YönetiMİn tariHÇESİ, tanimi ve niteliĞİ

3. Sosyal Çıkar: Örgütün misyonu, üzerinde çalışılan sosyal sorunlar ve hizmet verilen müracaatçılar bağlamında genişler. Örgütün yönetim kurulu örgütün politikasını belirlemede aktif rol oynar. Vurgu örgütün daha nitelikli ve daha çok hizmet sunabilmesidir.

* Sosyal hizmet literatürünü incelediğimizde son yıllarda sivil toplumun sosyal hizmet alanlarındaki sürekli artan işlevi dikkati çekmektedir.

Bilindiği gibi, sosyal devlet veya refah devleti (the Welfare State) deyimi, vatandaşlarının sosyal ve ekonomik anlamda refah içinde yaşamalarını hedef alan devlet anlayışını ifade eder. Bu anlayış, fırsat eşitliği ve refah dağılımı ile gerçekleştirilir.

Kâr Amacı Güden Örgütler

Sosyal hizmetlerde kâr amacı güden kuruluşlar, öncelikli olarak kreş ve gündüz bakımevleri, huzurevleri, bakımevleri, özürlü eğitim ve rehabilitasyon merkezleridir. Kâr amacı güden örgütler olan işletmelerin sahipleri, sivil toplum kuruluşlarının aksine topluma karşı hesap verebilir durumda değildir. Bununla birlikte devlete düzenli olarak vergi ödeme yükümlülükleri vardır. İşletmelerin nihai amacı doğal olarak, para kazanmak olduğu için belirli özelliklere sahip olan müşterilerini sağladıkları hizmete ikna etmek için çeşitli yöntem ve tekniklere başvururlar.

Devlet bazı hizmetlerin giderlerini karşılar. Örneğin Türkiye’de birçok ilde hizmet veren çok sayıdaki zihinsel engelliler özel eğitim ve rehabilitasyonundan zihinsel engeli olan çocukları gündüzlü olarak yararlanan alt sosyoekonomik düzeydeki aileler için devlet, hizmetin karşılığını nakit olarak işletme sahiplerine çocuk başına belirlenmiş bir ücretle ödemektedir. Devlet bunu yaparken doğrudan hizmet sunan değil hizmeti satın alan ve düzenleyen konumda olmaktadır.

SOSYAL HİZMETLER ALANINDA FAALİYET GÖSTEREN SİVİL TOPLUM ÖRGÜTLERİNİN YÖNETİM YAPISI

Sosyal hizmetlerin çeşitli alanında hizmet veren sivil toplum örgütleri kamu örgütleri kadar yaygın olmasa da belirli bir bürokratik yapıya sahiptir. Bu örgütlerde lider ve yönetim kurulu vardır. Bu yapılar örgütün temel karar verme süreçlerinden sorumludur. Çoğunluğu geleneksel bir yönetim şekline sahip olan bu örgütlerin hiyerarşik liderlik biçimine sahip olduğunu söyleyebiliriz .Türkiye Kızılay teşkilatı bu örgütlenmeye önemli bir örnektir. Geleneksel sivil toplum örgütlerinde güç ve karar verme liderin ve üst yönetimin elinde toplanmıştır. Bu güç ve yetki aşağı kademe yönetim birimlerine doğru azalarak aktarılmaktadır. Yöneticilerin hizmet alanlarla bağlantıları sınırlıdır. Bu sosyal hizmet örgütlerinde müracaatçılarla ilişki kurma, müracaatçı sorunlarının değerlendirilmesi ve doğrudan hizmet sunum süreçleri saha çalışanları tarafından yürütülmektedir. Bu tip örgütlenmelerin yapısı aşağıdaki çizimde görülüyor.

Geleneksel sosyal hizmet örgütlerinde müracaatçı, örgütün karar verme sürecinde en az güce sahip unsurdur. Buna karşın lider ve yönetim kurulu örgütün politika ve prosedürlerinde en etkin unsurlar olarak işlev görmektedir.* Geleneksel sosyal hizmet örgütleri toplumsal olarak kabul gören müracaatçılara yine toplumsal olarak kabul gören hizmetler sunar.

Geleneksel örgütler amaçları ve hizmet ettikleri kitle açısından görece muhafazakârdır. Bu örgütler toplumsal olarak kabul gören müracaatçılara yine toplumsal olarak kabul gören hizmetler sunar. Örnek verecek olursak; birçok toplumda LGBT bireylere yönelik örgütler geleneksel sosyal hizmet örgütleri arasında yer almaz. Bu tip örgütlerin hizmetleri arasında intihar veya ötenazi yardımı gibi baskın toplumun değerlerine ters düşebilen hizmetler de yer almaz. Geleneksel örgütlerin ömrü genelde uzundur. Hem hükûmetten hem de toplumun geniş kesimlerinden mali destek aldıkları için daha sürdürülebilir kurumlardır.

ALTERNATİF SOSYAL HİZMET ÖRGÜTLERİ

Geleneksel değerlere bağlı olarak sosyal hizmet sunumu yapan örgütlerin müracaatçı profiline uymayan gruplara yönelik olarak her toplumda çeşitli sivil toplum örgütleri oluşmuştur. Alternatif sosyal hizmet örgütlerinin dört temel özelliğini şu şekilde sıralayabiliriz: 1. Bir grup insanın yeni bir örgütlenmeye kendini adaması 2. Yeni örgütün misyonunun açıkça ortaya konması 3. Örgütün savunduğu değerlerinin geleneksel örgütlerin ve toplumun baskın değerlerinden farklı olması 4. Yeni örgütü destekleyerek olan üyelerin ve gönüllülerin katkı ve katılımını sürekli yüksek tutan karizmatik bir lider Alternatif sosyal hizmet örgütleri kıt kaynaklara sahip bir çevrede var olurlar ve bu nedenle, genelde kendilerini ayakta tutma çabası içinde olurlar. Bu örgütler varlıklarını büyük oranda hükûmet fonları ve genel toplumun desteği çok sınırlı olduğu için gönüllülerine ve üyelerine bağlı olarak sürdürürler

* Feminist, dinî, etnik temele ve cinsiyet yönelimine göre kurulmuş birçok alternatif dernek sosyal hizmetler alanında işlev görmektedir.

6.ÜNİTE

YÖNETİM SÜREÇLERİ I (KARAR VERME, PLANLAMA VE ÖRGÜTLEME)

Yönetim süreci, yöneticilik yaparken gerçekleştirilen işleri ifade etmektedir. Yöneticinin hangi yönetim kademesinde olursa olsun, mutlaka yerine getirmesi gereken belli başlı beş fonksiyonu vardır. Bunlar; planlama, örgütleme, iletişim, eşgüdüm ve değerlendirme-denetimdir.

>Süreçler, hedeflerin elde edilmesine yönelmiş eylemler dizisidir. Örgüt süreçleri fonksiyonel ya da denetimsel olabilir. Başlıca yönetimsel süreçler; örgütleşme, haberleşme-iletişim, denetim, önderlik, planlama ve karar verme gibi süreçlerdir.> Yönetim süreci, belirlenen amaçlara başkaları aracılığı ile ulaşma veya başkalarına iş gördürme etkinliklerinin toplamı olarak tanımlanabilir. Yönetim süreçleri, örgüt yapısının amaca ulaşmak için belli bir yöntemle çalıştırılması ile ilgili etkinliklerin tümü olarak açıklanmaktadır.

*Sosyal hizmet yöneticisi de örgütün amaçları doğrultusunda sağlıklı kararlar almak, planlamayı iyi yapmak, örgütü, amaçları gerçekleştirebilecek biçimde örgütlemek, iyi bir iletişim ağı oluşturarak kanalları sürekli açık tutmak, örgütteki farklı işgörenleri etkileyerek onları güdülemek, örgüt içi ve dışındaki bütün etkinlikleri eşgüdümlemek ve sosyal hizmetle ilgili bütün etkinlikleri sürekli olarak değerlendirmek ve değerlendirme sonuçlarına göre yönetim sürecini yeniden gözden geçirmek işlevlerini en iyi biçimde yerine getirmek durumundadır.

YÖNETİM SÜREÇLERİ

Henry fayol'a göre yönetim süreçleri aşağıdaki unsurlardan oluşmaktadır:

Planlama: Geleceğin araştırılması ve işleyiş planının hazırlanması için yapılan işlerdir.

Örgütleme: Örgütün insan ve madde kaynaklarının amacını gerçekleştirecek şekilde düzenlenmesi ya da yapılandırılmasıdır.

Emir Verme: İşgörenlere işlerini yaptırmadır.

Eşgüdümleme: Örgütteki tüm etkinlikleri bütünleştirme, birbiriyle ilişkilendirmedir.

Kontrol Etme: Her şeyin önceden belirlenmiş esaslara uyumlu olarak yapılmasını sağlamadır.

Yönetim süreçlerini irdeleyen ve belirleyen bir diğer öncü de Luter Gulick’dir. Gulick’e göre bunlar; planlama, örgütleme, personel alma (kadrolama), yöneltme, eşgüdümleme, raporlama ve bütçelemedir.

Yönetim süreci olarak adlandırılan yönetsel faaliyetler şu temel özelliklere sahiptir:

1) Yönetim amaca yönelik bir faaliyettir: İşletmenin hangi yöne gideceğini gösteren, işletmenin ulaşmak ve gerçekleştirmek istediği sonuçlardır.

2) Yönetim bir grup faaliyetidir: Yönetim sürecinin uygulanabilmesi için birden fazla insanın olması gerekir

3) Yönetim faaliyetinin beşerî özelliği vardır: Yönetim faaliyetinin gerçekleşmesinde temel unsur insandır.

4) Yönetim bir iş bölümü ve uzmanlaşma faaliyetidir: İşler, insanlara bilgi ve kabiliyetleri doğrultusunda dağıtılır. Etkili bir yönetici yönetim süreçlerini iyi tanıyan ve kullanabilen kişidir.

*Yönetim süreçlerini irdeleyen ve belirleyen bir diğer öncü de Luter Gulick’dir. Gulick’e göre bunlar; planlama, örgütleme, personel alma (kadrolama), yöneltme, eşgüdümleme, raporlama ve bütçelemedir.(POSDCORB)

Bir başka araştırmacı Russell T. Gregg ise yönetim süreçlerini; karar verme, planlama, örgütleme, iletişim, etkileme, eşgüdümleme ve değerlendirme olarak yedi ögeden oluştuğunu ileri sürmüştür.

KARAR VERME

Karar verme, bilinçli bir zihinsel faaliyetin sonucudur ve bir amaca yöneliktir. Olay veya sorun ile ilgili bilgileri yorumlayarak ve kıyaslama yaparak bir yargıya varma süreci olan karar verme yapılan değerlendirmeler sonucunda hüküm vermedir

Bu anlamda karar verme, bir örgütteki yaşamı yönlendirme ve kontrol etme sürecidir. Bu yönlendirme ve kontrol etme süreci; örgütün amaçlarını gerçekleştirme etkinlikleri sırasında karşılaşılan sorunların çözümünü kapsar> Yönetim için hayati öneme sahip olan karar süreçlerinin tanınması ve uygulanması şüphesiz ki örgütte alınan kararların isabet derecesini ya da güvenilirliğini arttıracaktır

Örgüt üyelerinin örgüt yönetiminde karar sürecini etkileme boyutları şu şekilde gerçekleşebilir:

1. Bilgi sağlama: Yönetimin karar aşamasında tartışma konusu olabilecek bilgileri işgörenlere vermesidir. 2. Tavsiye ve danışma: Görüş ve fikir alışverişinde bulunma ve yöneticinin değişik düşünceleri değerlendirme olanağı bulmasıdır. 3. Birlikte karar verme: Yöneticinin personel ile birlikte karar vermesidir. 4. Özyönetim: Örgüt üyelerinin örgütle ilgili kararları bizzat kendilerinin alabilme yetkisidir

*>Kararların niteliği, kurumun hiyerarşik yapısına göre değişir. Genellikle üst düzeyde ilke kararları (stratejik) verilirken orta kademelerde taktik kararlar, alt kademelerde de teknik ve rutin kararlar (operasyonel) verilir. Yani üst kademelerde planlamaya yönelik, orta ve alt kademelerde ise uygulamaya yönelik kararlar verilir.

*Karar verme, bir sorunun çözümüne ilişkin olası yollardan en uygun olanın seçilmesidir. Karar verme, çeşitli amaçlar, bunlara ulaştıracak yollar, araçlar ve imkânlar arasında seçim ve tercih yapmakla ilgili zihinsel, bedensel ve duygusal süreçlerin toplamıdır.

Karar Vermenin Aşamaları

1) Problemin Anlaşılması: Sorun, bir bireyin amaca ulaşmasını engelleyen veya bireyi rahatsızlığa iten bir durumdur. Bir karar verme işleminin gerçekleşmesi için öncelikle karar almayı gerektiren bir durumun olması gerekir. Ayrıca alınan kararın etkin olabilmesi için de sorunun iyi tanımlanması gerekir. Sorunun boyutlarının tanınması için örgütün amaçlarını ne derece engellediğini, işlerin ne derece aksadığını, çalışanların birbirleriyle ilişkilerini ne derece bozduğunu ortaya çıkarmak önemlidir. Yöneticilik, problemin gerçek nedenlerini bulabilme becerisini de gerektirmektedir.

2) Probleme İlişkin Bilginin Toplanması: Bu basamakta sorunun nitelikleri, çeşitli yönleri araştırılır ve konu hakkında bilgi toplanır. Böylece karar vermeye temel olacak birtakım ön düşünceler saptanır. Bu bilgi kaynakları yolu ile sorunun çözümüne ilişkin ve sorunla ilgili bilgiler toplanır. Örgüt bir iletişim ağıdır. İnformasyon ve kararların akımını sağlayan ana kanal da hiyerarşidir. Yöneticiye objektif ve doğru bilgi vermek konusunda astlara çok önemli görevler düşer.

3) Bilgiyi Çözümleme ve Yorum: Bu aşamada elde edilen bilgiler gruplanır, bu gruplardan her birinin problemin çözümü üzerine olan etkisi ayrı ayrı incelenir ve bu bilgilere dayalı olarak sorunun çözümüne yönelik çözüm seçenekleri belirlenir. Sosyal hizmet alanında bir problemi çözmeye çalışırken bu konuda müracaatçıya ait tüm bilgiler toplanamaz ve bunlar ciddi bir analiz ve yoruma tabi tutulamazlarsa konulacak teşhis ve dolayısıyla alınacak karar yanlış olabilir.

4) Seçeneklerin Değerlendirilmesi: Çözüm yollarından ya da olasılıklarından her biri ayrı ayrı zihin süzgecinden geçirilerek problemin çözümünde ne katkı sağlayacağı, düşünülen çözüm ve seçeneğin belirlenmesi amacına dayanır.

5) En İyi Seçeneğin Bulunması: Sorunun çözümüne uygun ve en etkin katkı sağlayacağı düşünülen çözüm ve seçeneğin belirlenmesi amacına dayanır.

6) Uygulama: Çözüm yolları arasında tercih yapılarak en uygun çözüm yolu belirlendikten sonra kararın uygulanmasına geçilir. Uygulanan çözüm yolu karar açısından beklenen sonucu vermiyorsa ilk karar tekrar gözden geçirilip değişikliğe gidilebilir. Birçok kaynakta uygulama sürecinden sonra değerlendirme aşamasına da yer verilmektedir. Değerlendirme ile verilen kararın uygunluğu, başarısı veya başarısızlığı konusunda bir kanaate varılır.

Karar Verme Sürecini Etkileyen Etmenler

• Kararın Önemi Kullanılacak kaynakların niceliği, karardan etkilenecek insan sayısı, kararın maliyeti, kararın yol açacağı sorunların büyüklüğü ve karar için gerekli zaman buna örnek olarak verilebilir.

• Zaman Baskısı Yöneticilerin çoğu, kararların çoğunu başkaları tarafından sınırlanan zaman aralığında oluşturmak durumundadır. Karar oluşturma sürecinde, zamanın baskısı nedeniyle yöneticiler yeteri kadar bilgi toplamayacak veya ek seçenekleri göz önünde bulunduramayacaklardır.

• Yöneticinin Değerleri Karar, karar veren kimsenin kişiliği ile çok yakından ilgilidir. Karar veren kimsenin karar konusu ile ilgili olarak eski yaşantıları, kişilik özelliği, değer yargıları, yaratılışı, geleceğe ait plan ve hazırlıkları, riske karşı tutumu verilecek kararda etkilidir.

• Bireyler ve Gruplar Karar verme davranışını, bireylerin algılama, güdüleme kavrama gibi psikolojik özellikleri ile onların örgütte ve grupta bulunmalarından doğan özellikler etkiler. Ayrıca yine birey ve gruplardan kaynaklanan beklentiler de karar verme sürecini psikolojik olarak etkilemektedir.

• Örgütün Yapısı Örgütün yapısından kaynaklanan engeller, iletişim ağı, örgütün hiyerarşik yapısı, yönetsel ilişkiler ve uzmanlaşma karar verme sürecinde etkin role sahiptir. Örgütün büyüklüğü, felsefesi ve amaçları gibi özellikler de bu etmen altında sayılabilir.

• Örgütün Çevresi Kararın niteliğini etkileyen etkenlerden biri olan çevresel koşullar, kendi içinde örgüt içi ve dışı çevresel unsurlar olmak üzere iki grupta toplanabilir. İç çevre unsurları ile tanımlanmak istenen, örgütsel yapı, yapı içindeki yetki dağılımı, davranış boyutları, iletişim biçimi, kararların oluşturulma biçimi vb. örgütsel özelliklerdir. İç çevre unsurlarından biri, yöneticinin bulunduğu pozisyonda gerçekleştirilen işler, kullanılan yetkiler ve yüklenilen sorumlulukların düzeyidir. Her pozisyonun belirli sayıda ve nitelikte kararlar oluşturması söz konusudur. Yönetici pozisyonun gerektirdiği kararı alabildiği ölçüde etkin olabilecektir. Dış çevre unsurları ile tanımlanmak istenen örgütün faaliyetlerini etkileme olasılığı bulunan tüm çevresel değişkenlerdir.

• Algısal Engeller Karar vericinin problemi veya problemi çözmek için gerekli bilgileri açık bir şekilde algılamasını etkileyen engellerdir.

• Entelektüel Engeller Sözlü ve yazılı ifade, çözüm üretme, lisanı kullanma, soyut düşünebilme gibi alanlardaki yetersizlikler bu türden engellerdir.

• Aşırı Koruyuculuk Aşırı koruyuculuğun olduğu bir kurumda özgüven ve insiyatif kullanma gibi özelliklerin gelişmesi zordur. Bu da yöneticilerin karar verme gibi insiyatif gerektiren bir süreci gerçekleştirmelerini engeller

Herhangi bir yöneticinin karar vermede izlemesi gereken ilkeler şunlardır. Yönetici; •Grup dinamiğini anlamalıdır. •Güdüleyen, uzlaştıran ve koordine eden bir eylem göstermelidir. •Karar sürecinde katılma olanağı vermelidir. •Demokratik bir hava yaratmalıdır. •Kooperatif yöntemlerin önemini kavramalıdır. •Grup kararlarının sınırlarını çizmelidir. •Kararlarda fikir birliği sağlamaya çalışmalıdır. •Örgütün yapısını iyi kurmalıdır. • Grup değer ve davranışlarını dikkate almalıdır. • Takdir hakkını kullanırken, kamu yararını gözetmelidir.

Karar Verme Modelleri

Yönetici, karşılaşılan sorun ve ihtiyacın durumuna ve ortama göre kararlar aşağıdaki modellerden biri esas alınarak vermektedir:

• Kişisel – otokratik; yönetici kararları tek başına verir. • Danışma yoluyla; yönetici uzman veya astlarına danışır. • Grupla çalışma; yönetici grupla birlikte karar verir veya gruba karar verdirir. Yetki ve sorumluluk kendisinde kalır. • Yetki devri; yönetici astlarına görev ile birlikte görevin gerektirdiği yetki ve sorumluluğu devreder. Karar verirken izlenen diğer yaklaşımlar : • Geleneksel yaklaşım; karar verirken mantıksal neden, kişisel deneyim ve otoritelerden yararlanmaya dayalı bir yaklaşımdır. Bu yaklaşıma göre daha önceki karar verme süreçlerinde takip edilen yollar dikkate alınır. • Rasyonel karar verme; genel amaçların, karar ortamındaki güçlerin ve koşulların dikkate alınması ile alınan kararlardır. • Beyin fırtınası (Brain storming); değişik çözüm yollarını üretmek için yaratıcı bir karar verme tekniğidir. Grup ile neşeli ve informal bir ortamda bir lider öncülüğünde gerçekleştirilir. Beyin fırtınasına katılan grubun üyeleri konu ile ilgili olarak mümkün olduğunca çok fikir ileri sürerler. Dile getirilen her çözüm teklifi grubun diğer üyelerinin yeni düşünceler üretmelerini sağlar. Ancak ortaya atılan düşüncelerin ayrıntılı olarak açıklanması ve savunulması istenmez. Düşünceler hızlı bir şekilde ifade edilir, yazıya geçirilir ve değerlendirilir. • Karar ağacı analizi (K.A.A); karar ağacı analizi tekniğine göre her bir alternatifin avantajları ve dezavantajları belirtilir. Daha sonra en büyük değere sahip olan alternatif seçilir. Karar ağacı analizi bireylere kendi düşüncelerinin yapılandırılması, ihtiyaç duyulan bilgilerin tanınması için bir düzenek sağlar

İyi Bir Kararın Özellikleri

• Karar, örgütün amaçlarını gerçekleştirecek nitelikte olmalıdır. • Karar; açık, kesin ve özellikle uygulayanların kolaylıkla anlayabilecekleri nitelikte olmalıdır. • Kararlar, yapılabildiği ölçüde, kısa zamanda verilmelidir. • Karar, hukuksal, yani mevzuata uygun olmalıdır. • Karar verilirken örgütte çalışan diğer kişilerin görüşleri de önemsenmelidir

PLANLAMA SÜRECİ

*Son yirmi yıllık süreçte, yönetim devriminin güçlü yönü, ekonomik, teknolojik, sosyal ve siyasal alanda yaşanan değişikliklerin, yeni olanakların büyük bir hızla ortaya çıkarması ve yaygınlaştırmasıdır. Bu hızlı değişim ve ekonomik alanda yaşanan gelişmeler, yeni olanaklar yaratmakta ama aynı zamanda riskleri de beraberinde getirmektedir. Planlama, riskleri en alt düzeye indirirken fırsatları da optimum şekilde değerlendirme olanağı verir

Amaçlara ulaşmanın anahtarı planlar ve planlamadır. Yönetim süreçleri planlama ile başlamakta, bunu örgütleme, liderlik ve kontrol takip etmektedir. Yönetimin planlama ile ilgili işlevi, örgütsel performans açısından görevleri ve gelecekle ilgili hedefleri tanımlama ve ihtiyaçları karşılayacak şekilde kaynakları kullanma şeklinde ifade edilebilir. Planlama süreci yönetimin ön koşulu olarak görülmektedir . Yönetimde planlama, örgütün amacının gerçekleştirilmesi için yapılması gereken işleri ve bütün kaynakları sıraya koyma, uygulanacak yöntemleri, genel çizgileri ile belirtme işlemidir. Planlamanın amacı faydalı bilgi ve koordine edilmiş eylem arasında köprü sağlamaktır. Planlama ile yöneticiler geleceğe bakar, olayları tahmin eder, etkinlikleri haritalandırır. "Yönetim geleceğe bakmaktır." sözü, çalışma hayatında planlamaya verilen önemin derecesini belirtmektedir.

Planlamanın Aşamaları

Durumu saptama, geleceği kestirme ve yapılacakları öncelik sırasına göre önerme ve sorun çözme gibi özelikleri kapsayan planlamanın aşamaları da karar verme ve bilimsel yöntem süreçlerinin benzeridir. Hazırlanmış olan planın uygulanmasında yönetici, örgütte çalışan insanları etkiler ve başarı sağlayabilmek için aşağıdaki etkinliklerde bulunur. • İnandırma; anlatma, benimsetme, öğütleme, örnek verme, propaganda yapma. • Özendirme; karara katma, yetiştirme, yararlarını açıklama, algılatma. • Liderlik; yol gösterme, destek sağlama, uygun yöntem seçme, yer ve süre belirleme. Planlama sürecinin aşamaları ise şu şekilde açıklanabilir: 1. Hedef saptama: Hedefler, bir amaca ulaşmak için gerçekleştirilecek somut aşamalardır. Yönetim, kurumun örgütsel ve yönetsel amaçlarını gerçekleştirmek için, ulaşacağı hedefleri önceden saptamalıdır. 2. Hedefleri tanıma: Saptanan hedeflerin her biri için yeterli bilgiler toplanarak hedefler tanınmalıdır. Her hedef bir sorun olarak ele alınabilir. Bu bilgiler toplanırken her hedefin kuruma sağlayacağı yarar, getireceği zarar da değerlendirilmeli ve öncelik sırasına konulmalıdır. 3. Uygulama seçenekleri arama: Bir hedefe ulaşmanın değişik yolları vardır. Bu yolların hangisi planlama ilkelerine uygunsa o seçenek tercih edilmelidir. 4. Kararlaştırma: Yönetici, ussal yaklaşımla, görüş ayrılıklarını ve çatışmaları uzlaştırmalı, en değerli uygulama seçeneğinin bulunmasını sağlamalıdır. 5. Planı yazma ve uygulama: Hedefler ve hedeflere ulaştıracak yollar seçilip kararlaştırıldıktan sonra bunlar, yazılı belgeye dönüştürülür. Plan hedeflerinin gerçekleştirilmesi için gereken işler, yıllara bölünerek yıllık plan yapılır. 6.Değerlendirme: Planın uygulanması sırasında ve sonrasında yapılan çalışmalar, değerlendirilmelidir. Planın uygulanması sırasında yapılacak değerlendirmeler, hedeften sapmaları ve uygulama kusurlarını önler. Değerlendirmeyle elde edilecek bilgiler, saklanmalı ve gelecek yıllardaki planlama çalışmalarında kullanılmalıdır.

Planlamanın Engelleri

Planlamanın engelleri; çevre, yeni hedef geliştirmede isteksizlik, yetersiz ödüllendirme, değişime karşı koyma, zaman ve maliyet olarak belirtilebilir. Planlamanın dört çeşidi bulunmaktadır

1. Kapsadığı Zaman Açısından Planlar Örgütün amaçları doğrultusunda, ulaşmak istediği amaçlar zamana yayılmıştır. Bu nedenle yapılan planlar da bu amaçlar doğrultusunda şekillenir. Ancak unutulmaması gereken şey; plan ve planlamalar ne kadar kısa süreli olursa o derece başarılı olur. Kapsadığı zaman açısından planlar üçe ayrılmaktadır: • Uzun Vadeli Planlar: Genellikle stratejik planlar olarak da anılır. Bu planlar en az 5 yıllık bir süreci kapsar. • Orta Vadeli Planlar: Genellikle 1-5 yıl arasındaki süreyi kapsayacak tarzda hazırlanır. • Kısa Vadeli Planlar (Programlar): Bunlar da orta ve alt kademe yöneticilere ana planı uygulamada yardımcı olmak için daha ayrıntılı olarak genellikle 1 yıl için hazırlanır.

2. Kullanımının Tek veya Sürekli Olmasına Göre Planlar • Tek kullanımlı planlar (Program, bütçe, proje vb.) • Sürekli planlar (Amaç, politika, stratejik plan).

3. Kapsamına Göre Planlar • Genel "işletme planları" (Tüm örgütü kapsar.) • Bölüm veya birim planları (Çocuk yuvasının planları ya da daha küçük hizmet birimlerinin planları)

4. Yönetim Kademesine Göre Planlar • Tepe yönetimince yapılanlar (Amaçlar, politikalar, stratejiler, uzun vadelistratejik planlar. Ör: Sağlık Bakanlığı, Türkiye’nin sağlık politikası, kalkınma planları vb.) • Orta kademe yönetimi. (Tamamlayıcı amaçlar, bölüm planları, politikaları ve stratejileri) • Alt kademe yönetimince yapılanlar. (Kısa dönemli amaçlar, projeler, tarifeler, iş programları)

Planlama İlkeleri

Planlamanın etkisi, ilkelerinin izlenmesine bağlıdır: • Her plan ve sonuçları, örgütün amaçlarının gerçekleşmesine olumlu katkıda bulunmalıdır. • Planlama, yönetim süreçlerinin kaçınılmaz bir basamağıdır. Plan ile kontrol birbirinden ayrılamaz, çünkü plansız eylem kontrol edilemez. • Planlama her yöneticinin görevidir. • Planlama eylemi, yöneticiyi doyuran ve moralini yükselten etkinliklerinden biridir. • Planlama girişilen yüklenmelerin gerçekleşmesini kestirecek kadar uzun bir zaman sürecini kapsamalıdır. • Planlar kontrol edilemeyen çevre değişkenlerine uydurulabilecek kadar esnek olmalıdır. • Yönetici plan uygulamasını sürekli olarak kontrol edebilmeli ve planı önceden kararlı amaçlara göre değiştirebilmelidir.

*Planlama, örgütün gereksinmelerinin tespitini ve önceliklerin belirlenmesini gerekli kılar, uygulamalarda keyfiliği önler ve yönetici değişikliklerinde işin sürekliliğini sağlar.

Sosyal hizmetlerin planlanmasında izlenecek yollar şöyle sıralanabilir:

• Sistemin hedeflerinin saptanması: Bu girişim, ülkemizdeki sosyal hizmetlere ihtiyaç duyanları belirlemek için yapılır. Bu amaçla da ihtiyaçlar, kaynaklar, finans, müracaatçıların sorunları, hizmet sunan kurumların genel özellikleri, değişen müracaatçı profilinin genel belirleyicileri, örgütlerin, hükûmet dışı gönüllü kuruluşlarla olan ilişkisi iyice incelenmeli ve buna göre programlar ve projeler hazırlanmalıdır.

• Sistemin ürünü ve bunların değeri: Bu değerlendirmeyi en doğru yapacak organ önce müracaatçılar, istihdam piyasası, sonra da kamuoyudur.

• Sistemin üzerinde çalıştığı hizmet: Bu hizmet, sosyal hizmete ihtiyaç duyan nüfusun özelliklerini, mevcut kapasite ve yeteneklerinin, çeşitli bilgi ve beceri düzeylerine göre dağılımını gerektirir.

• Hizmet üretim teknikleri: Programların ahenk ve sürekliliği, hizmete ihtiyaç duyanların belirlenmesi, gerekli hizmetlerin sağlanması, finans ve bütçelerinin hazırlanması, geleceğe yönelik plan ve programların hazırlanması bu aşamada ele alınır. Bunların çözümleme veya bileşiminde göz önünde tutulacak en önemli nokta, müracaatçıların yüksek yararıdır.

• Kurulacak sistemin yapısı: Daha çok kaynakların kullanılmasıyla ilgili olup sosyal hizmet yatırım programları, örgütleme, ihtiyaçların karşılanması gibi problemleri ele alır.

• Sistemin verimini değerlendirme: Bu alanda kazanılan yararların saptanması, sistemin parçalarının birbiriyle veya sistemin diğer sistemleriyle karşılaştırılması sonunda elde edilebilir.