ex : problèmes pour mobiliser les acteurs, difficultés concernant la prise de décision, retards inattendus, évaluation insuffisante ou manque d’implication des parties intéressées…) et expliquez comment ces difficultés ont pu être surmontées.

Si aucun obstacle n’a été constaté, pourquoi, selon vous, la mise en œuvre a-t-elle été si aisée ?

Le projet « dématérialisation » a pris du retard à cause du calendrier électoral et de délibérations des collectivités locales tardives, qui ont empêché juridiquement que le projet aille plus vite.

Ce projet a entraîné la rédaction de nouvelles conventions avec les collectivités qui ont occasionné une charge de travail supplémentaire non prévue et entraîné des délais plus longs de réalisation.

Possibilité de transfert d’expérience :

Les résultats du projet peuvent-ils être aisément généralisés dans la région, transférés à d’autres secteurs économiques ou sociaux de la région ou transférés à d’autres régions ? Si oui, comment ?

Quels obstacles pourraient empêcher le transfert d’expérience ?

Le choix de faire développer la plateforme de création de site en s’appuyant sur un logiciel libre assure une transférabilité aisée (en ce qui concerne l’accès au logiciel).

Le système mis en place peut être facilement réutilisé et adapté par des acteurs de taille équivalente, en incluant éventuellement des coûts d’adaptation.