Bu yazılımların tümü bu proje kapsamında tasarlanacak ve idare tarafından atanacak sistem yöneticileri ile beraber geliştirilecektir. yüklenici bu sözkonusu geliştirme sürecinde bazı hususların mevzuattaki değişimleri bazı hususların ise idarenin yeni durumlar karşısında belirleyeceği yeni stratejiler veya paydaşalrın talepleri doğrultusunda değişebileceği hususunu göz önünde bulunduruacaktır.
tedarik konusundaki temel kısıtlar şunlardır:
bu işe hasreten yazılacak olan modüllerde asıl olan burada belirtilen fonksiyonalrın icra edildiği yazılımların tedarikidir.
ANA YÖNETİM MODÜLÜ
Ana Yönetim Modülü temel iş ve evrak akışlarının sağlıklı bir şekilde yapılması, süreçlerin doğru tanımlanıp yönetilmesini hedeflemektedir.
Sistem Yönetimi:
Tüm nesne tanımlamalarının yapılmasını sağlayan bir nesne yöneticisi uygulaması olacaktır. Bu uygulama ile aşağıdaki işlemler yapılabilecektir:
Sistemi kullanacak Merkez personelinin tanımlanması
Merkez genelinde ortak işlemleri yapacak kullanıcılar için rol tanımlanması
Merkezin idari yapısında yer alan çalışma gruplarının hiyerarşik olarak tanımlanması
Kullanıcı, rol ve çalışma gruplarının ilişkilendirilmesi
Kullanıcıya, çalışma grubu ve rol atanması
Role verilen yetkilerin, çalışma grubu içinde özelleştirilebilmesi
Yeni nesne tipleri ve özelliklerinin tanımlanması
Nesne tiplerinden nesneler tanımlanması ve özelliklerine değerler girilmesi
Sistem yöneticisi için, Kullanıcı, rol veya birimin sahip olduğu hakları gösteren rapor
Şifre değiştirme ekranı olacaktır.
Kullanıcının sistem üzerinde hakkı olduğu ekranlar üzerinden, sık kullanılanlar menüsü oluşturma imkanı olmalıdır.
Log Sistemi:
Sistemde oluşan tüm hatalar, ortak hata sayfasına yönlendirilecektir.
Hatanın tarihi, oluştuğu yer ve mesaj bilgisi tüm detayları ile loglanacaktır.
Sistemde kullanıcı giriş hataları ve sistem hataları şeklinde en az iki tür hata tipi bulunacaktır. Sistem hataları loglanacak ve istendiğinde tanımlı sistem yöneticisine otomatik e-posta olarak gönderilecektir.
Kullanıcıların, sisteme ve tüm sayfalara giriş çıkış bilgileri loglanacaktır.
Veri tabanı işlemleri (insert, delete, update, select) loglanacaktır.
Sistemdeki verilerin hangi kullanıcılar tarafından değiştirildiğini takip etmek amacıyla; Kullanıcı, veri tabanı tablosu ve tarih bazında veri tabanı log kayıtları takip edilebilecektir.
Tarih bazında sistemde oluşan hataların listelenmesi
Kullanıcı, sayfa, tarih bazında girilen tüm sayfaları toplu veya detaylı olarak listelenmesi
İki tarih arasında, kullanıcı bazında, erişilen sayfa bilgileri (tarih ve adet bazında) .
İki tarih arasında, sayfalara erişen kullanıcılar.
Bir sayfaya giren kullanıcılar.
İş Akışı ve Süreç Yönetim Sistemi:
İş süreçleri modelleme, özellikle de üst düzey görsel araçlar ile iş analistleri ve uygulama geliştiriciler tarafından kullanılabilme desteği olacaktır.
İş süreçleri modelleme ortamı, doğal versiyonlama yeteneğine sahip ve 3.parti versiyon kontrol sistemleri ile entegre edilebilir olacaktır.
İş süreçlerinin herhangi bir adımında kullanıcı müdahalesi tanımlanabilecektir.
Dağıtık iş akışları ayrı birimlerdeki işlemlerin geriye alınmasını [roll-back] veya karşı işlemin [compensation] çalıştırılması desteği olacaktır.
İş akışının herhangi bir anında kullanıcıya, entegrasyonu yapılan birimlere veya sistem yöneticilerine e-posta, SMS, HTTP vb. yöntemlerle iş akışı hakkında bilgi verme, uyarı gönderme gibi yeteneklere sahip olma, farklı teknolojiler ile geliştirilmiş sistemlerin birbirleri ile olan ilişkisini denetleyebilme özelliğine sahip olacaktır.
Sistem heterojen servisler arasında mesaj dönüşümü; senkron, asenkron, istek-cevap, yayınla-üye ol türü iletişim desteğine sahip olacaktır(publish subscribe).
Mesajların güvenli bir şekilde dağıtılması için kimlik doğrulama, yetkilendirme, inkar edememe ve mahremiyet gibi mekanizmaların desteği olacaktır.
Geliştirme ortamı(düzenleme aracı) ve iş akışı tasarım modülünün, BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services)desteği olacaktır.
Web Servis güvenlik protokolleriyle entegre çalışma (WS Security, Web Service Enhancements, WS Basic Profile) desteği olacaktır.
Taşınacak XML mesajlarının XML şemalarına göre geçerliliğini kontrol edebilme ve hata mesajları üretebilme.Taşınacak düz + text format dosyaları (flat file), ürün içindeki hazır dosya sihirbazlarıyla kolay ve pratik bir şekilde hemen bileşenlerine ayrılabilme ve de XML şemaları üretilebilme desteği olacaktır.
Birbirinden farklı doküman tanımları kullanan farklı servislerin veya uygulamaların birbirleri ile iletişim kurmaları için doküman şablon haritalarının oluşturulmasına yönelik grafiksel bir haritalama aracı bulunacaktır. MIME ve S/MIME içeren mesajları taşıyabilmeli ve S/MIME mesajları encode/decode edebilecektir. S/MIME, XMLDijital İmza özelliği olacaktır.
Entegrasyonu sağlanacak olan uygulama ve kurumlardaki dağıtık iş süreçlerini tanımlayabilecek ve bunlarla iletişimi sağlayabilecektir.
Kurumlarla haberleşmesini sağlamak için HTTP, SMTP, FTP, SOAP gibi açık protokolleri desteklenecektir.
Hazır adaptörlerle bağlantının sağlanamadığı durumlarda bağlantıyı sağlamak için gerekli olan adaptörleri geliştirme ortamına ve API’ lere sahip olacaktır.
Güvenlik ve kimlik yönetim sistemlerine bağlantısı gerçekleştirilebilecektir.
Tek kimlik girişi (SSO) ve onaylaması özelliklerine sahip olacaktır.
Dokümanların sayısal olarak imzalanması ve şifrelenmesine yönelik destek özelliklerine sahip olacaktır.
Sistem bileşenlerinin, diğer bileşenler etkilenmeden dinamik olarak eklenip çıkarılması desteği olacaktır. İş kurallarının yenilenme işlemlerini gerçekleştirecek altyapıya sahip olması gerekmektedir.
İş süreçlerinin daha önceden oluşturulmuş farklı versiyonlarının birbiri ile çalışmasına izin verilecektir.
İş süreçlerinin izlenmesi ve yönetilebilmesi desteği olacaktır. İzleme ve yönetme modülünde sisteme gelen ve giden mesajların izlenmesine, analizine, arşivlenmesi ve bunların raporlanabilmesi desteği olacaktır.
Konfigürasyon ve sistem işletiminin loglamasını yapabilecektir.
Hata kontrolü yapma ve raporlama desteği olacaktır.
İş akışı tasarım modülü, tasarımın paylaşılabilir bir ortamda yapılabilmesine destek verecektir. İş analizleri için iş akışlarının ifade edilebileceği araç sağlanacak ve bu araç geliştirme ortamı ile entegre olabilecektir.
İş süreçlerinin modellemesini gerçekleştirmek amacı ile iş analistleri ve yazılım geliştiriciler için ürüne ait görsel araçlar bulunacaktır, iş analistleri için sağlanan araçlar ile yazılım geliştiriciler için sağlanan araçlar arasında çift yönlü iletişim olacaktır.
İş akışı tasarım modülü alt süreçler, iç içe geçmiş süreçler ve paralel süreçlerin tasarımına izin verecektir.(convoy processing)
Sistem, iş sürecinin herhangi bir noktasında, herhangi bir sebeple devre dışı kaldığında ya da problem oluştuğunda, o ana kadar yapmış olduğu işlemleri geriye almadan[rollback], kaldığı yer bilgisini kaydetmeli ve o noktadan devam edebilecektir. [dehydrate – rehydrate]
İş akışı tasarım modülü, tasarım ortamında süreçler için statik ve dinamik raporlama olanağı sunabilecektir.
Uzun süreli işlemlerin yürütülmesi desteği olacaktır.(Long running transactions)
Mesajlaşma süreçlerinde, sürecin online olarak yürütülmesi gerekir. Mesaj saklama ve yönlendirme özelliği olacaktır (store forward).
Ürün içinde, güvenli web servis çağırma yeteneği, web servis protokolleri ile uyumluluk sağlama desteği olacaktır( Web servisi birlikte çalışabilirlik > interoperability).
İletilecek mesajların içeriğine ilave meta data bilgileri ekleyebilecektir.
Kullanılan adaptörler yardımıyla heterojen ve dağıtık bir ortamda her tür teknolojinin (mainframe yazılımları, paket yazılımlar, özel yazılımlar, veri kaynakları, dosya yapıları) entegrasyonu gerçekleştirilebilecektir.
Sağlanacak adaptörler, kurum tarafında iş süreçlerinde ve uygulamalarda değişiklik yapılması durumunda ortaya çıkacak durumlara adapte olabilecektir. Bunun için minimum kodlama gereksinimiyle çalışabilecek grafik ara yüzlü bir tasarım ortamına sahip olmalıdır ayrıca mevcut olmayan adaptörlerin geliştirilmesi için konfigürasyon ve geliştirme ortamına sahip olacaktır.
Sistem, her türlü işlem ve operasyon sırasında, peş peşe sisteme gelen mesajlar içinde, hataya yol açan mesajları ayrı bir kuyrukta bekletmeli, geçerli olan mesajları işletmeye devam etmeli, hataya yol açan mesajı, istenirse bir başka modüle yönlendirebilecektir. Ayrıca bunun da raporunu sunabilecektir. (Recoverable Interchange Processing)
Sistem yönetimi ve aktarımı (deployment), ürün yönetim konsolu üzerinden, uygulama geliştiricilere ve uygulama geliştirme ortamına ihtiyaç olmadan yapılabilecektir. Aktarımı yapılacak uygulamalar, konsol üzerinden kolay bir şekilde, kurulumu yapılabilecek paketlere tek bir tıklamayla üretilebilmeli, beraberinde bağlantı dosyalarını da paket haline getirip, aktarım sunucusuna gönderebilecektir. (Application Export – msi, dependency files.)
Kurumsal entegrasyon çözümü, istendiği kadar genişleyebilen (ölçeklenebilir) bir entegrasyon yapısı olacaktır ve entegrasyon parçaları birbirinden bağımsız olabilecektir.
İş Aktiviteleri web uygulamaları üzerinden monitör edilecektir.
Ofis uygulamaları ile 2 yönlü raporlama, entegrasyon özelliği olacaktır.
Portal uygulamalarına veri aktarım özelliği olacaktır.
Dağıtık işlemler(transactions), yenilenebilme ve kurtarılabilme, 2 fazlı işlem tamamlama (commit) yeteneği, geri alma ve telafi edebilme özelliklerine sahip olacaktır.
Durum değişikliklerini hata ve uyarı mesajlarını, elektronik posta ve olay yönetim araçlarına (event monitoring) bağlayabilme özelliği olacaktır.
Muhtelif platformlara bağlantı için adaptör geliştirebilme ortamı, API desteği ve dokümantasyonu olacaktır. 3.parti adaptörleri bünyesinde barındırabilecektir.
Ürünün her özelliği için dokümantasyonu bulunacak, kullanıcı istediği anda, ürün içindeki grafik ara yüzünden hem lokal hem online ürün bilgisine ulaşabilecektir.
Evrak Yönetim Sistemi:
Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar için, tüm kurum personelin dâhil olduğu bir çalışma ortamı oluşturulabilecektir.
Tüm yazışmalar elektronik ortamda takip edilecektir.
Belgenin kaydedilmesinden, arşivlenmesine ve postalanmasına kadar geçirdiği tüm işlem adımları sistemden takip edilebilecektir. Bu süreçte, belgenin geçirdiği aşamalar özel simgelerle (örneğin farklı renklendirmelerle) kullanıcının dikkatini çekecek şekilde ifade edilecektir.
Evrak girişi kolay, hızlı ve evrak oluşturma yönetmeliğine uygun olacaktır.
İdareye ait olur-önerge yazıları yönetmeliğe uygun olarak sistemden oluşturulabilecektir.
Evrak giriş işleminde; evrak bilgileri (genel bilgiler, evrak ekleri, öncelik dereceleri, cevap süreleri vs.) girilebilecektir ve kurum içi veya kurum dışı olmak üzere gönderilme işlemi yapılabilecektir.
Süreç içerisinde evrakı paraflayacak veya onaylayacak kişiler, daha önceden tanımlanabilecektir ve evrak hazırlama esnasında otomatik olarak seçilecektir.
Süreli-süresiz evrak takibi yapılabilecektir. Bir evrak sisteme, belirli süreler göz önünde bulundurularak girilebilecektir, bu sürelerin aşılması durumunda evrak için atanan kişilere durum otomatik olarak (mesaj, e-mail vs.) bildirilecektir.
Paraflanan ve onaylanan evraklar, evrak kayıt birimi tarafından birime tanımlanan numara formatına uygun olarak numaralandırılabilecektir.
Numaralandırmada kullanılacak birimin Ön Ek ve Ara ekleri tanımlanabilecektir.
Gelen ve giden evrak numaraları için, ortak numara kullanılma durumunu destekleyecektir. Aynı numaralandırma kullanılmayacaksa, giden evrak için başlangıç numarası belirlenebilecektir.
Birimin, Kurum Doküman Arşiv modeli içerisindeki kök klasörünün belirlenip, evrakların belirlenen bu kök klasör içinde yıl bazında, gelen ve giden evraklar olarak otomatik olarak arşivlenebilecektir.
Gelen evrak Personele, Birime ve Gruba gönderilebilecektir. Havale listelerine çıkacak personeller, birimler veya gruplar daha önceden tanımlanabilecektir.
Birime gelen evraklar birim yetkilisi tarafından zimmet alınabilmeli ve süreç içerisinde hangi evrakın kim tarafından zimmetlendiği görülebilecektir.
Süreci tamamlanan veya gereği yapılan evrak açıklaması ile birlikte kapatılabilecektir.
Evrakların atanma zamanı, işlem yapma zamanı, kapatılma zamanı ve bu zamanlar arasındaki süreler veri tabanında saklanıp kişilerin performans raporları oluşturulabilecektir.
Birimdeki imza atma yetkisine sahip kişiler ve yetki dereceleri belirtilebilecektir.
Sistemde gelen evraklara kolayca erişebilmek için gelen kutusu olacaktır. Evrak gelen kutusu üzerinden alınan evraka, yeni evrak veya cevap evrakı oluşturulabilecek ve otomatik olarak evrak ile ilişkilendirilebilecektir.
Gönderilen evrakın süreci iş akış ekranlarından izlenebilecektir.
Oluşturulan evraka ek doküman eklenebilmeli ve doküman sisteminde saklanabilecektir.
Numara almamış taslak evrak kayıt edilebilecektir.
Daha sonra kullanılmak üzere şablon evrak oluşturulabilecektir.
Gelen evrak havale edilebilecektir. Havale edilecek birim, personel veya grup kişi bazlı tanımlanabilecektir.
Gelen ve Giden evraklar tüm ekleriyle birlikte kurumun arşiv sistemine otomatik olarak arşivlenecektir.
Gelen kutusuna yeni bir evrak geldiğinde sistem tarafından Outlook mesajı ile bildirilecek ve mesaj içindeki kısa yol ile evraka ulaşılabilme veya Outlook görevi olarak atanabilme olacaktır.
Süreç içerisinde dolaşan evrakların durumu, süreçte bulunan kullanıcılara e-mail olarak bildirilebilecektir.
Evrak atanan kişi, belirli sebeplerden dolayı (izin, geçici görev vb.) görev yerinde değilse, evrak daha önceden tanımlanmış kişilere yönlendirilebilecektir.
Her kullanıcı, üzerinden geçen evrakları görme yetkisine sahip olacaktır.
Belirtilen tarih aralığında, kendi biriminde veya başka birimde bir personele vekalet verilebilecek vekalet sistemi olacaktır.
Vekalet alan personel, vekalet veren personele gelen tüm evraklar üzerinde, yetkili olduğu tüm evrak işlemlerini gerçekleştirebilecektir. (Cevaplama, Yeni Evrak Giriş, Arşivleme, Sorgulama). Vekil olan personel, vekâlet ettiği süreç içindeki tüm evrakları sorgulayabilecektir.
Evrak tipi, konu, Evrak numarası, Kayıt tarihi aralığı, Açıklama, Geldiği/Gittiği Yer (Birim, Personel, Kurum Dışı), Evrak Modu, Evrak Çeşidi, Geliş Tarihi, Evrak Tarihi, Cevaplama Tarihi, Vekâlet durumu, Herhangi bir zamandaki vekâlet esnasında işlem yapılan evraklar, İşlem günü zamanında vekalet edilen personele ait evraklar, gelen ve giden olma durumlarına göre evraklar sorgulanabilecektir.
Belirtilen tarih aralığında, kendi biriminde bir personele asistanlık verilebilecek asistanlık sistemi olacaktır.
