Note de curs Dr. Ioan Pop

CAPITOLUL 6

APROVIZIONAREA ŞI GESTIUNEA STOCURILOR DE MATERII PRIME SI MATERIALE ÎN ÎNTREPRINDERILE MICI ŞI MIJLOCII

6.1. Importanţa şi sarcinile aprovizionării

Aprovizionarea, componentă a funcţiunii comerciale a întreprinderii, asigură echilibrul între necesităţile şi disponibilul de resurse materiale, element esenţial în orice întreprindere mică şi mijlocie. Obiectivul activităţii de aprovizionare se referă la procurarea tuturor materiilor prime şi a materialelor necesare în cantitatea şi calitatea cerută, la un preţ corespunzător şi la momentul potrivit. Pentru realizarea acestui obiectiv, se iniţiază şi se desfaşoară mai multe atribuţii specifice cu grad de dificultate şi complexitate diferit, cum ar fi:

• 
  identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale necesare desfăşurarii activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive;
  
• 
  fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare materială şi energetică a unităţii;
  
• 
  dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale şi energetice;
  
• 
  elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului de folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării (materiale încorporate în produse, deşeuri, pierderi prin ardere, evaporare, etc.);
  
• 
  dimensionarea pe criterii economice a stocurilor de resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare;
  
• 
  alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum şi prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare;
  
• 
  alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice şi asigură certitudinea livrărilor conform contractelor;
  
• 
  elaborarea strategiilor de cumpărare în raport cu oferta internă şi externă;
  
• 
  negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi prin încheierea de contracte comerciale;
  
• 
  urmărirea şi controlul derulării contractelor comerciale de aprovizionare;
  
• 
  analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale a societăţii;
  
• 
  asigurarea condiţiilor de primire-recepţie a partizilor de materiale livrate de furnizori;
  
• 
  organizarea spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea fluxurilor de circulaţie internă, alegerea celor mai eficiente sisteme de depozitare;
  
• 
  organizarea raţională a sistemului de alimentare, cu materii prime şi materiale, a sectoarelor de producţie din unitate, în stricta concordanţă cu programele de fabricaţie;
  
• 
  controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele estimate a acestora;
  
• 
  urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale pe destinaţii de consum;
  
• 
  conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional cuprinzător, simplu şi operativ, care să permită evidenţierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială;
  
• 
  selectarea şi angajarea personalului de specialitate în structura profesională specifică.
  

Structura activităţilor componente evidenţiază faptul că managementul aprovizionării materiale integrează într-un tot unitar fluxul şi controlul resurselor materiale de la momentul iniţierii procesului de asigurare a lor şi până la transformarea acestora în produse finite.

Activitatea de aprovizionare identifică nevoile întreprinderii, găseşte furnizori, negociază cu aceştia, emite (lansează) comenzi către furnizori şi asigură sosirea lor în întreprindere. În acest sens, managerul care răspunde de aprovizionare, trebuie să ţină o evidenţă a furnizorilor posibili pentru fiecare materie primă şi a rezultatelor obţinute prin colaborarea cu aceştia. Întreprinderea mică sau mijlocie beneficiară trebuie să coordoneze nevoile sale cu procesele de producţie ale furnizorilor, inclusiv să controleze dacă furnizorii respectă clauzele contractelor încheiate (cantitate, calitate, termene de livrare, etc.)

În magazinele de desfacere cu amănuntul, de exemplu, aprovizionarea trebuie să ţină seama de schimbările posibile în nivelul cererii formulate de consumatori. În acest context, fiecare tip de produs trebuie analizat separat în privinţa strategiei de aprovizionare care se adoptă pentru el, ceea ce presupune ca persoana care se ocupă cu aprovizionarea să conlucreze strâns cu persoanele care se ocupă de vânzarea produselor la consumatori.

Livrarea de către furnizori a materiilor prime, în momentele în care ele sunt necesare pentru procesele de producţie sau de prestări servicii ale întreprinderilor mici beneficiare ("just-in-time delivery"), poate determina economii substanţiale de costuri la aceste întreprinderi, datorită reducerii costurilor de depozitare si stocare. Printr-o colaborare strânsă între furnizorii de materii prime şi beneficiarii acestora se poate îmbunătăţi eficienţa procesului de aprovizionare.

Desfăşurarea normală a proceselor de aprovizionare necesită organizarea, în cadrul structurii manageriale a firmei, a unui compartiment de specialitate (sau desemnarea măcar a unei persoane) care să răspundă de aprovizionarea tuturor materiilor prime şi materialelor. Aceasta nu exclude posibilitatea colaborării acestei persoane cu angajaţii care lucrează în subunităţile consumatoare de materii prime sau în alte compartimente. Desemnarea unor persoane cu responsabilităţi specifice în domeniul aprovizionării are anumite avantaje, şi anume:

• 
  se pot stabili şi menţine mai uşor relaţii de colaborare cu furnizorii de materii prime;
  

• 
  se centralizează responsabilităţile pentru efectuarea unor îmbunătăţiri în procesul de aprovizionare;
  
• 
  se pun în aplicare cunoştinţele şi aptitudinile unei persoane pregătită special pentru acest domeniu;
  
• 
  se evită pericolul emiterii unor comenzi duble către acelaşi furnizor.
  

Aceste persoane au posibilitatea să se informeze asupra unor tendinţe şi situaţii speciale care pot afecta funcţionarea întreprinderii mici sau mijlocii respective, cum ar fi:

♦ Schimbarea preţului de aprovizionare, care poate duce la adoptarea unor decizii privind aprovizionarea, în sensul de a amâna cumpărarea unor materii prime până când preţurile se reduc, fie de a face aprovizionări în devans, pentru a evita creşterea preţurilor de aprovizionare. Prin aceasta se urmăreşte obţinerea unor influenţe favorabile asupra profitului întreprinderii. Dar aceste influenţe trebuie analizate comparativ cu efectele care pot apărea datorită lipsei din stoc a unor materii prime sau dimpotrivă a constituirii unor stocuri supranormative, care antrenează cheltuieli de stocare ridicate. .

♦ Schimbări în cererea manifestată de consumatori, mai ales pentru produsele sezoniere şi cele supuse influenţei modei, acestea făcând necesară modificarea strategiei de aprovizionare.