Note de curs Dr. Ioan Pop

6.2. Selectarea furnizorilor de materii prime

O întreprindere mică sau mijlocie poate să folosească pentru aprovizionare o singură sursă de aprovizionare (un singur furnizor) sau mai multe surse (mai mulţi furnizori) pentru fiecare material in parte.

Folosirea unei singure surse de aprovizionare pentru un anumit fel de materie primă are următoarele consecinţe:

• 
  determină stabilirea unei relaţii de colaborare mai strânsă cu furnizorul respectiv; dacă apare o insuficienţă de materii prime, situaţia unei aprovizionări urgente este mult mai probabilă, faţă de cazul folosirii mai multor furnizori;
  
• 
  se pot obţine reduceri de preţ în cazul cumpărării unei cantităţi mai mari de materii prime;
  
• 
  dacă de la acelaşi furnizor se pot obţine mai multe materii prime, atunci costul lansării comenzilor se reduce.
  

Practica a dovedit faptul că activitatea de aprovizionare este mult mai eficientă dacă întreprinderea reuşeşte să găsească mai multe surse de aprovizionare pentru aceleaşi materii prime, principalele argumente fiind:

• 
  siguranţa aprovizionării şi calitatea corespunzătoare a materiilor prime, cu influenţe favorabile asupra desfăşurării procesului de producţie sau de servire;
  
• 
  oferirea unor servicii importante asociate cu livrările efectuate;
  
• 
  eliminarea dependenţei faţă de o sursă de aprovizionare, care ar putea genera o stare de "automulţumire a furnizorului", cu consecinţe negative asupra calităţii oferite.
  

De obicei întreprinderile mici şi mijlocii cumpără, comparativ cu întreprinderile mari, cantităţi mai reduse de materii prime, fapt pentru care ele trebuie să menţină relaţii corespunzătoare cu furnizorii (numai astfel ei vor fi interesaţi să le onoreze la timp comenzile). De aceea atâta timp cât este avantajos pentru întreprindere să cumpere de la un anumit furnizor, ea trebuie să o facă.

Furnizorii de materii prime pentru întreprinderile mici şi mijlocii pot fi: întreprinderi comerciale de tip angro sau întreprinderi producătoare, fiecare dintre ele oferind un tip particular de serviciu. Astfel, o întreprindere de comerţ angro depozitează cantităţi mari de materii prime, ceea ce permite o livrare promptă a unei mari diversităţi de materii prime. La rândul ei, o întreprindere producătoare poate livra direct produsele sale , care constituie materii prime pentru alte întreprinderi, fără a folosi intermediari.

Căutarea unor surse de aprovizionare pentru materiile prime necesare unei întreprinderi, duce de obicei la identificarea mai multor furnizori potenţiali. Aceştia trebuie analizaţi comparativ, sub aspectul calităţii materiilor prime, a preţului, a siguranţei în livrare, a condiţiilor de plată, etc. Toate aceste elemente influenţează eficienţa activităţii a întreprinderii beneficiare.

Preţurile cerute de diferiţi furnizori sunt deseori diferite. Preţurile mai mari sunt justificate pentru livrări mai rapide şi sigure, clauze contractuale mai convenabile, calitate mai bună etc.

La alegerea sursei de aprovizionare trebuie avută în vedere şi amplasarea acesteia. Astfel, aprovizionarea de la un furnizor mai îndepărtat poate genera cheltuieli totale (de aprovizionare şi de transport) mai mici decât aprovizionarea de la un furnizor local, dar acesta din urmă poate oferi avantajul livrării mai rapide (ceea ce înseamnă stocuri mai mici şi costuri de stocare mai reduse) .

Este bine ca personalul care lucreaza la achiziţii să-şi cunoască foarte bine furnizorii regulaţi, să-i cunoască personal pe cei care se ocupă de comenzile lor şi care iau deciziile privitoare la acestea, să se menţină la curent cu planurile de producţie, dezvoltarea produselor etc.

Atunci când trebuie să se facă o nouă achiziţie pentru care nu există un furnizor regulat, procedura uzuală este de a trimite o cerere de ofertă unui număr restrâns de posibile surse de aprovizionare. Numele unor posibili furnizori pot fi obţinute pe baza informaţiilor şi experienţei cumpărătorilor şi colegilor lor, de la reprezentanţii comerciali, asociaţii comerciale, din reviste comerciale, ghiduri ale cumpărătorilor şi cataloage.

6.3. Procesul de negociere

Negocierea reprezintă un proces de planificare, examinare şi analiză folosit de un cumpărător (beneficiar) şi de un vânzător (furnizor) pentru a ajunge la o înţelegere acceptabilă, care include toate aspectele tranzacţiei. Negocierea conduce la avantaje pentru ambele părţi implicate, chiar dacă aceste avantaje sunt împărţite inegal. Desi preţul este chestiunea negociată cel mai adesea, se negociază şi alte aspecte cum ar fi: momentul livrării întregii cantităţi comandate, calitatea bunurilor sau serviciilor oferite, volumul achiziţiei, responsabilitatea pentru finanţare, asumarea riscului, promovarea şi proprietatea, siguranţa în exploatare a produsului etc.

Obiectivele urmărite prin negociere de catre beneficiar sunt:

• obţinerea unui preţ echitabil şi rezonabil pentru calitatea cerută;

• impulsionarea furnizorului pentru a onora contractul la timp;

• executarea unui control asupra modului în care se realizează (derulează) contractul;

• convingerea furnizorului asupra necesităţii de a colabora cât mai bine cu beneficiarul;

• crearea şi menţinerea unor relaţii continue şi trainice cu cei mai serioşi furnizori.

Negocierea este absolut necesară în următoarele situaţii:

• 
  când riscurile afacerii şi costurile implicate nu pot fi clar prestabilite;
  
• 
  când beneficiarul contractează numai o parte a producţiei furnizorului, fapt pentru care beneficiarul este interesat atât să obţină materiile prime necesare, cât şi să exercite un control asupra activităţii furnizorului;
  
• 
  când durata ciclului de producţie a materiilor prime care fac obiectul aprovizionării este mare, situaţie în care trebuie negociate clauze pentru ajustarea preţului;
  
• 
  când cererea faţă de produsele oferite de beneficiar se schimbă frecvent, fapt pentru care contractele trebuie să cuprindă clauze privind posibilitatea modificării sau anulării unor comenzi lansate furnizorului.
  

Beneficiarul (denumit şi negociator) poate să acţioneze în procesul negocierii ca o persoană individuală sau ca leader al unei echipe formate din mai mulţi specialişti, aceste două ipostaze depinzând de complexitatea tehnică a materiilor prime sau a materialelor care urmează a fi aprovizionate. În procesul de negociere este foarte importantă cunoaşterea poziţiilor relative în afaceri ale furnizorului şi beneficiarului. Puterea de afaceri a furnizorului depinde de următorii factori:

• cât de mult doreşte furnizorul încheierea contractului respectiv cu beneficiarul;

• cât timp disponibil are beneficiarul pentru a ajunge la o înţelegere cu furnizorul;

• cât de sigură i se pare furnizorului reuşita încheierii contractului.

Cu cât un furnizor doreşte mai puternic încheierea unui contract, cu atât el dovedeşte că puterea lui de afaceri s-a îmbunătăţit. Dacă furnizorul acţionează într-o ramură aflată în progres, atunci el se află într-o poziţie puternică, iar dacă ramura respectivă este în recesiune, atunci puterea de afaceri a furnizorului slăbeşte. Dacă furnizorul află că preţurile sale sunt mai mici decât ale concurenţilor săi, sau că este preferat de către beneficiari, atunci el deduce că încheierea contractului este aproape sigură. În asemenea situaţii este dificil pentru beneficiar să negocieze, întrucât furnizorul nu este dispus să facă concesii, astfel că beneficiarul are o singură alternativă, şi anume de a accepta condiţiile puse de furnizor. Pentru a face totuşi faţă acestei situaţii, beneficiarul poate "ameninţa" cu amânarea încheierii contractului pentru a căuta alte surse de aprovizionare. Asemenea "ameninţări" devin ineficiente, în afara cazului în care furnizorul ştie că există surse alternative pentru beneficiari. Timpul redus rămas până la momentul în care beneficiarul are efectiv nevoie de materiile prime respective îi diminuează puterea de afaceri şi în consecinţă măreşte puterea de afaceri a furnizorului.

Puterea de afaceri a beneficiarului depinde de următorii factori:

• 
  amploarea concurenţei între furnizorii potenţiali;
  
• 
  caracterul adecvat al analizei costului de producţie sau a preţului;
  
• 
  stocul disponibil din materialul de aprovizionat ;
  
• 
  conştiinciozitatea cu care beneficiarul s-a pregătit pentru negociere.
  

O concurenţă intensă între furnizori duce întotdeauna la întărirea puterii de negociere a beneficiarului datorită posibilităţii sale de a alege între mai multe surse de aprovizionare. De asemenea, beneficiarul poate determina intensificarea concurenţei prin identificarea unor furnizori noi, prin fabricarea internă a unor repere în locul cumpărării lor, prin acordarea unui ajutor material şi financiar unor furnizori cu o situaţie financiară mai dificilă etc. Totodată, în situaţia în care beneficiarul dispune în depozitele sale de un stoc semnificativ din materialele ce urmează a se contracta, el are suficient timp pentru a negocia condiţiile sale contractuale, fără a fi presat de posibila întrerupere a producţiei din lipsă de materie primă. Cu cât beneficiarul acumulează mai multe cunoştinţe despre teoria şi practica negocierii, cu atât va fi mai puternică poziţia lui în negociere.

Înaintea întâlnirii pentru negociere, beneficiarul trebuie să evalueze toate elementele relevante şi să identifice punctele forte şi lipsurile propriei activităţi, cât şi ale furnizorilor. Dintr-o asemenea evaluare se pot desprinde elementele necesare formulării strategiei şi tacticii de negociere.