Alacaklar ile ilgili tahakkuklar, ilgili birimlerce yapılmakta, tahakkuk yapıldıktan sonra tahsil aşamasına gelmekte, tahakkuklar yetkili olmayan kişiler tarafından müdahale edilemeyeceği ve yetkili kişilerinde belge eklemeden ve onay almadan azaltan belge düzenleyemeyeceği için tahsilat yapıldıktan sonra şayet arada bakiye kalmış ise ve vade tarihide geçmiş ise bilgisayar programı kalan miktara otomatikman gecikme zammı uygulamakta olup, şayet bakiye yok ise mükerrer olarak tahsil etmekte mümkün değildir. Aynı sicilde aynı modül ve döneme ait gizlenmiş, mükerrer tahakkuk veya tahsilat yapmaya program izin vermemektedir.
Bilgisayar sisteminde gecikme zammı ve gecikme faizi otomatik olarak işlenmekte olup zamanaşımı belirli periyotlarla manuel olarak kontrol edilmektedir. Süresi içerisinde ödenmeyen bütün alacaklarımızda gecikme faizi sistem tarafından otomatik olarak işlenmekte olup, sisteme yetkisiz kişilerin müdahalesi mümkün değildir.
Kira bedellerinde vadesinde ödenen miktarlar için faiz işlememekte olup vadesi geçtikten sonra yapılan ödemelerde faiz tahsil edilmektedir. erken ödemelerde ise tahakkuk ettirilen miktarın tamamı tahsil edilmektedir.
Alacaklar Gelir Servisi’nde ne şekilde tahakkuk ettirilirse Mali Hizmetler Birimi’nde de o kodlarla sınıflandırılmaktadır. Dolayısıyla alacakların gerçek ve doğru bir şeklinde sınıflandırılarak muhasebeleştirilmesi Gelir Servisi’nde yapılan sınıflandırmaya bağlıdır.
Bu arada hesap yılından önceki yıl kapanış kaydı ile hesap yılı açılış kaydında yer alan tutarların eşit olduğu da görülmüştür.
SONUÇ VE ÖNERİ: Söz konusu olumlu uygulamalara aynen devam edilmesi yerinde olacaktır.
BULGU 84:Alacakların gerçek ve doğru bir şekilde sınıflandırılarak muhasebeleştirilmesini temin eden kontroller kısmen etkili, kısmense etkisiz çalıştığı görülmüştür.
BULGU 84:Alacakların gerçek ve doğru bir şekilde sınıflandırılarak muhasebeleştirilmesini temin eden kontroller kısmen etkili, kısmense etkisiz çalıştığı görülmüştür.
Satış ve kira gelirlerinin encümen kararları ilgili birime gönderilmektedir. Bu birimce karara uygun olarak tahakkuk girilmektedir. Borcu bitince tahsilat kartları ile satış kararı birleştirilerek tapu mal devri yapan birime gönderilmekte ve tutarlar karşılaştırılarak işlem tamamlanmaktadır. Vadesinde tahsil edilmeyen gelirler yıl sonu kapanış ve devir işlemi esnasında 121 takipli alacaklar kaydına aktarılmaktadır. Buna mukabil, bu işlemlerin her durumda zamanında yapılmadığı da görülmüştür. Örnek olarak ekte de yer alan 4410 numaralı muhasebe işlem fişi incelenmiştir. Yapılan görüşmede bunun için yıl sonunun beklendiği söylenmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Usul Yönetmeliğine göre ilgili servislerden yıl içerisinde takibat servisine devredilen gelirlerden alacaklar bu hesaba alacak, 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç kaydedilmelidir. Vadesi 1 yılın altına düşen alacaklar 220’den 120 Gelirden Alacaklar hesabına aktarma işlemi yapılmaktadır. Belediyenin cinsinden alacak veya hesabı bulunmamaktadır.
SONUÇ VE ÖNERİ: Alacakların gerçek ve doğru bir şekilde sınıflandırılarak muhasebeleştirilmesini temin eden kontrollerin tam anlamıyla etkili çalıştırılması uygun olacaktır.
BULGU 85: İç kontrolü zaafa uğratan olumsuz bir durum olarak kuruma ait tüm taşınmazların kayıt altına alınmadığı görülmüştür.
BULGU 85: İç kontrolü zaafa uğratan olumsuz bir durum olarak kuruma ait tüm taşınmazların kayıt altına alınmadığı görülmüştür.
Kuruma ait taşınmazlar kayıt altına alınmamaktadır. Diğer bir deyişle, taşınmazların muhasebe kayıtları alınmamaktadır. Buna mukabil, belediyeye ait taşınmazlar için bilgisayar ortamında gayrimenkul envanteri bulunmaktadır. 2011 yılı Ocak ayı itibarıyla Tapu Kadastro Müdürlüğü’nden yazıyla istenilen envanter bilgilerine göre belediyeye ait 4000 adet taşınmaz bulunmaktadır. Belediyeye ait tüm taşınmazların listesi ekteki belgede temin edilmiştir. Bu taşınmazların kaydı taşınmaz kütüğü defterinde yer almamaktadır.
Esasında ektede görüldüğü üzere, Mali Hizmetler Müdürlüğü’nce İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne, taşınmazların muhasebe kayıtlarına alınması, duran varlıkların muhasebe kayıtlarının yapılabilmesi için tasnifli envanter çalışmasının yapılması, ilgili müdürlüğün koordinasyonunda 02.11.2006 tarih ve 26307 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan taşınmazlarla ilgili yönetmelik ve ekleri doğrultusunda çalışma yapılması gerekliliğini belirten 15.10.2010 tarih ve M.43.0.KUT.0.34.01 – 6536 sayılı yazısından anlaşılacağı üzere, taşınmazların kaydı hususunun sağlanmasına ilişkin sürecin başlatıldığı anlaşılmaktadır. Fakat bugüne kadar kayıtlı taşınmazların envanterlerinin çıkarılarak kayıt işlemlerinin yapılabilmesi için hazır hale getirme işlemi tamamlanmamıştır. Bu bağlamda Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin genel tebliğine göre duran varlıklar amortisman ve yeniden değerlendirme yapılabilmesi için malın cinsi, malın edinme tarihi ve edinme değerinin çıkartılması ve amortismana tabi olacak varlıklar tespit edilerek listelenmesi talebi de henüz gerçekleşmemiştir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Tüm taşınmazların kayıt altına alınması gerekli çalışmalara başlanılması uygun olacaktır.
BULGU 86: Taşınmaz bazında bir dosyalama sisteminin olmadığı ya da yazılım programının kullanılmadığı görülmüştür.
BULGU 86: Taşınmaz bazında bir dosyalama sisteminin olmadığı ya da yazılım programının kullanılmadığı görülmüştür.
İmar ve Şehircilik Müdürü …….ile yapılan görüşmemizde dosyalama sistemi ve yazılım programı çalışmaları için başkanlıkça bir komisyon oluşturulduğu ifade edilmiştir. Buna ilişkin çalışmalarında devam ettiği belirtilmekle birlikte bu durumu tevsik edecek bir belge tarafımıza sunulamamıştır.
