İbrahim rağbet 4036531124 Danışman Yrd. Doç. Dr. Ali Korkmaz

2.5.5. Basın Konferansında Konuşma Süresi

Basın konferansında konuşma süresi oldukça önemli konulardan bir tanesidir. En uygun süre on beş dakika, en fazla otuz dakika olmalıdır. Hazırlanan konuşma kısa ise toplantıdan sonra gazetecilere birer nüsha verilebilir, uzun ise konuşma metni konferans başlamadan gazetecilere dağıtılmalı ki önemli noktaların altını çizebilsinler. Ancak kısa konuşmalar daha çok tavsiye edilir. (http://prezi.com)

Basın konferansı bittikten sonra konferansın başarılı veya eksik yönlerini konferansı düzenleyen diğer kişilerle oturulup görüşülmeli ve bir rapor tutulmalıdır. Bu şekilde bir sonraki bir sonraki konferans için hazırlıklı olunabilir. Ayrıca konferanstan sonraki günlerde basın takibi de yapılarak konferansın yapmış olduğu etki ölçümlenmelidir. (Okay ve Okay, 2009: s.108)

Wolfgang Pieper ana hatlarıyla basın konferansı kontrol listesini şu şekilde hazırlanması gerektiğini belirtmektedir: (Aktaran, Okay ve Okay)

1. 
   Neden (basın konferansı yapılmalıdır)
   

• 
  Daha büyük bir binanın yapılması (örneğin yönetim gökdeleni)
  
• 
  Pazara yeni bir ürün getirilmesi
  
• 
  Önemli bir şahsiyetin ilginç konuşması
  
• 
  Kuruluşun, işletmecinin, yöneticinin yıl dönümü
  
• 
  Yeni bir hukuki yapının seçilmesi
  
• 
  Teknik yeniliklerin kullanılmaya başlanması
  
• 
  Toplumsal toplantı
  

2. 
   Katılımcılar (bildirinin türü ve neden vs. ile bağlantılıdır)
   

• 
  Yerel basın, bölgesel basın: örneğin yeni bina, yıl dönümü
  
• 
  Konusal basın: Teknik yenilikleri, ürün
  
• 
  Ulusal basın: Hukuki yapının değişmesi yeni ürün
  
• 
  Tekil şahsiyetler (köşe yazarları, sosyologlar, konunun uzmanları)
  

3. 
   Tarih
   

• 
  Pozitif tarihler: Salıdan perşembeye kadar 10.00-12.00 ve 15.00-17.00
  
• 
  Negatif tarihler
  
• 
  Hafta sonunda
  
• 
  Pazartesi sabahı
  
• 
  Cuma öğleden sonra
  
• 
  Sabah çok erken bir saatte
  
• 
  Akşam çok geç bir saatte
  
• 
  Tatil aylarında
  
• 
  Başka toplantılar ve düzenlemelerle aynı saatlerde de olmasına dikkat edilmelidir (örneğin. Dünya Futbol Şampiyonası)
  
• 
  Temel olarak basına belirlenen günlerde basın için önemli bir konunun olup olmadığın sorulması
  

4. 
   Yer
   

• 
  Trafikle ulaşımı rahat olan bir yer. Tren, otobüs, otoban, tramvay, metro ile rahat ulaşım
  
• 
  Konferans salonunun yakınında otopark yeri ayarlanmış olmalı
  
• 
  Seyahat saatlerinin ve seyahat bağlantılarının (tren, uçak, otoyol) imkanlarının bildirilmesi
  
• 
  Uzak yerlerden gelen basın mensuplarının tren istasyonu, havaalanı, otobüs terminali gibi yerlerden karşılanması.
  
• 
  Çalışanlara özel talimatlar verilmesi, örneğin kapıcı, telefon santrali vs.
  
• 
  Konferans salonuna yönlendirme levhalarının hazırlanması
  
• 
  Oda ve salonların hoş dekore edilmesi
  

5. 
   Süre
   

• 
  Kısa bir basın konferansının en fazla 30 dakikaya kadar sürmesi gerekir
  
• 
  Basın mensupları uzun bir yolculuktan geliyorsa, birlikte yemek yenilmesi
  
• 
  Varış zamanı ile konferansa başlama zamanı arasında uygun bir sürenin bırakılması
  
• 
  Enformasyon malzemesi hakkında uzun süreli tekrarlar vermek yerine, kısa başlıklar aktarmak
  
• 
  Öncelik “soru sorma süresi”ne verilmeli
  
• 
  Büyün basın konferanslarında konuşma süresi iki saati geçmemeli
  

6. 
   Organizasyon soruları
   

• 
  Gazeteciler birer konuk olarak görülmeli ve ona göre davranılmalı
  
• 
  Her gazeteciye, onun fark etmeyeceği şekilde konusunda uzman bir çalışan eşlik etmeli
  
• 
  Atıştırmalık yiyecek ve içecekler (kısa bir basın konferansında) konferanstan önce ikram edilmeli
  
• 
  Oturma ve ayakta durma düzeni basın mensuplarına belli edilmeden konferans salonunda düzenlenmiş olmalı
  
• 
  Gazetecilere ihtiyaç duydukları teknik iletişim imkanları sunulmalı
  

7. 
   İçerik
   

• 
  Konuşmacı
  
• 
  İşletme yöneticisi veya işletme yöneticisinin bir diğer üyesi
  
• 
  Konusunun uzmanı ve yetkili çalışanlar gerektiğinde konuşmacı olarak devreye girebilmeliler (örneğin sorularda)
  
• 
  Ticari vekiller ve konusuna değinilecek olan diğer çalışanlar da konferans salonunda bulunmalı ki kendilerini ilgilendiren sorularda cevap verebilsinler
  
• 
  Gazetecilere yalnızca tek yönlü bilgi verilmemesi
  
• 
  Gizli reklam faaliyetinde bulunulmaması, yalnızca somut bilgilerin iletilmesi
  

8. 
   Gazetecilere Davranış
   

• 
  Gazetecilere ne doğrudan ne de dolaylı olarak emir verilmemesi, örneğin “bu haberi mutlaka yazmanız gerekiyor” gibi.
  
• 
  Daha etkili yöntemler, ilginç bilgilerin verilmesi, mükemmel sunumların yapılması, gerekli evrakların iletilmesi.
  
• 
  Provoke eden veya daha az nitelikle sorularda da yalnızca konuya yönelik olarak cevap verilmeli.
  
• 
  Bilgilerin içeriği ve şekillerin ne kadar iyi olursa olsun, kurumun düzenleyeceği konferanslara zamanla daha iyi gazeteciler kayılacaktır.
  
• 
  Armağanlar
  
• 
  Mümkün olduğunca armağanlar verilmemeli
  
• 
  Yalnızca orijinal ve pratik armağanlar verilmeli
  
• 
  Armağanları yalnızca kuruluş ile bağlantılı olarak iletmeli
  
• 
  Armağanları en iyi “ yanlarında götürebilecekleri bir şey” olarak tanımlamalı
  

2.6 Basın gezisi

İnsanlar duyduklarından çok gördüklerinden etkilenmesi gerçeğine, yani “optik hafızaya” dayanan basın gezileri çok önemli bir noktada durmaktadır. Ivy Lee’nin uygulamalarından günümüze dek, basın gezileri önemini hiç kabetmemiştir. (Peltekoğlu, 2004: s.207)

Basın gezileri bireysel olarak veya grup halinde kuruluşun önemli hedef gruplarına ve medya mensuplarına, kuruluşun diğer birimlerine yönelik olarak çeşitli bilgilerin verildiği gezilerdir. Basın gezisi, kuruluşun basın mensuplarıyla daha samimi ilişkiler geliştirebilmeleri ve basında yer almalarından ziyade; basını bilgilendiren ilişkileri geliştirmek; basına duyurulması gereken konuları ancak bir seyahat neticesinde onlara duyurabilmek, basına yönelik bir konferansın gerçekleştirilmesi ve konferansa ilgililerin ulaşabilmelerini sağlamak için düzenlenir. (Özer, 2009: s.68)

Örgütü tanıma, yönetimle iyi ilişkiler geliştirme amacıyla düzenlenen bir halkla ilişkiler faaliyetidir. Bir fabrikanın gezdirilmesi, bir açılış törenine götürme ya da dışarıdaki bir etkinliğe katılma biçiminde olabilir. (Karalar, 1998: s.264)

Gazeteciler çok işle yüklü kişilerdir. Zamanları değerlidir. Mesleklerini yürütmek için zorunlu olan haberleri almak iççin zaman harcarlar. Zorunlu olan haberlerin yerinde görülerek alınması daha uyundur. Basın gezisi turistik bir seyahat gezisi niteliği taşımamalıdır. Seyahat yapmak için seyahat değil, ancak bu yola zorunlu olunca başvurulmalıdır. Gereksiz bir seyahat düzenleme halinde gazeteciler iş bakımından yüklü oldukları için ilgi göstermeyeceklerdir.

Basın seyahati ancak iki nedenle gerekli olabilir. Birincisi haberin bir yerle ilgili olması, o yere bağlı olmasıdır. Örneğin bir fabrika ya da bir şantiyenin ziyareti, merasimli bir gösterinin yapılması seyahati gerektirir. İkicisi olarak ise haberlerin bir mal ile üretilen bir malzeme ile ilgili olması halinde basın seyahati gerekli olabilir. (Tortop, 1973: s.61)

Basın görevlilerine işletmenin çekici, modern bölümleri, kuruluşun müdürü, yöneticileri, rehber ve teknisyenlerin görüşmeleri sonucunda seçilerek, halkla ilişkiler görevlileri ile birlikte gezdirilir. Bu arada halkla ilişkiler görevlisi de ilgili haberi, fotoğraf, bilgi ve dokümanları toplayarak bir çalışma yapabilir. Örgüt ile ilgili bütün bilgilerin anında, doğru ve gerçek olarak verilmesi, gösterilecek yerlerin daha rahat çizilmesi için kalabalık gruplar halinde değil, belli sayılarda oluşan küçük gruplarla yapılan gaziler daha aksaksız ve etkili olmaktadır. (Gürüz, 2003: s.69)

Ulaşımdan konaklamaya kadar ayrıntılı bir düşünmeyi gerektiren ve organizasyonun büyük önem taşıdığı basın gazilerinde giderler, kimi zaman geziyi düzenleyen kuruluş tarafından, kimi zaman ise, davet edilen gazetecilerin üyesi olduğu kurumlar tarafından karşılanır. (Peltekoğlu, 2004: s.208)

Basın gazilerinin organizasyonu çok ince ve ayrıntılı bir şekilde hazırlanmalıdır. Organizasyonu hazırlarken halkla ilişkiler uzmanları şu noktaları göz önünde bulundurmalıdırlar: (Tortop, 1973: s.61-62)

• 
  Basın seyahatinin günü, program ve süresi zamanında bildirilmelidir.
  
• 
  En az 15 gün önce hatta bazı hallerde birkaç gün önceden bildirilip programla ilgili görüşler alınmalıdır.
  
• 
  Seyahat günlerinin sayısı azaltılmalı ve günlük programlar fazla yüklü olmamalıdır
  
• 
  Seyahat sırasında gerekli dokümanlar verilmelidir. Fazla kitap ve broşürlerle yüklü yapılmamalıdır
  
• 
  Her şeyi göstermek istemek yerine gazetecileri ilgilendiren gerçek bilgileri vermek tercih edilmelidir
  
• 
  O seyahatin başlangıcından önce her şey düşünülmeli ve her haber için en iyi sonuç biçimi öngörülmelidir
  
• 
  Küçük gruplar halinde geziler düzenlenmelidir. Örneğin 60 kişilik bir basın ekibi varsa 15’er kişilik gruplar halinde dolaşılmalıdır
  
• 
  Gazetecilerin aldıkları bilgileri aktarma olanakları sağlanmalıdır
  
• 
  Ziyaret sırasında konuşmacılar gezinti sırasında kısa ve akılda kalıcı cümleler kullanmaya özen göstermelidirler
  
• 
  Seyahat sırasında veya sonunda gazetecilere birer hediye vermek etkililik açısın daha hoş bir hava yaratmaktadır.
  

Türkiye’de 187 gazetecinin basın gezilerine yönelik davetler alma ve bu gezilere katılım oranı çok yüksek değildir. Bu gazetecilerin %33,6’sı şimdiye kadar bu tip davetleri hiç almadıklarını, alınanların ise %27’sinin genellikle basın gezilerine gitmedikleri ortaya çıkmıştır. Bu durumda halkla ilişkiler uzmanlarına düşen görev, bu tip seyahatlerin basın mensupları için daha cazip, daha çok bilgi ve haber içerikli bir hale getirilmesini sağlamaktır. (Okay ve Okay, 2009: s.118)

Tablo 3: Basın gezileri davetleri ve bunlara hangi durumlarda gidildiği

Halkla ilişkiler amaçlı basın gezilerine yönelik davetleri ortalama olarak ne sıklıkla alıyorsunuz? %		Bu davetiyelere hangi durumlarda gitmeyi tercih ediyorsunuz? %
Hiç almıyorum	33,6	Genellikle gitmeyi tercih etmiyorum	27
Günde birkaç tene	2,1	Tüm yurtdışı gezilerine	2
Haftada birkaç tane	5,9	Çalıştığım alanla ilgili konulardaki tüm gezilere	59
Haftada bir	3,7	Tanıdığım halkla ilişkiler temsilcisinin düzenlediği gezilere	10
Ayda bir	48,1	Yanıtsız	2
Yanıtsız	7,5

2.7. Basın Dosyası

Kuruluşların düzenlediği basın konferansı, basın gezisi ve basın toplantısı gibi etkinliklere katılan basın mensuplarına gönderilen ve katıldıkları etkinliklerle ilgili belge, yazı, resim gibi materyalleri içeren dosyalardır. (Biber, 2003: s.10)

Halkla ilişkilerin basınla ilişkilerinde basın bültenlerinden çok daha ayrıntılı bilgi taşıyan basın dosyalarının iletinin aktarılmasında önemli bir yeri ve desteği vardır. Bir basın dosyası olayları derinliğine ele aldığından uzunca bir konuşma değerindedir. Gazeteciye konu hakkında az zaman da tümü kapsayıcı bir bilgilendirme olanağı sunar.

Basın dosyaları, basınla ilişkilerde kullanılan diğer iletişim araçları gibi yeni ve ilginç olanı verdiği ölçüde kabul görür. Özellikle basın toplantıları, basın gezileri, hatta basın yemekleri için tamamlayıcı unsurdur. Haberin ya da olayın belli yönlerini ortaya çıkararak, etkinlik sırasında ele alınan konuları birleştirici/bütünleştirici bir rol oynar (Çamdereli, 2000: s.102).

Bir dosyasının arkasındaki strateji, çoğu medyanın bir bülteni tam olarak kullanmayacağı bilincine dayandırılmaktadır, fakat medyanın haberleri için yeniden yazılacak materyalin buradan sağlanacağı da unutulmamalıdır. Bir basın editörlerinin kullanacağı bilgileri seçmelerine yardımcı olacak şekilde hazırlanmalıdır.

Bir basın dosyasında buluna bilecek başlıca malzemeler şunlardır (Okay ve Okay, 2009: s.119):

• 
  Basın bülteni
  
• 
  Toplantıya ya da seyahate katılan kişilerin listesi
  
• 
  Kuruluş hakkında önemli ve kısa bilgileri ter aldığı broşür veya rapor
  
• 
  Konu ile ilgili kuruluşun çıkarmış olduğu yayınlar
  
• 
  Konuşmacıların konuşma metinleri ve bu kişiler hakkında özgeçmiş
  
• 
  Kurum yayını
  
• 
  Fotoğraflar
  
• 
  Kuruluş hakkında bilgi veren CD, DVD veya USB bellekler
  

Bir basın toplantısında başlıca haber, çoğunlukla yeni bir ürün ya da ürünlerin sunulması ve onların işlevleri olacaktır. Böylesi bir durumda egemen haber budur ve özellikle teknik açıdan dillendirilecektir. Buradan kuruluşun kimliği kısaca tanıtılacak, yeni çalışmaları, ulusal konumu, geçmişteki çalışmaların sonuçları, büyüme oranı vb.ne gelinecektir. Bu noktada ürün/ler ve kuruluşun yapıp ettikleri konusunda toplantı süresince irdelenemeyen ayrıntılı bilgilere ve nitelikli fotoğraflarla dolu basın dosyası haberin basına yansımasında önemli bir görev üstlenecektir (Çamdereli, 2000: s.103)

Basın dosyaları gazetecileri yapılan faaliyetler hakkında bilgilendirmeyi amaçlar, ancak bu bilgilendirme faaliyeti de aşırıya kaçmamalıdır. Çok kalın olan, şişirilmiş basın dosyalarını gazeteci yanında taşımak istemeyecektir ve yapacağı ağırlık nedeniyle onu belki de çok fazla yanında bulundurmayıp, bir yerde bırakacaktır. Bu bakımdan bu tür dosyalara yalnızca çok gerekli olduğu düşünülen malzemeler yerleştirilmelidir (Okay ve Okay, 2009: s.118-119).

Brunn’a göre Almanya’da küçük bir günlük gazetenin bir bölümüne yaklaşık olarak üç kiloluk basın dosyaları gelmektedir. Bunların arasında yapılan seçimlerde elde kalan da en fazla 100 gram olmaktadır. Bu durumda sekiz-on bölümü olan gazetenin bir günde alacağı basın dosyası malzemesi yaklaşık olarak 30 kilo olacaktır. Buna kitap gönderileri ve ürün tanıtımları dâhil değildir. Bunun, bir haftada yaklaşık olarak 200 kilo basın dosyasının çöpe gittiği, yıla vurularak hesaplandığında ise bunun on ton veya iki file ağırlık geldiği hesaplanmıştır (Aktaran, Okay ve Okay)

Basın dosyaları ayrıca, gazetecilere salon girişlerinde ya da toplantı öncesinde dağıtılmamalıdır. Çünkü katılımcıların çoğu sunuş sırasında dosyayı karıştırmaya başlayacak ve konuşmayı üstünkörü dinleyecek, belki de konuşmanın tam ortasında toplantıyı terk edecektir (Çamdereli, 2000: s.103).