Les rôles types des membres dans les équipes (suite) Le facilitateur n’est pas membre de l’équipe - soutient le responsable dans les débuts
- ne s’implique pas dans le contenu du travail
- se concentre sur les modalités de fonctionnement de l’équipe (ex.: prise de décision)
- offre du feedback à l’équipe sur son fonctionnement
- est superflu dans une équipe mature
Les rôles types des membres dans les équipes (suite) Le secrétaire de l’équipe, choisi par le responsable : - rédige les principales idées des discussions, les possibilités trouvées, les décisions prises, la mise à jour du calendrier
- présente tout cela sur un paper board pendant les réunions et distribue le compte rendu aussitôt après
- participe comme membre de l’équipe
Les rôles types des membres dans les équipes (suite) - est membre de l’équipe.
- fait en sorte que l’équipe respecte son agenda
Les membres ont aussi des responsabilités :- apportent le meilleur de leurs connaissances et informations
- respectent les contributions des autres, ne les critiquent pas, ne condamnent pas, ne se plaignent pas
- écoutent attentivement, posent des questions en cas d’incertitude,
- sont enthousiastes, ce qui est communicatif
- cherchent le consensus et acceptent de négocier des points importants
- soutiennent les décisions d’équipe et s’engagent sur ses objectifs
- font confiance aux autres membres
- respectent les différences individuelles
- encouragent le feedback sur leur propre conduite
- reconnaissent les conflits mais travaillent avec ouverture d’esprit
- accomplissent les tâches inter réunions (collecte de données, observations de processus, préparation de graphiques et de rapports)
- donnent des appréciations sincères et honnêtes
7 - Des méthodes pour décider Six procédures :- non décision : les travaux et discussions n’ont pas ouvert de nouvelle voie
- Décision unilatérale : une seule personne décide car le processus de résolution de problème a été suivi et l’équipe est d’accord
- Décision « Tope là » : une personne propose une décision, une autre accepte. Tous deux sont les principaux acteurs du problème à résoudre
Des méthodes pour décider (suite) - Décision par minorité dominante : les autres ont abdiqué et les applications des décisions seront aléatoires
- Décision par la majorité : c’est fréquent mais risque de minorer la créativité pour trouver de meilleures solutions
- Décision par consensus : cela demande des discussions suffisantes pour que chacun accepte de soutenir les décisions finales. Cela augmente la qualité des applications
8 - Des réunions efficientes des réunions courtes et fréquentes : une heure, une fois par semaineun ordre du jour type :- rapport de la réunion précédente
- mise à jour de l’agenda, sujets des séances suivantes
- chaque séance prévue inclut la procédure de travail (brainstorming, discussion, rapport…) le nom des intervenants, l’horaire
- sujet du jour selon ce qui a été prévu
demander aux participants une évaluation périodique des réunions
9 - Les stades de développement d’une équipe Connaître ces stades vous évitera de paniquer face à des groupes novices en démarche qualité - Premiers pas : on teste le responsable, on explore les limites de la mission. Beaucoup de temps perdu hors sujet
- Ajustement : on panique devant la quantité de travail, on a du mal à coopérer : faire confiance n’est pas immédiat.
- Réalisation des tâches : les membres ont fixé leurs relations et leurs attentes, ils font des diagnostics, trouvent des solutions et installent des changements
- Fin des opérations : on transmet le savoir à d’autres on fête la performance, on passe à autre chose pour les groupes permanents, on se sépare pour les groupes ad hoc.
10 – Problèmes ordinaires des équipes & solutions On patauge… - => Collationner le plan d’améliorations, relire la mission de l’équipe, chaque membre écrit les causes du retard et on en discute à la réunion suivante
Des experts trop sûrs d’eux- Ils découragent l’expression d’idées nouvelles. => Rappeler les règles du groupe, parler hors séance avec l’expert et lui demander d’aider les autres à s’exprimer, revenir aux données de base et à la méthode de résolution de problème (cf. chap. IV)
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