SONUÇ VE ÖNERİ: Yazılı görevlendirme olmadan yapılacak görevlendirmeler ve yine yazılı görevlendirme ve imza yetkisi devri olmadan atılacak imzalar hukuki bakımdan sorun doğurabileceği dikkate alınarak gerek görevlendirmelerin gerek yetki ve imza devri işlemlerinin yalnız söz konusu birim değil tüm belediye birimler bazında yazılı yapılması uygun olacaktır.
BULGU 58: Birimlerde taşınır kayıt mali ön kontrol görevini, görev dağılımı ilkesine aykırı olarak gerçekleştirme görevlisinin yerine getirdiği görülmüştür.
BULGU 58: Birimlerde taşınır kayıt mali ön kontrol görevini, görev dağılımı ilkesine aykırı olarak gerçekleştirme görevlisinin yerine getirdiği görülmüştür.
Ayrı bir taşınır kayıt ön mali kontrol görevlisi olmaması taşınırların kayıt ve kontrolünde sorunlar olduğunu göstermektedir. Nitekim, edinilen gözlemimize göre demirbaşlar konusunda birimlerin hassas olmadığı ve üzerlerindeki demirbaşların takip edilmediği anlaşılmaktadır. Stoklar satın almadan habersiz nakledilmektedir. Demirbaş kayıtlarının bu itibarla tutmaması söz konusu olabilir. Depolarda ne olup bittiğinin bilinmesi için habersiz olarak demirbaşların yer değiştirmesinin önlenmesi (değişikliklerin kayıt dışı kalmaması için) için gereklilik arzetmektedir. Günlük stok giriş ve çıkışlarının takibi muhakkak bir kişi üzerinde bulunmalı. Ayrıca, demirbaş defteri yönetmeliğe uygun değildir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Tüm bu açıklamaların ışığı altında, gerçekleştirme görevlisi dışında ayrı bir taşınır kayıt ön mali kontrol görevlisi görevlendirilmesinin uygun olacağı anlaşılmaktadır.
BULGU 59: Gerçekleştirme görevlisinin ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmadığı, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş olduğu ve Mali Hizmetler Biriminde ön mali kontrole tabi tutulması gereken bazı belgeler için bu işlemin yapılmadığı görülmüştür.
BULGU 59: Gerçekleştirme görevlisinin ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmadığı, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş olduğu ve Mali Hizmetler Biriminde ön mali kontrole tabi tutulması gereken bazı belgeler için bu işlemin yapılmadığı görülmüştür.
Birim sorumlularına yönelttiğimiz ön mali kontrol görevini biriminizde kim gerçekleştiriyor sorusuna doğrudan cevap verilememektedir. Zira, gerçekleştirme görevlisi ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmamaktadır. Ayrıca, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş (örneğin ödenek aktarımları söz konusu olmakta, buna mukabil ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmekte olan ödenek aktarım işi için bu tür bir yola başvurulmamaktadır). Bu durum birim mensuplarının ön mali kontrol sisteminden haberdar olmadıkları gerçeğine işaret etmektedir.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda yer alan limitleri aşan taahhüt ve ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi olunduğuna ilişkin sorumuza söz konusu limiti aşan miktarda taahhüt ve sözleşme tasarılarının olmadığı ve bu nedenle de ön mali kontrole gönderilmeyen taahhüt ve sözleşme tasarılarının üst yöneticiye raporlanması gibi bir gereklilik arz etmediğini belirtmektedirler.
Birim yöneticileri, tekrarlayacak olursak nezdimizde ön mali kontrol sisteminden haberdar olmadığı izlenimini bırakmışlardır. Özellikle ödenek aktarma işleminin (performans bütçe programından usule aykırı olarak sapma pahasına) her birim bazında sıkça gerçekleştiği ve söz konusu aktarma işlemlerinin de ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerçekliği nazara dikkate alındığında ön mali kontrol sisteminin söz konusu birim dahil hiçbir birimde işlemediği anlaşılmaktadır. Ayrıca, ön mali kontrol görevini yürüten personelin kim olduğu noktasında birim yöneticisinin herhangi bir kanaat sahibi olmadığı da anlaşılmakla söz konusu personelin görev almasını engelleyen ne tür önlemlerin alındığı ve benzeri içerikteki soruları sormakta anlamsız kalmıştır.
Özetle, …….. Belediyesinde ön mali kontrol sürecine ilişkin olarak yapılan incelemede, taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin Mali Hizmetler Birimi tarafından ön mali kontrole tabi tutulmadığı tespit edilmiştir.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 10,11,12,13,17,20,24,25 inci maddelerinde belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü olarak tanımlanan ön mali kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrollerden oluşmaktadır.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 10,11,12,13,17,20,24,25 inci maddelerinde belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü olarak tanımlanan ön mali kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrollerden oluşmaktadır.
