Usul ve esasların ilgili maddelerinde mali hizmetler birimince ön mali kontrole tabi tutulması gerektiği belirtildiği halde, belirli tutarı aşan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının harcama birimlerince mali hizmetler birimine ön mali kontrol için gönderilmediği, kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri ile ilgili tüm işlemlerin de Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yerine getirildiği görülmüştür.
SONUÇ VE ÖNERİ:İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların ilgili maddeleri uyarınca belirli tutarı aşan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının, kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin Mali Hizmetler Birimi tarafından ön mali kontrole tabi tutulması uygun olacaktır. Ayrıca, ön mali kontrol müessesesine işlerlik kazandırılması noktasında ilgililere gerekli uyarıların yapılması yerinde olacaktır.
BULGU 60: İdari faaliyet raporunun, gereği yapılması için üst yöneticiye gönderilmeyip mali hizmetler birimine gönderildiği görülmüştür.
BULGU 60: İdari faaliyet raporunun, gereği yapılması için üst yöneticiye gönderilmeyip mali hizmetler birimine gönderildiği görülmüştür.
Bu durum üst yöneticinin faaliyet raporunu değerlendirip gereğinin yapılması için ilgili iç ve dış kurumlara göndermediği gerçeğine işaret etmektedir. Ayrıca, idari birim faaliyet raporuna birim müdürü kontrol güvence beyanını imzalayıp eklese de en nihayetinde mali hizmetler biriminden gönderilen toplu güvence beyan kağıtlarının içeriğini bilmedikleri, fakat söz konusu kağıtları rutin imzalanması gereken belgeler olarak değerlendirdikleri anlaşılmaktadır. Ayrıca, söz konusu faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve açıklamaların doğru ve güvenilir olup olmadığına ilişkin bir kontrol sistem ya da mekanizmaları bulunmamaktadır.
SONUÇ VE ÖNERİ: İdari faaliyet raporunun gereğinin yapılması için üst yöneticiye gönderilmesinin temini için ilgililerin uyarılması uygun olacaktır.
BULGU 61: Birim faaliyet raporunda pek çok müdürlük için sapmaların yer aldığı ve bunun performans programı ve ilgili yıl bütçe ödeneklerinden ve faaliyet programından sapmalar olmasına rağmen söz konusu sapmalara ilişkin gerekçelere mevzuatına aykırı olarak faaliyet raporunda yer verilmediği görülmüştür.
BULGU 61: Birim faaliyet raporunda pek çok müdürlük için sapmaların yer aldığı ve bunun performans programı ve ilgili yıl bütçe ödeneklerinden ve faaliyet programından sapmalar olmasına rağmen söz konusu sapmalara ilişkin gerekçelere mevzuatına aykırı olarak faaliyet raporunda yer verilmediği görülmüştür.
SONUÇ VE ÖNERİ: Birim faaliyet raporlarında önemli ölçüde ve azami seviyede sapmalardan kaçınılması, çok istisnai ve özellikli durumlarda performans ve ilgili yıl bütçe ödeneklerinden ve faaliyet programından sapmak gerekecekse, muhakkak bu sapmaya neden olan istisnai ve özellikli durum belirtilerek söz konusu sapmanın faaliyet raporunda gerekçelendirilmesi uygun olacaktır. Sapmaya neden olan gerekçe de altlanabilir gerekçe olup, soyut ifadelerle kavramlaştırılan sözde bir gerekçe olmamalı, bahis konusu gerekçe sapmayı haklı ve meşru kılacak niteliğe sahip olmalıdır. Matbu, şekli form ve görünüşte gerekçelerle, tam bir değerlendirmeyi içermeyen gerekçelerin hepsi mutlak anlamda geçersiz kabul edilmelidir.
BULGU 62: Yapılan incelemelerde kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik herhangi bir faaliyet yapılmadığı, yıllık risklerin belirlenmesi ve değerlendirilme işleminin yapılmadığı, risklere karşı eylem planı hazırlanmadığı, iç kontrol değerlendirmesi işleminin yapılmadığı, faaliyet planlaması yoluna gidilmediği görülmüştür.
BULGU 62: Yapılan incelemelerde kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik herhangi bir faaliyet yapılmadığı, yıllık risklerin belirlenmesi ve değerlendirilme işleminin yapılmadığı, risklere karşı eylem planı hazırlanmadığı, iç kontrol değerlendirmesi işleminin yapılmadığı, faaliyet planlaması yoluna gidilmediği görülmüştür.
Kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik herhangi bir faaliyet yapılmadığı gibi bu hususta planlanan bir çalışma bulunmamaktadır. Ayrıca yıllık risklerin belirlenmesi ve değerlendirilme işlemi yapılmamakta ve risklere karşı eylem planı hazırlanmamaktadır. Bu nedenle de kurumun hedeflerine ulaşmasını amaçlayan ve risklere uygun herhangi bir şekilde kontrol stratejisi ve yöntemleri belirlenmemiştir. Yine ayrıca, yılda en az bir kez yapması gereken iç kontrol değerlendirmesi işlemi yapılmamaktadır. İç kontrol sistemi yıllık olarak değerlendirilmediğinden de eksikliklerle ilgili herhangi bir önlem ve faaliyet planlaması yoluna da gidilmemiştir. Yukarıda anlatılanlar ışığında anlaşılmaktadır ki, harcama yetkilisi, bir iç kontrol standardı olarak yapması gereken ve fakat yapmadığı yıllık personel performans değerlendirmesini yapmadığından, personelin eğitim ihtiyacını belirtmemekte ve bu durum yukarıda bahsedildiği şekliyle iç kontrolle alakalı olarak personelin yeterli bilgi sahip olmasını engellemektedir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik bir çalışmanın planlanması ve yukarıda bahsedilen belirleme, planlama ve değerlendirme işlemlerinin gerçekleştirilmesi uygun olacaktır.
BULGU 63: Personel istihdamı, görevlendirilmesi, kullanımı, eğitimi, yetkilendirilmesi, nakli, değerlendirilmesi hususlarında iç kontrol standartlarına uyulmadığı ve izlenen personel politikasının iç kontrolü imkansız kıldığı anlaşılmıştır.
