Ro comisia europeană Bruxelles, 14 2010 com(2010) 382 final raport al comisiei către consiliu și parlamentul european protecția intereselor financiare ale Uniunii Europene – Lupta împotriva fraudei –Raportul anual 2009

3.2.Dezvoltarea unor baze de date îmbunătățite — Baza de date pentru identificarea dosarelor vamale (FIDE)

Obiectivul FIDE (o nouă bază de date utilizată de autoritățile vamale ale statelor membre) este acela de a contribui la prevenirea operațiunilor care încalcă legislația vamală și legislația agricolă aplicabilă mărfurilor care intră pe sau ies de pe teritoriul vamal al UE și la facilitarea și accelerarea detectării și urmăririi în justiție a acestor operațiuni. La 30 noiembrie 2009 Consiliul a adoptat o decizie, înlocuind Convenția SIV și protocolul FIDE al acesteia³⁴.

FIDE permite autorităților naționale responsabile pentru desfășurarea investigațiilor vamale în momentul deschiderii unui dosar sau al investigării uneia sau mai multor persoane sau societăți să identifice autoritățile competente ale altor state membre care investighează sau au investigat acele persoane sau societăți în vederea coordonării investigațiilor lor. FIDE acționează ca un registru de persoane sau companii care fac obiectul unei investigații fără a dezvălui detalii cu privire la investigație.

Statele membre care nu utilizează încă baza de date FIDE sunt invitate să facă acest lucru pentru a-și coordona mai bine investigațiile.

4.Rezultatele chestionarului privind cooperarea cu statele membre în ceea ce privește controalele la fața locului

Controalele și inspecțiile la fața locului reprezintă unul dintre cele mai puternice instrumente de care dispune Comisia pentru desfășurarea de investigații administrative în afara instituțiilor și organismelor UE în vederea atingerii obiectivului de combatere a fraudei și a altor activități ilegale care subminează interesele financiare ale UE. Un control la fața locului este o inspecție desfășurată la sediul unui agent economic. Atribuția de a desfășura astfel de controale a fost conferită Comisiei prin Regulamentul nr. 2185/1996³⁵. Responsabilitatea a fost la momentul respectiv confirmată de legislatorul UE prin înființarea OLAF, care exercită atribuțiile conferite Comisiei prin Regulamentul nr. 2185/1996³⁶.

Punerea în aplicare a acestui regulament se bazează pe o strânsă cooperare bilaterală între OLAF și autoritățile naționale competente³⁷. Se dorește participarea autorităților de investigare din statele membre întrucât aceasta facilitează și sporește eficiența controalelor și inspecțiilor, în special în cazul opoziției agenților economici, atunci când se aplică măsuri obligatorii de drept intern și posibile proceduri de urgență. Cooperarea este vitală, începând cu etapa pre-operațională a inspecției, atunci când autoritatea națională competentă trebuie informată de către OLAF cu privire la obiectul, scopul și temeiul juridic al controlului pe care OLAF intenționează să îl desfășoare. Pentru aceasta, OLAF trebuie să identifice în mod corect autoritatea națională competentă, acest lucru dovedindu-se, uneori, o problemă, în special în domeniul cheltuielilor directe.

Pentru a soluționa această problemă, statele membre au comunicat OLAF — prin intermediul unui chestionar — detaliile complete de contact ale autorităților naționale pentru toate domeniile de cheltuieli, inclusiv cheltuielile directe³⁸, oferind, astfel, posibilitatea anchetatorilor OLAF să identifice și să contacteze autoritatea competentă în timp util înainte de controlul propriu-zis. OLAF va păstra o strânsă legătură cu statele membre pentru actualizarea în permanență a acestor informații.

Se recomandă cu toată convingerea desemnarea unei autorități administrative și judiciare naționale ale cărei competențe să se extindă la domeniul cheltuielilor directe în toate statele membre.

Ulterior etapelor pregătitoare ale inspecției, implicarea efectivă a autorităților naționale competente la fața locului și asistența oferită anchetatorilor OLAF în situația în care agentul economic se opune sunt esențiale pentru a garanta succesul inspecției. În timpul desfășurării unui control la fața locului și în măsura în care dreptul UE nu prevede dispoziții specifice, inspectorii OLAF trebuie să respecte normele de procedură stabilite de legislația statului membru în cauză. Prin urmare, este important pentru Comisie să înțeleagă mai bine legislația și practicile interne, precum și procedurile administrative în desfășurarea acestor controale; în acest sens, statele membre au furnizat informații pe această temă prin intermediul unui chestionar. Răspunsurile complete oferite de statele membre la chestionar sunt incluse în documentul de lucru al serviciilor Comisiei³⁹ care însoțește prezentul raport și constituie informații generale utile referitoare la cerințele și practicile naționale destinate anchetatorilor OLAF în momentul pregătirii controalelor la fața locului în statele membre.

4.1.Condiții naționale privind accesul la informații

În temeiul articolului 7 din Regulamentul nr. 2185/1996, inspectorii Comisiei au acces la toate informațiile și documentele cu privire la operațiunile în cauză în aceleași condiții ca inspectorii administrativi naționali. Toate statele membre au raportat că legislația națională conferă inspectorilor acces deplin la informațiile și documentele disponibile cu privire la operațiunea în cauză. În situațiile în care agentul economic este beneficiarul unei subvenții europene, obligația de a permite accesul la documente și informații este inclusă ca obligație în contractul de subvenționare⁴⁰, constituind, astfel, o măsură preventivă importantă. Condiții speciale se aplică măsurilor executorii de percheziție sau confiscare, atunci când este necesară emiterea unui mandat judiciar de către o agenție de aplicare a legii⁴¹. De regulă, inspectorii naționali au acces și la informațiile aflate în alt loc decât la sediul agentului economic, aceștia putând controla aceste sedii; cu toate acestea, inspectorii nu pot efectua controale la reședințe private în lipsa unui mandat judiciar, în conformitate cu prevederile Convenției Europene a Drepturilor Omului (CEDO) și cu dispozițiile constituționale⁴² privind drepturile și libertățile fundamentale. În cazul în care se aplică în anumite state membre⁴³, principalele restricții juridice în obținerea informațiilor relevante pentru controalele la fața locului din documente, resurse electronice sau interviuri menționate au fost cerințele privind protecția datelor, normele privind secretul bancar și normele privind secretul profesional.

Pentru a proteja lanțul custodiei și continuitatea posesiei asupra documentelor selectate în timpul controalelor la fața locului, inspectorii naționali pot face copii ale acestora (fie pe hârtie, fie în format electronic), iar articolele pot fi fotografiate și filmate. În multe state membre, inspectorii au autoritatea să confiște și să rețină documentele originale relevante pentru control, în cazuri justificate, unde există riscul tăinuirii sau distrugerii dovezilor sau pentru că documentele originale trebuie reținute pentru o analiză ulterioară⁴⁴.

În general, prezența unui avocat pe durata controalelor administrative la fața locului nu este prevăzută de legislația națională. Prin urmare, dispozițiile naționale nu permit agentului economic care face obiectul controlului să întârzie accesul la informații până când își consultă avocatul. Cu toate acestea, majoritatea legislațiilor naționale⁴⁵ recunosc privilegiul avocat-client ca fiind aplicabil controalelor administrative în condiții care variază de la un stat membru la altul⁴⁶. În toate statele membre inspectorii naționali au acces la informații și documente legate de controlul la fața locului și pot reține documentele originale sau face copii ale acestora. Se impun anumite limite prin necesitatea obținerii unui mandat de percheziție și confiscare.

În ceea ce privește examinarea judiciară a calculatoarelor, OLAF a elaborat recent o broșură pentru informarea agenților economici. Acest document oferă sfaturi agenților economici cu privire la drepturile lor și detaliază procedura de examinare judiciară a calculatoarelor pe parcursul controalelor OLAF la fața locului. Broșura are o importanță deosebită în statele membre care nu au dispoziții legislative specifice în ceea ce privește această procedură.

Ca regulă generală, ori de câte ori agentul economic supus unui control la fața locului este beneficiarul unei subvenții europene, contractul de subvenționare trebuie să includă obligația agentului economic de a permite inspectorilor OLAF accesul la informații în vederea facilitării controlului.