Ghid metodologic din 15 martie 2006

7.1. Notiuni generale
Proiectul instituţional este un document scris care descrie misiunea, obiectivele, activităţile şi resursele pe care le antreneaza organizaţia - în cazul nostru CM - pentru a functiona în conformitate cu standardele minime de calitate.
De ce un proiect?
Pentru ca CM - ca orice serviciu pentru copil şi familie - este o structura dinamica şi flexibila care nu poate fi caracterizata doar printr-un regulament intern. Adaptandu-ne tendintelor actuale, în managementul organizaţiei se utilizeaza tot mai mult termenul de "proiect".
Proiectul instituţional:
● este un sistem viu, complex, constituit dintr-un ansamblu de elemente interdependente, în permanenta interactiune;
● evolueaza spre un scop final stabilit în conformitate cu obiectivele centrului, cu strategia sa de dezvoltare, dar şi cu contextul în care se desfăşoară, cu nevoile şi problemele comunităţii.
În viaţa unui proiect sunt antrenate în primul rand resurse (umane, materiale, documentare, financiare) aflate la baza derularii activităţilor care vizeaza atingerea obiectivelor.
Proiectul se finalizează cu rezultate evaluabile:
● din prisma impactului activităţilor asupra publicului ţinta (beneficiari direcţi şi/sau indirecti, de exemplu mame rezidente în centru şi copiii acestora) şi asupra celorlalţi parteneri participanti la proiect şi
● din prisma eficientei cu care cele patru categorii de resurse (umane, materiale, documentare, financiare) au fost gestionate.
Proiectul instituţional:
● Este caracterizat de contextul în care se desfăşoară şi de finalitatea sa.
● Poate fi divizat în mai multe subsisteme, care prezinta aceleasi caracteristici.
● Este deschis către alte sisteme exterioare cu care are schimburi permanente (institutii şi organizaţii partenere, comunitatea în ansamblul ei).
● Are propriile sale reguli şi mecanisme de adaptare la lumea exterioara.
● Nu poate fi redus la o succesiune de responsabilităţii şi acţiuni programate legate de o logica a finalitatii.
● Reprezinta un element al schimbarii, un proces creativ şi formativ.
Proiectul instituţional este suportul inovatiei, al schimbarii, al dinamicii activităţii - totul în beneficiul publicului pe care îl reprezinta şi ale cărui interese le promovează. Pentru a aplica standardele minime de calitate la nivelul fiecarui centru în parte se redacteaza un proiect instituţional, care respecta componentele documentului de referinţa.
Astfel, proiectul instituţional va contine urmatoarele capitole, nominalizate în standardele minime obligatorii:
a) definitia,
b) misiunea,
c) principiile,
d) obiectivele de dezvoltare instituţională,
e) activităţile,
f) clientii şi nevoile specifice ale acestora,
g) resursele umane, materiale şi financiare disponibile şi potentiale,
e) relatiile de parteneriat în comunitate.
În stabilirea obiectivelor de dezvoltare instituţională şi a activităţilor, echipa parcurge urmatoarele etape:
● evalueaza situaţia la momentul elaborarii proiectului;
● se identifica problemele (care sunt standardele care nu sunt indeplinite corespunzător);
● se stabilesc obiectivele operationale (astfel încât prin proiectul instituţional să se ajunga la respectarea tuturor standardelor, intervenind asupra situaţiilor problema într-un timp determinat şi specificat);
● pentru fiecare obiectiv se propun activităţile concrete ce vor fi realizate, calendarul, resursele umane, resursele materiale, documentare şi financiare;
● se estimeaza rezultatele şi momentele de evaluare.
Vazut din perspectiva standardelor minime obligatorii, proiectul instituţional este alcătuit din mai multe subproiecte, care interactioneaza şi se completeaza reciproc, astfel încât sa tinda, ca ansamblu, către aplicarea standardelor în contextul specific al institutiei respective.
Orice serviciu (obligatoriu cel de tip rezidential, deci şi CM) trebuie să aibă un registru de consemnare a evenimentelor deosebite. Se vor consemna accidentele survenite în centru, imbolnavirile grave/epidemiile, decesele, fuga din centru cu sau fără parasirea copilului, infractiunile, acuzatiile privind comportamentul inadecvat al unui membru al echipei, etc. (Standardul 21 din standardele minime obligatorii pentru serviciile de tip rezidential aprobate prin ordinul secretarului de stat al Autorităţii Naţionale pentru Protectia Copilului şi Adoptie nr. 21/2004).
7.2. Proiectul instituţional
7.2.1. În cazul infiintarii unui nou CM, proiectul instituţional trebuie conceput din perspectiva standardelor minime obligatorii. Aceste prevederi sunt relativ usor de transpus în textul proiectului, fiindca nu exista probleme initiale, de neconcordanta sau de nerespectare a standardelor. Se construieste astfel, de la inceput, o "cultura instituţională" bazata pe standardele minime obligatorii, care pe parcurs va evolua către o depasire calitativa a condiţiilor "minime obligatorii". Existenta standardelor aprobate prin ordin obliga DGASPC/OPA sa prevada într-un proiect de CM toate componentele legate de condiţiile de locuit, educatie, ingrijire, socializare, sa intocmeasca o organigrama corespunzătoare şi o structura multidisciplinara a echipei capabila să asigure indeplinirea misiunii.
Un aspect deosebit de important fără de care nu poate fi propusa înfiinţarea unui nou CM este compatibilitatea acestui proiect cu strategia judeteana sau locala în domeniul protectiei drepturilor copilului. Datele statistice şi nevoile reale ale comunităţii argumenteaza nevoia de creare a unui serviciu, inclusiv a unui CM. Fiind un serviciu de prevenire a intrarii în dificultate a copilului, acordat mamei şi copilului, acest tip de centru va fi creat în acord şi cu alte strategii judetene - de exemplu în domeniul sănătăţii, deoarece mamele care risca să îşi abandoneze copiii pot fi depistate cu sprijinul medicilor de familie şi al personalului maternitatilor.
Dialogul între actorii comunitari şi complementaritatea strategiilor şi planurilor de actiune la nivel judetean şi local sunt condiţii fundamentale pentru a elabora şi pune în practica un proiect instituţional.
7.2.2. În cazul unui CM deja functional, care trebuie să se incadreze în cerinţele standardelor minime obligatorii, proiectul instituţional devine un proiect de promovare a schimbarii. Componentele la care s-au identificat probleme fac obiectul unor "subproiecte" prin care centrul va ajunge într-un timp determinat la respectarea în totalitate a standardelor minime obligatorii.
Schimbarea se poate produce când misiunea nu mai este aceeasi, când ai o perspectiva diferita asupra beneficiarilor etc. Gestiunea schimbarii este unul din rolurile majore ale managementului, luarea deciziilor se centreaza atât pe rezolvarea problemelor, cat şi pe proiectarea viitorului centrului.
Dezvoltarea unei viziuni asupra viitorului CM, poate ajuta la mobilizarea şi motivarea personalului. În acelasi timp, proiectul de schimbare afectează "cultura organizaţională" deja existenta, dezlantuind atât forte de sprijin, cat şi forte de rezistenta din partea personalului.
În literatura de specialitate se afirma ca toata dificultatea functiei manageriale se poate sintetiza în urmatoarea propozitie: "Pentru a atinge un obiectiv, trebuie mai întâi sa îl ai".
A avea un obiectiv înseamnă a-l constientiza, a-l înţelege, a-l interioriza, a sti sa-l explici şi celorlalţi, determinandu-i sa şi-l asume. Poti atinge un obiectiv doar dacă acesta iti aparţine.
Intr-o organizaţie, obiectivele de schimbare trebuie să fie intotdeauna clar definite, şi aceasta nu doar la nivelul ansamblului centrului, ci pentru fiecare componenta în parte, intr-o maniera operationala şi pe înţelesul fiecarui membru al echipei.
Exemplu: pentru aplicarea standardului 6 coordonatorul propune ca obiectiv "îmbunătăţirea atitudinii personalului în sensul valorizarii mamei în rolul sau de parinte, în spiritul respectarii confidentialitatii şi a demnitatii cuplului mama-copil". Deoarece este formulat general, este necesar ca acest obiectiv să fie "tradus", astfel încât personalul sa inteleaga cum să se adreseze mamelor, ce sa faca şi ce sa nu faca pentru a le incuraja şi respecta, exemplificand cu unele practici negative care ar trebui schimbate.
A avea cu adevarat un obiectiv de schimbare într-un proiect instituţional înseamnă ca acest obiectiv este la fel perceput nu doar de coordonator, ci de toţi membrii echipei.
Pentru a reduce cat mai mult rezistenta la schimbare, este necesar ca elaborarea proiectului instituţional adaptat standardelor să se faca cu antrenarea personalului, în condiţii de comunicare şi transparenta. Un rol important îl au activităţile de formare, de altfel obligatorii şi menţionate în standarde, care trebuie să insoteasca orice schimbare în proiectul instituţional.
7.3. Evaluarea şi re-evaluarea proiectului instituţional
Proiectul instituţional este evaluat/re-evaluat cel puţin o dată pe an, pentru a aprecia gradul de respectare a standardelor minime obligatorii. Aceasta evaluare se face pe toate ariile de interes ale standardului, urmarindu-se indeplinirea indicatorilor. Se va acorda o atenţie particulara acelor componente care au facut obiectul proiectului de schimbare pe parcursul anului, dar fără a le subestima pe celelalte, care functionau corespunzător în momentul evaluării initiale, dar care se puteau modifica.
Evaluarea anuală este în mod obisnuit o evaluare interna, dar în situaţii deosebite (reclamatii, disfunctionalitati grave) se realizează evaluari externe.
Procesul de evaluare interna se bazeaza pe:
● rapoartele de activitate şi fisele de auto-evaluare ale membrilor echipei
● documentele interne ale centrului (evidenta cazurilor, PPI ale beneficiarilor, registrul de evidenta a reclamatiilor, registrul de consemnare a evenimentelor deosebite etc.)
● fise de exprimare a opiniei completate de beneficiare/satisfactia beneficiarilor
Propunem organizarea unei reuniuni de evaluare interna anuală pe baza urmatoarei grile:

*Font 8*

Aria de interes	Posibile teme de dezbatere
A. Locul CM în sistemul judetean/local de servicii: 1. Admiterea în CM 2. Locul CM în sistemul judetean/local de servicii 3. PPI 4. Managementul de caz la nivelul CM	- Procedura de admitere a mamei este functionala? Care sunt dificultatile practice? - Este CM cunoscut în comunitate? - Cum se relationeaza cu celelalte servicii sociale din sistem? - Au fost elaborate PPI pentru toate mamele beneficiare? - Care este rolul managerului de caz şi al responsabilului de caz? - Se aplica procedeele specifice managementului de caz?
B. Domeniile de interventie 1. Gazduirea, ambientul şi asigurarea hranei 1.1. Amplasamentul şi amenajarea interioara 1.2. Masurile de siguranţă şi securitate 1.3. Condiţii de locuit 1.4. Asigurarea hranei 1.5. Menţinerea stării de sănătate 2. Educatia şi consilierea beneficiarelor 3. Integrarea sociala şi profesionala 4. Încetarea rezidentei	- Amenajarea interioara este functionala şi corespunde sau nu misiunii centrului. Care sunt propunerile de imbunatatire? - Au fost respectate masurile de siguranţă din regulament? Au fost cazuri de accidentare, fuga, intrari ale persoanelor nedorite etc.? - Antrenarea mamelor în amenajarea şi întreţinerea spatiilor, pregătirea şi servirea meselor etc. - Au fost probleme în menţinerea stării de sănătate (epidemii, cazuri deosebite) - Care este relaţia cu medicul de familie? - Modul de desfăşurare al activităţilor educative, individuale şi de grup - Modul de desfăşurare al activităţilor de consiliere - Reusite şi nereusite în integrarea sociala şi profesionala a mamelor
C. Managementul CM 1. Proiectul instituţional 2. Managementul resurselor umane 2.1. Structura şi atribuţiile personalului 2.2. Formarea personalului 2.3. Comunicarea interna şi munca în echipa 2.4. Supervizarea profesionala	- Fisele de post ale personalului sunt valabile sau trebuie reactualizate? - Cum s-a realizat formarea personalului şi nevoile de formare pentru anul următor? - Comunicarea interna este sau nu corespunzătoare pentru nevoile personalului şi ale coordonatorului? - Personalul lucreaza în echipa? - Supervizarea funcţionează?
D. Protectia împotriva abuzurilor	- Procedurile pentru prevenirea, identificarea, semnalarea, evaluarea şi solutionarea suspiciunilor sau acuzatiilor de abuz asupra cuplului mama-copil sunt cunoscute şi se aplica?

În abordarea temelor de discutie enumerate se vor evidentia:

● aspectele pozitive (orice evaluare centrata pe punctele forte, inclusiv la o organizaţie, are un important rol suportiv pentru toţi membrii echipei)
● dificultatile intampinate şi cum ar putea fi ele depăşite (prin demersuri interne, care ţin de managementul CM, de ROF/MOF, de rolul personalului şi prin demersuri externe, care sunt în aria de competenţa a directiei, a autorităţilor locale/judetene)
● propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii
La reuniunea de evaluare anuală vor participa membrii echipei, un reprezentant al DGASPC, managerii de caz cu care s-a colaborat şi 1-2 reprezentante ale mamelor beneficiare actuale rezidente. Este de preferat să fie invitata la reuniune una dintre mamele care au beneficiat de servicii în anul care face obiectul evaluării, dar a parasit CM şi s-a reintegrat în familie. Coordonatorul CM desemneaza un raportor intern care va consemna discutiile şi opiniile.

Capitolul 8 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Calitatea ingrijirii cuplului mama-copilul în CM depinde în mod esential de calitatea şi competentele personalului.
Fiecare CM va asigura o gestiune a personalului în concordanta cu criteriile de calitate şi cu cele mai noi tendinte ale managementului resurselor umane. Categoriile de personal care îşi desfăşoară activitatea în cadrul CM sunt stabilite astfel încât să se asigure indeplinirea în cele mai bune condiţii a functiilor specifice acestui serviciu.
8.1. Structura şi atribuţiile personalului
Organizarea personalului se realizează intr-o maniera care să optimizeze interventia fiecarui profesionist individual şi a echipei în ansamblul ei, asigurandu-se atenţia cuvenita mamelor şi copiilor din centru.
Stabilirea sarcinilor profesionale prin prisma asigurarii calităţii:
În stabilirea sarcinilor profesionale se va tine cont de urmatoarele criterii:
- nevoile specifice ale cuplului mama-copil,
- localizarea şi caracteristicile CM,
- functiile exercitate de profesionist şi timpul alocat fiecareia dintre aceste functii (de ex: educatorul desfăşoară o serie de functii în legătură directa cu mama şi copilul, dar pe lângă acestea el trebuie să aibă un timp de lucru bine definit pentru a lucra cu ceilalti profesionisti, pentru a completa fise de observare, pentru a se perfectiona sau specializa etc.),
- interventia personalizata,
- riscul de stress al personalului.
Organigrama de personal - în CM lucreaza o echipa pluridisciplinara formata din:
1. Coordonator CM (profesionist cu studii superioare în domeniul socio-uman)
2. Asistent social (profesionist cu studii superioare, 1 asistent social pentru maximum 5-6 cazuri).
Dacă CM ofera condiţii de gazduire pentru maximum 6 mame, un post de asistent social este suficient; dacă aceasta capacitate este mai mare (8-10 mame), vor fi incadrati 2 asistenti sociali.
3. Psiholog (profesionist cu studii superioare - 1 post) - poate fi angajat cu norma întreaga sau cu norma parţială; aceasta depinde de dimensiunea CM, precum şi de resursele umane existente la DGASPC/OPA.
4. Educator (profesionist cu studii liceale sau postliceale pedagogice de tipul educatorului sau educator-puericultor, 3 posturi) asigura permanenta pe timpul zilei.
5. Asistent puericultor (1 post)
În functie de resursele centrului, în schema de personal pot fi incluse şi urmatoarele posturi;
- Paznic - 3 norme lunare, în contextul asigurarii pazei doar pe timpul noptii.
- Administrator sau magazioner (1 post)
- Bucatar (1 post)

*Font 8*

Ocupatia	Nivel studii	Atribuţii principale
Coordonator CM	Superior	- coordonează întreaga activitate a CM - reprezinta centrul în relatiile sale organizaţionale - asigura respectarea şi aplicarea standardelor minime de calitate - raspunde de managementul echipei şi de buna comunicare interna - verifica şi valideaza documentele referitoare la intrarea/ieşirea cuplului mama-copil, PPI, evaluarea interna, evaluarea personalului etc.
Asistent social	Superior	- exercita functia de responsabil de caz, contribuind la implementarea efectiva a PPI; în aceasta calitate face raportarile către managerul de caz şi asigura evaluarea/re-evaluarea PPI, cu acordul mamei şi, după caz, cu consultarea tatalui copilului/membrilor familiei mamei - realizează anchete sociale şi face demersuri pentru responsabilizarea tatalui şi sensibilizarea membrilor familiei astfel încât sa pregateasca reintegrarea familiala a mamei în cel mai scurt timp şi în cele mai bune condiţii. În acest sens, lucreaza în parteneriat cu asistentul social din cadrul SPAS (sau cu persoana cu atribuţii în asistenţa sociala) din localitatea în care mama şi copilul vor domicilia după parasirea CM - se relationeaza cu alte servicii din comunitate, pentru pregătirea reintegrarii profesionale şi sociale a mamei
Psiholog	Superior	- exercita functia de responsabil de caz - asigura evaluarea şi reevaluarea psihologica a mamei, a evolutiei relatiei afective mama-copil precum şi a gradului de dezvoltare a responsabilitatii materne - consiliaza mama şi asigura terapia de specialitate, pentru depăşirea situaţiilor de criza, consolidarea relatiilor mama-copil, re-integrarea familiala etc. - poate exercita şi rolul de responsabil de caz, cu aceleasi atribuţii menţionate la asistentul social - modereaza grupuri de suport - asigura terapia anti-stress a membrilor echipei de personal
Educator	Mediu	- ajuta mama sa dobandeasca deprinderile de baza pentru cresterea copilului, prin activităţi formative individuale şi de grup - asigura supervizarea mamelor şi supravegherea copiilor în spatiile colective de joaca, raspunzand direct de copiii ale caror mame lipsesc din centru pentru un anumit numar de ore, datorita unor activităţi în comunitate, incluse în PPI - observa comportamentul mamei, noteaza observatiile în dosarul cuplului mama-copil şi informeaza responsabilul de caz asupra situaţiilor mai deosebite, precum şi asupra progreselor înregistrate
Asistent puericultor	Mediu	- asigura comunicarea permanenta cu medicul de familie - are un important rol formativ, invatand mamele să respecte regulile de igiena (igiena personala, igiena copilului, a locuinţei, a alimentatiei) şi de prevenire a imbolnavirilor; activităţile de formare pot fi individuale şi de grup - supervizeaza acordarea de medicamente copilului de către mama şi o invata regulile de observare şi ingrijire a copilului bolnav - pregăteşte intreg personalul şi mamele rezidente în vederea acordarii primului ajutor - se implica în stabilirea meniurilor şi în buna organizare a programului zilnic, astfel încât copiii sa beneficieze de o alimentatie corecta, de activităţi în aer liber, de suficiente ore de somn; colaboreaza în acest scop atât cu mamele, cat şi cu educatorii - verifica şi actualizeaza dosarele cu documentele medicale ale copilului şi mamei
Paznic (dacă postul este prevăzut)	Mediu	- asigura securitatea copiilor şi mamelor rezidente, pe tot parcursul zilei şi noptii - tine evidenta vizitelor în centru şi a iesirii mamelor, verificand ca aceste plecari sunt autorizate de responsabilul de caz sau de un alt membru al echipei (educator, asistent medical) - în general, o persoană angajata pe post de paznic este solicitata să efectueze şi mici reparatii
Administrator/ magazioner (dacă postul este prevăzut)	Mediu	- raspunde de aprovizionarea cu alimente, produse de curăţenie, alte produse consumabile, precum şi de evidenta acestor produse - asigura întreţinerea cladirii, a instalaţiilor şi echipamentelor
Muncitor bucatar (dacă postul este prevăzut)	Mediu	- coordonează pregătirea hranei, conform dietelor stabilite de asistenţa medicală, cu acordul mamelor - invata mamele sa prepare corect hrana şi sa o serveasca corespunzător - împreună cu asistenţa medicală asigura pregătirea practica a mamelor în tehnicile de hranire sanatoasa a copilului, în functie de vârsta sau aplicarea unor diete speciale