Innehållsförteckning förord Sammanfattning Summary Ordlista 1 Inledning 3

4.8Åtgärder - Val av handlingsalternativ

Då bolagen har identifierat problem som kan uppstå i systemen och fastställt i vilken ordning man ska behandla dessa kommer vi in på den tredje delen i ”Fyrstegsraketen”: Handlingsalternativ och genomförande. Här måste bolagen ta fram handlingsalternativ och sedan besluta sig för vilka val man ska göra.
Sekelskiftet kommer att kräva åtgärder på alla fronter för att tillförsäkra viktiga funktioner för företag och samhälle. Inget företag kan undvika problemen och man kan inte heller stoppa huvudet i sanden och hoppas att problemen ska lösa sig av sig själva. Man kan inte heller vara säker på att helt nya datorer och programvaror ska klara millenniumskiftet. Vad gäller verksamhetskritiska system bör inställningen enligt IT-kommissionen vara att allt kan vara fel tills motsatsen blivit bevisad (IT-kommissionens rapport 1/97, s. 2)³⁰.
Graham Williams, chef för Coopers & Lybrands servicegrupp för datasäkerhet, sade i Accountancy Age i början av 1996 att det kan visa sig billigare för en del organisationer att ersätta alla sina system istället för att skriva om programmen. Att skriva om kan ta för lång tid och klockan tickar (Reeve, Mc Ghee 1997, s. 75).
De åtgärdsförslag Svenska Kraftnät redovisar är att man i kraft av systemansvarig myndighet påbörjar förberedelser för att kunna försätta kraftsystemet i särskilt driftsäkert läge genom omdisponeringar av produktionsanläggningar och andra driftåtgärder (Statskontoret 1998, Del C: Viktiga samhällsfunktioner, s. 5).
Egentligen är problemet lättlöst. Man tillfogar bara de två första siffrorna i årtalet så att ´99 blir 1999 eller expanderar datumfältet så det inkluderar ett århundradefält. Programmerarna måste också ta i beaktning att år 2000 är ett skottår, annars kommer inte applikationerna att veta vilken veckodag det är efter den 28:e februari. Problemet ligger istället i att det ofta finns ett enormt antal kodsträngar som måste undersökas, vilket kräver många arbetstimmar. Peter de Jager³¹ gör en grov uppskattning att i ett företag med 50 miljoner kodsträngar där varje tar en sekund att åtgärda, testa och implementera och en programmerare arbetar åtta timmar per dag, fem dagar i veckan under 50 veckor per år behöver han sju år för att fullborda detta!
Det finns en mängd olika analys- och redigeringsprogram som kan matas in i den större dator som är ”offret” och spåra upp och modifiera datum, genom att läsa mellan raderna och lägga till siffrorna 19 som beskrevs ovan. Problemet är att även de mest sofistikerade verktygen begår hundratals misstag, vilka kan få datorn att utföra en mängd felaktiga operationer på nyårsdagen (Reeve, Mc Ghee 1997, s. 127).
De realtidsklockor som sålts de senaste två åren tar hänsyn till millenniumskiftet (IT-kommissionen 1998, s. 23). I dessa klockor har man lagt till 19 före årtalet, vilket gör att de kommer slå om till 2000 utan att man behöver vidta åtgärder.
Att åtgärda problemet kanske inte blir möjligt på den tid som står till buds och följderna kan bli katastrofala (Reeve, Mc Ghee 1997, s. 154). Kanske står vi på nyårsdagen med en mardrömslik föreställning om en datorålder som slagit tillbaka mot sig själv och förstört vårt samhälle…
Resultat kvalitativa undersökningar
De åtgärder som vidtas kommer att påverka alla, säger Karl-Åke Söderberg på 2000-delegationen. Han menar att om vi inte får den samhälleliga infrastrukturen genom t.ex. eldistribution att fungera så står vi där trots att vi förberett oss väl. Information är i detta läge en viktig del i arbetet med millenniumproblematiken.
Efter att ha gjort en inventering över vilka system man har måste företaget bestämma vilka program som ska ändras och hur de ska ändras. Detta kan ses som en vårstädning där man rensar ut det som inte längre är användbart och anpassar det man vill ha kvar. När man inventerar existerande system märker man ofta att man har dubblerade program eller att de har blivit föråldrade genom omorganisation eller effektivisering.
Vi har märkt att företagen i princip har fyra val:

1. 
   Köpa nytt system – byta system och därmed få eventuella mervärden genom en modernare systempark. Många företag vi intervjuat har valt detta alternativ då planer på att installera nya system i framtiden ändå funnits. Här gäller det att säkerställa att det nya systemet är millenniumsäkert.
   
2. 
   Renovera/uppgradera gamla system. Antingen genom en ny version eller omprogrammering av programkoder. Här måste företaget ställa sig frågan om uppgradering blir billigare i längden.
   
3. 
   Göra sig av med program och system som inte längre behövs.
   
4. 
   Inte göra något alls.
   

De olika alternativen kan också kombineras i företaget då olika system kräver olika lösningar.

Positiva konsekvenser i och med inventeringen har lett till att företagen fått ett bättre bild av vilka system, hård- och mjukvaror som nyttjas, säger Kerstin Algéus på Lidingö Energi. Genom inventeringen tas ställning till om systemet, hård- eller mjukvaran duger för att ha kvar i fortsatt drift eller om det ska skrotas. Om man inte hinner justera eller byta ut systemen inför år 2000 kan en nödlösning bli att vissa system kopplas isär för att kunna fortsätta driva verksamheten, menar Kerstin Algéus. Detta går dock inte att göra i alla system.
Det är mycket svårt att avgöra om man skall programmera om gammal programkod eller köpa ett nytt system, säger Håkan Nohre på Cisco. Det finns många faktorer man först måste ta ställning till. De ekonomiska konsekvenserna för valet måste generellt beräknas från fall till fall, menar Håkan Nohre. De stora bolagen är oftast mer beroende av äldre utrustning vilken kan behövas bytas ut, men de har även större ekonomiska resurser för att lösa detta. Mindre bolag använder sig ofta av en server med PC-stationer och programvara från Microsoft. Det gör det lättare för dessa bolag att byta ut den utrustning eller programvara som ej är år 2000-säkert mot säkra versioner. Svårigheterna ökar när man har gamla egenutvecklade och specialbyggda applikationer. Rent allmänt tror inte Håkan Nohre att det går att bestämma sig för köpa ett nytt system och installera det omgående, då stora system kräver en lång inkörningsperiod. Det finns även system på företag som har en så hög tillgänglighet att de inte får vara avstängda någon längre tid. Detta ökar svårigheten för företagen att byta system. Kerstin Algéus på Lidingö Energi håller med om att det tar lång tid att nyinstallera och få allt funktionsdugligt. Pengar är en trång resurs vid förnyelse av system, men den främsta resursen är behovet av ”mantid”.
I analysfasen kommer man inom Vattenfall att avgöra om man ska köpa nytt, omprogrammera eller lägga ner. En annan väg är som ovan nämnts att det inte behövs göras något. Vattenfall har 3500 system som är olika, vilket gör att det inte går att säga något generellt, menar Per Kullander. En del ska fortsätta som de är efter genomgången kontroll, en del ska läggas ner och andra bytas ut. Det här är ett affärsproblem, menar Per Kullander, för det tekniska problemet är ganska enkelt. I likhet med att andra investeringsbeslut fattas detta på rationell grund med hänsyn till investeringens avkastning. Det hela kommer dock att hetsas på lite då klockan tickar på och man inte har så otroligt många arbetsdagar på sig. Man ska också vara medveten om att det tar en mängd resurser och tid att installera nya system, påpekar Per Kullander. De flesta av de system man har är nog köpta, tror Per Kullander. Vattenfall arbetar efter en tidsplan där beslut om åtgärder är en del av analysfasen. Denna ska vara klar i slutet av sommaren och därnäst kommer en åtgärdsfas. Man har också garderat sig för att det kommer att dyka upp problem under resans gång. Slutligen kommer testfasen, vilken är den som tar mest tid. Innan man trimmat in nya system har det också gått lång tid.
SL Data har haft samma alternativ som ovanstående företag. Varje systemägare har fått göra en utvärdering om vilket alternativ som är lämpligast. Vilket alternativ man väljer visar sig när man får pris på dessa, menar Bengt Johansson på Väsby Teknik. Priset kommer att vara avgörande för det alternativ man väljer om det inte är så att man på samma gång kan få produkten att göra något nytt. Börje Tomelius på Telge Energi berättar att de system som är viktiga och som inte håller för granskningen ska man byta ut. Det kan bli aktuellt både att köpa in nya system och att uppgradera de befintliga om de gamla systemen inte fungerar. Samma tankar finns också hos Graninge. Man kommer dock att köpa in nya system i stor utsträckning. I en hel del fall tar bolaget också bort en sådana system som inte längre behövs eller som är dubblerade. De konsulter från Sema Group man anlitat har dock förklarat sig ovilliga att arbeta med omprogrammering av kodfälten.
Brage Styrström från Energibolaget i Botkyrka Salem menar att då kompetens inte finns på företaget är alternativet att själva omprogrammera inte möjligt. Huvudalternativet kommer istället att vara uppgradering, genom att köpa nya versioner av system. Om denna möjlighet inte finns kommer man antagligen att köpa in nya system. Systemleverantörernas marknad är dock oerhört konkurrensutsatt och till följd av detta tror Brage Styrström att dessa företag kommer att lägga ner stora resurser på att testa egna system och ta fram uppgraderingsmöjligheter. I och med detta hoppas man att systemleverantörerna kommer att göra stora delar av arbetet. Detta stöds av Peter Brolin från Enator som menar att i deras bransch kommer kunderna att göra en bedömning om det är mer lönsamt att gå till en ny leverantör och köpa ett nytt system, eller om man ska satsa på uppgradering hos sin befintliga leverantör. Det gäller alltså att ha ett bra alternativ för att inte förlora kunden. Peter Brolin säger också att för företag med mycket specifika program borde nog huvudregeln vara att man går igenom programmen och anpassar dessa snarare än att köpa helt nya system.
Av de system som kartlagts hos Stockholm Energi är 14 procent administrativa system och de övriga 86 procenten är tekniska. När man identifierat alla system började företaget göra en fördelning av de åtgärder som krävdes. För 2 procent av systemen ansåg man att åtgärder inte krävdes. Dessa är mest gamla system som skall ersättas av helt nya eller så är det sådana som helt enkelt inte fyller någon funktion längre. Stockholm Energi har även en bevakning på 8 procent av systemen. Dessa är system som bolaget är osäkra på om man hinner åtgärda innan millenniumskiftet. Det är mycket möjligt att de flesta av dem endast kommer att bytas ut mot nya, berättar Kenneth Ahl. Han tycker inte att det är något problem med dessa system eftersom man har kontroll över dem. Så fort man vet att systemen inte kommer att hinna åtgärdas före millenniumskiftet skall dessa analyseras noggrant. Dessa system motsvarar 4 procent av samtliga system och avser mest sådana som Stockholm Energi själva har byggt. För de återstående 86 procenten av systemen gäller att Stockholm Energi kommer att fråga sina leverantörer huruvida de klarar millenniumskiftet.
Efter kontakt med leverantörerna visade det sig att 11 procent av dessa inte har några lösningar för de system som Stockholm Energi nyttjar. Leverantörerna menar att systemen är så pass gamla att inga åtgärder kan bli aktuella samt att man även har slutat att sälja dessa system. Systemen hamnar därmed under analysering hos Stockholm Energi. 18 procent av de kontaktade leverantörerna anser sig kunna finna en lösning till ett visst datum, vilket gör att deras system därmed placeras under bevakning. 19 procent av leverantörerna säger att det finns en lösning men att de själva inte har den. Dessa leverantörer sände också genast ut offerter på nya liknande system. 52 procent anser att det inte finns några problem med deras system vid millenniumskiftet. Stockholm Energi nöjer sig dock inte med att leverantörerna säger att det inte kommer att uppstå några problem utan gör en kontroll av dessa leverantörer för att undersöka deras trovärdighet. Bolaget tar fram testprotokoll över systemen för att själva kontrollera deras säkerhet.
Resultat kvantitativ undersökning
För att knyta an till vårt syfte har vi även valt att göra en sammanställning av de handlingsalternativ bolagen i enkäten väljer för att åtgärda sina system.

Diagram 9: Handlingsalternativ för olika system

Det vanligaste valet av handlingsalternativ är att renovera eldistributionssystemen, ersätta tekniska system (dock med minimal marginal jämfört med att renovera) och ersätta administrativa.

Vi var också intresserade av att veta vad som ligger bakom det val av åtgärd man väljer i bolagen.


Diagram 10: Vad styr vilket val av åtgärd man väljer

I diagrammet framgår att för majoriteten av bolagen är ekonomiska skäl det som styr valet av åtgärd (43 procent). Inte lika många ser funktionen och den tekniska lösningen som det som styr valet av åtgärd. Inom andra val ingår svar som risk, medvetenhet, analys, inventering samt konsekvenser.

Egna kommentarer
Vi har i våra intervjuer identifierat fyra olika handlingsval. Avveckla, uppgradera, köpa nytt eller inte göra något alls. Gången verkar hos våra intervjuföretag vara att man efter inventeringen eventuellt kan identifiera onödiga system som inte längre fyller någon funktion, vilka avvecklas. För övriga system kontaktas leverantörer och bolagen hör sig för om det finns uppgraderingsmöjligheter. Ju fler olika system man har, desto fler olika alternativ blir aktuella. Ett större företag med en mångfald av system får troligtvis göra fler skilda val än ett mindre med ett fåtal. Som Håkan Nohre på Cisco påpekade är det lättare för små bolag att byta ut ej 2000-säkra system.
Resultatet av val av åtgärder bekräftar de trender vi sett i intervjuerna, där renovering/upp-

gradering och inköp av nya system varit de vanligaste åtgärderna. I intervjuerna framkom att de val man gör beror på vilka system man talar om, vilket man i enkätresultaten kan se. Vi tror att dessa resultat kan bero på att det är enklare att byta ut administrativa och tekniska system än eldistributionssystem. För det sistnämnda är det svårare att ha systemen ur funktion ett tag än vad som gäller för ett administrativt eller tekniskt. Vi tycker oss se trenden att mer komplexa system renoveras/uppgraderas i större utsträckning. Det är också intressant att se att bolagen väljer att avveckla 5-6 procent av varje typ av system, vilket visar att bolagen har haft onödiga system.

I samstämmighet med resultatet från enkäten fattas beslut hos de flesta av de intervjuade företagen på ekonomiska grunder i likhet med andra investeringsbeslut, vilka fattas på rationell grund med hänsyn till avkastningen. För företag med mycket specifika system och program är antagligen det naturliga valet att anpassa dessa snarare än att köpa helt nya system.
Det är viktigt att förstå att de åtgärder man vidtar, dvs valen av handlingsalternativ, inte enbart innefattar de konkreta valen man gör när det gäller systemen. Det är också viktigt att skapa en förståelse och uppmärksamhet av problemet i företaget, att bygga en organisation som är effektiv i sitt arbete och att ta problemet på allvar. Hanteringen av millenniumproblematiken vad gäller dessa aspekter är minst lika viktiga. Det är vår uppfattning att de ekonomiska och tekniska konsekvenserna vi går in på i nästa avsnitt inte enbart kommer att vara effekten av den handfasta, tekniska hanteringen utan lika beroende av hur väl man gripit tag i problematiken och anpassat sig organisationsmässigt i bolagen. De bolag som endast koncentrerat sig på den tekniska biten kommer inte att till fullo att kunna tillgodogöra sig av det arbete man lagt ner. Om man går ett steg längre och funderar på hur man kan dra nytta av den nedlagda tiden och resurserna och vidtar åtgärder utifrån detta tror vi att man kan få skörda positiva konsekvenser.