Innehållsförteckning förord Sammanfattning Summary Ordlista 1 Inledning 3

4.7Hur ska man angripa år 2000-problematiken?

Här går vi in på del två i ”Fyrstegsraketen”, nämligen planering och inventering. I denna fas undersöker bolagen vilka system de har och funderar på vilka steg man ska ta för att hantera år 2000-problematiken.
Det första man enligt filosofie doktor Leon A. Kappelman ska göra är att säkerställa att det egna företaget hanterar sitt år 2000-problem²⁹. Vad är riskerna, när kommer dessa att inträffa och vad kommer att krävas för hanteringen? Företagen måste göra riskutvärderingar, lägga upp tidsplaner, tillsätta projektgrupper etc. Vad prioriterar man?
Därefter måste man se till att få företagsledning och olika avdelningar engagerade genom att peka på både externa och interna problem som kan komma att uppstå. Medvetenheten om problemet måste höjas, inte bara i företaget utan även hos handelspartners och omgivningen som helhet. Det räcker inte med att företaget enskilt hanterar sitt problem då samhället bygger på att datasystem kommunicerar med varandra. Om inte alla kommer tillrätta med detta potentiella problem kommer de enskilda företagens således inte vara löst. Om omgivningens misslyckande kan påverka det egna företaget måste man också planera för oförutsedda händelser, menar Leon A. Kappelman.
Efter att ha gjort en inventering ska de applikationer som passerat den första anhalten analyseras i detalj. Därefter tar man fram en handlingsplan. Här måste det ske en prioritering av systemen och man bör prioritera de mest verksamhetskritiska. Om man påbörjade arbetet under 1996 bör 1997 och 1998 till stor del ägnas åt att omvandla och ställa om data och program. Då denna anpassning är färdig måste man inom företaget utföra ett flertal tester, vilket även det tar lång tid.
Vattenfall delar in de inbäddade systemen i delområden (IT-kommissionen 1998, s. 43):

• 
  Fastighetssystem, inklusive kontorssystem: ”enkla att åtgärda”
  

• 
  Transportsystem: ”enkla att åtgärda”
  

• 
  Kommunikationssystem: ”inte så enkla att åtgärda, då det finns många typer av radiosystem i anläggningar och fordon”
  

• 
  Styr- och reglersystem: ”Den tunga biten. Det finns mängder av tillämpningar i kraftstationer, dammar, ställverk, blockdatorer, driftcentraler, kraftnät och inom energimätning och simulatorer”.
  

För att kunna hantera dessa system arbetar Vattenfall inte på komponentnivå, då det inte finns några praktiska möjligheter för detta. De har istället valt att lägga sig på en relativt hög nivå, vilket kommer ställa höga krav på leverantörerna av styr- och reglersystem.

De kriterier Vattenfall föreslår vid prioriteringen är (IT-kommissionen 1998, s. 42):

• 
  säkerhet – för samhället, kunderna och koncernen
  
• 
  miljö – för samhället, kunderna och koncernen
  
• 
  affärskritiskt – konkurrensutsatt marknad
  
• 
  ekonomi – ägarens avkastningskrav
  
• 
  legala skäl – juridiskt regelverk
  
• 
  tiden – när infaller kritiskt datum?
  
• 
  resurser – finns resurser kvar?
  

För att alla viktiga system ska fungera vid millenniumskiftet har Vattenfall spaltat upp ett antal viktiga punkter (IT-kommissionen 1998, s. 44):

• 
  Man måste göra en riskanalys och en prioritering
  
• 
  Man måste samarbeta (utan att för den skull behöva avslöja affärshemligheter)
  
• 
  Man måste visa och känna förtroende. Exempelvis genom att lita på en leverantör som säger att utrustningen är 2000-säker, för det finns ingen möjlighet till enskilda tester.
  

Resultat kvalitativa undersökningar
Vattenfall började arbeta med problemet hösten 1996. Då gjorde man en förstudie dels för att få ett grepp om problemets omfattning, dels för att identifiera problemet. Man ville sätta någon sorts kontur på det: Hur stort problemet var, vilka som skulle beröras, få en uppskattning om resursbehovet samt se om det var möjligt att åtgärda det. Förstudien var klar någon månad in på 1997. Man fattade sedan beslut om att starta ett stort projekt. Själva huvudprojektet påbörjades i mars 1997 med att bygga upp en projektorganisation, där Per Kullander kom med i maj 1997. Detta arbete innefattar hela Vattenfall med dotterbolag. Gränsdragning har varit problematisk, men de bolag där man har mer än 50% ägande räknas in. Vad gäller de med ett lägre ägande (intressebolag) håller man sig bara informerad om hur de angriper problemet. Vattenfalls Millenniumprojekt (VMP) är stort – det innefattar hela koncernen på 8 300 personer – och det finns ett starkt behov av att påverka attityder och informera om arbetet, berättar Per Kullander.
Inom Stockholm Energi har man med konsulters hjälp kartlagt de system som nyttjas inom bolaget. Kartläggningen har gått till på så sätt att man frågat sina medarbetare om vilka system som används. Till sin hjälp har man haft en systemkatalog där en viss del av företagets system finns angivna. Denna systemkatalog började de arbeta med under 1995 och man trodde sig då ha ungefär 100 system. Efter inventeringen av katalogen fann man att antalet system var uppe i 235 och till största delen bestod av administrativa. Idag har man kommit upp i 767 system och katalogen är fortfarande inte färdig. Arbetet är omfattande och nya system dyker upp hela tiden. Enligt Kenneth Ahl prioriterar Stockholm Energi produktionen av deras produkter. Det ska finnas ljus, värme, kyla och gas nyårsdagen år 2000. Prioritet nummer två är de system som gör att de kan kommunicera med sina kunder och leverantörer, både när det gäller att få in och ut pengar. Som prioritering nummer tre kommer bolagets egna administrativa system.
Vattenfall har inventerat samtliga system och prioriterat dessa affärsområdes- och dotterbolagsvis (Elnät, International, Europa, Elproduktion och Elmarknad). Varje affärsområdeschef och VD har gjort en prioritering av sina system. Man har en mycket tydlig ansvarsfördelning där varje system ägs av någon som ansvarar för dess drift och funktion. Dessa personer finns nere i organisationen. Att man får sekelskiftesproblem ändrar inte något i ansvarsfördelningen. Varje systemägare får börja prioritera och sedan göra en gemensam prioritering med den sekelskiftesansvarige. Resultatet blir en total prioriteringslista för respektive affärsområde eller bolag. Millenniumprojektet (”VMP”) där Per Kullander ingår ska initiera arbete, informera och att på olika vägar stödja och följa upp vad de gör för att se till att ”alla är med på tåget”. I projektet har man inte många tekniskt kunniga personer, som t.ex. programmerare och dataexperter utan det får systemägarna skaffa själva. Man ligger nu i en s.k. analysfas som går ut på att klargöra vad man ska göra åt de prioriterade systemen samt testa olika tekniska metoder för att lösa problematiken (det finns 6-7 st på marknaden). De system som är verksamhetskritiska har man börjat analysera utan att ha inväntat en prioriteringslista – de måste bara fungera. Vattenfall hade i november 1997 ännu inte prioriterat och därmed kalkylerat risker.
Leif Boström på Graninge tar upp att det nya fjärrkontrollsystemet är viktigt för att elleveransen ska fungera. Dessa styr allt från hela kraftverk ner till enskilda värmepannor och ska slå till/från på given signal, t.ex. om man vill kunna slå av en elpanna om man har ont om kraft. Idag har Graninge olika fjärrkontrollsystem i olika områden och en del av dessa kommer inte att klara sekelskiftet. Upphandling av ett nytt gemensamt 2000-säkert fjärrkontrollsystem pågår.
Väsby Teknik kom igång med år 2000-arbetet för ungefär ett halvår sedan, då man började arbeta med ett plattformsbyte. De är i inventeringsstadiet och man har identifierat alla programvaror och arbetar nu med leverantörerna. Man gör förteckningar över vilka system som är beroende av tidsaspekten. Inventeringen hoppas man vara klara med till sensommaren/hösten. Vad gäller styr- och reglersystemen gör man så att man i första hand inventerar bl.a. ställverkstyper och kontrolltavlor. Man rapporterar sedan till Sveriges elleverantörer (SVEL) om vilka åtgärder man vidtagit.
Lidingö Energi har en strategi som innebär att de skall ha slutfört inventeringen av företagets system till hösten 1998. I god tid innan sekelskiftet ska de hunnit ta fram åtgärdslistor och gjort testningar av systemen och datorerna. Lidingö Energis arbete med år 2000-problematiken började med att de upptäckte att vissa relativt nyinköpta eltekniska datorsystem inte var gjorda för att klara år 2000, även fastän de var köpta för 3-4 år sedan. Det var välrenommerade leverantörer som vid muntliga förfrågningar sa att det inte skulle bli några problem med dessa systemen inför år 2000. När det blev tal om skriftliga garantier var det dock ingen som ville skriva på. I och med detta påbörjade Lidingö Energis stora leverantörer utredningar som behandlar år 2000-problematiken och gick igenom sina system. Kerstin Algéus tycker dock att leverantörerna startat alldeles för sent. På Lidingö Energi upptäckte man att det fanns en mängd datorer av olika fabrikat. Kerstin Algéus har försökt kartlägga alla elanläggningar och spaltat upp dem på leverantör, nation, leveranser, eventuella garantier, kostnader för att anpassa dem etc. Ingenjörerna fick också lista alla relän och frånskiljare mm. som finns. Detta arbete är inte klart men bolaget har nu en god stomme att arbeta utifrån. Kompletteringar kommer att ske hela tiden och arbetet har nu fortsatt på samma sätt på fjärrvärmesidan. De inbäddade systemen har man även försökt att få med, från början genom en mer övergripande kartläggning men så småningom på detaljnivå.
Inventeringen av systemen är nu nästan klar hos Lidingö Energi. Parallellt med detta har Kerstin Algéus gjort en grundläggande analys för att få fram vilka system som är värst utsatta. En prioritering av system kommer inom kort slutföras för att se i vilken ordning bolaget ska åtgärda systemen. Lidingö Energi ser tendensen att de kommer att få börja med elanläggningar, fjärrkontrollsystem, larmsystem till anläggningar mm. och inte system som redovisningssystem eller andra administrativa system. Om de inte hinner åtgärda alla system före sekelskiftet kommer de att få bemanna anläggningarna under nyårsnatten.
På Energibolaget Botkyrka-Salem AB har man ca 10 tunga system, inklusive administrativa, samt ca 15-20 leverantörer av system. Man kommer i arbetet med millenniumproblematiken att kontakta dessa och se om möjligheten till uppgradering finns. Projektpersoner i organisationen har tillsatts och ansvarar för olika områden. De trycker på leverantörer och söker upp kontaktpersoner. Brage Styrström tycker att man ska kunna lägga ut mycket av arbetet på leverantören, vilket de bör ställa upp på om de vill ha kvar bolaget som kund. Inbäddade system har man inte tittat på ännu, men inventeringsfasen ska vara klar i höst.
Arbetet med år 2000-problematiken påbörjades för SL Datas del förra året efter att man på koncernledningsnivå tagit upp att något måste göras. I sitt arbete har SL Data gjort förfrågningar i form av enkäter till samtliga bolag i koncernen och enheter inom moderbolaget. Dessa skulle sammanställa vilka system de har, hur de påverkas av datum överhuvudtaget, vilka kopplingar de har till andra system etc. Detta gällde både system som utvecklats inom SL och utomstående leverantörers system. Företagen och enheterna har själva fått klassificera sina system efter hur pass verksamhetskritiska de anser att dessa är. SL Data ska därefter vidta åtgärder utifrån vad som meddelats om systemen.
Respektive bolag och enhet inom SL har varit i kontakt med leverantörerna för de olika systemen för att få skriftliga garantier på att systemen klarar millenniumskiftet. För de ca 25 verksamhetskritiska systemen som nu finns kommer SL att träffa leverantörerna till dessa för att diskutera fram olika aspekter av systemen. SL Data har även gjort en checklista för hur man skall gå tillväga med detta problem. Man utför en del testningar av systemen för att se om de klara en datumomläggning. En del client-serversystem kan klara av ett skifte till år 2000 på en dator medan det på en annan blir systemfel. Systemet i sig kommer att klara millenniumskiftet men datorn gör att fel uppstår. Detta medför att man även måste gå igenom och se om de persondatorerna kommer att klara millenniumskiftet eller ej.
SL kommer snart att införa Intranet där den anställde kan följa med i utvecklingen av arbetet med år 2000. Den intresserade kan där få information, länkar och tips på hur man kan testa sin egen dator. Dessutom har anställda på SL Data gått olika kurser hos Enator för att få information om hur man tar itu med år 2000-problemen. De har även fått en handbok om hur man kartlägger problemen och vad man bör tänka på.
Egna program man har för att göra uträkningar är inte heller de verksamhetskritiska, menar Leif Boström på Graninge. Näst efter att elleveranserna ska vara i gång vill Telge Energi att krafthandeln skulle fungera och att betala respektive skicka ut räkningar. Att betala räkningar kommer ganska högt på prioriteringslistan, men det är inte bland det mest kritiska.
Håkan Nohre som är systemingenjör på Cisco berättar att företaget arbetar med år 2000-problematiken genom att gå igenom och testa alla produkter. Utifrån detta talar man sedan om vilka av produkterna som är år 2000-kompatibla och vilka som inte är det. Dessa tester har man sedan lagt ut på Internet.
Resultat kvantitativ undersökning
För att få reda på hur företagen angriper år 2000-problematiken ställde vi i enkätundersökningen frågor om vilken prioritering företagen har och om de undersökt sina tekniska, administrativa och eldistribuerande system. Vi ville även veta vilka system bolagen såg som verksamhetskritiska.

Diagram 4: År 2000-arbetets prioritet i bolagen

På denna fråga kan man se att de flesta företagen (78 procent) har en hög prioritet i sitt arbete med år 2000-problematiken. Det är dock hela 14 procent som uppger att problemet har en låg prioritet.

Diagram 5: Eldistributionssystem

Vad gäller eldistributionssystemen så har 73 procent undersökt dessa och 23 inte.

Diagram 6: Tekniska system

En majoritet av bolagen har inte undersökt sina tekniska system (48 procent). Däremot har 41 procent gjort det. På denna fråga har vi fått den största andelen blanka svar för detta avsnitt.

Diagram 7: Administrativa system

De administrativa systemen verkar vara de som de flesta företagen har undersökt (88 procent). Här svarade endast 9 procent att de inte hade undersökt dem.

Diagram 8: Verksamhetskritiska system

I detta diagram har bolagen kunna välja flera alternativ för vilka system de anser vara verksamhetskritiska. Detta var en öppen fråga i enkäten och vi fick svar av 85 av de 130 bolagen.

Egna kommentarer
I våra intervjuer och genom sekundärdata har vi erhållit information som tyder på att slutfasen testning är den mest tidskrävande delen i arbetet. På grund av detta anser vi det vara farligt att ha en låg prioritet, oberoende av vilken fas företagen befinner sig i.
Vi har sett att det finns en stor skillnad i enkätsvaren vad gäller vilka system man har undersökt. Att 73 procent av bolagen har undersökt sina eldistributionssystem kan verka bra, men vi ser det som mycket oroande att hela 23 procent inte har gjort detta. Då dessa system är verksamhetens hjärta borde dessa ha undersökts av alla. Resultatet skulle kunna bero på att så pass många bolag fortfarande ligger i inventerings- och analysfaserna. Skulle vi ställa denna fråga före hösten skulle siffran med all säkerhet ha höjts. I intervjuerna har vi märkt att bolagen har och kommer att undersöka samtliga system. Vi har fått en bild av att de arbetar hårt med att undersöka de system man har. Man bör dock vara medveten om – vilket vi tidigare tagit upp – att bolagen utåt kan vilja ge ett sken av att man kommit längre än vad man egentligen gjort.
Att 88 procent av bolagen har undersökt sina administrativa system tror vi kan bero på att dessa är de som är enklast att åtgärda. Eldistributionssystemen är mer komplexa och kräver större och mer ingående arbetsinsats. Att vi har fått så stor andel blanka svar på frågan om de har undersökt de tekniska systemen tror vi kan bero på att företagen har få sådana system, då dessa var definierade som bl.a. inpasseringssystem och hissar.
I enkäten har bolagen angivit de olika system som är verksamhetskritiska. I diagram 8 kan man se att det är styr- och reglersystemen som är de mest verksamhetskritiska enligt bolagen i enkäten, vilket 50 procent av bolagen har angivit. Vad gäller de administrativa systemen angav 32 procent av bolagen dessa som verksamhetskritiska. Detta resultat överensstämmer med de svar vi fick i intervjuerna, där i princip alla ansåg att styr- och reglersystemen var de mest verksamhetskritiska och att de administrativa systemen hade lägre prioritet. Administrativa system ses vanligtvis (undantag SL Data) inte som verksamhetskritiska utan betalningar kan göras manuellt om systemen inte fungerar. De resultat vi fick var väntade, då styr- och reglersystemen är kärnan i bolagens verksamhet. Vi anser själva att de administrativa systemen kan skötas manuellt under en begränsad tid, dock med en ökad personalinsats.
Vi anser att det är viktigt att man försöker sprida information inom bolaget om vad man gör och hur man kan byta erfarenheter med varandra. Det är också viktigt att bolaget bygger upp en fungerande arbetsorganisation för att millenniumprojektet ska löpa effektivt. Som exempel på hur man kan sprida information om detta projekt i organisationen kan nämnas införandet av Intranet hos SL där samtliga anställda kan gå in och följa arbetet. Här ser vi en anknytning till teorin kring förändringsarbete där författarna poängterade hur viktigt erfarenhetsutbyte och kommunikation är.