20. PROTOKOL. "Protokol" yunanca protok "ilk, birinci vərəq", kolos "yapıĢdırmaq" sözlərinin birləşməsindən düzəldilmişdir. Kollektivlərdə keçirilən müşavirə, konfrans, yığıncaq, toplantı və iclasların gedişini nizamlamaq üçün sədr və katib seçilir. Sədrin vəzifəsi yığıncağı nəzərdə tutulmuş formada aparmaq, katibin vəzifəsi isə iclasın gedişini sənədləşdirməkdir. Bu yazılı sənəd protokol adlanır. Forma və məzmununa görə protokol bir və ya bir neçə məsələni əhatə edə bilər. Protokolun tərtibi və yazılışında aşağıda göstərilən cəhətlər nəzərdə saxlanılır:
1. "Protokol" sözü və onun nömrəsi vərəqin yuxarısında, ortada böyük hərflərlə yazılır.
2. Təşkilatın adı, yığıncağın keçirildiyi tarix və yer qeyd edilir.
3. Yığıncaqda iştirak edən kollektiv üzvlərinin sayı, rəhbər orqanların nümayəndələrinin adı, soyadı və vəzifəsi göstərilir.
4. Giriş hissədən sonra "Gündəlik məsələlər" qeydi ortadan böyük hərflə yazılır, müzakirə olunacaq məsələ abzasdan verilir. Məsələ birdən çoxdursa, nömrələrlə qeyd aparılır.
5. Gündəlik məsələdən sonra yeni sətirdən abzasdan böyük hərflə "Eşidildi" sözü yazılır.
6. "Çıxış etdilər" hissəsində çıxış edənlərin adı və soyadı sətrin əvvəlində göstərilir, onların çıxışındakı fikirlərin qısa məzmunu aydın qeyd olunur.
7. Sonra vərəqin ortasında "Qərar" sözü yazılır. Məsələnin qərar hissəsi iclasın məqsədini ifadə etməli, bəndlər üzrə yığcam şəkildə yazılmalıdır.
8. Protokolun sonunda sədr və katibin adı, soyadı göstərilir və onlar protokolu imzalayırlar.
Nümunə:
Azərb. DBTİA tələbə-gənclər təşkilatının 18 noyabr 2017-ci il tarixli 8 saylı iclasının Protokolu 2017-ci il dekabr ayının 18-də Azərb. DBTİA Tələbə Həmkarlar İttifaqı Təşkilatının növbəti iclası keçirildi. İclasda 25 nəfər təşkilat üzvündən 23 nəfər və Akademiyanın idman işləri üzrə prorektoru, professor D.Q. Quliyev iştirak edirdi. Təşkilatın sədri Babanlı Y.M. iclasın gündəliyini təşkilat üzvlərinin nəzərinə çatdırdı.
