Document General

3.5.3.14Apunt Carpeta

3.5.3.14.1Descripció

Aquesta funcionalitat, també coneguda com a “Integració de canals”, us permetrà realitzar un apunt a la carpeta ciutadana/empresa (GSIT) o d’un ens públic (EACAT) per a tots aquells expedients que s’hagin creat de forma manual, que tingui el canal d’entrada: “Sol·licitud registrada en paper”, “Alta expedient intern/ofici”, expedients creats manualment des de TEI i els expedients donats d’alta en el TG per “Càrrega massiva”. Aquesta acció serà prèvia per a poder fer altres accions que requereixen que estigui identificat l’intervinent a la carpeta ciutadana/empresa o EACAT, aquestes accions són les següents: requeriments de documentació, de pagaments, canvis d’estat i resolucions.

Accedirem des del botó que hi ha a la barra d’accions Apunt Carpeta.

A partir de la v9.1 es possibilita la integració de canals cap a EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes) ), sempre i quan el requeridor de l’expedient sigui un ens públic (un ajuntament, per exemple).

3.5.3.14.2Operativa de la Funcionalitat

Per a realitzar l’Apunt a la carpeta ciutadana cal que l’expedient tingui informades les dades requerides per a aquesta acció que són:

• 
  Identificació de Presentador (en el cas de les altes manuals en paper): dades identificatives del presentador, tipus identificador, identificador, nom, cognoms o raó social, adreça de correu electrònic. Adreça del presentador: dades d’adreça postal del presentador. En el cas d’EACAT aquestes dades no són necessàries.
  
• 
  Identificació de l’Intervinent (requeridor o sol·licitant): dades identificatives de l’intervinent, tipus identificador, identificador, nom, cognoms o raó social, adreça de correu electrònic. Adreça de l’intervinent: dades d’adreça postal de l’intervinent.
  
• 
  Dades de Contacte: dades identificatives de la persona de contacte, tipus identificador, identificador, nom, cognom i adreça de correu electrònic. Adreça del contacte: dades d’adreça postal de la persona de contacte. A partir de la v9.1, sempre que el requeridor sigui una persona física, no és necessari informar les dades de contacte. En el cas d’EACAT aquestes dades tampoc són necessàries.
  
• 
  Dades de Registre (en el cas d’una alta manual en paper amb integració de canals EACAT): Codi de la Unitat Registral, Número de registre, Any i Data de registre, en format dd-mm-aaaa hh:mm
  

Si premem l’acció Apunt Carpeta, el sistema ens mostrarà un pop-up “Apunt a la carpeta ciutadà/empresa o EACAT” on ens informarà que estem enviant un contingut que serà visible a la carpeta del ciutadà/empresa o EACAT. Al mateix temps, ens mostra dues opcions:

• 
  GSIT.- que crea un apunt a la carpeta del ciutadà o empresa.
  
• 
  EACAT.- que crea un apunt a la carpeta d’EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes. Aquesta opció es mostrarà disponible només en el cas que el requeridor sigui un Ens públic, per exemple, un ajuntament.
  

El sistema recorda l’última selecció realitzada pel tràmit/modalitat i serà la que mostri per defecte.

En aquesta pantalla, el sistema ens permetrà seleccionar la versió de negoci a la que correspongui a la sol·licitud, per defecte es mostrarà l’última versió del tràmit/modalitat.

Un cop realitzada l’acció es mostrarà un missatge informatiu indicant que la integració de canals manual s’ha realitzat correctament.

En el cas que en prémer l’acció Apunt Carpeta falti alguna de les dades obligades es mostrarà un missatge informatiu identificant les dades que ens falta informar. Per esmenar-ho s’ha de clicar a la pestanya “Detall de la sol·licitud” i omplir les dades que manquin.

Els canvis realitzats queden registrats

Un cop s’ha completat l’Apunt Carpeta:

• 
  Quedarà deshabilitat el botó de l’acció corresponent,
  
• 
  Es mostrarà el codi de tràmit assignat:
  
  • 
    Número de cas.- En el cas d’haver realitzat la integració de canals a GSIT. Per exemple: C8F996DSV.
    
  • 
    IdInstanciaServei/IdInstanciaTramit.- En el cas d’haver realitzat la integració de canals a EACAT. Per exemple: 48435/54810.
    
• 
  L’acció quedarà gravada a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció:
  
  • 
    Apunt carpeta GSIT (integració de canals).- En el cas de GSIT.
    
  • 
    Apunt carpeta EACAT (integració de canals).- En el cas d’EACAT.
    

La realització d’aquesta acció en els expedients manuals permet que es puguin realitzar altres accions que requereixen aquesta, són les següents:

• 
  Requeriment de documentació
  
• 
  Requeriment de pagament
  
• 
  Canvi d’estat
  
• 
  Resolució
  

I quedaran habilitades a la barra d’accions de l’expedient.

3.5.3.15Copiar dades dels expedients

3.5.3.15.1Descripció

Aquesta nova funcionalitat (disponible a partir de la v8.0) us permetrà donar d’alta un expedient a partir d’altre expedient ja existent a la base de dades (expedient origen). D’aquesta manera no caldrà que hàgiu d’informar a mà les dades genèriques i específiques de l’expedient destí.

No es copiaran altres atributs o propietats de l’expedient origen:

• 
  Etiquetes.
  
• 
  Dades registrals.
  
• 
  Marca de prioritat.
  
• 
  Observacions.
  
• 
  Accions realitzades:
  
• 
  Requeriments de documentació.
  
• 
  Requeriments de pagament.
  
• 
  Notificacions.
  
• 
  Canvis d’estat.
  
• 
  Metadades de la Gestió documental.
  
• 
  Historial de tramitació.
  

Sí que està permesa la còpia del valor d’àmbit assignat a l’expedient origen.

Per a poder utilitzar aquesta funcionalitat s’han de complir les següents condicions:

• 
  Heu de tenir permís de gestió sobre l’expedient origen i l’expedient destí.
  
• 
  El tràmit/modalitat de l’expedient destí ha de tenir habilitada l’alta manual d’expedients i ha de permetre la còpia de dades d’expedients.
  

3.5.3.15.2Operativa de la Funcionalitat

A partir de la v8.0 el sistema mostra, a la botonera d’accions, una marca visual que separa les accions amb visibilitat a la carpeta del ciutadà o empresa de les accions internes del Tramitador Genèric.

Com a primer botó de les accions internes, a partir de la v8, es mostra el nou botó que permet copiar les dades genèriques i específiques d’un expedient ja existent a la base de dades.

Aquest nou botó es mostrarà actiu sempre que tingueu permís de gestió per l’expedient al qual heu accedit. En cas contrari (permís de consulta), aquest botó es mostrarà inactiu.

Si feu clic en el botó, s’obre la pantalla d’alta manual d’expedients.

A la llista desplegable de tràmit/modalitat es mostraran els tràmits/ modalitat que compleixen les següents condicions:

• 
  TM pels quals teniu permís de gestió.
  
• 
  TM que permetin la còpia d’expedients.
  

Si el TM origen compleix aquestes 2 condicions, serà el TM que es mostri per defecte.

A la llista desplegable de canal d’entrada, es mostraran els canals d’entrada manual permesos pel TM destí seleccionat. Si el canal d’entrada de l’expedient origen compleix amb aquesta condició, serà el que es mostri per defecte.

Es mostraran preomplertes les següents dades de l’expedient origen:

• 
  Dades genèriques de la sol·licitud:
  
  • 
    L’idioma de la sol·licitud.
    
  • 
    Bloc Notificació.
    
  • 
    Bloc Sol·licitant/Intervinent. A partir de la v9.1 es mostra una nova casella de verificació: “Ens públic” si el sol·licitant és una persona jurídica amb el tipus d’identificador “CIF”. Si el sol·licitant origen és un Ens públic (un ajuntament, per exemple), aquesta casella es mostrarà marcada.
    
  • 
    Bloc Presentador (si en té).
    
  • 
    Bloc Representant (si en té).
    
  • 
    Bloc Dades contacte (si en té).
    
• 
  Dades específiques de l’expedient origen (sempre que siguin compatibles):
  
  • 
    Es recuperen totes les dades específiques, des de l’expedient origen a l’expedient destí, que concordin exactament amb el tipus i el mateix nom (Literal):
    
    • 
      Dades específiques tipus Text.- Es permet la còpia només si la longitud de la dada específica definida en el TM destí és igual o major que la longitud de la dada específica definida en el TM origen.
      
    • 
      Dades específiques tipus Data.- Es permet la còpia només si el format de les dates (origen i destí) és el mateix.
      
    • 
      Dades específiques tipus Termini.- Es permet la còpia només si el format de les dates (origen i destí) és el mateix. Cal indicar que no es copien els dies d’antelació 1r i 2n avís sinó que es respecten els valors definits a la dada específica del TM destí, atès que sempre les podeu modificar.
      
    • 
      Dades específiques tipus Numèric.- Es permet la còpia només si les dades específiques (origen i destí) tenen el mateix format i nombre de decimals.
      
    • 
      Dades específiques tipus Llista.- Es permet la còpia només si les dades específiques (origen i destí) tenen el mateix codi i valor de llista que es vol copiar.
      

Si l’expedient origen té un valor d’àmbit assignat i el TM de l’expedient origen està associat a la mateixa plantilla d’àmbit que la associada al TM seleccionat a la pantalla d’alta manual, el sistema mostra un nou bloc (Àmbit) que permet copia l’àmbit de l’expedient origen. Aquest bloc consta de:

• 
  Una casella de verificació anomenada “Copiar àmbit”, que per defecte es mostra marcada.
  
• 
  El valor d’àmbit de l’expedient origen.
  

Aquest procés de còpia només informarà automàticament aquestes dades en l’expedient destí, però vosaltres heu de revisar aquestes dades (navegant per les pantalles “Dades comunes” i “Dades específiques”) i fer les modificacions que considereu oportunes abans de prémer el botó “Desar” (o “Sortir” si voleu cancel·lar la còpia).

Si premeu el botó “Desar” i confirmeu l’acció, el sistema genera un nou expedient, del TM seleccionat a la pantalla d’alta manual, amb les dades introduïdes per pantalla. Aquest nou expedient sempre estarà en estat “Iniciat”, independentment de l’estat de l’expedient origen. De la mateixa manera que en el procés d’alta manual, l’expedient destí no tindrà codi de sol·licitud (codi tràmit) fins que no es realitzi una integració de canals (Apunt carpeta).

Si s’ha copiat el valor d’àmbit de l’expedient origen i el tràmit/modalitat d’aquest expedient origen té activada l’alerta per correu electrònic “Entrada de nous expedients i assignació de valor d'àmbit”, el sistema enviarà els avisos corresponents, de manera anàloga a quan entra un GRO assignació automàtica d’àmbit.

Automàticament es crearà una relació entre expedient origen i expedient destí. Aquesta relació automàtica no es mostra quan es fa una cerca d’accions, atès que la cerca d’accions mostra les relacions que només han estat creades manualment.

Respecte a l’historial de tramitació dels expedients origen i destí:

• 
  A l’expedient origen no es mostra cap traça (ni de la nova acció còpia de dades de l’expedient ni de l’acció de relació automàtica d’expedients, atès que aquesta és una funcionalitat de facilitació de l’emplenament de dades en l’expedient destí.
  
• 
  A l’expedient destí:
  
  • 
    Es mostra la traça d’alta manual d’expedient.
    
  • 
    No es mostra cap traça de la relació d’expedients creada automàticament entre l’expedient origen i l’expedient destí, atès que el procés de còpia de dades de l’expedient és una facilitat i no una garantia de còpia de les dades origen (el gestor sempre podrà modificar-les parcialment o totalment abans de desar).