Document General

3.5.3.16Relacionar expedients

3.5.3.16.1Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà establir vincles, de forma manual, entre l’expedient que esteu treballant, en manera Gestió, respecte d’expedients que ja estan introduïts al sistema.

Des de la mateixa funcionalitat també podreu realitzar la consulta dels expedients relacionats o anul·lar aquesta relació manual.

3.5.3.16.2Perfils d’Usuaris Autoritzats

Es pot accedir a aquesta funcionalitat amb dos objectius diferents:

1. 
   Relacionar expedients de forma manual.- Per fer-ho necessiteu accedir a l’expedient en manera Gestió.
   
2. 
   Consultar els expedients relacionats.- Podeu fer-ho encara que accediu a l’expedient en manera Consulta.
   

3.5.3.16.3Operativa de la Funcionalitat

Per a gestionar la llista d’expedients relacionats amb l’expedient que estem consultant cal fer un clic sobre el botó corresponent:

Apareixerà una llista de tots els expedients relacionats amb l’expedient que esteu gestionant/consultant:

• 
  En color viu, els expedients als quals teniu accés en manera Gestió.
  
• 
  En color pàl·lid, els expedients als quals teniu accés en manera Consulta.
  
• 
  En color gris, els expedients als quals no teniu accés.
  

A partir de la v8.0, també es mostren les relacions automàtiques creades en el procés de Còpia d’expedients. La informació mostrada a la columna Origen relació distingeix un i altre tipus de relació:

• 
  Relació manual.- Fa referència a la relació que el gestor crea manualment.
  
• 
  Còpia de dades.- Fa referència a la relació automàtica creada pel procés de còpia d’expedients.
  

Tot fent un clic sobre algun expedient relacionat (sempre que tingueu accés), el sistema us redirigirà cap a la pantalla de detall d’expedient sobre el qual heu fet clic.

Per afegir una relació manual a un expedient cal que indiqueu el codi de l’expedient a afegir a la llista i feu clic sobre el botó d’Afegir expedient. No podreu afegir cap expedient pel qual no tingueu accés en manera Gestió.

Per a donar de baixa un expedient de la relació manual, al que heu accedit en manera Gestió, cal que feu un clic sobre la imatge del cub de deixalles.

Si premeu el botó Sortir, tornareu a la pàgina de consulta de l’expedient.

Les relacions manuals establertes o eliminades queden registrades a l’Historial de Tramitació amb el tipus acció Relació d’expedients creada o Relació d’expedients eliminada i es poden cercar a la pantalla de cerca d’accions.

3.5.3.17Tancament d’expedient

3.5.3.17.1Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar el tancament d’un expedient.

Aquest estat és propi del Tramitador Genèric i, per tant, l’activitat no quedarà reflectida en l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.

Quan un expedient està tancat, les úniques accions que podreu realitzar sobre ell és la reobertura i la relació amb altres expedients.

3.5.3.17.2Operativa de la Funcionalitat

Si voleu realitzar el tancament d’un expedient, caldrà que us ubiqueu en la pantalla de consulta feu un clic en el botó corresponent de la part inferior del formulari:

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció del tancament de l’expedient amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d'estat d'expedient efectuat i com a Descripció Tancat.

3.5.3.18Reobertura d’expedient

3.5.3.18.1Descripció

Aquesta funcionalitat només la podreu executar sobre els expedients que estiguin tancats.

Aquesta activitat és pròpia del Tramitador Genèric i, per tant, no quedarà reflectida en l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.

3.5.3.18.2Operativa de la Funcionalitat

Si voleu realitzar la reobertura d’un expedient caldrà, que us ubiqueu en la pantalla de consulta, feu un clic en el botó corresponent de la part inferior del formulari, que només estarà habilitat si l’expedient està tancat, i se us mostrarà una pantalla amb un missatge de confirmació de reobertura de l’expedient amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d'estat d'expedient efectuat i com a Descripció Reobert.

3.5.3.19Documentació de l’expedient

3.5.3.19.1Descripció

Des d’aquesta funcionalitat podreu consultar tots els documents associats a l’expedient i, també, afegir o esborrar els documents que utilitzareu en la gestió de l’expedient. S’accedeix a la pantalla de documentació des de la consulta d’un expedient.

Trobareu la documentació agrupada en tres blocs diferents:

1. 
   Documents d’entrada:
   
   • 
     Conté tots els documents aportats pel ciutadà. Ja sigui aportats en el moment de la sol·licitud o a posteriori.
     
   • 
     A partir de la versió 3.2 s’inclou el document de conformitat quan s’envia des del canal Tramitació Atesa.
     
2. 
   Altres documents:
   
   • 
     En l’apartat Altres documents hi haureu d’incloure tots aquells documents de gestió de l’expedient. Ja sigui documents que vulgueu fer arribar al ciutadà en un canvi d’estat, en una resolució o en una notificació electrònica o documents propis de l’expedient.
     
   • 
     Si el tràmit/modalitat de l’expedient té plantilles associades, podeu:
     
     • 
       Adjuntar un fitxer local.
       
     • 
       Adjuntar un document a partir d’una plantilla
       
     • 
       Generar un document a partir d’una plantilla i desar-lo en local.
       
3. 
   Evidències tecnològiques:
   
   • 
     Es mostren tots els documents de caràcter tècnic:
     
     • 
       Evidències de les validacions de la signatura. XML enviat pel validador de CATCERT.
       
     • 
       Dades de gestió de tramitació atesa en cas que l’expedient entri per aquest canal (XML amb les dades de gestió/atenció).
       
     • 
       XML GRO de la sol·licitud (disponible a partir de la versió v5.2 del Tramitador Genèric)
       

A partir de la v9.0 del TG, a qualsevol de les seccions de la pestanya “Documents” de l’expedient, es mostra una marca visual per als documents que estiguin sincronitzats a ARESTA, en forma de petita icona situada a la dreta de la pantalla, en primer lloc al costat esquerre de la resta d’icones. Si es passa el cursor per sobre d’ella, es mostra el missatge “Document sincronitzat a Aresta”.

3.5.3.19.2Perfils d’Usuaris Autoritzats

Es pot accedir a aquesta funcionalitat amb dos objectius diferents:

1. 
   Adjuntar /Eliminar documentació a l’expedient.- Per fer-ho necessiteu accedir a l’expedient en manera Gestió.
   
2. 
   Consultar / Descarregar una còpia la documentació de l’expedient.- Podeu fer-ho encara que accediu a l’expedient en manera Consulta.
   

3.5.3.19.3Operativa de la Funcionalitat

Per a accedir a la documentació de l’expedient cal que, des de la pantalla de consulta d’expedient, feu un clic sobre la pestanya de documents.

3.5.3.19.3.1Documents d’entrada

Si voleu consultar la documentació aportada pel ciutadà, caldrà que feu un clic sobre el text . En fer-ho es mostrarà una línia per a cada document que hagi estat aportat pel ciutadà. En aquest apartat sempre hi haurà, com a mínim, dos documents:

• 
  El document en format PDF de la sol·licitud que ha generat l’obertura de l’expedient.
  
• 
  L’acusament de rebuda que el portal ha lliurat al ciutadà com a resguard de la seva sol·licitud.
  

Es poden modificar les metadades de tots els documents que no siguin la sol·licitud o el justificant de recepció fent un clic sobre la icona del llapis que trobareu al costat dret del número de registre del document.

Si el document ha estat aportat com a consequencia d’un requeriment de documentació, les metadades del document es correspondran amb les metadades que hagui definit el gestor quan va generar el requeriment.

3.5.3.19.3.2Altres Documents

Podeu descarregar una còpia del document a la vostra màquina tot fent un clic sobre la icona de descàrrega que figura en la darrera columna de la fila de cada un dels documents.

Per donar d’alta, esborrar o consultar els documents de gestió de l’expedient, caldrà que feu un clic sobre el text.

Es mostrarà una fila per a cada un dels documents que s’hagin donat d’alta amb les dades més destacades.

A partir de la v9.0 del TG, al costat esquerre de les icones es mostra una T per als documents que hagin estat marcats com a documents de treball. Si es passa el cursor per sobre, es mostra el missatge “Document de treball (no sincronitza a Aresta)”.

Des d’aquesta pantalla podrem realitzar les següents accions:

7. Afegir document a l’expedient

Per a donar d’alta un nou document caldrà que feu un clic sobre el botó i se us mostrarà una pantalla des d’on podreu seleccionar el document que s’ha d’incorporar a la carpeta tot afegint-hi informació sobre el tipus document, origen, número de registre, etc.

Si l’administrador del tràmit ha configurat un o diversos documents predefinits, podreu escollir-ne un de la llista desplegable que mostra tots els documents predefinits que l’administrador del tràmit ha creat pel tràmit/modalitat de l’expedient.

Aquest document predefinit és una facilitat per a preomplir els camps que cal informar per a Afegir un document a l’expedient. En seleccionar un document predefinit de la llista desplegable, automàticament s’informen les dades de la pantalla segons els valors que l’administrador del tràmit ha fitxat pel document predefinit.

Tots aquests camps són susceptibles de ser modificats, si es considera necessari.

Les dades que caldrà que informeu seran:

• 
  Document.- Es pot afegir un document local o crear un document a partir de plantilla i afegir-ho a l’expedient, en cas que el tràmit/modalitat tingui plantilles associades.
  
  • 
    Fitxer.- Per a afegir un document local.- Si feu un clic sobre la icona Selecciona s’obrirà l’explorador d’arxius de Windows per tal que seleccioneu el fitxer que voleu afegir a l’expedient. Recordeu que si el fitxer conté caràcters especials o accents en el seu nom, quan s’envia a PICA (canvi d’estat, resolució o notificació) dóna un error.
    
  • 
    Plantilla.- Per a afegir un document a partir de plantilla. En una sola acció podeu generar i afegir un document a partir d’una plantilla associada al tràmit/modalitat. Per poder seleccionar la plantilla cal que feu un clic sobre la icona Selecciona, s’obrirà una pantalla de Selecció de Plantilla on haureu d’introduir les següents dades:
    
    • 
      Plantilla (Obligatori).- Apareixerà una llista desplegable amb totes les plantilles assignades al tràmit/modalitat de l’expedient. Heu de fer clic sobre la plantilla que voleu fer servir per a generar el vostre document.
      
    • 
      Tipus de fitxer (Obligatori).- De la llista desplegable heu d’escollir el tipus de document que voleu generar: Word o PDF. Per defecte surt PDF.
      
    • 
      Nom document a generar (Opcional).- Correspon al nom del document que es generarà. Si no s’informa, el Sistema l’anomena, per defecte, amb el nom de la plantilla utilitzada, seguida d’un guió, la data en què s’ha generat del document (en format ddmmaaaa) un guió baix i l’hora de generació del document (en format hhmmss).
      

En acabar, heu de prémer el botó per tal que es generi el document. El sistema us tornarà a la pantalla anterior (Afegir un nou document).

• 
  Metadades del document.- Propietats de la gestió documental (ARESTA - Plataforma de Serveis de Gestió Documental):
  
  • 
    Tipus de document.- A la llista desplegable es mostren tots els tipus que l’administrador del tràmit ha determinat pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).
    
  • 
    Nom del document.- Recordeu que el nom no pot contenir caràcters especials ni accents.- Si no s’informa per defecte:
    
    • 
      Si el document ha estat creat a partir d’un document predefinit, el nom és el nom del document predefinit (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).
      
    • 
      Si el document no ha estat creat a partir de cap document predefinit, el nom estarà format pel tipus de document i el nom del fitxer (amb una seqüència al final si l’expedient ja té un document amb el mateix nom).
      
  • 
    Estat.- Pot tenir els valors: Definitiu, Esborrany i Pendent de signatura.
    
  • 
    Origen.- Administració o Ciutadà.
    
  • 
    Idioma.- Llista desplegable amb els valors: Anglès, Aranès, Castellà, Català i Francès. Per defecte Català.
    
  • 
    Productor.- Per defecte el codi productor de l’expedient.
    
  • 
    Òrgan.- Per defecte el codi òrgan de l’expedient.
    
  • 
    Data inici. No pot ser posterior a la data actual.
    
  • 
    Data fi.- Si l’estat no és Definitiu, no pot tenir data de finalització, al contrari, si l’estat és Definitiu, ha de tenir informada la data de finalització i no pot ser posterior a la data actual.
    
  • 
    Observacions
    
  • 
    Dades del registre:
    
    • 
      Nº, data i hora del registre d’entrada.
      
    • 
      Nº, data i hora del registre de sortida.
      
  • 
    Dades de digitalització.- Si es tracta d'un document digitalitzat, no podrà haver-se generat a partir de plantilla.
    
    • 
      Digitalitzat.- Casella de verificació per a indicar que es tracta d’un document digitalitzat.
      
    • 
      Data digitalització.
      
    • 
      Operador.
      
    • 
      Usuari.
      
  • 
    Dades de signatura:
    
    • 
      Té signatura?.- Casella de verificació per a indicar que el document ve signat.- Si s’activa, el sistema mostrarà la icona Afegir signatura, que us donarà la possibilitat d’escollir del vostre disc dur o unitat de xarxa el fitxer de signatura i incorporar-ho al document. Es poden incorporar tantes signatures com tingui el document. Els documents de signatura es poden descarregar o eliminar fent clic a la icona de descàrrega o d’eliminació (paperera) que es mostra al costat del nom de document de signatura, a la graella Documents de signatura.
      

També podreu indicar si es tracta d’un document de treball, fent clic a la casella de verificació que es mostra després de la llista desplegable dels documents predefinits. Si s’activa aquesta casella, s’està indicant que el document queda exclós de la gestió documental. Per aquests documents de treball només cal informar:

• 
  Fitxer
  
• 
  Nom del document
  
• 
  Observacions
  

Si esteu d’acord amb les dades introduïdes, podeu afegir aquest document a l’expedient tot fent un clic sobre el botó Desar, en cas contrari, podeu fer les modificacions que considereu oportunes.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Nota: Si el sistema no aconsegueix reconèixer el fitxer que ha d'afegir a l'expedient, el botó Desar no s'activa. Aquest fet només s'ha detectat quan el navegador que es fa servir és Internet Explorer.

Exemple botó Desar inactiu



Exemple botó Desar actiu

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Documents afegits manualment.

8. Generar un document a partir de plantilla i desar-ho en local

Si encara no voleu afegir el document a l’expedient, el podeu generar a partir d’una plantilla, associada al tràmit/modalitat de l’expedient, desar aquest document localment i posteriorment afegir-lo a l’expedient tal com s’ha explicat a l’apartat Afegir un document local.

Encara que només tingueu permís per consultar l’expedient, podeu generar documentació a partir de qualsevol de les plantilles associades al tràmit/modalitat de l’expedient. Tanmateix, no podreu afegir aquesta documentació a aquest expedient.

Si escolliu aquesta opció, cal que a la pantalla d’expedient, pestanya documents, feu un clic sobre la icona . S’obrirà una pantalla de selecció de plantilla on haureu d’introduir les següents dades:

• 
  Plantilla (Obligatori).- Apareixerà una llista desplegable amb totes les plantilles assignades al tràmit/modalitat de l’expedient. Heu de fer clic sobre la plantilla que voleu fer servir per a generar el vostre document.
  
• 
  Tipus fitxer (Obligatori).- De la llista desplegable heu d’escollir el tipus de document que voleu generar: Word o PDF. Per defecte surt PDF.
  
• 
  Nom document a generar (Opcional).- Correspon al nom del document que es generarà. Si no s’informa, el Sistema l’anomena, per defecte, amb el nom de la plantilla utilitzada, seguida d’un guió, la data en què s’ha generat del document (en format ddmmaaaa) un guió baix i l’hora de generació del document (en format hhmmss).
  
• 
  
  

En acabar, heu de prémer el botó per tal que es generi el document. A la part inferior d’aquesta mateixa pantalla, apareixerà el document generat, amb el nom que heu introduït o, si no l’heu informat, el nom que el Sistema li ha assignat per defecte. A la dreta del nom del document generat, apareix la icona de descàrrega. Si feu un clic sobre ella podeu desar el document en local.

Si el tràmit/modalitat de l’expedient no té associada cap plantilla, a la pantalla de Selecció de Plantilla, el Sistema us informarà que no existeixen plantilles definides pel tràmit/modalitat.

Respecte a les plantilles, cal indicar que, per afegir i/o generar documentació a partir de plantilla no és necessari disposar una versió Office 2007, o superior, les podeu fer servir amb una versió anterior d’Office sempre que tingueu instal·lat el mòdul de compatibilitat.

9. Esborrar un document.

Per a esborrar un document només us caldrà fer un clic sobre la imatge de la paperera de reciclatge que trobareu en la darrera columna de la fila corresponent al document.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Documents eliminats.

10. Descarregar una còpia del document

Per a descarregar el document només us caldrà fer un clic sobre la icona de descarrega de la fila corresponent al document.

11. Consultar/Modificar document

Per a consultar i/o modificar les metadades del document només us caldrà fer un clic sobre la icona del llapis de la fila corresponent al document. Es poden modificar totes les dades descrites a l’apartat Afegir un document a l’expedient excepte el fitxer annexat.

A partir de la v9.0 del TG, a la banda dreta de la barra de títol de la pantalla “Consulta/Modificació de document” es mostra una marca visual per als documents sincronitzats a Aresta, amb el tooltip “Document sincronitzat a Aresta”.

Si heu modificat qualsevol dada i voleu desar el canvi caldrà fer un clic sobre el botó Desar.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Document. Propietats modificades.

12. Fer una còpia autèntica.

Un cop seleccionat el document es podrà prémer el botó Fer còpia autèntica. En aquest moment s’obrirà una finestreta amb la informació de la còpia autèntica.

NOTA: És important tenir en compte que el fitxer al qual se li vol realitzar la còpia autèntica no pot superar els 2 Mb hi ha d’estar signat electrònicament.

Els literals que trobem en aquesta pantalla són:

- Títol del document. Nom amb el qual volem crear la còpia d’aquell document,

- Tipus de còpia: pot ser:

• 
  Còpia autèntica: Còpia que té el mateix valor d’evidència que el document a partir del qual ha estat produïda. Ha estat emesa pel custodi del document a partir del qual ha estat produïda, que n’ha deixat constància. La còpia autèntica és vàlida en qualsevol procediment extern a l’organització que l’ha generat, atès que en qualsevol moment es pot contrastar la seva validesa comparant-la amb l’original.
  
• 
  Còpia simple: Còpia que no té el valor evidencial del document a partir del qual ha estat produïda, i en conseqüència no el pot substituir amb efectes administratius ni jurídics.
  
• 
  Còpia compulsada: Còpia que, previ acarament amb un altre document, ha estat declarada una reproducció fidedigna d’aquest document per una persona autoritzada per a fer-ho. També dita còpia confrontada, compulsa electrònica, i també compulsa. La còpia compulsada només és vàlida per a l’organització que l’ha generat, ja que no es pot contrastar la seva validesa accedint a l’original.
  
• 
  Còpia d’arxiu: Còpia autèntica feta amb la finalitat de substituir el document a partir del qual ha estat produïda amb l’objectiu de protegir el seu contingut informatiu dels danys, lesions, deteriorament o destrucció.
  
• 
  Còpia imitativa: Còpia que reprodueix de manera fidedigna la forma externa del document original, amb independència del suport documental. També dita còpia figurada, i també facsímil.
  
• 
  Còpia no imitativa: Còpia que reprodueix el contingut textual i gràfic del document original, però no en manté la forma externa. La certificació es pot considerar una còpia no imitativa.
  
• 
  Còpia parcial: Còpia que reprodueix només una part del contingut del document original, habitualment per motius de confidencialitat. També dita extracte.
  

Actualment només està operatiu el tipus “Còpia autèntica”

- Període de vigència: segons normativa serà un màxim de 3 anys.

- Òrgan signatari: òrgan autoritzat per fer la còpia en aquest tràmit

- Verificació: verificable pel ciutadà (document amb tractament de públic) o Accessible per empleat públic (qualsevol document amb tractament de públic o intern)

- Registre de sortida: Número de registre (en el cas que el document ho tingui informat) i que s’enviarà al servei de eCòpia.

- Observacions

En prémer el botó Enviar, s’enviarà la petició de còpia autèntica i es mostrarà el missatge informatiu indicant si s’ha pogut realitzar correctament la còpia autèntica.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Còpia autèntica creada.

IMPORTANT: la configuració del servei de Còpia es realitza per cada òrgan en el mateix servei de Còpia Autèntica.

Per a poder consultar la còpia autèntica d’un document caldrà prémer sobre la icona

En prémer s’obrirà una finestra emergent amb la informació de la còpia autèntica.

Podrem descarregar la còpia autèntica en prémer la icona de descàrrega

3.5.3.19.3.3Evidències tecnològiques

Per a consultar els documents tècnics cal que feu un clic sobre el literal En fer-ho se us desplegarà una fila per a cada una de les evidències tecnològiques associades al document.

Les evidències tecnològiques són, entre d’altres, documents generats amb la resposta de la validació del certificat digital utilitzat a l’autenticació i signatura del formulari o en la realització de l’alta en la tramitació atesa.

A partir de la versió 5.2 com a evidència tecnològica es podrà trobar l’XML GRO de la sol·licitud.

Podeu descarregar-vos la prova de validació tot fent un clic en la imatge de la darrera columna (icona de descàrrega) de la fila del document.