Anadolu üNİversitesi yayini no: 2900 AÇIKÖĞretim faküLtesi yayini no: 1857

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramıyla, yönetimin, insan kaynakları yöneti- mi alanında karar vermelerine yardımcı olması için bilgi geliİtirilmesi ve kullanımı- na iliİkin çalıİmalar kastedilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemleri hat ve kur- may yöneticilere iİletmede çalıİanlarla ilgili sağlıklı bilgiler sağlayarak insan kay- nakları yönetimi politikası ve uygulamalarının etkinliğine katkıda bulunur.

Personel kayıtlarının tutulması, yasal zorunluluklar gibi rutin iİler yöneticilerin zamanını almaktadır. Bu karıİık ortamda, ileri teknoloji uygulamaları sayesinde yö- netim rutin iİlerin üstesinden kolaylıkla gelebilir. Tüm yöneticiler daha iyi kararlar verme konusunda bilgi teknolojilerinin desteğini almalıdırlar. İnsan kaynakları bö- lümü de bilgi teknolojilerini rutin iİleri en aza indirmek ve daha isabetli kararlar almak için kullanmaktadırlar.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, insan kaynakları tarafından kullanılan ve yaratılan manuel ve otomatik verilerin parçalarının toplanması, kaydedilmesi, süreçlenmesi, saklanması, analiz edilmesi, yönetilmesi, yayılması ve iletiİiminin sağlanmasını içerir.

‹nsan kaynaklar› bilgi sistemleri terimi; ‹nsan Kaynaklar› Yönetim Sistemleri ‹KYS, Perso- nel Veri Sistemleri PVS, Çal›flan bilgi sistemleri ÇBS ya da Eleman Veri Sistemleri EVS ola- rak da kullan›lmaktad›r.

D ‹ K K A T

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, iİ dünyasının günlük yaİamında sık kul- lanılmaktadır. Bu kavram, İKBS İeklinde kısaltılmıİ olarak da literatüre girmiİtir.

Hangi kavram kullanılırsa kullanılsın anlatılmak istenen yönetim sürecinin bü- tünleyici bir parçası olarak, çalıİanlarla ilgili kayıtların tutulmasından sorumlu olan uzmanların bilgisayar yardımıyla bu iİi yapmalarıdır. Tüm bu kavramlar, sadece çalıİanlarla ilgili kayıtların tutulması ve raporlanmasıyla ilgili bilgisayar uygulama- larını içermez, ayrıca yönetsel karar vermeyi de içerir. İnsan kaynakları bilgi siste- mi, insan kaynakları yönetimini destekleyen bir bilgi sistemidir. Günümüzde iİlet- meler; bordro ve ödemeleri hazırlayan, personel kayıtlarının sürekliliğini sağlayan, iİletme faaliyetlerindeki personelin analizini yapan personel bilgi sistemlerinden, insan kaynakları fonksiyonunun tamamını kapsayacak geliİtirilmiİ insan kaynakla- rı bilgi sistemleri gibi farklı yapıda sistemler kullanırlar.

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, “bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin top- lanması, saklanması, korunması ve güncelleİtirilmesi için sistematik bir süreçtir” biçiminde tanımlanmaktadır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları Planlaması Açısından Önemi

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları bölümüne sayısız fayda- lar sağlar. Her insan kaynakları fonksiyonu faaliyetlerinin tümünde ya da bir kıs- mında bilgisayarlardan yararlanırlar. İnsan kaynakları fonksiyonlarının otomasyo- nu aİağıda yer alan yararları sağlayacaktır (Tonus, 2000):

• 
  Veri doğruluğunda artıİ,
  
• 
  İİlem hızında artıİ,
  
• 
  Daha kullanıİlı ve kaliteli sonuçlar,
  

SIRA S‹ZDE

‹KBS kullanan bir iflletme insan kaynaklar› planlama sürecinde ne tür faydalar sa¤layabilir?

5

Verimlilikte artıİ.

Veri Doğruluğunda Artıİ Sağlaması

Bilgisayar sistemleri genellikle kritik düzenleme ve geçerlilik kurallarını içerir. Bu kurallar sadece sistemin kabul ettiği veri giriİine izin verir. Belirli veri alanları için seçilmiİ kriterler vardır. Örnek olarak, bir insan kaynakları bilgi sistemi, 31 Kasım tarihini ya da doğum tarihi 1853 olan bir çalıİanla ilgili veriyi geri çevirir. Üstelik elle yapılan iİlemlerden daha hızlı veri süreçler ve bu sayede kullanıcılar daha ge- çerli ve doğru verilerle çalıİırlar.
İİlem Hızında Artıİ Sağlaması

Bilgisayarlar; veri giriİi, güncelleme, hesaplama, sınıİandırma ve raporlama konu- larında manuel iİlemlerinden hızlı olabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemi çalıİan- larla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu hız büyük bir avantaj sağlar.

Kaliteli ve Geliİmiİ Sonuçlar Yaratması

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir ve değiİkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler elde edebilirler. Örnek olarak, bilgisayar yar- dımıyla adayları eleyebilirler, ayrıntılı demograİk bilgilere ulaİabilirler, maliyet he- saplayabilirler, iİ kazası ve hastalıklarıyla ilgili faktörleri belirleyebilirler, kariyer planlamasıyla ilgili tercihleri görebilirler, yedekleme yapabilir ve terİ planlayabilir- ler, örgüt İemaları hazırlayabilirler.

Verimlilikte Artıİ Sağlaması

İnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliği arttırmasında üç temel alan söz konu- sudur. Bunlardan ilki; iİ gücünün kalitesinin arttırılması, ikincisi düzenleyici iİlem- lerin kolaylaİtırılması, üçüncüsü ise giderlerin kontrolüdür. Bu üç alanın verimlilik üzerindeki etkisi ise aİağıda yer alan unsurlar yardımıyla gerçekleİecektir.

İİ gücünün kalittesinin arttttırılması;

• 
  Daha uygun kiİilerin iİe alınmasıyla,
  
• 
  Daha iyi eğitim ve geliİtirmeyle,
  
• 
  İstekli personelin elde tutulmasıyla sağlanabilir.
  

Düzenleyici yasal iİlemlerin kolaylaİttırılması:

• 
  Eİit İİ Fırsatları raporlarının hazırlanmasıyla,
  
• 
  Sendikalar ile ilgili uzlaİmaların ve diğer ilave yardımların raporlanmasıyla,
  
• 
  İİçi sağlığı ve iİ güvenliği raporlarının hazırlanmasıyla gerçekleİtirilebilir.
  

Giderlerin konttrolü ise;

• 
  Tam anlamıyla ücret/yardım yönetimi metotları ve analizlerinin uygulanma- sıyla,
  
• 
  Daha uygun eğitim ve geliİtirme yöntemlerinin uygulanmasıyla,
  
• 
  İsteğe bağlı olarak (Ad Hoc) hazırlanan raporlar yardımıyla tüm soruları ce- vaplanabilmesiyle ve
  
• 
  Daha bağımsız kullanıcılara sahip olmayla gerçekleİtirilebilir.
  

İnsan kaynakları planlaması iİletmenin amaçlarını yerine getirmek için, organi- zasyondaki karar vericilere bilgi sağlanmalıdır. Bunun için gerekli veriler, toplan- malı, organize edilmeli, sentezi yapılmalı ve istenilen biçimde, zamanda ve etkili bir biçimde üretilmelidir. İnsan kaynakları planlama süreci gelecekteki personel ihtiyacının organizasyon büyüklüğüne, temel iİ gruplarının gerektirdiği becerilere ve bütünsel olarak organizasyonel ihtiyaçlara göre tanımlanması, analiz ve uygula- mayı kolaylaİtırmak için iİ gücüne iliİkin verilerin diğer karar destek sistemlerine girdi oluİturabilecek biçimde düzenlenmesi gerekmektedir.

Baİarılı bir insan kaynakları yönetimi için iyi bir insan kaynağı planlamasına ih- tiyaç vardır. Çağdaİ planlama kaçınılmaz olarak bilgisayar desteğine gereksinim duyar. İnsan kaynakları planlama konusu pek çok değiİkeni içerir ve iİletmeler bu karmaİık modelleri manuel olarak yapmak çok güçtür. Bilgisayar desteği ile ger- çekleİtirilen iİ gücü planlaması iİletmelere aİağıdaki faydaları sağlayacaktır.

• 
  İnsan kaynağının etkinliğini artırmak,
  
• 
  Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleİ- tirmek,
  
• 
  Yeni personel sağlanmasında ekonomiği sağlamak,
  
• 
  İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyo- nel birimleri beslemesini sağlamak,
  

• 
  Personel bulma seçme, kariyer planlama gibi diğer insan kaynakları faaliyet- leri arasında koordinasyonu sağlamaktır.
  

Tüm veriler toplanmıİ ve tahminler yapılmıİ ise bir kuruluİta, bir insan kaynak- ları planı geliİtirmek için gereken bilgiler vardır. Böyle bir plan geliİmemiİ (ileri düzeyde olmayan) olabilir Karmaİıklık derecesine bakılmaksızın, planın nihai amacı ve İrmanın stratejileri ıİığında tahmin edilen talepleri, mevcut tedarik ile eİ- leİtirmeyi kuruluİ yöneticileri sağlamalıdır. Gerekli beceri düzeyi mevcut iİ gücün- de yoksa çalıİanlara yeni beceriler kazandırmak için eğitmek gerekebilir ya da dıİ alım ile çözüm bulunabilir. Ayrıca plan organizasyon ihtiyacından çok çalıİan ol- duğunu ortaya çıkarmıİsa, ihtiyaç fazlası insan kaynağı vardır.

Dünya çapındaki iİletmeler iİletme faaliyetlerinin önemli bir kısmını web orta- mına taİımıİlardır. Faaliyetlerin web ortamında gerçekleİtirilmesinin temelde iki nedeni vardır. Bunlar,

• 
  bürokrasinin azalması ve
  
• 
  maliyetlerin düİürülmesi ile değer yaratımıdır. Günümüzde pek çok kavra- mın önüne elektronik kelimesinin kısaltılmıİ hâli olarak “e” harİ eklenmek- tedir. E-ticaret, e-iİ, e-devlet, e-öğrenme ve e-insan kaynakları bunlardan bazılarıdır.
  

E-insan kaynakları,

• 
  personele kendi kariyerlerini planlama konusunda yeni fırsatlar sunmaktadır.
  
• 
  yeteneklerini geliİtirmekte ihtiyaç duydukları araçları sağlayarak, kiİisel ge- liİim, bilgi ve becerileri doğrultusunda ilerlemelerine yol göstermektedir.
  
• 
  personel ve yöneticilerin iİletme hedef ve amaçları doğrultusunda ortak ha- reket etmelerinde büyük katkı sağlamaktadır.
  

E-insan kaynakları kavramının iİletme açısından olumlu ve olumsuz yönleri bulunmaktadır. E-insan kaynakları anlayıİı insan kaynakları departmanı içindeki rutin faaliyetleri en aza indirerek zaman tasarrufu sağlamaktadır. Böylelikle bölüm personelinin izlemesi gereken plan ve stratejilere odaklanmasına yardımcı olması iİletme açısından olumlu bir durumdur. Olumsuz olarak değerlendirilebilecek yö- nü ise e-insan kaynakları, iİletme personelin ihtiyaçlarını intranet (kurum içi elek- tronik ağ ortamı) üzerinden sağlayabildiği için ara kademelerde çalıİanları ve in- san kaynakları personel sayısını azaltmaktadır. İİletmeler, İnternet üzerinde yer alan web sitelerinde insan kaynakları bölümünün hazırlamıİ olduğu iİletme içi açık pozisyonlar, eleman ihtiyaç proİlleri, iİ talep-baİvuru formları ve öz geçmiİ göndermeye yönelik e-posta iletiİim adresleri bulundurmaktadırlar. Aktif iİ görüİ- meleri ve mülakatlara kadar tüm iİe alım prosedürleri İnternet üzerinde eİ zaman- lı (online) olarak gerçekleİtirilebilmektedir. İnternet sayesinde personele ait maaİ bordrosu ile ilgili veriler bölge oİslerinden ve mobil çalıİanlardan güvenli bir İe- kilde toplanabilmektedir. İnternet tabanlı programlar ve konferans araçları, perso- nelin daha hızlı ve yaratıcı olarak, birlikte çalıİmalarını sağlayan kazançlı ve verim- li bir iİ ortamı oluİturmaktadır. İnternet iİletmelere personelin kiİisel geliİim ve becerilerin kazandırılması konusundaki planlamalarda yardımcı bir araç pozisyo- nundadır (Tonus, 2010).