Innehållsförteckning förord Sammanfattning Summary Ordlista 1 Inledning 3

4.3Hur ska millenniekostnaderna hanteras ekonomiskt?

Frågor har kommit upp hur utgifter skall redovisas för de anpassningar bolagen gör av system inför år 2000. Redovisningsrådets Akutgrupp menar att rent allmänt skall utgifter för löpande underhåll kostnadsföras när utgifterna uppkommer (FAR 1998, s. 628-629). När ett företag har ett åtagande att göra en utbetalning eller motsvarande som uppkommit genom en inträffad händelse krävs en avsättning för framtida utgifter. En modifiering av vissa system är dock inte en sådan händelse som motiverar en avsättning. Utgifter för inköp av ny programvara eller hårdvara kan aktiveras och skrivas av över sin ekonomiska livslängd om de förväntas ge upphov till framtida inbetalningsöverskott eller andra ekonomiska fördelar. Vad gäller de kostnader som läggs ut på att endast möjliggöra fortsatt drift av ett system utan att ändra dess funktion ska dessa däremot kostnadsföras löpande.

För aktiebolag gäller enligt ABL 8 kap 6§ att styrelsen och VD ska - i de fall sådan finns - svara för bolagets organisation och förvaltning av dess angelägenheter. I ett uttalande från revisionskommittén har företagets ledning således att relaterat till år 2000-problematiken (FAR 1998, s. 923):

• 
  undersöka bolagets risker relaterat till sekelskiftesfrågan,
  
• 
  prioritera och vidta lämpliga åtgärder för att hantera föreliggande risksituation,
  
• 
  följa upp beslutade åtgärder och kontrollera att de fått avsedd effekt.
  

Vad gäller revisorn ska han/hon i den omfattning god redovisningssed medger granska bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och VD:s förvaltning. Relaterat till år 2000-problematiken ska således revisorn granska och bedöma de förvaltningsåtgärder ledningen vidtagit, dvs analys, åtgärder och uppföljning²⁵. Det är viktigt att revisorn väger in risken för väsentliga fel i räkenskaper och årsredovisning relaterat till just år 2000-problematiken vid planering av revisionen. Revisorer, som oberoende undersöker företagens ekonomiska hälsa och rapporterar de upptäckter de gör till aktieägarna, kommer tvingas att göra tillägg till sina årliga revisionsberättelser som visar den väntade risken från år 2000-problemet (Reeve, Mc Ghee 1997, s. 126). De företag som inte har vidtagit åtgärder inför millenniumskiftet kan få en negativ rapport, vilket utan tvekan påverkar företagets aktiekurser.

I likhet med FAR anses det även enligt Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) att händelser rörande osäkerheter vid eventuella vinster eller förluster för verksamheten ska anges i den finansiella redovisningen av företaget. Vissa revisorer anser att år 2000-problematiken kan lamslå företagens datasystem, vilket därmed kräver att not måste anges i årsredovisningen (Keogh 1997, s. 95). Kostnader inför år 2000 kan för många vara en mardröm. Denna förhöjda utgift kan få förödande konsekvenser för bolagens verksamheter (Keogh 1997, s. 53).
Resultat kvalitativa undersökningar
Leif Boström på Graninge menar att de ekonomiska konsekvenserna man kan se före år 2000 av arbetet med millenniumproblematiken är svåra att kvantifiera. Man har gjort en preliminär budget och ska när inventeringen är klar göra en revidering. Dock vet man att arbetet kommer att kosta mycket men det är något man måste ta. Ekonomiska konsekvenser före år 2000 är troligtvis att det kommer att kosta en hel del, menar Börje Tomelius på Telge Energi. Även här har man gjort en preliminär budget. Det man vet kommer kosta är framförallt testerna där man måste ta in en del folk utifrån. Projektledaren för hela kommunen vad gäller datanät och datorer (ej Telge Energi, vår anm.) har beställt in tre manmånader från Enator, vilket innebär en hel del pengar. Om man ska byta system har man räknat på en kostnad mellan 1,5-3 miljoner kronor. Att byta stora system kostar väldigt mycket, påpekar Börje Tomelius. Bara att byta ett ekonomisystem kostar mellan 1-3 miljoner.
På Stockholm Energi har man gjort kostnadskalkyler för arbetet med millenniumproblematiken. Allt arbete för detta ligger ute på verksamheternas budgetar, men centralt är 4-5 miljoner kronor avsatta, vilket i huvudsak avser kostnader för samordningsgeneralens grupp. Man har inte tagit med kostnader för nya system i denna budget. Vad kostnaden i slutändan kommer att bli är svårt att säga, säger Kenneth Ahl. Millenniumproblematiken har lett till att bolag ofta tidigarelägger sina investeringar. Istället för att köpa dem år 2001 sker detta redan 1998-99. Om man ser detta som en investering eller kostnad för år 2000 är svårt att avgöra, menar Kenneth Ahl.
Ove Mählkvist på Sollentuna Energi säger att kostnader hänförliga till år 2000 idag hamnar under ”normala kostnader”. Om det i framtiden visar sig att man kommer att behöva genomföra stora investeringar kommer detta dock att ändras. Kostnaderna kommer att redovisas på särskilt sätt genom att man skapar ett specifikt konto för dessa. Även på Lidingö Energi har man valt att skapa ett särskilt konto för de kostnader som uppkommer i samband med år 2000-arbetet. På Kerstin Algéus avdelning kommer man själva överens om hur beloppen ska konteras. Det viktiga är inte att redovisa kostnaderna i minsta detalj, menar hon.
Bengt Johansson på Väsby Teknik berättar att vissa systemkostnader kommer att bokföras som millenniumkostnader, men vad gäller de stora administrations- och debiteringssystemen kommer man inte få specifika millenniumkostnader, då dessa hamnar som kostnader för programvarubyte i allmänhet och kostnader för uppgraderingar av maskiner. Genom att man skulle byta plattform i alla fall kan man härigenom inte identifiera särskilda millenniumkostnader utan kostnaderna hamnar på själva plattformsbytet. Det ska inte gå att se på detta i termer av merkostnader för en dator som klarar år 2000, menar Bengt Johansson utan det ska inte gå att köpa de andra sorterna av datorer. Enator har valt att ta kostnaderna direkt under året och Peter Brolin tror att detta är vad de flesta företag kommer att välja. Kostnaderna har inte särredovisats på något speciellt konto utan särskiljningen har snarare skett genom att man redovisar utvecklingstiden på de olika projekten.
Per Kullander på Vattenfall framför att den koncerngemensamma projektgruppens arbete betalas med koncernmedel. Kostnader för år 2000 är inte alltid lätta att identifiera. Åtgärder lokalt är att vissa kostnader bokförs som normalt systemunderhåll och uppgradering. Leif Boström på Graninge menar att man ännu inte är säkra på hur man ska bokföra kostnaderna för arbetet med år 2000, men tror att de kan bli extraordinära. Inte heller på Telge Energi vet man hur dessa kostnader ska bokföras och det är inget man hittills har diskuterat, då man enligt Börje Tomelius inte har haft några sådana kostnader ännu. Ekonomiavdelningen och revisorerna undersöker detta nu. Börje Tomelius tar upp att arbetet med år 2000 måste hamna i bolagens årsredovisning i år och han tror att den kommer att vara en viktig handling. 1999 är det lite för sent att för första gången ta med det i årsredovisningen, menar han.
Resultat kvantitativ undersökning



Diagram 3: Budget

De flesta bolag (86 procent) har inte gjort någon budget för kostnader för år 2000-arbetet. De som har angivit hur mycket man har budgeterat har nämnt en siffra mellan 150 000 kronor till två miljoner.

Egna kommentarer
I intervjuundersökningarna fann vi att ett flertal bolag gjort preliminära budgetar och kostnadsuppskattningar. Detta verkar dock inte vara fallet i enkätundersökningen. Av de som i enkätundersökningen angivit att de har gjort en budget inför år 2000 var 10 av 16 mindre bolag med en omsättning under 100 GWh. Detta tror vi kan bero på att det för mindre bolag är enklare att göra överskådliga kostnadsberäkningar för sin verksamhet.
Skillnaden skulle kunna bero på att respondenterna i enkätundersökningen endast kunde ta ställning till om de hade en budget eller ej medan de intervjuade kunde utveckla svaret och således även ta upp att de gjort översiktliga kostnadsuppskattningar (mellan ”tummen och pekfingret”). Vi anser det dock vara oroväckande att så få bolag har gjort budget för kostnaderna, då detta tyder på att man inte har ett tillräckligt risk managementtänkande. En stort del av detta arbete ska innefatta uppskattningar av de kostnader som kan uppstå till följd av problematiken. Om man inte har applicerat detta tänkande finns risken att man inte har avsatt tillräckliga resurser för att täcka de negativa konsekvenser som kan uppstå.
Ett flertal av de bolag vi intervjuat är också osäkra på hur man ska bokföra kostnader hänförliga till år 2000 och om det är något problem med detta. Vi har märkt att många inte reflekterat kring frågan förrän vi träffade dem, vilket delvis skulle kunna ha sin förklaring i att många av de år 2000-ansvariga inte alltid är ekonomer. Denna kunskap kan dock finnas på ekonomiavdelningarna eller i ledningen.