14h Lectures (7 sequences)

1 - Négocier le mandat d'audit

• 1 - Négocier le mandat d'audit

• 2 - Établir la liste des vérifications

• 3 - Établir le plan d'audit

• 4 - Bâtir les guides d'entretien

• 5 - Animer la réunion d'ouverture

• 6 - Interviewer

• 7 - Observer, détecter et recueillir les preuves

8 - Reformuler

• 8 - Reformuler

• 9 - Prendre des notes

• 10 - Détecter et évaluer les constats

• 11 - Tenir la réunion de clôture

• 12 - Rédiger le rapport d'audit

• 13 - Conserver ou détruire les documents

• 14 - Apprécier les actions correctives

Capter les attentes

• Capter les attentes

• Objectifs : dans quel but, jusqu'où aller ?
• Audit d'efficacité, de conformité...
• Champ : l'étendue et les limites de l'audit
• Type d'audits : système, processus, produit, diagnostic
• Critères : Choix du référentiel
• Norme, manuel qualité, procédure…
• Risque : Ne pas satisfaire au besoin du commanditaire

Établir la liste de vérifications

• Établir la liste de vérifications

• Comprendre les activités, préparer l'audit et l'accepter :

• 1 : vision large

• 2 : examen de la politique qualité et les objectifs associés

• 3 : examen de l'organisation

• 4 : examen global du SMQ ou examen partiel (audit de processus)

• 5 : notification de l’audit

• Risque : ne pas comprendre l'unité, l'organisme...

Ressources nécessaires disponibles

• Ressources nécessaires disponibles

• L’équipe d’audit

• Constituée de personnes formées et reconnues (exemple forum audits)

• Responsable d’audit : personne d’expérience reconnue ou personne qualifiée (BEQA,Groupe C)
• Auditeurs (tutorat)
• Expert de l'activité, si nécessaire
• Observateur possible

• Risque : ne pas avoir la compétence suffisante pour comprendre le métier

Concevoir le déroulement :

• Concevoir le déroulement :

• Identifier les fonctions auditées concernées
• (ne pas oublier que + de 50% des exigences ISO 9001 concernent le management)
• Bâtir le plan d'audit (date, horaire, domaine, intervenants)
• Prévoir les visites de terrain
• Risque : ne pas avoir le temps nécessaire pour mener l'audit correctement

Maîtriser le fil conducteur :

• Maîtriser le fil conducteur :

• Avec une liste de vérification des points essentiels à auditer (points critiques à approfondir) ou un questionnaire, si besoin (la MQ nourrit une liste de questions sur intranet)
• Avec un formulaire d'enregistrements des informations (rapport d’audit)
• En utilisant l'approche Processus systématiquement (données d'entrée/ données de sortie)
• Risque : hors sujet, investigation non pertinente, ne rien voir

Énoncer "les règles du jeu" :

• Énoncer "les règles du jeu" :

• fixer le cadre, rappeler le mandat
• rappeler tout ce qui doit l'être
• montrer que la mission est structurée et organisée (mais souplesse du plan d'audit)
• rappeler les objectifs : on ne porte pas de jugement !

• Risque : ne pas donner confiance, ne pas avoir accès à l'information

Questionner et recueillir les informations pour évaluer :

• Questionner et recueillir les informations pour évaluer :

• Écouter PDCA
• Écouter les réponses aux questions : claires, courtes, pertinentes, ne doivent pas mettre mal à l'aise ne doivent pas contenir la réponse
• le vocabulaire : utiliser les mots de votre interlocuteur
• Le dialogue audités - auditeurs qui est source de détection de voies de progrès

• Risque : se laisser déborder par l'information, se faire son propre scénario par manque d'écoute

Obtenir et confirmer pour évaluer :

• Obtenir et confirmer pour évaluer :

• rechercher des faits jusqu'à la preuve d'efficacité (recoupement de preuves)
• bannir les impressions, les sentiments, les interprétations…

• Risque : incapacité à justifier le statut de l'écart

Constater à chaud :

• Constater à chaud :

• fait adhérer l'audité au constat de l'écart
• fait adhérer l'audité à la formulation des constats

• Risque : avoir des difficultés lors de la réunion de clôture pour faire accepter l'observation d'audit

Justifier :

• Justifier :

• noter les preuves, les réponses, les références…
• utiliser des supports adaptés

• Risque : avoir des difficultés lors de la réunion de synthèse, pour prouver en réunion de clôture et pour rédiger le rapport